Sistem invoice yang terorganisir dengan baik tidak hanya membantu penagihan pembayaran, tetapi bisa juga untuk melacak keuangan dan menyederhanakan proses audit dan pengaduan pajak.
Dalam blog ini, kita akan mempelajari semua tentang penomoran invoice, cara penomoran, dan bagaimana nomor invoice berperan penting dalam bisnis.
Apa Itu Nomor Invoice?
Nomor invoice adalah nomor unik yang ada di setiap lembar tagihan yang diberikan oleh penjual untuk pelanggannya. Nomor ini dapat mengidentifikasi, mengatur, dan mendokumentasikan invoice yang telah dibuat.
Nomor ini bisa juga disebut sebagai 'nomor referensi' atau 'ID faktur', yang terdiri dari angka murni atau alfanumerik dengan karakter khusus.
Mengapa Nomor Invoice Penting?
Selain menjadi persyaratan hukum, nomor faktur juga penting untuk keperluan pelacakan, kemudahan, dan keteraturan. Mari kita lihat bagaimana nomor invoice dapat membantu untuk mengelola catatan keuangan jadi lebih rapi dan efisien.
a. Identifikasi transaksi
Invoice biasanya tidak mencantumkan rincian secara detail. Hal ini menyebabkan pemilik bisnis sering kesulitan untuk menemukan invoice tertentu ketika dibutuhkan. Terutama jika Anda menggunakan milestone invoicing, yaitu invoice dikirimkan ke klien setiap tahapan proyek sesuai dengan kesepakatan kontrak.
Atau misalnya invoice yang Anda buat dibedakan berdasarkan "nama pekerjaan", hal ini bisa menimbulkan kebingungan—faktur mana yang sudah dibayar, mana yang belum, dan berapa jumlah yang masih harus dibayar.
Dengan memberikan nomor faktur yang unik pada setiap transaksi, Anda dapat membedakan satu faktur dari yang lain dan mencocokkan pembayaran yang diterima dengan faktur yang sesuai.
b. Atur invoice supaya mudah diakses
Tanpa nomor yang ada di invoice, bagian keuangan akan kesulitan untuk menemukan satu invoice dan akan menyita banyak waktu.
Ini akan berbeda jika pemilik bisnis membubuhkan nomor identitas khusus pada tiap invoice. Misalnya, seorang pelanggan mengajukan pertanyaan terkait invoice lama yang belum dibayar, pemilik bisnis bisa dengan cepat menemukan invoice dan menyelesaikannya.
c. Hindari transaksi ganda
Penagihan ganda terjadi ketika penjual mengirimkan lebih dari satu faktur untuk barang atau jasa yang sama. Jika tidak terdeteksi, hal ini bisa menyebabkan kerugian finansial dan menurunkan reputasi bisnis.
Dengan nomor invoice, baik penjual maupun pembeli dapat lebih mudah mencocokkan setiap pembayaran keluar dan masuk dengan invoice yang sesuai. Sistem ini membantu mencegah kesalahan pembayaran dan meminimalkan risiko terjadinya penipuan yang tidak disengaja serta kerugian akibat penagihan ganda.
d. Dokumentasi pendapatan untuk pelaporan pajak
Tujuan utama dari audit pajak adalah untuk memverifikasi apakah transaksi keuangan yang dilakukan oleh wajib pajak telah dicatat dan dilaporkan secara akurat dalam Surat Pemberitahuan Pajak (SPT), sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku.
Oleh karena itu, penomoran invoice akan sangat membantu untuk memastikan keabsahan transaksi dan menghindari masalah terkait ketidakpatuhan pajak.
Auditor bisa dengan mudah mencocokkan catatan keuangan internal dengan mutasi rekening bank perusahaan, serta menelusuri setiap pembayaran masuk dan keluar berdasarkan invoice terkait.
Baca juga:
Panduan Lengkap: Memahami SEO Tags Secara Mendalam
Jangan Salah Pilih! Kenali 5 Tanda Red Flag di CV Calon Karyawan
Bagaimana Cara Membuat Nomor Invoice?
Tidak ada syarat khusus ketika membuat penomoran pada invoice. Semuanya tergantung dari preferensi suatu bisnis.
Bagaimana pun formatnya, nomor invoice harus disusun dengan penuh pertimbangan sehingga invoice bisa tersusun rapi dan mudah ketika dicari. Berikut ini adalah berbagai metode untuk membuat nomor invoice:
a. Tentukan secara berurutan
Mengurutkan nomor invoice adalah cara paling umum dilakukan oleh berbagai industri. Cara ini membuat nomor invoice terus bertambah seiring banyaknya invoice yang dikeluarkan.
