Sebagai karyawan, kita kadang perlu mengeluarkan uang pribadi untuk keperluan pekerjaan. Setelah itu, kita bisa mengajukan reimbursement atau penggantian biaya.
Biasanya, biaya-biaya yang bisa di reimburse adalah biaya perjalanan, jamuan makan siang dengan klien, perlengkapan kantor, dan perangkat pendukung lainnya.
Sistem reimbursement bisa mempermudah tim finance untuk mengawasi berapa uang yang dibelanjakan, apa saja yang dibeli, dan berapa banyak pengeluaran yang disetujui.
Definisi Sistem Reimbursement
Sistem reimbursement adalah proses penggantian biaya bisnis yang dibayarkan oleh uang pribadi karyawan kemudian akan digantikan oleh perusahaan.
Sistem ini bisa dilakukan secara manual atau menggunakan expense report software. Biaya-biaya ini akan diatur menjadi beberapa kategori, seperti perlengkapan kantor, makanan, jarak tempuh, dll.
Ketika melakukan reimbursement, bukti pembelian atau transaksi juga perlu dilampirkan untuk memudahkan proses persetujuan.
Sistem Reimbursement ini mempermudah tim finance untuk membuat laporan pengeluaran setiap bulan atau bahkan setiap tahunnya.
Bagaimana Proses Reimbursement?
Katakan ada karyawan yang sudah mengirimkan laporan pengeluaran untuk mengajukan reimbursement. Form ini akan ditinjau oleh manajer untuk mengecek keabsahan dari biaya-biaya yang dibelanjakan.
Manajer juga yang akan menyetujui apakah biaya-biaya ini bisa diganti atau tidak bisa diganti. Setelah disetujui, laporan pengeluaran ini akan diteruskan ke tim finance untuk diproses penggantian biayanya.
Setelah uang dikembalikan ke karyawan, tim finance akan mencatat jumlah yang diganti sebagai biaya bisnis dan menyimpan bukti transaksi untuk audit eksternal.
Selain menggunakan sistem reimbursement, perusahaan juga bisa menggunakan cash advance atau memberikan sejumlah uang untuk menutupi biaya bisnis. Jika perusahaan menggunakan sistem ini, karyawan tetap perlu membuat laporan pengeluaran untuk mengawasi uang tersebut dibelanjakan apa saja.
Baca juga:
Mengapa Laporan Keuangan Penting dalam Reimbursement?
a. Memudahkan pelacakan dan pengendalian biaya
Pengendalian biaya yang efektif berawal dari laporan pengeluaran. Dari sini, perusahaan bisa mengetahui seberapa besar pengeluaran yang terjadi, digunakan untuk apa saja, dan siapa saja yang menggunakannya.
Anda juga bisa melihat kategori mana yang pengeluarannya paling besar, sehingga bisa merancang strategi untuk menguranginya. Laporan ini juga membantu mengidentifikasi celah dalam kebijakan pengeluaran yang membuat biaya membengkak, serta membantu memilih vendor yang lebih efisien.
b. Bantu perencanaan anggaran
Fondasi utama dalam menjalankan bisnis adalah anggaran. Laporan pengeluaran yang akurat dan rinci membantu menyusun rencana keuangan yang lebih matang untuk masa depan.
Anda bisa menentukan anggaran yang tepat untuk tiap departemen atau proyek, serta memantau apakah mereka tetap berada dalam batas anggarannya. Ini akan membantu menjaga kesehatan keuangan jangka panjang perusahaan.
c. Memastikan reimbursement tetap akurat
Karyawan yang menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan pekerjaan, tentu mereka berharap mendapatkan penggantian biaya dari perusahaan. Di sinilah peran penting dari laporan pengeluaran.
Dengan kebijakan yang sudah ditetapkan, karyawan tahu apa saja yang bisa dan tidak bisa diajukan untuk reimbursement. Laporan ini juga mempercepat proses pengecekan apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Bukti transaksi seperti struk yang dilampirkan menjadi dasar kuat untuk memverifikasi rincian waktu, tempat, dan jenis pengeluaran.
d. Memudahkan proses perpajakan
Banyak pengeluaran bisnis yang dapat diklaim sebagai potongan pajak. Tapi klaim ini hanya bisa dilakukan jika Anda memiliki bukti pengeluaran yang lengkap dan rapi. Mengandalkan mutasi rekening bank atau laporan kartu kredit saja seringkali tidak cukup, karena tidak semua transaksi tercatat detail.
Laporan pengeluaran mempermudah proses pencatatan biaya yang bisa dikurangkan dari pajak. Tim keuangan cukup menjumlahkan semua pengeluaran yang memenuhi syarat dan menginputnya ke formulir pajak yang sesuai saat musim pelaporan pajak tiba.
