Apa Itu Invoice?
Invoice adalah dokumen komersial terperinci yang mencatat produk atau layanan yang telah diberikan kepada pelanggan, jumlah yang harus dibayarkan, serta metode pembayaran yang diinginkan. Mudahnya, invoice adalah sejenis lembar tagihan.
Penjual dapat mengirimkan invoice dalam bentu cetak maupun elektronik kepada pelanggan. Metode pembayaran bisa dilakukan secara tunai atau mencicil, tergantung kesepakatan antara penjual dan pelanggan.
Berdasarkan fungsinya, invoice memiliki berbagai jenis untuk menyesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
Apa Saja Kegunaan Invoice?
Invoice bukan hanya sekadar dokumen formal yang digunakan untuk menagih pembayaran dari pelanggan. Lebih dari itu, invoice membantu membangun citra profesional dan menjaga kerapihan administrasi, khususnya saat pelaporan pajak.
Berikut beberapa kegunaan invoice bagi bisnis Anda:
1. Pembukuan jadi lebih akurat
Invoice mempermudah untuk mencatat pendapatan yang masuk sehingga penjualan bisa terlacak dengan baik. Dokumen ini menunjukkan kapan suatu produk terjual atau proyek terselesaikan, serta berapa pendapatan yang diperoleh.
Informasi ini penting untuk menjaga catatan pembukuan tetap akurat, menghitung penjualan dan pengeluaran, mendapatkan metrik penting seperti laba bersih, margin keuntungan, dan rasio perputaran aset.
Selain itu, invoice juga berfungsi untuk memantau pembayaran yang jatuh tempo. Sebagai penjual, Anda bisa melihat invoice mana yang belum dibayar sepenuhnya atau belum dibayar sama sekali.
Dengan begitu, Anda bisa menjaga arus kas tetap sehat serta memperkirakan pendapatan di masa mendatang.
2. Memberikan perlindungan hukum
Apa yang akan Anda lakukan jika pelanggan mengklaim bahwa produk tidak dikirim sesuai janji? Atau jika mereka menolak membayar layanan yang sudah diberikan?
Disinilah manfaat invoice sebagai dokumen hukum yang melindungi bisnis Anda. Invoice yang dibuat dengan benar dapat membantu Anda menghadapi tuntutan hukum yang tidak berdasar.
Dalam banyak kasus, pelanggan tetap membayar invoice meskipun tidak ada tanda tangan. Namun, jika Anda ingin faktur berfungsi sebagai dokumen resmi, maka invoice perlu ditandatangani.
invoice yang memuat semua informasi penting dan ditandatangani oleh penjual serta pembeli menjadi bukti bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui syarat transaksi. Ini menjadi catatan yang sah atas transaksi yang memperkuat hak penjual untuk menerima pembayaran.
3. Mempermudah pelaporan pajak
Invoice berfungsi sebagai bukti atas informasi yang Anda cantumkan dalam formulir pajak, dan menjadi sumber data yang andal saat terjadi audit. Proses pelaporan pajak akan jauh lebih mudah di negara mana pun jika Anda mencatat dan menyimpan seluruh invoice secara rapi.
4. Membantu analisis bisnis
Karena invoice mencatat setiap transaksi penjualan, maka di dalamnya terdapat informasi penting seperti harga satuan barang atau jasa, jumlah total transaksi, serta tanggal terjadinya transaksi.
Data ini sangat berguna untuk memahami pola belanja pelanggan, tren pembayaran, periode penjualan tertinggi, produk terlaris, dan banyak hal lainnya. Informasi ini membantu Anda mengelola stok dengan lebih efektif melalui prediksi permintaan, sekaligus merancang strategi pemasaran yang lebih tepat sasaran.
Baca juga:
Cashless: Definisi, Jenis, dan Kelebihannya untuk Bisnis yang Berkembang
Sistem Reimbursement: Definisi, Proses, dan Laporan Pengeluaran
Apa Saja yang Harus Dicantumkan di Invoice?