Misalnya, Anda mengawali invoice dari nomor 1, diikuti dengan 2, 3, 4, dan seterusnya. Namun, alangkah baiknya jika Anda tidak langsung menuliskan angka begitu saja. Anda bisa menambahkan kode tertentu sebelum angka atau sesudah angka. Contoh: INV-001, INV-002, INV-003, dst.
b. Tentukan berdasarkan urutan tanggal
Cara ini biasanya mencantumkan tanggal penyelesaian proyek sebagai bagian dari nomor invoice.
Misalnya, nomor invoice INV-22-03-003 menunjukkan bahwa itu adalah invoice ketiga yang diterbitkan pada bulan Maret 2022 dan INV-22-04-001 adalah invoice pertama yang diterbitkan pada bulan April 2022.
Atau bisa juga Anda membuatnya seperti 20220321-1001, 20220321-1002, dan seterusnya. Deretan angka pertama menunjukkan tanggal, sedangkan deretan angka kedua adalah kode unik yang berurutan untuk setiap invoice.
Sayangnya, cara ini memiliki kelemahan jika Anda mengelola beberapa proyek sekaligus karena urutannya menjadi tidak rapi dan tidak mencerminkan susunan proyek yang sebenarnya dalam pembukuan.
c. Tentukan berdasarkan kode proyek/ID pelanggan
Cara penomoran invoice berdasarkan tanggal memang praktis, tapi ini akan membingungkan ketika ada proyek yang bersamaan. Di sinilah penomoran invoice dengan menggunakan kode proyek atau ID pelanggan sangat membantu.
Misalnya, ada perusahaan konstruksi yang mengerjakan beberapa proyek bersamaan tetapi berbeda lokasi. Penggunaan ID pelanggan akan mempermudah identifikasi klien dan pekerjaan yang sedang berjalan. Biasanya sistem ini menggunakan format kode proyek, ID pelanggan, dan nomor urut unik di akhir.
Contoh nomor invoice berdasarkan kode proyek/ID pelanggan yaitu:
1. Kode proyek - tanggal - nomor urut
Contoh nomor invoice kombinasi dari kode proyek dan penanggalan, yaitu RJT-2210-001, RJT merupakan singkatan dari Rob & Joe Traders yang proyeknya dilakukan di bulan Oktober 2022.
2. ID pelanggan - nomor urut
Jika bisnis Anda biasanya menetapkan ID unik untuk customer, maka Anda bisa menerapkannya untuk nomor invoice.
Sebagai contoh, ada klien bernama Mathias dengan ID pelanggan MA36, maka penomoran invoiceya bisa menjadi MA36-001, MA36-002, MA36-003, dan seterusnya.
Bagaimana Software Invoice Online Bisa Membantu?
Solusi invoice online biasanya bisa membuat invoice secara otomatis lengkap dengan nomor invoice unik yang bisa disesuaikan. Anda tidak perlu lagi mencatat nomor invoice secara manual atau khawatir terjadi duplikasi.
Kelebihan lainnya dari menggunakan software invoice online yaitu sistem penagihan menjadi lebih efisien. Sehingga proses menjadi otomatis, lebih cepat, dan mengurangi risiko kesalahan.
Kesimpulan
Nomor invoive penting untuk membantu Anda melacak pembayaran, mencegaj pembayaran ganda, serta mempermudah proses pelaporan pajak dan audit.
Jika Anda masih memberi nomor invoice secara manual, perlu berhati-hati dengan kesalahan urutan penomoran. Kesalahan ini bisa menyebabkan invoice ganda atau pembayaran berulang.
Dengan software invoice online, semua potensi kesalahan ini bisa dihindari. Penomoran bisa dilakukan secara otomatis, sehingga proses pelacakan invoice jadi lebih akurat dan efisien.
Di sinilah Zoho Invoce hadir sebagai solusi. Anda bisa menggunakan sistem penomoran bawaan atau membuat format penomoran sendiri, dan semuanya bisa diakses gratis.
Zoho Invoice akan secara otomatis memperbarui urutan nomor saat Anda membuat faktur baru, tanpa ada celah, loncatan, atau duplikasi nomor.
Daftar sekarang di Zoho Invoice dan rasakan manfaat nyata untuk bisnis Anda—tanpa biaya apa pun!
Comments