Cuộc họp định kỳ mang lại lợi ích cho những ai?
Tính năng xếp lịch họp định kỳ có thể giúp ích cho người dùng ở bất kỳ nghề nghiệp nào. Sau đây là một số trường hợp sử dụng phù hợp nhất cho cuộc họp định kỳ:
Chia sẻ tin cập nhật thường xuyên
Việc thường xuyên chia sẻ tin cập nhật về công việc giúp các thành viên trong nhóm luôn hoạt động một cách thống nhất. Tạo cuộc họp định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần để các thành viên trong nhóm có thể theo dõi mọi việc đang diễn ra cũng như những việc vẫn cần phải hoàn thành.
Thêm người đồng tổ chức
Xếp lịch họp định kỳ với người đồng tổ chức để đảm bảo các cuộc hẹn định kỳ vẫn diễn ra cả khi bạn phải vắng mặt. Cuộc họp trực tuyến sẽ diễn ra mà không bị gián đoạn nhờ người đồng tổ chức.
Phân tích tiến độ
Họp định kỳ là một phần quan trọng trong các chiến lược phổ biến mà các nhóm dự án sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Hãy sử dụng cuộc họp định kỳ hàng tuần để phân tích hiệu suất và đánh giá tiến độ.
Giao tiếp liên tục với cả nhóm
Hầu hết các nhóm không cần phải ở gần nhau trong thực tế để hoạt động nữa. Bạn có thể giữ liên lạc với các thành viên làm việc từ xa của nhóm qua các cuộc họp định kỳ kể cả khi bạn không có mặt ở nơi làm việc.
Cách xếp lịch họp định kỳ
- 1.Đánh dấu chọn mục Cuộc họp định kỳ nếu bạn muốn xếp lịch họp định kỳ. Thao tác này sẽ mở ra các tùy chọn bổ sung cho cuộc họp định kỳ.
- 2.Trong mục Kiểu lặp lại, hãy chọn quy luật lặp lại, tần suất bạn cần cuộc họp lặp lại: Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng.
- 3.Xác định cuộc họp của bạn sẽ lặp lại như thế nào, số lần lặp lại và thời điểm kết thúc. Bạn có thể kết thúc cuộc họp định kỳ vào một ngày cụ thể hoặc sau một số lần lặp lại nhất định.
- 4.Đặt lời nhắc tại nhiều thời điểm trước khi cuộc họp định kỳ bắt đầu. Email nhắc sẽ được gửi đến người tham gia dựa trên chế độ cài đặt này.
- 5.Đánh dấu chọn mục Tệp đính kèm buổi họp để đính kèm tệp PPT, PDF và tệp video có liên quan vào cuộc họp bạn đang xếp lịch.
- 6.Nhấp vào Xếp lịch.
Lợi ích của việc xếp lịch họp định kỳ
Chỉ cần tạo một lần
Bạn chỉ cần xếp lịch họp định kỳ một lần và đặt chế độ lặp lại hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng tùy nhu cầu. Xác định số lần bạn muốn cuộc họp lặp lại hoặc nhập ngày mà bạn muốn lịch lặp lại kết thúc.
Lặp lại vào những ngày cụ thể
Thiết lập để các cuộc họp lặp lại vào những ngày cụ thể trong tuần. Ví dụ: bạn có thể tạo cuộc họp định kỳ diễn ra mỗi thứ Hai hoặc tất cả các ngày thứ Hai và thứ Tư, v.v.
Lời nhắc họp
Giữ tỷ lệ tham gia và mức độ tương tác đạt mức cao nhờ lời nhắc tham gia họp định kỳ. Gửi email nhắc tự động cho người tham gia và xếp thời điểm gửi những email đó.
Chuyên gia y tế
Bác sĩ và y tá có thể sử dụng các cuộc họp định kỳ để thường xuyên thăm khám bệnh nhân từ xa. Họ có thể sử dụng cuộc họp video để khám và trò chuyện với bệnh nhân bằng Zoho Meeting.
Tìm hiểu thêmNhóm phụ trách dự án
Xếp lịch họp định kỳ để thay thế các cuộc họp đứng định kỳ tại văn phòng nhằm giao tiếp với nhóm làm việc từ xa. Hỗ trợ các thành viên của nhóm vượt qua những thử thách ngắn hạn và hoàn thành đúng tiến độ để đạt được mục tiêu của dự án.
