Mejore su gestión de proyectos con Cliq

 

El camino a una mejor gestión de proyectos con Zoho Cliq

La manera en que trabajamos evoluciona constantemente y uno de los efectos de esto es la creación y crecimiento del rol de gestor de proyectos. Esta alza en la demanda ilustra la importancia del manejo de proyectos para cualquier organización en el rápido mundo de hoy en día. Pero, pese a las evidencia estadística de que la administración de proyectos eficiente puede incrementar el desempeño de una organización, solo el 46% de las organizaciones le dan importancia.

En esta nota veremos cómo puede usar Cliq para hacer su gestión de proyectos más eficiente.

¿Por qué es importante la administración de proyectos?

Gestión eficiente de proyectos = Mejores resultados.

Cuando se hace de manera adecuada, la gestión de proyectos impacta positivamente la productividad a nivel organizacional y, lo que ayuda a que los negocios funcionen sin problemas.

Si el proceso correcto está siendo implementado, se pueden evitar los retrasos y asegurar que el trabajo sea entregado a tiempo. Un plan organizado y claro también ayuda a la colaboración.

El buen manejo de proyectos ayuda a que cada miembro del equipo se mantenga ne la misma página y trabaje en lo que importa. También ayuda a asegurar que todo el equipo avance eficientemente hacia una meta en común y entregue su trabajo a tiempo, a pesar de los obstáculos.

Otra ventaja significativa acerca de la gestión de proyectos, es que se pueden evitar cuellos de botella, pronosticar riesgos o problemas antes, y tomar decisiones inteligentes basadas en datos.

¿Cómo puede simplificar su gestión de proyectos con Cliq?

Agendar reuniones, delegar tareas dentro de un límite temporal, dar seguimiento a su equipo, supervisar los resultados y el progreso del proyecto, así como coordinar múltiples proyectos se vuelve imposible cuando tiene que usar múltiples herramientas para colaborar en proyectos.

Un requisito para la gestión de proyectos eficiente es tener una herramienta que reúna a todo su personal, proyectos, y flujos de trabajo, en un sólo lugar. A continuación le mostramos cómo le ayuda Cliq en las cinco fases principales de cualquier proceso de manejo de proyectos:

  1. Arranque
  2. Planeación
  3. Ejecución
  4. Seguimiento
  5. Cierre

Etapas de la gestión de proyectos

1. Arranque

Esta etapa inicial es donde se discute el proyecto y donde se visualiza, como un equipo, lo que se quiere alcanzar, quiénes serán los interesados y el alcance del proyecto. Un punto crítico es revisar si el nuevo proyecto está alineado a las metas comunes de la organización o el equipo. Esto ayuda a asegurar que no se ejecuten proyectos de manera arbitraria, sin un propósito estratégico.

Cliq puede ayudarle de distintas maneras en esta etapa:

Canales: facilite la comunicación con cada equipo

Los canales son chat grupales que le permiten tener mayor transparencia y mayor colaboración, a la vez que mantienen sus conversaciones organizadas.

Digamos que desea iniciar una discusión e identificar el alcance de un nuevo proyecto que tiene en mente. Instantáneamente crea el canal, lo nombra #nuevo-arranque-de-proyecto, y comienza a colaborar con su equipo.

canales en zoho cliq

Además, para comunicar anuncios o actualizaciones de proyectos a toda su organización o equipo, puede configurar un canal exclusivo para anuncios, donde solo algunos miembros aprobados puedan enviar mensajes o compartir archivos.

Video llamadas: realice sesiones de generación de ideas

Algunas veces los mensajes no bastan, y especialmente ahora que muchos están trabajando a distancia, la necesidad de colaborar en video ha incrementado significativamente.

En Cliq, puede iniciar llamadas en video, rápidamente, desde el canal, para participar en una sesión de generación de ideas y preparar el plan o proceso inicial para cualquier proyecto.

Todas las llamadas cuentan con un pizarrón virtual donde podrá crear mapas mentales y colaborar en tiempo real. Más adelante en esta nota hablaremos más de esta característica.

video llamadas en zoho cliq

 2. Planeación

Esta etapa es crucial en el proceso de gestión de proyectos, pues es donde se establecen las bases para el ciclo de vida del proyeecto.

La etapa de planeación es donde se finaliza y documenta el flujo o plan del proyecto, se analizan las necesidades, definen entregables, se pronostican los riesgos u obstáculos y se programan las actividades.

Cliq facilita el proceso de planeación de tres formas:

Pizarrón: comparte ideas y flujos de proyectos con su equipo

Digamos que usted es el responsable de ayudar al equipo a entender el flujo del proyecto y la línea de tiempo.

Usando la opción de pizarrón en Cliq, puede dibujar al instante un flujo de trabajo o una línea de tiempo, usando las herramientas de markup, y compartirlo en la conversación.

pizarrón colaborativo en zoho cliq

Si, por otro lado, ha documentado el flujo del proyecto y línea de tiempo en otro lugar, puede enviarlo como un archivo adjunto dentro de cualquier conversación. De esta manera, se asegurará de que estos recursos sean accesibles para todos en el equipo. Puede adjuntar desde su dispositivo o desde la nube.

Integración con Zoho Projects

Zoho Projects es una herramienta de gestión de proyectos que le ayuda a planear el ciclo de vida de su proyecto, dar seguimiento eficiente a los resultados y colaborar mejor con su equipo.

