5 نصائح لتبسيط استخدام البريد الإلكتروني

وفقا لدراسة أجرتها مجلة  Harvard Business Review لعام 2019، فإن الشخص العادي يقضي 28٪ من يوم عمله على بريده الإلكتروني الوارد. وهذا يعادل 2.6 ساعات كل يوم. و35 ساعة في الأسبوع. وهذا يعني أننا جميعنا نتلقى العديد من رسائل البريد الإلكتروني.

فبالطبع، يمكنك تصفح كل رسائل البريد الإلكتروني، وفرزها جميعاً، وحذف ما لا تحتاجه. لكن السؤال المطروح هو من لديه الوقت الكافي لكل ذلك؟

إليك 5 نصائح تساعدك في السيطرة على البريد الإلكتروني والحفاظ على وقتك.

إلغاء الاشتراك من المرسلين غير المهمين

حدد جميع الرسائل الإلكترونية غير المهمة والمزعجة التي تتلقاها من المتاجر الإلكترونية أو الخدمات التي لم تتسجل فيها من قبل. ذلك أنها تشغل مساحة قيمة في بريدك الوارد ويمكن أن تشتت انتباهك عندما تحاول العثور على بريد إلكتروني مهم. فإذا لم تكن تتصفحها بشكل دائم، قم بإلغاء الاشتراك.  وسيسمح لك ذلك بالتخلص من الكثير من المتاعب على المدى الطويل.

قم بإضافة قائمة مرشِّحات

قم بإنشاء قائمة تصفية وفرز رسائل البريد الإلكتروني إلى عدة أقسام مختلفة بناءً على فئات مثل المرسل والموضوع. وبهذه الطريقة يمكنك إيجاد جميع الرسائل الإلكترونية من مديرك وزميلك أو عميلك دون تصفح عشرات الرسائل.  وعلاوة على ذلك: يمكنك استخدام قوائم التصفية لإلغاء الاشتراك من القوائم البريدية مرة واحدة عن طريق إنشاء قائمة تصفية تحذف كل بريد إلكتروني يأتي من عنوان مرسل بريد عشوائي.

ركز على المهم باستخدام المجلدات، والوسوم (التاجز) وقوائم الفلاتر

 تعتبر بعض العناصر في البريد الإلكتروني الوارد أكثر أهمية من الأخرى- إذ تقع رسائل البريد الإلكتروني الأساسية من فريقك أو مديرك أو عملائك في هذه الفئة.

كثير من الأشخاص لديهم البريد الإلكتروني للعمل متصل بهواتفهم، مما يعني أنهم يستقبلون الإشعارات في كل مرة يستقبلون فيها رسالة إلكترونية جديد (بغض النظر عن أهميتها). وأفضل طريقة لتجنب التشتت بسبب هذه الإشعارات هي إيقاف تشغيل الإشعارات غير الضرورية عند العمل.

 قم بحذف الرسائل القديمة

إذا كان لديك رسائل منذ سنين في البريد الإلكتروني، قم بحذفها! فهي تشغل حيزاً كبيراً في حسابك ويصبح من الصعب العثور على أحدث الرسائل وأحيانا الرسائل الضرورية كذلك.

أعط عنوان بريدك الالكتروني فقط عند الضرورة

في كل مرة تستخدم بريدك الإلكتروني للتسجيل في حساب. فأنت تعرض نفسك لمزيد من الرسائل غير المرغوب فيها. وإذا كان الموقع يسمح بذلك، ففكر في استخدام عنوان بريد إلكتروني أخر.

يمكن أيضاً معرفة ما إذا كانت الشركة ستشارك أو تبيع معلوماتك عن طريق قراءة الشروط والأحكام أو سياسة الخصوصية بحذر قبل التسجيل. وإذا لم تتمكن من العثور على صفحتهم الرئيسية، فيجب أن يقودك البحث السريع عن أسم الشركة و"سياسية الخصوصية" إلى ذلك.

قد تكون إدارة بريدك الوارد أمراً صعباً، ولكن يمكن أن تساعدكالأدوات المناسبة

إذا كنت لا تعرف كيفية إعداد واستخدام عوامل التصفية ونقاط التحقق في صندوق الوارد الخاص بك. فقد حان الوقت للتعلم! استخدم زوهو ميل Zoho Mail وتعلم كيفية إدارة صندوق الوارد الخاص بك في خطوات سريعة.

بدلاً من التفكير في أن ذلك سيكون عملاً شاقاً، حاول أن تنظر إليه كفرصة لتحسين الذات والنمو.

كلما كنت منظماً بشكل أكبر في التعامل مع بريدك الإلكتروني، كلما سارت الأمور بشكل أفضل.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني

رمز لغة التعليق
من خلال إرسال هذا النموذج، أنت توافق على معالجة البيانات الشخصية وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بنا.

المنشورات ذات الصلة