Isi invoice dapat bervariasi tergantung pada industri, regulasi yang berlaku di wilayah Anda, serta jenis pekerjaan yang dilakukan. Namun secara umum, berikut adalah elemen-elemen penting yang sebaiknya ada di setiap invoice:
- Kata "Invoice" atau "Faktur"
- Nomor invoice yang unik
- NPWP atau Nomor Pajak Penjualan (jika berlaku)
- Nama, alamat, dan kontak penjual
- Nama, alamat, dan kontak pembeli
- Tanggal pengiriman produk atau penyelesaian layanan
- Tanggal penerbitan invoice
- Deskripsi produk atau layanan
- Total tagihan keseluruhan
- Syarat pembayaran
- Metode pembayaran
- Nomor PO (Purchase Order), jika ada
- Syarat dan ketentuan tambahan
- Ucapan terima kasih atau catatan personal
Contoh Invoce
Berikut ini adalah contoh dari invoice:
Kapan Sebaiknya Mengirimkan Faktur?
Waktu pengiriman invoice sangat menentukan kelancaran arus kas bisnis. Kapan Anda mengirimkan invoice sebaiknya disesuaikan dengan jenis produk atau layanan yang ditawarkan, serta frekuensi transaksi dengan pelanggan.
Biasanya, invoice dikirimkan setelah produk atau layanan diselesaikan. Namun, pengiriman invoice ini bisa juga dilakukan sesuai kebutuhan. Berikut beberapa metode pengiriman invoice yang umum digunakan:
a. Invoice di awal
Dalam metode ini, invoice dikirim sebelum proyek dimulai atau produk dikirimkan. Jumlah yang tercantum bisa berupa uang muka, pembayaran sebagian, atau bahkan total pembayaran penuh.
Setelah pelanggan melakukan pembayaran, Anda perlu mancatat transaksi tersebut. Kemudian, setelah proyek selesai, invoice akhir akan mencantumkan jumlah uang muka yang telah dibayar, serta sisa tagihan yang masih harus dibayarkan.
Metode ini sangat berguna untuk proyek jangka panjang atau proyek yang membutuhkan pengadaan bahan di awal. Pembayaran di muka juga memperlihatkan komitmen klien dan dapat melindungi bisnis dari risiko pembatalan mendadak.
b. Invoice berdasarkan tahapan proyek
Jenis invoice ini dikirim setiap kali proyek mencapai tahap tertentu (milestone). Setiap milestone mencakup serangkaian tugas yang membentuk bagian dari keseluruhan proyek.
Metode ini sering digunakan dalam proyek yang kompleks, bernilai besar, atau berdurasi panjang. Misalnya, sebuah agensi digital marketing dapat membangi proyek peluncuran produk menjadi beberapa milestone seperti berikut:
- Milestone 1: Audit pemasaran – Rp7.500.000
- Milestone 2: Pembuatan identitas merek – Rp15.000.000
- Milestone 3: Peluncuran kampanye dan PR – Rp22.500.000
Invoice diterbitkan setelah setiap milestone selesai dikerjakan.
c. Invoice setelah pengiriman
Ini adalah metode invoice yang paling umum digunakan. Invoice dikirim setelah produk dikirimkan atau layanan selesai, sesuai dengan kesepakatan awal.
Praktik terbaiknya adalah mengonfirmasi terlebih dahulu kepada pelanggan bahwa semua pekerjaan telah selesai dan sesuai harapan. Setelah menerima konfirmasi, Anda bisa segera mengirimkan invoice profesional untuk diproses pembayarannya.
d. Invoice berulang
Jika Anda memberikan layanan secara rutin kepada pelanggan yang sama (misalnya setiap minggu atau bulan), Anda dapat menggunakan metode invoice berulang.
Contohnya, jika pelanggan memesan tiga produk yang sama setiap bulan, Anda bisa menjadwalkan pengiriman invoice berulang untuk produk tersebut setiap tanggal tertentu. Cara ini menghemat waktu dan memastikan arus kas tetap konsisten.
Comments