Mailing de clientes: o guia completo para criar, segmentar e monetizar sua base de contatos

Manter um canal de comunicação direto com pessoas ou empresas que já demonstraram interesse na sua marca é uma das estratégias mais relevantes para gerar resultados de maneira consistente. O mailing de clientes, por exemplo, permite aprofundar o relacionamento com seu público e impulsionar suas conversões.

O mailing se tornou uma ferramenta central para escalar as ações de marketing de forma segmentada, mensurável e eficiente. Quando bem gerido, ele pode ampliar o alcance das suas campanhas, melhorar a relevância das suas mensagens e fortalecer a conexão entre a sua marca e público.

Neste artigo, vamos entender melhor como funciona e como você pode gerenciar o seu mailing de clientes para gerar melhores resultados. Acompanhe!

O que é mailing de clientes

Mailing de clientes é uma base de dados contendo informações de contato de consumidores, prospects ou leads que possuem algum tipo de relacionamento com a empresa. Esse cadastro inclui dados como nome, email, telefone, histórico de compras, preferências, entre outros – geralmente obtidos por meio de formulários, interações online, ferramentas de CRM ou transações anteriores.

Diferente de uma simples lista de emails, o mailing é uma base estruturada, organizada e atualizada, que possibilita uma comunicação mais estratégica e serve como ponto de partida para diversas ações de marketing, especialmente campanhas de e-mail marketing.

Com um mailing de clientes bem estruturado, é possível enviar mensagens direcionadas, engajando seus contatos por meio de conteúdos e ofertas personalizados e alinhados às suas necessidades. Trata-se, portanto, de um recurso fundamental para construir relacionamentos mais duradouros e para potencializar as vendas.

Para que isso seja possível, porém, é preciso fazer mais do que criar uma lista de contatos. O foco deve estar na qualidade dessas informações, o que passa por garantir que elas estejam sempre atualizadas.

Benefícios de ter um mailing de clientes bem estruturado

Um mailing de clientes organizado e de qualidade pode gerar resultados expressivos para suas estratégias de marketing e vendas.

Destacamos alguns dos principais benefícios deste cuidado na gestão da sua lista de contatos:

Comunicação mais personalizada

Ter dados detalhados e atualizados dos seus contatos permite segmentar o público de forma mais precisa, conforme seus interesses, histórico de compras ou perfil demográfico.

Essa é a base para o envio de mensagens que ressoem diretamente com as necessidades de cada grupo, aumentando a relevância da comunicação e o engajamento com a marca.

Relacionamentos mais significativos

Quando suas mensagens são relevantes e enviadas na frequência correta, elas contribuem para fortalecer a confiança e a percepção positiva da marca junto ao público.

Nesse sentido, vale dizer que o mailing ajuda a acompanhar a jornada do consumidor e a identificar padrões de comportamento, facilitando a criação de estratégias que aumentem o valor para seus clientes.

Campanhas mais eficientes

Com a base de e-mails de clientes bem estruturada, suas ações de marketing se tornam menos genéricas e passam a ser mais focadas.

Dessa forma, você passa a enviar mensagens apenas para segmentos do público realmente interessados no que a sua empresa tem a dizer e a oferecer. Isso contribui diretamente para a redução de custos com disparos desnecessários e melhora o retorno sobre o investimento das ações.

Análises e otimizações facilitadas

O mailing de clientes também pode facilitar o monitoramento do desempenho das suas campanhas. É possível, por exemplo, analisar quais segmentos respondem melhor às suas estratégias e ajustar suas abordagens com base em dados concretos, aumentando a assertividade da tomada de decisões.

Ações de marketing mais escaláveis

A empresa pode usar a lista de e-mails de clientes para ampliar suas ações sem perder eficiência. As campanhas podem ser replicadas para grupos específicos, além da possibilidade de automatizá-las e integrá-las com outras plataformas.

Tudo isso proporciona um maior alcance com menos esforço, ao mesmo tempo que a personalização pode ser mantida com o uso adequado de segmentações e automações.

