ตัวเลือกเอกสารแนบสำหรับการส่งอีเมล

เอกสารแนบในอีเมล

ขนาดเอกสารแนบสูงสุด

Zoho Mail มีตัวเลือกหลากหลายให้คุณเลือกเพิ่มเอกสารแนบไปยังอีเมล ขนาดสูงสุดของเอกสารแนบจะขึ้นอยู่กับแผนการสมัครใช้งานของผู้ใช้ในองค์กร สำหรับผู้ใช้รายบุคคล ขนาดอีเมลสูงสุดรวมเอกสารแนบทั้งหมดคือ 20MB อย่างไรก็ตาม ในกรณีของผู้ใช้องค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มข้อจำกัดเพิ่มเติมให้กับขนาดอีเมลได้ด้วยนโยบายจดหมาย

โดยทั่วไปแล้ว เมื่อคุณเพิ่มเอกสารแนบไปยังอีเมล ไฟล์จะได้รับการเข้ารหัส MIME ตามมาตรฐาน RFC เพื่อให้ผู้รับสามารถอ่านได้ ไม่ว่าจะเป็นผู้ให้บริการรายใด 

ลากและวางเอกสารแนบ

ลากและวางจากเดสก์ท็อป

  1. เปิดตัวแก้ไขเพื่อร่างอีเมล 
  2. เลือกเอกสารแนบจากเดสก์ท็อปของคุณ
  3. ลากเข้าไปในหน้าต่างการเขียน
  4. พื้นที่วางที่มีข้อความ ‘วางไฟล์ที่นี่' จะปรากฏขึ้น
  5. วางไฟล์ที่ลากมาลงภายในกล่อง
  6. ไฟล์จะถูกเพิ่มเป็นเอกสารแนบในอีเมล 

*ฟีเจอร์ลากและวางและฟีเจอร์แนบหลายไฟล์นั้นสามารถใช้ได้ในเบราว์เซอร์ Firefox 3.6 ขึ้นไปและ Chrome 6.0 ขึ้นไปเท่านั้น

ลากและวางจากกล่องเมล

เมื่อใช้ตัวเลือกลากและวาง คุณสามารถแนบอีเมลในกล่องจดหมายไปกับอีเมลใหม่ที่คุณกำลังเขียนในฐานะเอกสารแนบได้

  1. เปิดเขียนข้อความเพื่อร่างอีเมลใหม่
  2. จากการแสดงตัวอย่างอีเมลที่เกี่ยวข้อง ให้เลือกเอกสารแนบที่คุณต้องการแนบไปกับอีเมลใหม่
  3. ลากไปไว้ในแท็บเขียนข้อความ
  4. วางลงบนพื้นที่ที่ปรากฏข้อความว่าวางไฟล์ที่นี่ .
  5. เอกสารแนบที่วางไว้จะถูกเพิ่มเป็นเอกสารแนบให้กับอีเมลใหม่

นอกจากนี้คุณยังสามารถทำเช่นเดียวกันกับเอกสารแนบในสตรีมโพสต์ บันทึกย่อ และงานได้ด้วยการทำตามขั้นตอนเดียวกัน 

การแนบอีเมล

คุณสามารถแนบอีเมลในกล่องจดหมายของคุณเป็นไฟล์ EML ให้กับอีเมลขาออกโดยใช้ตัวเลือกลากและวางได้ เมื่อคุณเปิดหน้าต่างเขียนข้อความแบบอินไลน์หรือแท็บใหม่สำหรับเขียนข้อความไว้ คุณสามารถลากจดหมายที่ต้องการและวางลงในพื้นที่เขียนข้อความได้เพื่อแนบจดหมายเป็นแฟ้ม EML โดยอัตโนมัติ

คุณสามารถแนบอีเมลขณะเขียนข้อความตอบกลับแบบอินไลน์หรือในแท็บใหม่ได้โดยทำตามขั้นตอนเดิม สามารถแนบอีเมลหลายฉบับในคราวเดียว ด้วยการเลือกอีเมลโดยใช้กล่องทำเครื่องหมายและการลากและวาง

หรือคุณสามารถใช้ตัวเลือก “ส่งต่ออีเมลหลายฉบับ” เพื่อแนบอีเมลเป็นไฟล์ EML ขณะเขียนอีเมลใหม่ ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมายที่อยู่ถัดจากอีเมลที่ต้องการต้องแนบ เลือกตัวเลือก “ส่งต่ออีเมลหลายฉบับ”จากตัวเลือกเพิ่มเติม อีเมลที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นเอกสารแนบในแท็บเขียนข้อความ