Buat Laporan Keuangan untuk Reimbursement: Manual dan Otomatis
Beberapa perusahaan memilih menggunakan spreadsheets, templat, dan expense reporting software untuk membuat dan melacak lapoan biaya. Di bagian ini, kita akan mempelajari bagaimana laporan pengeluaran dibuat dengan cara yang berbeda.
a. Buat laporan pengeluaran untuk reimbursement secara manual dengan templat
Karena membuat laporan pengeluaran sangat memakan waktu, banyak perusahaan yang menyediakan templat siap pakai (dalam bentuk spreadsheet atau PDF) yang bisa disesuaikan oleh karyawannya. Berikut ini cara membuat laporan pengeluaran untuk reimbursement secara umum:
- Karyawan melengkapi data diri, seperti nama, informasi kontak, jabatan, periode waktu laporan, serta tujuan dari bisnis tersebut
- Beberapa perusahaan sudah menetapkan format yang sesuai dengan laporan keuangan atau formlir pajak sehingga Anda bisa langsung mengikuti saja
- Semua pengeluaran dicatat secara kronologis dengan penjelasan singkat untuk setiap transaksi
- Setelah semua dicatat, karyawan menghitung subtotal untuk setiap kategori pengeluaran dan dihitung total keseluruhannya. Subtotal ini membantu tim keuangan memahami alokasi biaya per kategori.
- Karyawan juga wajib menyertakan bukti seperti struk pembayaran dan invoice. Bukti ini bisa berupa hasil scan.
- Laporan kemudian diajukan ke atasan atau manajer departemen untuk ditinjau. Mereka akan memeriksa apakah laporan sudah sesuai kebijakan atau belum.
- Setelah manajer menyetujui, laporan akan diteruskan ke tim finance untuk diproses dan dilakukan pembayaran penggantian biaya sesuai dengan nominal yang tercantum.
b. Buat laporan pengeluaran otomatis dengan expense reporting software
Mengajukan reimburse secara manual adalah cara cepat untuk melacak pengeluaran untuk bisnis kecil. Namun, ketika perusahaan Anda berkembang, cara ini bisa menjadi tidak efektif dan memakan banyak waktu.
Inilah saatnya untuk beralih ke expense reporting software yang bisa membuat laporan pengeluaran secara otomatis untuk melacak dan mengelola laporan dengan efektif.
- Dengan beralih menggunakan expense reporting software, karyawan bisa membuat laporan di mana saja dengan beberapa klik saja. Mereka hanya perlu mengisi form yang ada di aplikasi dan mengunggah bukti pembayaran di aplikasi tersebut
- Setelah selesai, klaim pengeluaran tersebut akan dikelompokkan ke dalam laporan dan dikirimkan dengan sekali klik saja
- Sebagai alternatif, karyawan Anda dapat menghubungkan rekening bank, kartu debit/kredit atau kartu perusahaan ke software expense yang digunakan. Laporan dapat diimpor secara otomatis atau transaksi kartu dapat diambil langsung dari penyedia kartu
- Manajer kemudian akan meninjau laporan yang dikirimkan dan memeriksa apakah laporan tersebut sudah sesuai atau belum. Pemberi persetujuan dapat mengatur persetujuan otomatis untuk laporan tanpa peringatan dan penolakan otomatis untuk laporan yang tidak sesuai kriteria.
- Setelah ditinjau, laporan yang disetujui akan diteruskan ke tim keuangan sehingga penggantian biaya dapat dikembalikan.
Beralih ke Software Laporan Biaya!
Membuat laporan pengeluaran hanyalah setengah dari proses manajemen biaya. Untuk mengelola pengeluaran bisnis secara efisien, Anda perlu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, reimburse yang tepat waktu, audit biaya yang lancar, dll.
Inilah peran pentingd ari Zoho Expense. Dengan fitur-fiturnya, Zoho Expense tidak perlu lagi melakukan input secara manual dan bisa dilakukan di mana saja. Beberapa fitur utama dari Zoho Expense, adalah:
- Mengotomatisasi pembuatan dan pengiriman laporan pengeluaran
- Mendukung berbagai kebijakan pengeluaran di perusahaan
- Mendeteksi pelanggaran kebijakan dan klaim fiktif
- Memberikan visibilitas pengeluaran melalui dasbor dan laporan analitik yang intuitif
Dengan fitur-fitur ini, Anda bisa menghemat banyak waktu dan biaya, sekaligus menjaga karyawan tetap produktif dan puas.
Cobo gratis Zoho Expense dan rasakan kemudahan mengelola reimbursement di bisnis Anda!
Comments