Como montar um mailing de clientes eficiente

A criação de um mailing de clientes exige planejamento e atenção a detalhes para assegurar a qualidade e a utilidade da base de contatos para suas campanhas.

Listamos os principais passos para criar uma lista de forma estratégica:

Defina seus objetivos

Antes de começar a reunir contatos de leads, prospects e clientes, é fundamental determinar o que você pretende alcançar com o mailing. Alguns objetivos comuns incluem promover novos lançamentos, aumentar a fidelização, nutrir leads ou ampliar o alcance das campanhas institucionais.

Essa definição ajudará a direcionar quais dados coletar e como organizar as informações para atender às demandas da sua empresa.

Colete os dados

Além do email, considere coletar informações que facilitem a segmentação, como nome, telefone, localização, histórico de compras e preferências. 

Geralmente, para obter a maior parte desses dados, é necessário investir em estratégias de atração de leads, trabalhando com formulários de inscrição. Ao utilizá-los, peça apenas os dados realmente necessários para suas estratégias. Solicitar informações demais pode dificultar a adesão.

Organize e padronize os contatos

Estruture seu mailing de clientes com base em padrões claros, garantindo que os dados estejam completos e uniformes. Isso facilita a gestão, a análise e a utilização das informações.

Mantenha a lista sempre atualizada

Sua lista de e-mails deve ser revisada periodicamente para excluir contatos inativos, incorretos ou desatualizados. O que se busca é que sua base permaneça relevante para as campanhas.

Estratégias para aumentar sua base de contatos

Um mailing de clientes eficiente precisa crescer de forma contínua e qualificada. No entanto, não basta aumentar o número de contatos. Como vimos, é essencial atrair pessoas que realmente tenham interesse na sua marca.

Separamos algumas estratégias que contribuem para esse crescimento:

Ofereça conteúdo de valor

Criar materiais ricos e conteúdos relevantes é uma das formas mais eficazes de atrair novos contatos. Quando você fornece algo de valor para o usuário, ele se mostra mais disposto a fornecer seu e-mail e outras informações.

Explore e teste diferentes formatos e conteúdos que podem ser oferecidos como isca digital, levando em conta o perfil do público que você deseja atrair. Seja um e-book, webinar, checklist ou posts no blog, o importante é entregar algo que se relacione a uma dor real do seu público ou gere algum tipo de benefício.

Crie landing pages otimizadas

Landing pages são páginas criadas com foco em conversão, com foco em capturar informações dos visitantes.

Para isso, elas precisam apresentar uma proposta de valor clara e combiná-la com um formulário objetivo e fácil de preencher. A ideia é destacar o benefício que o usuário obterá ao fornecer seus dados.

Quando bem estruturadas, as landing pages podem aumentar significativamente a taxa de conversão, sendo cruciais para obter informações relevantes de pessoas interessadas na sua marca.

Explore os canais que você já utiliza

Se a sua empresa já tem um site ou blog próprio e presença ativa nas redes sociais, não há razão para não aproveitar esses canais para captar novos contatos.

É possível, por exemplo, inserir banners e pop-ups com chamadas para inscrição na newsletter, oferecer um cupom de desconto em troca do e-mail, ou ainda incluir CTAs estratégicas em posts do blog. O objetivo é usar os canais que você já trabalha e que seu público já acessa para reduzir atritos e aumentar as chances de conversão.

Realize campanhas de captação

Você também pode lançar mão de campanhas específicas para ampliar sua base de contatos.

Alguns exemplos incluem desde anúncios pagos em redes sociais e no Google até programas de indicação e ações de parceria. O mais importante, aqui, é garantir que essas campanhas estejam alinhadas ao perfil do seu público, para atrair contatos que façam sentido para o seu negócio.

Segmentação do mailing para resultados melhores

Para obter resultados relevantes com seu mailing de clientes, é importante segmentar a sua base. A segmentação consiste em dividir os contatos em grupos menores, com características ou comportamentos semelhantes.

A ideia é contar com critérios claros para o envio de mensagens mais personalizadas e alinhadas com os interesses de cada grupo. Esse cuidado torna a comunicação mais eficiente e fortalece o relacionamento entre a marca e seu público.