Con la integración de Zoho Projects para Cliq, puede designar propietarios de un proyecto, crear y asignar tareas a miembros del equipo, determinar fechas de entrega, flujos de procesos, mapear el proyecto a un canal y más. También puede recibir notificaciones instantáneas a un canal específico cuando un proyecto sea actualizado, o una nueva tarea sea añadida o completada.

integración de zoho projects para cliq

Otras integraciones

Si ya está usando otras herramientas de administración de proyectos como Asana, Trello o Wrike, puede integrarlas con Cliq sin interrumpir sus flujos de trabajo.

Cliq ayuda a reunir todas sus aplicaciones en un solo lugar y le ahorra tiempo, eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes herramientas para administrar un mismo proyecto.

De hecho, veamos la integración de Asana para Cliq.

Si ya utiliza Asana para gestionar sus proyectos, puede integrar está herramienta a Cliq al instalar la integración desde el Marketplace de Zoho Cliq.

marketplace de zoho cliq

Una vez instalada y configurada, puede encontrar el bot de Asana y el widget en Cliq.

El bot de Asana le notificará cuando se le haya asignado una nueva tarea. También podrá crear nuevas tareas, configurar notificaciones y ver una lista de todas sus tareas desde la ventana de chat.

bot de asana en zoho cliq

Por otro lado, en el widget de Asana verá todos los detalles de su proyecto. Puede realizar acciones como: ver y añadir comentarios, marcar como completado y más, directamente desde el widget. También puede modificar y configurar un proyecto o portal diferente cada vez que lo necesite.

widget de asana en zoho cliq

Inclusive puede llevar información de la tarea a cualquier conversación, usando el comando /asana. Esto mostrará todas las tareas asignadas a usted o sus colegas.

3. Ejecución

Esta es la etapa de implementación, donde el ciclo de vida del proyecto que construimos en la etapa de planeación es puesto en acción. Usualmente, esta es la etapa más prolongada, donde el equipo completo colabora para alcanzar los resultados deseados.

Aquí tres maneras en las que Cliq le ayuda a ser más productivo, gestionar el tiempo y apegarse a las fechas de entrega:

Mensajes favoritos

Puede guardar mensajes críticos, enviados a cualquier conversación en categorías como: importante, to-do, notas, jefe, o dar seguimiento, para evitar perderles la pista.

Digamos que, por ejemplo, su coordinador de proyecto le ha enviado un mensaje directo, acerca de una fecha de entrega. Puede guardar el mensaje en sus favoritos para asegurarse de que no lo pierda.

guarde mensajes en zoho cliq

Calendario de eventos

Al colaborar en un proyecto, obviamente habrá dependencias para su tarea. Si necesita programar una llamada o junta con los otros miembros de su equipo, puede programarla desde Cliq, basado en su disponibilidad. Programar eventos en el calendario le asegura que nadie llegue tarde a juntas importantes.

calendario en zoho cliq

Recordatorios

Puede programar recordatorios para cualquier mensaje en particular, asignar recordatorios para usted u otros, y añadir recordatorios a cualquier conversación.

De hecho, si su supervisor le ha enviado un documento importante para que lo revise y le envíe un reporte, puede crear un recordatorio para ese mensaje en particular.

Así mismo, si desea recordar a todos en un canal acerca de una tarea o fecha límite discutidas previamente, puede programar el recordatorio para esa conversación usando la opción programar un recordatorio desde el menú de acciones.

Adicionalmente, puede usar la opción Recordatorios, ubicada en la barra de herramientas  de la parte superior, para ver la lista completa de recordatorios que haya programado para usted u otros.

recordatorios en zoho cliq

4. Seguimiento

Cada tarea que hacemos individualmente o como equipo, tiene un objetivo, y es crítico dar seguimiento para saber si el resultado se alcanzó o no.

Un ciclo de manejo de proyectos no termina exitosamente con la etapa de implementación. En la etapa de seguimiento se analizan las métricas del proyecto, como la delegación de tareas, los retrasos, el uso de recursos, y más.

El propósito de esta etapa es comparar el desempeño real contra las expectativas que se definieron inicialmente.

¿Cómo le ayuda Cliq a dar seguimiento a los resultados de un proyecto?

Supongamos que ha integrado cualquiera de sus herramientas de gestión de proyectos o software con Cliq. En ese caso, puede dar seguimiento al desempeño de cada integrante del equipo y a sus tareas, con facilidad

Si hubo algún retraso, puede dar seguimiento a esas actividades y definir fechas de entrega desde Cliq.

Sobretodo, Cliq hace más fácil reportar cómo se desempeñó el equipo y discutir cualquier área de mejora para futuros proyectos.

5. Cierre

Esta es la etapa final del ciclo de gestión de proyectos, donde, como sugiere el nombre, el proyecto está oficialmente cerrado.

Una vez que hayamos monitoreado el desempeño general en la etapa anterior, podemos cerrar el proyecto oficialmente.

En Cliq, si ha creado canales específicos para un proyecto, puede borrar o archivar esos canales en la etapa de cierre. También puede marcar los proyectos como completados en las integraciones como las de Zoho Projects, Asana o Wrike.

En resumen   

Una buena administración de proyectos es crucial para que cualquier equipo u organización tenga éxito en sus proyectos, de manera consistente. Es igualmente importante emplear una comunicación eficiente y herramientas de colaboración y comunicación como Zoho Cliq, para reunir a todo su personal, proyectos y flujos de trabajo en un solo lugar.

Esperamos que esta información sobre la importancia de la gestión de proyectos para un equipo u organización le haya sido de ayuda. Déjenos saber su opinión en los comentarios o etiquétenos en Twitter. Nos encantaría escucharlo.

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