Phần mềm bộ phận trợ giúp tốt nhất dành cho các công ty khởi nghiệp
Hệ thống bộ phận trợ giúp cho phép bạn theo dõi các cuộc hội thoại với khách hàng, tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại và xử lý yêu cầu của khách hàng đến khi được giải quyết thỏa đáng.
Dùng thử miễn phíTại sao các công ty khởi nghiệp lại cần một ứng dụng bộ phận trợ giúp đơn giản?
Khi bạn điều hành một công ty khởi nghiệp, bạn cần thực hiện mọi bước đi cẩn thận, vì mọi khoản đầu tư bạn tiến hành ngày hôm nay sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu kinh doanh của mình. Khi nói đến hỗ trợ khách hàng, bạn cần cân nhắc một giải pháp tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng, cho phép bạn đồng hành cùng khách hàng. Xét cho cùng, việc giành được lòng trung thành của khách hàng và xây dựng các mối quan hệ khách hàng có ý nghĩa là điều thiết yếu để tạo dựng hình ảnh thương hiệu cho bản thân bạn và duy trì vị trí của bạn trên thị trường.
Phần mềm bộ phận trợ giúp trực tuyến là một giải pháp an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Phần mềm này có nhiều tính năng nâng cao và liên quan, phù hợp cho các công ty khởi nghiệp và hệ sinh thái doanh nghiệp nhỏ. Chúng tôi đã liệt kê bốn cách đơn giản mà phần mềm hỗ trợ trực tuyến có thể xây dựng cơ sở vững chắc cho bộ phận hỗ trợ của công ty khởi nghiệp.
Giao tiếp đa kênh
Tiết kiệm thời gian bạn dành cho việc chuyển đổi giữa nhiều kênh như chat trực tiếp, điện thoại, mạng xã hội và biểu mẫu web để xử lý yêu cầu của khách hàng và thực hiện tất cả mọi việc dễ dàng từ một giao diện duy nhất. Khi bạn sử dụng phần mềm bộ phận trợ giúp hiệu quả như Zoho Desk để hỗ trợ khách hàng, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng chủ động hơn và phản hồi nhanh hơn trên nhiều kênh khác nhau mà không cần rời khỏi màn hình yêu cầu. Phần mềm này được sắp xếp hợp lý và dễ theo dõi hơn nhiều so với hộp thư đến lộn xộn hoặc cửa sổ trò chuyện đang mở.
Sắp xếp yêu cầu trực quan
Khi bạn có một nhóm nhỏ tham gia giải quyết hàng loạt yêu cầu của khách hàng, bước đầu tiên là cần xác định nên phản hồi yêu cầu nào trước. Phần mềm bộ phận trợ giúp như Zoho Desk đi kèm với một tính năng gọi là Chế độ làm việc. Bạn có thể nhấp vào một tiêu chí như mức độ khẩn cấp, mức độ ưu tiên, loại khách hàng hoặc trạng thái yêu cầu và các yêu cầu trong Chế độ làm việc sẽ tự động chuyển đến cột thích hợp để nhóm của bạn có thể ưu tiên công việc mà không cần nhấp vào nút làm mới.
Phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm
Thông thường, khi hỗ trợ khách hàng, bạn có thể cần tập hợp nhân viên từ nhiều nhóm khác nhau để hiểu rõ các tình huống đặc biệt nhằm giải quyết vấn đề của khách hàng. Quy trình mất thời gian này có thể trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn sử dụng phần mềm tạo yêu cầu như Zoho Desk để quản lý việc cộng tác giữa các nhóm. Với tùy chọn gắn thẻ, @đề_cập và để lại bình luận về yêu cầu, tính năng Bảng tin nhóm trong Zoho Desk cung cấp một nền tảng để giúp nhóm hỗ trợ luôn kết nối với các nhóm khác khi công ty của bạn phát triển.
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
Khi bạn có một nhóm hỗ trợ nhỏ, bạn không thể dành thời gian và công sức của mình cho bất cứ việc gì khác ngoài yêu cầu của khách hàng. Hãy tìm một công cụ bộ phận trợ giúp cung cấp các tính năng hỗ trợ năng suất và tự động hóa để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Sử dụng Zoho Desk, bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động như Macro và Workflow để kích hoạt một bộ hành động được xác định sẵn khi yêu cầu đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập. Bạn có thể gọi một macro theo cách thủ công trong bất kỳ yêu cầu nào và Workflow sẽ được áp dụng tự động. Zoho Desk cung cấp các mẫu phản hồi, cảnh báo xung đột nhân viên và nhiều tính năng khác để giúp nhân viên tập trung hoàn toàn vào yêu cầu.
Điều gì giúp Zoho Desk trở thành phần mềm bộ phận trợ giúp phù hợp nhất cho các công ty khởi nghiệp?
Bạn cần một hệ thống bộ phận trợ giúp trang bị cho bạn các tùy chọn sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu và tự động hóa các nhiệm vụ thường nhật, đồng thời giúp bạn dễ dàng mở rộng quy mô hơn khi phát triển. Chúng tôi đã tổng hợp một vài trong số rất nhiều tính năng đáng chú ý mà Zoho Desk có sẵn để hỗ trợ các công ty khởi nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ chất lượng cao.
