Invoice vs Proforma Invoice: Apa Bedanya dan Kapan Harus Digunakan?

Secara umum, invoice adalah dokumen resmi yang memuat rincian barang atau jasa yang dibeli dan dikirimkan.

Invoice diterbitkan oleh penjual atas permintaan pembeli dan mencantumkan deskripsi lengkap jumlah dan dan kualitas barang yang dijual, harga, serta syarat dan ketentuan pembayaran.

Perlu diketahui, invoice yang sering kita temui atau dikenal sebagai commercial invoice berbeda dengan proforma invoice. Keduanya memang memiliki isi yang hampir sama, tetapi fungsi yang berbeda.

Penting untuk tidak salah paham atau tertukar, karena hanya invoice standar yang diauki sebagai dokumen hukum yang sah.

Mari kita lihat satu persatu perbedaan antara invoice dengan proforma invoice:

Apa Itu Proforma Invoice?

Biasanya invoice dikirimkan setelah penjualan selesai, tetapi proforma invoice dibuat sebelum transaksi terjadi.

Diambil dari bahasa latin "pro forma" yang artinya adalah "demi formalitas" atau "sebagai bagian dari prosedur".

Sederhananya, proforma invoice mirip dengan quotation (penawaran harga). Dokumen ini disiapkan oleh penjual (atau eksportir) untuk memberikan rincian yang jelas mengenai:

• Barang atau jasa yang diminta, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasi fisik
• Estimasi harga, baik per item maupun total
• Syarat penjualan, termasuk jadwal pengiriman
• Komitmen penjual untuk menyediakan barang atau jasa sesuai ketentuan yang tercantum

Kegunaan utama dari proforma invoice adalah memberikan estimasi harga yang lengkap dan akurat, sesuai dengan kesepakatan yang mereka telah buat sebelumnya, agar pembeli dapat memutuskan untuk melanjutkan ke tahappurchase order (PO).

Permintaan proforma invoice biasanya menunjukkan bahwa pembeli serius untuk membeli, tetapi masih ingin menyelesaikan detail terakhir sebelum menyetujui kesepakatan resmi.

Proforma invoice tidak memiliki nomor invoice, hanya saja diberi label "proforma", dan bukan dokumen yang mengikat secara hukum.

Karena itu, pembeli tidak wajib membayar nominal yang tercantum dan dokumen ini tidak dapat digunakan untuk klaim pajak (PPN) serta tidak dicatat dalam pembukuan perusahaan karena belum ada transaksi resmi.

Bagi bisnis yang menggunakan software invoicing,proforma invoice sangat berguna karena data yang dimasukkan dapat langsung digunakan untuk membuat invoice komersial setelah kesepakatan tercapai, sehingga menghemat waktu dan tenaga.

Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan sebagai dokumen awal untuk keperluan bea cukai.

Apa Itu Commercial Invoice?

Berbeda dengan proforma invoice, commercial invoice adalah dokumen resmi final dan mengikat secara hukum. Dokumen ini hanya diterbitkan setelah proses persetujuan selesai, transaksi memiliki purchase order (PO) yang sah, bill of lading, nomor invoice, dan ada penjualan yang terjadi.

Begitu semua sudah sesuai dan dicocokkan dengan PO dan bill of lading, commercial invoice menjadi catatan keuangan resmi sekaligus dokumen hukum.

Commercial invoice bukan penawaran harga, tetapi tagihan resmi dari penjual untuk pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari tim account receivable penjual atau eksportir kepada tim account payable pembali atau importir.

Umumnya, commercial invoice mencakup informasi berikut:

• Nomor invoice yang unik
• Tanggal penerbitan invoice
• Tanggal pengiriman
• Deskripsi rinci barang/jasa, termasuk jumlah, kualitas, jenis, dan harga
• Syarat pembayaran, termasuk metode dan jatuh tempo pembayaran
• Diskon yang ditawarkan penjual (jika ada)
• Syarat kredit
• Total tagihan termasuk pajak yang berlaku

Baca juga:

Sistem Reimbursement: Definisi, Proses, dan Laporan Pengeluaran

Sejarah, Manfaat, dan Daftar Cuti Bersama di Paruh Kedua Tahun 2025

Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice

Kapan Harus Menggunakan Proforma Invoice?

Ada beberapa situasi umum di mana proforma invoice digunakan:

• Ketika calon pelanggan meminta harga atau daftar produk/jasa

Proforma invoice membantu menghindari kesalahpahaman dengan memberikan rincian jelas terkait penawaran dan total biayanya, misalnya harga produk, ongkos kirim, dan biaya tambahan lainnya.

• Untuk menunjukkan komitmen dalam menyediakan barang/jasa

Permintaan proforma invoice menunjukkan bahwa calon pelanggan serius untuk membeli, dan penjual berkomitmen untuk memenuhi pesanan tersebut. Misalnya, saat mengikuti tender pemerintah, Anda mungkin diminta melampirkan proforma invoice sebagai bagian dari penawaran.

• Sebagai estimasi biaya awal

Proforma invoice memberikan gambaran biaya kepada pihak lain agar mereka dapat memutuskan apakah melanjutkan pembelian. Misalnya dalam proyek dengan anggaran terbatas, proforma invoive membantu klien memastikan dana mereka cukup.

Kapan Harus Menggunakan Commercial Invoice?

Commercial invoice dapat digunakan pada beberapa situasi di bawah ini:

• Penjual online: Setelah produk dikirim, penjual akan mengirim invoice pada pelanggan sebagai konfirmasi bahwa barang telah dikirim sekaligus permintaan pembayaran
• Freelancer: Biasanya mengirim invoice setelah menyelesaikan pekerjaan atau ketika klien mengonfirmasi pekerjaan yang akan dilakukan. Invoice membantu memperjelas lingkup pekerjaan dan menjadi permintaan pembayaran resmi.
• Usaha kecil (UMKM): Commercial invoice digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diberikan, sekaligus sebagai bukti penjualan.

Penting untuk mengirim invoice segera setelah barang atau jasa diserahkan agar pembayaran bisa diterima tepat waktu. Invoice dapat dikirim bersama dengan pengiriman barang sebagai pencatatan stok, atau secara terpisah.

Kesimpulan

Proforma invoice dan invoice adalah dokumen penting, meskipun keduanya memiliki fungsi yang berbeda.

Proforma invoice digunakan untuk memberikan estimasi biaya barang atau jasa yang akan disediakan di masa depan. Sedangkan Invoice digunakan untuk menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diberikan.

Menggunakan jenis invoice yang tepat dan memastikan semua informasi penting tercantum sangatlah penting. Dengan memahami perbedaan keduanya, kita dapat menghindari masalah hukum, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mempermudah pengajuan pembiayaan.