Sem segmentação, a mesma mensagem é enviada para todos os usuários de maneira indiscriminada. E isso pode reduzir o engajamento e aumentar as taxas de cancelamento, já que os destinatários dificilmente vão se interessar pelos conteúdos e ofertas que recebem.

Por outro lado, com uma lista de e-mails de clientes segmentada, é possível falar com o público certo, no momento certo e com o conteúdo mais adequado.

Os critérios de segmentação podem variar conforme os objetivos e os dados disponíveis. Entre os mais comuns estão informações demográficas, comportamentais, estágio no funil de vendas e até mesmo a origem do lead. 

A escolha dos critérios depende da estratégia de comunicação da empresa e da capacidade de coletar e organizar esses dados com qualidade. Você também pode combinar todas essas informações para uma segmentação ainda mais precisa, criando campanhas altamente personalizadas.

Como manter a qualidade do seu mailing

Aumentar sua base é importante, mas manter a qualidade do seu mailing de clientes é essencial para garantir bons resultados com suas ações de e-mail marketing.

Uma lista desatualizada ou mal segmentada pode aumentar as taxas de rejeição, impactar negativamente a entrega das mensagens e até mesmo comprometer a reputação da empresa.

Trazemos algumas boas práticas para garantir que seu mailing permaneça relevante ao longo do tempo.

Limpe sua base de e-mails regularmente

É importante revisar periodicamente sua lista de contatos e remover e-mails inválidos, duplicados ou inativos.

Por exemplo: endereços que não interagem com os envios há muito tempo devem ser excluídos ou direcionados para campanhas específicas de reengajamento.

Esse cuidado ajuda a manter a entrega e evita prejudicar sua reputação enquanto remetente junto aos provedores de e-mail.

Monitore métricas de engajamento

Acompanhe indicadores como taxa de abertura, de cliques, cancelamentos e conversão. Esse monitoramento permite avaliar o desempenho das suas campanhas e identificar padrões de comportamento na sua base de clientes.

Você consegue entender quais tipos de conteúdo funcionam melhor, quais segmentos são mais ativos, quais precisam de ações específicas para voltar a interagir com seus envios, etc.

Ofereça opções de controle

Dê aos contatos a possibilidade de ajustar suas preferências de comunicação, como frequência e tipos de conteúdo que desejam receber. Fornecer essa opção contribui para reduzir descadastros e aumentar a satisfação do público. Além disso, torna sua estratégia mais transparente e centrada no usuário.

Atualize as informações sempre que possível

Vale destacar mais uma vez: conforme o relacionamento com o contato evolui, é importante manter os dados dele sempre atualizados. Isso permite segmentar suas campanhas com maior precisão, entregar comunicações mais personalizadas e enviar conteúdos mais relevantes, o que tende a aumentar o engajamento e os resultados.

Ferramentas essenciais para gestão de mailing

Gerenciar um mailing de clientes fica muito mais fácil com o auxílio de ferramentas que facilitem a organização, a segmentação e a análise dos contatos.

Como existem diversas soluções no mercado, o mais importante é entender as funcionalidades que realmente impactam na qualidade da gestão da base e nos resultados das campanhas.

Em primeiro lugar, é interessante contar com uma plataforma que centralize todas as informações dos contatos em um único lugar. Essa centralização possibilita o acompanhamento detalhado do histórico de interações e facilita a criação de ações personalizadas e a construção de perfis completos. Sem esse controle, a comunicação pode se tornar genérica e menos eficaz.

Além disso, a ferramenta escolhida deve permitir a segmentação avançada da sua base e contatos, com filtros que combinem diferentes critérios, como localização geográfica, comportamento e perfil demográfico. Essa flexibilidade é importante para entregar conteúdos e ofertas mais relevantes a cada grupo.

Outro aspecto importante é a automação de e-mail marketing, que permite programar e enviar mensagens automaticamente a partir de gatilhos predefinidos. Com isso, a comunicação se torna mais ágil e alinhada à jornada de compra do cliente.

