Você já sabe que um fluxo de trabalho automatizado consiste em uma série de tarefas sem a intervenção humana, não é mesmo? E provavelmente também já percebeu as vantagens dessa abordagem, como a economia de tempo e a redução do esforço das equipes.
Na correria do dia a dia, pode até parecer óbvio incluir gatilhos nos fluxos de trabalho. Mas, parando para pensar, você sabe mesmo o que é essa lógica condicional?
O gatilho nada mais é que o evento que dá início ao fluxo, enquanto as ações são as atividades que devem ser executadas automaticamente assim que o gatilho é acionado. Por exemplo: imagine que você deseja receber um e-mail sempre que um formulário de contato for preenchido no seu site. Nesse caso, o envio do formulário é o gatilho, e a ação correspondente é o envio automático do e-mail.
E você sabe exatamente o que é, como funciona e quais tipos de gatilhos podem ser utilizados em ferramentas como o Zoho Flow?
Neste artigo, você vai descobrir tudo sobre fluxos de trabalho automatizados e mostrar os principais tipos de gatilhos que podem ser utilizados para criar automações eficazes com o Zoho Flow, uma das plataformas de integração mais completas do mercado. Confira!
Estrutura básica de um fluxo de trabalho automatizado
Todo workflow automatizado possui uma estrutura simples, composta por três elementos principais:
- Gatilho (Trigger): é o evento que inicia o fluxo. Como falamos, pode ser a atualização de lead no CRM, o envio de um formulário, o recebimento de um e-mail ou uma ação agendada, por exemplo.
- Ação (Action): são as tarefas que o sistema deve executar após o gatilho ser acionado, como uma notificação, a criação de um registro, o envio de um e-mail ou outras tarefas automatizadas.
- Condições (Condition): são as regras que determinam o que acontece dependendo do tipo de informação recebida.
Exemplo prático de automação: imagine que você deseja ser notificado por SMS sempre que um novo lead for atualizado no seu CRM. Nesse caso:
- O gatilho será a atualização de um lead no Zoho CRM;
- A ação será o envio automático de uma mensagem SMS;
- O fluxo de trabalho pode ser configurado para verificar se o lead atende a certas condições, como estar em uma etapa específica do funil.
Essa automação pode ser criada no Zoho Flow, uma plataforma que integra mais de 1000 aplicativos e oferece diversas formas de acionar fluxos de trabalho.
Mas como funcionam os gatilhos na prática?
Para que um fluxo de trabalho automatizado funcione em uma plataforma de integração, ele precisa ser iniciado por um gatilho — geralmente um evento externo que ocorre em outro sistema, chamado de aplicativo de origem. Esse evento precisa ser detectado pela plataforma de integração, que atua como o destino, ou seja, o ambiente onde o fluxo será executado.
Em soluções como o Zoho Flow, por exemplo, o processo começa quando a plataforma recebe dados enviados pelo aplicativo de origem. É esse envio que informa que o evento ocorreu e permite iniciar o fluxo conforme configurado.
Vamos a um exemplo prático: imagine que você deseja receber uma notificação no Zoho Cliq sempre que um lead for atualizado no Zoho CRM. Esse fluxo de trabalho é criado e hospedado no Zoho Flow. Para que ele seja disparado, o Zoho Flow precisa ser informado de que houve uma atualização no CRM. Isso acontece por meio de uma API, que envia os dados do Zoho CRM (aplicativo de origem) para o Zoho Flow (destino), ativando o fluxo e executando as ações definidas.
Esse modelo é essencial para equipes de DevOps, pois permite integrar diferentes sistemas, automatizar tarefas rotineiras e garantir respostas rápidas baseadas em eventos em tempo real.
Afinal, o que é uma API?
A interface de programação de aplicativos (API) consiste em um conjunto de regras e protocolos que permitem que softwares interajam entre si e troquem dados. Dessa forma, a comunicação entre APIs geralmente ocorre de duas maneiras: por meio de polling e webhooks.
Polling: nesse método, o aplicativo de destino verifica periodicamente o aplicativo de origem em busca de novos dados. Ou seja, ele só pode fazer essas requisições em intervalos pré-definidos — o que significa que alguns fluxos de trabalho só serão acionados após um determinado período, conhecido como “polling time”. sondagem.
Webhooks: já as APIs que suportam webhooks permitem a comunicação em tempo real. Nesse caso, o próprio aplicativo de origem envia os dados diretamente ao destino assim que o evento ocorre, sem a necessidade de solicitações repetidas e sem atrasos.
O Zoho Flow é uma plataforma de integração que oferece suporte a mais de 1000 aplicativos, cada um com diversos gatilhos disponíveis. Esses gatilhos podem operar de duas formas: alguns funcionam com base em sondagens periódicas (polling), enquanto outros utilizam webhooks para acionar os fluxos em tempo real.
Além dos gatilhos integrados aos aplicativos conectados, o Zoho Flow também permite que fluxos de trabalho sejam ativados a partir de outras fontes externas. Continue lendo para conhecer os principais tipos de gatinhos disponíveis na ferramenta de integração:
Tipos de gatilhos do Zoho Flow
1. Gatilhos de aplicativos
O gatilho de aplicativo no Zoho Flow abrange todas as opções disponíveis entre os mais de 1000 aplicativos compatíveis com a plataforma. Cada um oferece diferentes tipos de gatilhos, conforme suas funcionalidades. Como citado anteriormente, alguns operam por meio de pesquisa (polling), enquanto outros utilizam webhooks.