แนบไฟล์โดยใช้ไอคอนเอกสารแนบ

ไอคอนเอกสารแนบช่วยให้คุณสามารถแนบไฟล์จากเดสก์ทอปไปยังอีเมลของคุณได้ คุณยังสามารถแนบอีเมลจาก Zoho Docs หรือบริการจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์อื่นๆ ได้โดยการเลือกผู้ให้บริการและไฟล์ตามลำดับ  Zoho Mail เป็นอีเมลระบบคลาวด์ที่สนับสนุนบริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์อื่นๆ เช่น Zoho Docs, DropBox, Google Drive, One Drive, Box และ Evernote 

  1. เปิดตัวแก้ไขเพื่อร่างอีเมล 
  2. คลิกไอคอน ‘เอกสารแนบ’ เพื่อเลือกไฟล์จากเดสก์ท็อปหรือบริการคลาวด์อื่นๆ

แนบไฟล์จากระบบ

  1. แท็บเดสก์ท็อปของหน้าต่างเอกสารแนบจะเรียกเปิดหน้าต่างค้นหาไฟล์ของระบบ
  2. เลือกไฟล์ที่ต้องการแล้ว คลิกเปิดเพื่อเพิ่มไฟล์ลงในเอกสารแนบ คุณยังสามารถลากและวางไฟล์ที่ต้องการลงในหน้าต่างเอกสารแนบจากหน้าต่างค้นหาไฟล์ได้ด้วย
  3. คุณสามารถเลือกไฟล์หลายไฟล์ได้โดยใช้ปุ่ม Ctrl/Shift โดยขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากเบราว์เซอร์ของคุณ
  4. คลิก ‘แนบ' เพื่อเพิ่มไฟล์ที่เลือกเป็นเอกสารแนบในอีเมล

แนบไฟล์จากเอกสารแนบของฉัน

  1. ส่วน ‘เอกสารแนบของฉัน’ มีไฟล์ที่คุณได้ส่ง/ได้รับในฐานะเอกสารแนบใน Zoho Mail รวบรวมไว้ (เปลี่ยน)
  2. Zoho Mail ให้คุณสามารถเรียกดูเอกสารแนบที่มีอยู่ได้โดยใช้ส่วน ‘เอกสารแนบของฉัน’
  3. เลือกเอกสารแนบที่คุณต้องการเพิ่มไปยังอีเมลและคลิก ‘แนบ’
  4. คุณสามารถค้นหาเอกสารแนบที่ต้องการได้โดยใช้ตัวเลือกตัวกรองที่มุมบนขวา

แนบไฟล์จาก Zoho Docs

Zoho Docs เป็นส่วนหนึ่งของชุดแอปพลิเคชัน Zoho และจัดเก็บไฟล์ของคุณในระบบคลาวด์ คุณสามารถแทรกเอกสารแนบที่จัดเก็บไว้ในบัญชี Zoho Docs ของคุณได้โดยตรงในขณะที่เขียนอีเมล

แทรกเป็นเอกสารแนบ

  1. คลิกที่แท็บ ‘Zoho Docs’ ในหน้าต่างแนบจากคลาวด์
  2. ไฟล์ต่างๆ จะได้รับการจัดประเภทเป็นเอกสาร การนำเสนอ สเปรดชีตและอื่นๆ
  3. คุณยังสามารถแนบไฟล์ที่ได้รับการแบ่งปันให้แก่คุณผ่าน Zoho Docs ได้ด้วย 
  4. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแนบไปกับอีเมลแล้วคลิกแนบ
  5. ไฟล์ที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นเอกสารแนบในอีเมลของคุณ 
  6. ถ้าขนาดของเอกสารแนบรวมกันแล้วเกินขีดจำกัดที่อนุญาต คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด 

แทรกเป็นลิงก์เอกสาร

แทนที่จะแทรกเอกสารแนบ ทั้งหมดคุณสามารถเลือกที่จะแทรกเฉพาะลิงก์ไปยังเอกสารแนบนั้น และตั้งค่าสิทธิ์การแชร์ตามต้องการได้ 