Muitas plataformas também costumam oferecer relatórios completos que ajudam a monitorar o desempenho das suas campanhas, apresentando métricas como taxa de abertura, cliques, rejeições e cancelamentos. Esses dados embasam ajustes, ajudam a identificar oportunidades e corrigir falhas.

Por fim, a conformidade com as normas de proteção de dados é outro ponto que não pode ser negligenciado. As ferramentas devem garantir que o armazenamento e uso das informações estejam alinhados à legislação vigente, preservando a privacidade dos contatos e evitando riscos legais.

Saiba quais são as melhores ferramentas de e-mail marketing para sua empresa!

Estratégias de e-mail marketing para seu mailing

Depois de montar um mailing de clientes bem segmentado, é hora de ativar esses contatos de forma estratégica por meio de campanhas de e-mail marketing.

O envio de mensagens sem critério pode comprometer suas estratégias. Por isso, você deve estruturar ações que fortaleçam o relacionamento com os contatos e estimulem interações consistentes com a marca.

Seguem algumas abordagens relevantes:

Defina a cadência de envios

Encontrar a frequência ideal de envios é essencial para manter o engajamento da base sem causar atritos. Quando você envia muitos e-mails, pode acabar aumentando o número de descadastros ou, ainda pior, a quantidade de pessoas que marcam suas mensagens como spam.

No entanto, é preciso buscar o equilíbrio. Disparar e-mails com pouca frequência pode fazer com que a marca caia no esquecimento e desengajar os usuários.

Teste diferentes cadências e observe os dados de abertura e clique para encontrar o que funciona melhor com seu público.

Adapte o conteúdo à jornada do cliente

Uma estratégia eficaz de e-mail marketing considera o momento em que cada contato se encontra na jornada de compra. Leads recém-captados, por exemplo, precisam ser nutridos com informações básicas sobre a marca, enquanto contatos mais avançados podem receber ofertas ou conteúdos aprofundados.

Ao alinhar o conteúdo do e-mail com o estágio do funil em que o contato está, você aumenta as chances de conversão e fidelização. Porém, isso exige uma boa segmentação e um mapeamento claro da jornada.

Quando esse alinhamento é bem executado, as campanhas se tornam mais assertivas e personalizadas.

Crie fluxos automatizados

Automatizar o envio de e-mails com base em ações ou etapas da jornada do cliente aumenta a eficiência e a relevância da comunicação. É possível, por exemplo, configurar uma sequência de boas-vindas para novos inscritos, criar campanhas de reengajamento para usuários inativos ou enviar lembretes de produtos visualizados.

Os fluxos de e-mail marketing otimizam o relacionamento e mantêm a marca presente na vida das pessoas de forma estratégica.

Analise, teste e otimize

Como qualquer outra estratégia de marketing e vendas, as ações voltadas para seu mailing de clientes exige um bom trabalho de análise de dados. Monitorar e avaliar seus KPIs é indispensável para entender o desempenho das campanhas.

Outro recurso fundamental nesse sentido são os testes A/B. Com eles, é possível testar diferentes versões de um e-mail, fazendo experimentos para otimizar os mais diversos elementos: assunto, conteúdo, layouts e até os horários de envio.

A análise dos resultados permite entender o que realmente funciona com seu público e promover melhorias nas suas abordagens.

Respeite o consentimento

Sua base de contatos deve ser composta por pessoas que demonstraram interesse em receber suas comunicações. Por esse motivo, você precisa garantir o consentimento explícito dos usuários (opt-in) e incluir uma opção clara de cancelamento (opt-out) em todos os envios.

Essa transparência demonstra respeito pelas preferências do usuário, fortalecendo o relacionamento e a imagem da sua marca.

Confira nosso guia completo de como fazer e-mail marketing!

Métricas para avaliar o desempenho do seu mailing

Como comentamos, para que seu mailing de clientes funcione como um guia para suas ações de marketing, é indispensável acompanhar seu desempenho ao longo do tempo.

E isso é feito por meio do monitoramento de certas métricas que ajudam a entender se suas ações estão sendo bem recebidas e quais ajustes podem ser feitos para melhorar os resultados.

