أي شركة تتعامل مع الكثير من المكالمات ستحتاج بشكل منتظم لتحويل المكالمات. إذ يسمح لكم زوهو فويس الآن بتحويل مكالمة هاتفية جارية من موظف لآخر في منتصف المحادثة. ذلك أن تحويل المكالمات مفيد عندما يتصل المتصل بالقسم الخطأ في الشركة، أو عندما ترغبون في تحويل مكالمة إلى زميل تعتقدون أنه سيستطيع الرد بشكل أفضل على أسئلة المتصل.
وبوجه عام، هناك طريقتان لتحويل المكالمات: التحويل المباشر والتحويل التمهيدي. التحويل المباشر، والذي يُدعى ايضا التحويل الأعمى، هو عندما نحول اتصالاً بشكل مباشر الى موظفٍ آخر دون التكلم معهم أولاً. أما التحويل التمهيدي فهو الذي نتحدث فيه إلى المتصل أولاً، ثم نحول المكالمة إلى موظف آخر، ونشرح السياق للموظف الآخر قبل أن يتحدث إلى المتصل. ويسمح زوهو فويس بالتحويلات التمهيدية فقط.
كيف نحول المكالمات؟
تحويل المكالمات سهل جداً، ذلك أنه بمجرد أن تتلقوا المكالمة يمكنكم النقر على زر التحويل في لوحة الاتصال، ثم ابحثوا عن الموظف الذي تريدون تحويل المكالمة إليه وانقروا على زر الاتصال.
[caption id="attachment_89356" align="alignnone" width="1811"]
تحويل المكالمات إلى الموظف المناسب في زوهو فويس Zoho Voice[/caption]
ثم اشرحوا طلب المتصل إلى الموظف وانقروا زر الدمج لدمج المكالمات. أخيراً، انقروا على زر النهاية لتحويل المكالمة كلياً للموظف الآخر. ويمكنكم التحقق من تفاصيل جميع مكالماتكم التي تم تحويلها في صفحة السجلات.
[caption id="attachment_89362" align="alignnone" width="1811"]
تحويل المكالمات إلى الموظف المناسب في زوهو فويس Zoho Voice[/caption]
ولجعل الأمور أسهل بالنسبة لكم وأكثر سلاسة لعملائكم، لدينا بعض المبادئ التوجيهية التي يجب أن تتبعوها عندما تحولون أي مكالمة:
أجيبوا على المكالمة واحصلوا على كل التفاصيل التي تحتاجونها عن المتصل وطلبه، واشرحوا له لماذا يجب تحويل طلبه.
عندما تضغطون على زر التحويل، سيتم تعليق المكالمة. لذلك، أخبروا المتصل أنه سيكون على الانتظار إلى حين وَصْلِ المكالمة بالموظف الآخر.
وبمجرد أن تتواصلوا مع الموظف الآخر، اشرحوا له الوضع حتى لا يضطر المتصل إلى التكرار مرة أخرى.
أدمجوا المكالمات وأخبروا المتصل أن الموظف الآخر سيتولى الأمر. وإذا لزم الأمر، يمكنكم إجراء محادثة ثلاثية قبل أن تغادروا المكالمة.
وعندما تكونون على استعداد للتسليم إلى الموظف الآخر، أخبروا المتصل أنكم بصدد إنهاء المكالمة معه، ثم أنهوا الاتصال من جهتكم.
إذا كان الموظف الذي تريدون تحويل المكالمة إليه مشغول أو غير متاح، لا يمكنكم تحويل المكالمة. استأنفوا الاتصال مع العميل وأخبروه أن الموظف مشغول. ثم، إما أن تعطوا المتصل الرقم المباشر للموظف أو أخبروه أن الموظف الآخر سيعاود الاتصال به لاحقاً. لا تنسوا أن تخبروا زميلكم بشأن المكالمة.
ونأمل أن تساعد هذه التعليمات على ضمان الانتقال السلس أثناء تحويل المكالمات. ويرجى الملاحظة أن خاصية تحويل المكالمات متاحة فقط في زوهو فويس. وليست متاحة حالياً في التكامل بين زوهو فويس وخاصية تيليفوني للمكالمات الهاتفية.
يمكنكم الآن ولوج حسابكم في زوهو فويس ومحاولة تحويل مكالمة إلى زميلكم عندما تحتاجون إلى ذلك. إذ بوسعكم الآن توطيد العلاقات من خلال معاملة عملائكم بالشكل الصحيح خلال المكالمات الهاتفية، كما تفعلون على المستوى الشخصي. إذا كان استخدامكم لزوهو فويس بالأمر الحديث، أنشئوا حسابكم الآن واستكشفوا جميع خصائص المكالمات الهاتفية السحابية التي تحتاجونها لإدارة اتصالات الأعمال الحديثة.
Comments