Tìm hiểu thêmSinh viên nghiên cứu
Các nhà nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực có thể sử dụng các cuộc họp định kỳ để thường xuyên thông báo tiến độ với người hướng dẫn và cố vấn của mình. Sử dụng tính năng hội thảo video, chia sẻ màn hình và chế độ điều khiển từ xa để cộng tác trên tài liệu.
Tìm hiểu thêmCuộc họp định kỳ có hiệu quả không?
Năng suất của các cuộc họp định kỳ có thể thay đổi tùy theo cách tiến hành, mục đích và mức độ tập trung vào việc chinh phục mục tiêu. Việc đánh giá thường xuyên và điều chỉnh định kỳ có thể giúp nâng cao năng suất cho các cuộc họp theo thời gian.
5 mẹo giúp họp định kỳ hiệu quả
Mục tiêu rõ ràng:
Xác định mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc họp và chia sẻ trước chương trình làm việc để người tham gia chuẩn bị.
Tần suất phù hợp:
Điều chỉnh tần suất họp định kỳ theo nhu cầu để nhân viên tránh phải họp không cần thiết.
Quản lý thời gian:
Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ để tôn trọng lịch biểu của người tham gia, đồng thời phân bổ thời gian cụ thể cho từng mục trong chương trình làm việc.
Môi trường tích cực tương tác:
Khuyến khích tất cả người tham gia cuộc họp tích cực đóng góp, tạo cho họ cảm giác thoải mái khi chia sẻ ý tưởng cũng như ý kiến phản hồi.
Theo dõi các mục hành động:
Ghi chú lại những việc cần làm đúc kết được trong cuộc họp và theo dõi tình hình thực hiện những việc đó trong các cuộc họp tiếp theo để đảm bảo tiến độ.
Câu hỏi thường gặp
01. Cuộc họp định kỳ mang lại lợi ích gì?
Cuộc họp định kỳ là cuộc họp trực tuyến được lên kế hoạch sẵn và xếp lịch diễn ra định kỳ tại nhiều thời điểm hoặc chỉ một lần. Loại cuộc họp này rất tiện lợi vì sử dụng mã cuộc họp và các tùy chọn ưu tiên giống nhau mỗi lần họp. Khi dùng Zoho Meeting, bạn có thể dễ dàng xếp lịch cho những cuộc họp diễn ra nhiều lần, đảm bảo tính nhất quán và giúp người tham gia dễ dàng truy cập.
02. Có các loại cuộc họp định kỳ nào?
Có thể có nhiều loại cuộc họp định kỳ tùy theo mục đích và bản chất của cuộc họp. Một số loại cuộc họp định kỳ phổ biến nhất là:
- 1. Họp cập nhật tình hình hàng tuần: Các cuộc họp định kỳ để chia sẻ tin cập nhật cho các thành viên trong nhóm về tiến độ dự án và trao đổi về những khó khăn gặp phải.
- 2. Họp đánh giá hàng tháng: Các cuộc họp đánh giá định kỳ để đánh giá hiệu suất tổng thể, giải quyết vấn đề và lên kế hoạch cho tháng tiếp theo.
- 3. Họp đứng ngắn gọn: Các cuộc họp đứng ngắn gọn hàng ngày trong quá trình phát triển để thảo luận về nhiệm vụ, thách thức và tiến độ.
- 4. Đào tạo: Các buổi họp định kỳ nhằm mục đích hướng dẫn và phát triển kỹ năng cho người tham gia.
- 5. Họp chiến lược: Các cuộc thảo luận theo lịch trình tập trung vào việc lập kế hoạch dài hạn, đặt mục tiêu và ra quyết định chiến lược.
03. Làm cách nào để xếp lịch họp định kỳ?
Bạn có thể xếp lịch họp định kỳ bằng cách nhấp vào menu Tùy chọn khác và chọn Kiểu lặp lại trong lúc xếp lịch một cuộc họp trực tuyến.
04. Làm cách nào để xếp lịch họp định kỳ trong Outlook?
Trong khi tạo một cuộc họp mới trong Outlook, hãy điền thông tin về cuộc họp, chọn Repeat (Lặp lại) và chọn quy luật lặp lại phù hợp với nhu cầu của bạn (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc tùy chỉnh). Lưu cuộc họp định kỳ bằng cách nhấp vào Save (Lưu).
05. Làm cách nào để thiết lập cuộc họp định kỳ bằng Microsoft Teams?
Khi tạo cuộc họp trong Microsoft Teams, hãy nhấp vào menu thả xuống của chế độ lặp lại. Chế độ mặc định là "Does not repeat” (Không lặp lại). Sau đó hãy chọn quy luật lặp lại mà bạn mong muốn.