Algumas dos principais indicadores para ficar de olho são:

• Taxa de abertura: mostra quantas pessoas abriram seus e-mails em relação ao total de envios. Embora não diga muito a respeito do engajamento do público, uma taxa de abertura baixa pode indicar problemas no assunto, na frequência de envio ou na reputação do remetente.
• Taxa de cliques: revela quantos usuários clicaram em um ou mais links dentro do e-mail. A CTR permite avaliar se o conteúdo é relevante e se as chamadas para ação estão sendo eficazes.
• Taxa de conversão: indica quantos usuários realizaram a ação desejada, como uma compra, download ou inscrição. Essa métrica tem relação direta com os resultados do negócio.
• Taxa de cancelamento: um aumento nesse indicador geralmente sinaliza problemas que precisam ser investigados, como erros na segmentação, frequência de envio elevada ou falta de interesse do público.
• Taxa de rejeição: revela o percentual de e-mails que não foram entregues com sucesso aos destinatários. Isso pode ocorrer tanto falhas temporárias (relacionadas à caixa de entrada cheia ou problemas no servidor) quanto a falhas permanentes (causadas por endereços inválidos ou inexistentes).

Erros comuns a evitar na gestão de mailing

Mesmo com uma boa estrutura e estratégias bem definidas, é comum que existam pequenas falhas na gestão do mailing de clientes. 

A questão é que esses erros podem comprometer a performance das campanhas e, por isso, conhecê-los é o primeiro passo para evitá-los e prevenir-se de problemas.

Listamos alguns:

Comprar listas prontas

Adquirir listas de contatos de terceiros pode parecer uma solução rápida para ampliar o alcance das campanhas, mas é um erro potencialmente grave.

Essa prática pode violar diretrizes legais e de privacidade previstas na LGPD. Além disso, esse tipo de lista costuma conter contatos desatualizados, desqualificados ou que nunca consentiram com o recebimento de comunicações de empresas.

O resultado pode ser o aumento nas taxas de rejeição, denúncias de spam e danos à reputação do seu negócio.

Coletar dados sem consentimento

Na mesma linha da compra de listas, capturar e-mails dos usuários sem seu conhecimento ou autorização, mesmo que de forma passiva, vai contra boas práticas de marketing e a legislação de privacidade e proteção de dados.

Os impactos negativos são os mesmos: você pode encarar um descadastro em massa e comprometer a credibilidade da sua empresa.

Manter contatos inativos na base

Ignorar o comportamento da sua base e continuar enviando e-mails para usuários que não interagem com seus conteúdos é um risco.

Contatos inativos podem afetar negativamente as taxas de abertura e engajamento, além de aumentar as chances de sua comunicação ser classificada como spam.

O ideal, nesse caso, é identificar esses perfis e, a depender do caso, direcioná-los para campanhas específicas de reengajamento ou removê-los gradualmente da sua lista de e-mails de clientes.

Não segmentar corretamente

Enviar o mesmo conteúdo para todos os contatos da base é uma abordagem que tende a ser pouco eficaz. A falta de segmentação torna suas mensagens genéricas e reduz sua relevância, elevando os índices de rejeição e podendo causar desinteresse.

A segmentação deve ser tratada como um recurso estratégico e contínuo, e não apenas como uma ação pontual. Isto é, não basta criar grupos bem definidos, é necessário sempre refinar esse processo e os critérios utilizados.

Não revisar os dados

Bases desatualizadas, com informações inconsistentes, duplicadas ou inválidas, impactam a eficácia das campanhas e dificultam a análise dos resultados.

A revisão periódica da sua base de e-mails de clientes permite manter os dados limpos, padronizados e organizados, além de preservar a qualidade da segmentação e a entregabilidade dos e-mails.

Subestimar os KPIs

Quando você ignora o que dizem métricas como taxas de abertura, cliques, conversões ou rejeições, você está comprometendo a eficácia das suas campanhas. Como destacamos anteriormente, esses indicadores são essenciais para entender o comportamento da base, identificar gargalos e ajustar suas estratégias.

