Sebelum sepakat dengan sebuah transaksi, biasanya kita akan melakukan negosiasi terlebih dahulu. Jika negosiasi sudah selesai, penjual biasanya akan mengirimkan dokumen awal kepada pembeli yang berisi rincian kesepakatan tersebut. Dokumen ini disebut proforma invoice.
Secara harfiah, dalam bahasa latin pro forma artinya 'demi formalitas', yang menunjukkan dokumen ini bersifat sementara dan akan digantikan oleh sales invoice.
Proforma invoice sebenarnya sudah sering digunakan dalam berbisnis, tetapi masih banyak yang belum bisa membedakannya dengan invoice biasa.
Dalam blog ini, kita akan mempelajari lebih lanjut mengenai proforma invoice, kapan digunakan, serta perbedaannya dengan invoice biasa.
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah tagihan awal yang dirikim penjual kepada pembeli sebelum transaksi resmi disepakati. Dokumen ini berisi rincian mengenai barang atau jasa yang akan dikirimkan, harga, informasi, pengiriman, serta tanggal pengiriman.
Setelah pembeli menerima dan meninjau proforma invoice, mereka akan memberikan persetujuan kepada penjual. Jika disetujui, penjual akan mengirimkan sales invoice dan mulai menjalankan bagian mereka dalam kesepakatan, baik memproduksi barang maupun memberikan layanan.
Kapan Proforma Invoice Diterbitkan?
Proforma Invoice diterbitkan ketika penjual telah bernegosiasi dengan pembeli, tetapi belum bisa membuat sales invoice karena ada detail final yang belum dikonfirmasi dengan pelanggan.
Dalam situasi ini, proforma invoice digunakan untuk memberi gambaran kepada pembeli mengenai apa saja yang akan mereka terima dari pihak penjual.
Kegunaan Proforma Invoice untuk Bisnis
Invoice proforma biasanya digunakan untuk:
- Memberi gambaran kepada pembeli apa saja yang akan mereka terima. Terkadang juga mengundang untuk bernegosiasi lebih lanjut
- Menunjukkan bahwa penjual bersedia menyediakan barang atau jasa dengan harga dan tanggal pengiriman yang telah dibahas
- Menandakan bahwa pembeli telah mengetahui dan berniat melakukan pembayaran
- Mempercepat proses dari penawaran hingga pembayaran (quote-to-cash)
- Berfungsi sebagai dokumen penawaran untuk proses persetujuan pembelian internal dari pihak pembeli
- Menghemat waktu dan biaya pemrosesan dokumen
Namun perlu dicatat, proforma invoice bukan merupakan perjanjian hukum karena masih berupa dokumen draft. Proforma invoice juga bukan permintaan pembayaran resmi.
Baca juga:
Perbedaan Customer Journey B2B vs B2C dan Pemetaannya
Warehouse Management System (WMS): Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
Kolom-kolom yang Ada di Proforma Invoice
Berbeda dengan sales invoice yang memiliki format baku dan kolom-kolom yang harus ada, proforma invoice ternyata jauh lebih fleksibel. Anda bisa memasukkan informasi apa pun terkait transaksi yang akan dilakukan.
Namun, ada satu hal yang membedakan proforma invoice dengan invoice sales yaitu penomorannya. Invoice penjualan biasanya disertai dengan nomor, sementara proforma tidak perlu mencantumkan nomor.
Berikut ini adalah kolom-kolom yang biasanya ada di proforma invoice:
- Judul dokumen "Proforma Invoice"
- Informasi pembeli (nama perusahaan, alamat penagihan, dan alamat pengiriman)
- Informasi penjual (nama dan alamat perusahaan)
- Ketentuan pembayaran
- Tanggal pembuatan invoice
- Tanggal kadaluwarsa invoice
- Deskripsi dari barang atau jasa yang dipesan
- Harga dari barang atau jasa yang dipesan
- Kuantitas dari barang atau jasa yang dipesan
- Potongan harga
- Pajak
- Total
Contoh Proforma Invoice
Untuk lebih memahami proforma invoice, berikut ini adalah contoh dari proforma invoice sederhana yang dibuat menggunakan Zoho Invoice:
Anda bisa mengunduh templat proforma invoice ini dan menyesuaikannya menggunakan spreadsheet.
Perbedaan Proforma Invoice dan Sales Invoice
Perbedaan antara proforma invoice dengan sales invoice bukan hanya dari segi formatnya, tetapi waktu pengiriman dari invoice juga berbeda. Berikut adalah perbedaan dari keduanya:
Kesimpulan
Mengirim ringkasan sementara dari kesepakatan sebelum penjualan dikonfirmasi dalam bentuk proforma invoice bisa mempercepat proses dari penawaran hingga pembayaran (quote-to-cash).
Bagi bisnis yang sedang berkembang pesat dan ingin menyempurnakan proses penagihannya, penggunaan proforma invoice sangat patut dipertimbangkan.
Jika Anda tertarik menggunakan proforma invoice, Anda bisa mencoba membuatnya di Zoho Invoice.
Comments