Aqui está uma lista de gatilhos disponíveis para o Zoho CRM.
Por exemplo, se você quer que o envio de um formulário dê início ao seu fluxo de trabalho, é possível configurar o Zoho Forms como aplicativo de gatilho, usando o envio do formulário como evento inicial.
Assim, sempre que alguém preencher um formulário específico no seu site, essa ação irá disparar o fluxo, que executará automaticamente as etapas que você definiu. Nesse cenário, o sistema pode, por exemplo, transferir os dados para uma planilha no Zoho Sheet ou cadastrá-los como registros no Zoho CRM.
2. Gatilhos de agendamento
Como o nome indica, os gatilhos de agendamento permitem iniciar fluxos de trabalho com base em horários programados. No Zoho Flow, eles oferecem diversas opções de personalização, possibilitando acionar fluxos em diferentes frequências — diariamente, em dias específicos da semana ou até quinzenalmente, conforme sua necessidade.
Esse tipo de gatilho é ideal para automatizar lembretes de eventos recorrentes ou para enviar atualizações regulares à equipe. Por exemplo, se você realiza reuniões de check-in duas vezes por semana, pode configurar um fluxo com um gatilho agendado para enviar notificações via Zoho Cliq pouco antes do início de cada encontro.
3. Gatilho de webhook
Os gatilhos de webhook iniciam o fluxo de trabalho no Zoho Flow em tempo real, sempre que há uma atualização no aplicativo de origem. São ideais para cenários em que os gatilhos nativos de aplicativos não são compatíveis ou operam por meio de pesquisa (polling).
Se você precisa de atualizações instantâneas de um aplicativo que não oferece suporte direto a gatilhos no Zoho Flow, o webhook é uma alternativa eficiente. Ele também permite integrar sistemas personalizados da sua organização, desde que esses sistemas ofereçam suporte a webhooks.
Ao configurar um gatilho de webhook, o Zoho Flow gera uma URL que deve ser inserida na API do aplicativo de origem. Essa URL pode receber dados em texto simples, formulário ou JSON, conforme necessário. Uma vez configurado, o fluxo será acionado automaticamente sempre que houver uma nova atividade no aplicativo conectado.
4. Gatilhos de URL
Os gatilhos de URL são semelhantes aos de webhook, mas com uma diferença fundamental: enquanto os webhooks operam em tempo real, os gatilhos de URL funcionam com base em intervalos de pesquisa (polling).
Eles são úteis quando o gatilho desejado não está disponível no Zoho Flow, especialmente em casos em que a API do aplicativo de origem não oferece suporte a webhooks. Além disso, se atualizações frequentes não forem necessárias, os gatilhos de URL ajudam a evitar sobrecarga no servidor.
Diferente dos webhooks, nos quais o Zoho Flow fornece a URL, nos gatilhos de URL é o aplicativo de origem que deve disponibilizar esse endereço. Para configurá-lo, basta inserir a URL fornecida no Zoho Flow.
5. Gatilhos de e-mail
É comum receber e-mails recorrentes com informações importantes que precisam ser extraídas. Os gatilhos de e-mail no Zoho Flow facilitam essa tarefa ao permitir que você analise mensagens com base em modelos predefinidos, extraindo apenas os dados relevantes.
Por exemplo, tickets de suporte ou problemas internos costumam ser comunicados por e-mail e precisam ser registrados em um sistema de help desk. Com esse tipo de gatilho, o Zoho Flow pode identificar e processar automaticamente esses e-mails, encaminhando as informações necessárias para o aplicativo correspondente — economizando tempo e reduzindo o trabalho manual.
Para configurá-lo, basta definir o modelo de e-mail a ser analisado, selecionar a caixa de entrada adequada e indicar quais dados devem ser extraídos da mensagem.
6. Gatilhos de feed RSS/Atom
Feeds RSS e Atom são formatos estruturados que permitem distribuir atualizações de conteúdo, como artigos e notícias, de forma automática. Sempre que uma nova publicação é adicionada a um site, os leitores podem ser notificados por meio desses feeds.
Com o gatilho RSS/Atom Feed no Zoho Flow, você pode iniciar fluxos de trabalho a partir dessas atualizações. Por exemplo, se deseja incluir automaticamente novos artigos em seu boletim informativo mensal, basta utilizar o link RSS da sua página. Assim, sempre que um novo conteúdo for publicado, ele será adicionado ao boletim de forma automática e integrada.
Esses são apenas alguns dos seis tipos de gatilhos disponíveis no Zoho Flow, que permitem iniciar fluxos de trabalho a partir de diversas fontes — como aplicativos, e-mails, webhooks e muito mais.
Experimente o Zoho Flow e leve a automação dos seus processos para outro nível. Comece a conectar seus aplicativos favoritos com rapidez, eficiência e zero complexidade, acesse: zoho.com.br/flow
*Texto original de Sooraj, traduzido e adaptado para o português por Jessica Arruda Krieger
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