Integre e potencialize seu mailing com Zoho Campaigns

É importante contar com uma plataforma capaz de ativar e gerenciar seu mailing de clientes de forma integrada, centralizada e eficiente.

O Zoho Campaigns é uma ferramenta desenvolvida para empresas que buscam segmentar, automatizar e mensurar suas campanhas com mais inteligência.

Nossa solução permite importar listas de contatos diretamente de planilhas, formulários ou sistemas parceiros.

Além disso, é possível sincronizar dados com outras aplicações da Zoho, como CRM, Forms, Creator e Survey, garantindo uma centralização das informações e facilitando a gestão da jornada do cliente.

Uma das vantagens do software está na automação de campanhas. É possível configurar fluxos com base em ações específicas, como abertura de e-mails, cliques em links ou preenchimento de formulários.

Esses fluxos permitem criar sequências personalizadas para boas-vindas, reengajamento, nutrição de leads e outros momentos ao longo do ciclo de relacionamento com o cliente.

As opções de segmentação são bastante flexíveis, possibilitando o envio de mensagens para grupos com base em critérios como localização, engajamento, perfil ou comportamento. Com isso, a comunicação ganha relevância e tende a gerar resultados mais consistentes.

Em termos de criação de conteúdo, o Zoho Campaigns oferece templates prontos e opções de personalização. Você também pode realizar testes A/B para avaliar qual versão do e-mail tem melhor desempenho entre os destinatários, com base em métricas reais.

A análise de resultados é outro ponto forte. A ferramenta apresenta dados atualizados sobre cada envio, destacando métricas como taxas de abertura, cliques, entregas, rejeições e descadastros. Esses relatórios simplificam o acompanhamento do desempenho das campanhas e a tomada de decisão.

Por fim, vale destacar que nossa plataforma está em conformidade com as principais normas de privacidade de dados, incluindo recursos de consentimento, como opt-in, gerenciamento de permissões e cancelamento de inscrição .

FAQ

1. Qual a diferença de mailing de clientes e lista de e-mails?

Um mailing de clientes é uma base de dados organizada, com informações detalhadas dos contatos. Essa estrutura permite uma comunicação mais estratégica e relevante, o que não é possível com uma lista genérica.

2. Como saber se minha base de e-mails está gerando resultados?

O desempenho do mailing pode ser avaliado por meio de métricas como taxa de abertura, cliques, conversões, descadastros e rejeições. A análise desses dados indica o nível de engajamento da sua base e mostra se os envios estão alinhados ao perfil e às expectativas do público.

3. Posso comprar listas de e-mails?

Evite. Além de ser uma prática ineficaz, a compra de listas compromete a reputação da empresa e pode ferir a legislação de proteção de dados. Os contatos devem ser captados com consentimento, por meio de canais legítimos da sua empresa e com estratégias que priorizem a qualidade.

4. Qual é a frequência ideal para envio de e-mails?

Não existe uma regra única. A frequência depende do perfil da sua base, do tipo de conteúdo que você entrega e da etapa da jornada do cliente. O mais indicado é testar diferentes cadências, com diferentes segmentos, analisar os resultados e encontrar o ritmo que mantém o engajamento sem gerar desgaste.

5. Por que a segmentação é tão importante?

A segmentação permite enviar mensagens específicas para grupos que compartilham características em comum. Isso torna a comunicação mais relevante, melhora os índices de abertura e cliques e a taxa de conversão. Sem segmentação, a comunicação se torna genérica e menos eficaz.

6. Como manter minha base de contatos atualizada?

É fundamental revisar periodicamente os dados, remover contatos inválidos ou inativos, e monitorar o comportamento dos usuários. Uma base limpa e atualizada evita desperdício de recursos e melhora o desempenho das campanhas.

7. Como ferramentas de e-mail marketing podem me ajudar?

Mesmo que sua base ainda seja reduzida, as ferramentas de e-mail marketing oferecem recursos importantes como automação, segmentação e análises de desempenho. Isso garante que suas campanhas sejam escaláveis desde o início, com qualidade e segurança.

Conheça todas as funcionalidades do Zoho Campaigns e inscreva-se gratuitamente para uma conta vitalícia.