Điện thoại điện toán đám mây
Thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trong trình duyệt của bạn bằng cách tích hợp Zoho Desk với các đối tác điện thoại điện toán đám mây của chúng tôi. Xem ai gọi đến, ghi lại cuộc trò chuyện và liên kết các cuộc gọi với yêu cầu.
Workflow
Hợp lý hóa nỗ lực dịch vụ khách hàng khi doanh nghiệp của bạn tăng quy mô với tính năng Tự động hóa workflow. Xác định quy tắc workflow tự động phân công yêu cầu và nhiệm vụ cho các nhân viên, gửi cảnh báo và cập nhật các trường.
Tự phục vụ và ASAP
Thiết lập Kho kiến thức của bạn bao gồm các câu hỏi thường gặp, bài viết "Hướng dẫn thực hiện" và nhiều hơn nữa. Nhờ đó, khách hàng sẽ tự tìm thấy câu trả lời và nhóm của bạn có thể tập trung vào những yêu cầu thực sự cần họ chú ý.
-
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
Hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng bằng cách quan tâm đến khách hàng bất cứ khi nào bạn tiếp xúc với họ. Theo dõi điểm số hài lòng của khách hàng trong mỗi lần tương tác bằng cách sử dụng Zoho Desk.
Báo cáo và Bảng chỉ số
Theo dõi các chỉ số chính để xác định thông tin chi tiết hữu ích cho doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng Báo cáo. Theo dõi xu hướng và trực quan hóa số liệu thống kê về Yêu cầu, Khách hàng, Địa chỉ liên hệ, Sản phẩm và Bài viết bằng cách sử dụng Bảng chỉ số.
Ứng dụng dành cho thiết bị di động
Nhận cập nhật yêu cầu nhanh bằng ứng dụng di động Zoho Desk cho Android và iOS. Nhân viên có thể ưu tiên yêu cầu và trả lời nhanh chóng bằng cách sử dụng ứng dụng di động Zoho Desk. Nhà quản lý có thể nhận được tất cả thông tin chi tiết mà họ cần và kiểm soát mọi diễn biến bằng cách sử dụng ứng dụng Radar.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, yêu cầu hỗ trợ khách hàng của bạn cũng tăng theo.
Để đảm bảo quá trình chuyển đổi trơn tru khi nhóm hỗ trợ nhỏ của bạn phát triển thành bộ phận hỗ trợ lớn hơn, hãy cân nhắc các tiêu chí sau trước khi bạn chọn ứng dụng bộ phận trợ giúp:
Linh hoạt
Khi bạn bắt đầu sử dụng nhiều ứng dụng khác nhau để thực hiện các hoạt động kinh doanh khác nhau, bạn cần phần mềm hỗ trợ dành cho bộ phận trợ giúp tương thích với các công cụ khác. Zoho Desk cung cấp các tích hợp và tiện ích bổ sung để dữ liệu của bạn ít bị phân mảnh hơn.
Khả năng mở rộng
Các yêu cầu kinh doanh và trường hợp sử dụng của bạn sẽ thay đổi khi bạn phát triển. Phần mềm bộ phận trợ giúp của bạn phải thích ứng với những thách thức mới mà bạn có thể đối mặt. Zoho Desk cung cấp nhiều khả năng tùy chỉnh để hoạt động hiệu quả theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Từ các chức năng tùy chỉnh cho đến API, khả năng mở rộng các chức năng của bộ phận trợ giúp với Zoho Desk là vô tận.
Khả năng điều chỉnh
Khi cơ sở khách hàng của bạn mở rộng, bạn có thể mở rộng quy mô hỗ trợ bằng cách thêm nhiều tính năng hơn vào phần mềm bộ phận trợ giúp của mình. Các kênh bổ sung, tính năng tự động hóa nâng cao, báo cáo theo lịch trình và nhiều hơn nữa có sẵn thông qua các phiên bản có mức giá phổ thông của Zoho Desk phù hợp với ngân sách của bạn.
Khách hàng yêu thích chúng tôi
- Sears
- Daimler
- Intel
- Essilor
- AONhewitt
“Chúng tôi đã thấy được sự gia tăng trong hoạt động trả lời yêu cầu hỗ trợ và tốc độ tiếp nhận trong nội bộ cao hơn so với Salesforce"
Joshua SmithGiám đốc CNTT, Wencor Group."Rất dễ sử dụng. Yêu cầu dữ liệu tối thiểu để mở yêu cầu. Cấu hình quản lý rất linh hoạt. Báo cáo dữ liệu đẹp - thông tin rất toàn diện. Thích tính năng về mức độ hài lòng."
Mario Pires, GeostarSpringwater Capital Group“Zoho Desk đơn giản để triển khai và dễ tích hợp với các dịch vụ hiện có. Dễ dàng tùy chỉnh các báo cáo và giao diện. Ứng dụng tích hợp hoàn hảo vào email và asterix và cũng xử lý việc tạo yêu cầu rất tốt. "
Steve MigoyeTrưởng bộ phận ICT