  1. คลิกที่แท็บ 'Zoho Docs'
  2. ในมุมล่างขวาของหน้าต่าง ให้ตั้งค่าตัวเลือกในแท็บ ‘แทรกเป็น’ ให้เป็น ‘ลิงก์เอกสาร'
  3. เลือกไฟล์ที่มีลิงก์ที่คุณต้องการส่ง 
  4. หลังจากเลือกไฟล์ที่ต้องการแล้ว ให้คลิก ‘แทรก’
  5. ลิงก์ไปยังไฟล์เหล่านี้จะถูกแทรกลงในหน้าต่างการเขียนของคุณ
  6. คลิกปุ่ม ‘ส่ง’
  7. หน้าต่าง ‘แชร์ไฟล์’ จะปรากฏขึ้นมา
  8. ในหน้าต่างนี้ ให้ตั้งค่าการกำหนดลักษณะการแชร์ที่คุณต้องการกำหนดให้กับเอกสาร
  9. สามารถเลือกตัวเลือกต่อไปนี้ได้ในการแชร์ :
    • ผู้รับอีเมลนี้ - สมาชิกที่ได้รับอีเมลของคุณและมีบัญชี Zoho สามารถเข้าถึงเอกสารได้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์อ่านอย่างเดียวหรือสิทธิ์อ่าน/เขียนได้
    • ทุกคนในเชื่อมต่อกับฉัน - สมาชิกภายในองค์กรของคุณที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงเอกสารได้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์อ่านอย่างเดียวหรือสิทธิ์อ่าน/เขียนได้
    • ทุกคนบนอินเทอร์เน็ต - ไม่ว่าใครก็ตามที่สามารถเข้าถึงลิงก์ได้ จะสามารถดูเอกสารได้ ในกรณีนี้ ผู้รับจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้
  10. ในกรณีที่คุณต้องการให้เอกสารคงอยู่ในช่วงเวลาหนึ่ง ให้ทำเครื่องหมายที่กล่องกาเครื่องหมาย ‘ตั้งวันที่หมดอายุ และตั้งค่าวันที่ที่ต้องการ
  11. คลิกที่ ‘แชร์และส่ง’ เพื่อแชร์ลิงก์เอกสารแนบผ่านอีเมล

หมายเหตุ:

คุณสามารถแชร์ได้เฉพาะเอกสารที่คุณเป็นเจ้าของหรือเป็นเจ้าของร่วมในฐานะลิงก์เอกสารเท่านั้น

แนบไฟล์จากบริการพื้นที่จัดเก็บระบบคลาวด์:

คุณสามารถเลือกเอกสารแนบจาก Dropbox, Google Drive, One Drive, Box และแม้แต่ Evernote นอกจากไฟล์บนเดสก์ท็อปและไฟล์ใน Zoho Docs ได้ 

  1. ใน ‘แนบจากคลาวด์’ ให้เลือกบริการพื้นที่จัดเก็บระบบคลาวด์ซึ่งมีไฟล์ที่ต้องการแนบ บริการพื้นที่จัดเก็บระบบคลาวด์ที่รองรับในขณะนี้คือ
    1. Google Drive
    2. DropBox
    3. OneDrive
    4. Box
    5. Evernote
  2. หากคุณใช้งานเป็นครั้งแรก คุณจำเป็นต้อง ‘ตรวจสอบสิทธิ์’ และอนุญาตให้ Zoho Mail เรียกดูและแนบไฟล์จากบริการที่คุณเลือกเสียก่อน
  3. เมื่อตรวจสอบความถูกต้องสำเร็จแล้ว คุณสามารถเลือกไฟล์ที่อยู่ในที่พื้นจัดเก็บระบบคลาวด์ได้   
  4. คุณสามารถเลือกไฟล์ได้หลายไฟล์และคลิกแนบเพื่อแนบไฟล์ที่เลือกไปกับอีเมลของคุณ 

นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกเอกสารแนบในอีเมลขาเข้าของคุณไปยังบัญชีพื้นที่จัดเก็บระบบคลาวด์ได้โดยตรง โปรดดูที่หน้าความช่วยเหลือการบันทึก/ดูเอกสารแนบสำหรับรายละเอียด

ใส่คำอธิบายประกอบไฟล์จากเดสก์ท็อป

การใส่คำอธิบายประกอบไฟล์

หลังจากเลือกแฟ้มที่ต้องการแล้ว คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบ (เน้นข้อความ เพิ่มข้อความ ใส่สี ทำเครื่องหมาย) ที่ส่วนสำคัญของรูปได้

  1. หลังจากแนบไฟล์ ไฟล์ที่เลือกจะปรากฏบนหน้าจอ
  2. คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบให้กับไฟล์ที่เลือกได้โดยการคลิกที่ตัวเลือก ‘ใส่คำอธิบายประกอบ’ ด้านล่างไฟล์ที่ต้องการ
  3. ในส่วน ‘ใส่คำอธิบายประกอบ’ คุณสามารถเน้นข้อความส่วนต่างๆของไฟล์ เพิ่มข้อความ และอื่นๆ ได้โดยตรงโดยใช้กล่องเครื่องมือทางด้านซ้ายของรูปภาพ
  4. คลิก ‘เสร็จสิ้น’ หลังจากเพิ่มคำอธิบายประกอบที่ต้องการแล้ว

การดำเนินการกับเอกสารแนบ 

เมื่อคุณแนบเอกสารทั้งหมด แล้วเอกสารแนบจะแสดงอยู่ที่ด้านล่างของอีเมลที่คุณกำลังเขียน คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเอกสารแนบหรือใส่คำอธิบายประกอบรูปภาพที่แนบมาได้ แม้หลังจากที่แนบรูปภาพแล้ว 

หมายเหตุ:

  • หากขนาดของเมลเกินขนาดที่กำหนดไว้ตามนโยบาย การแจ้งเตือนจะปรากฏขึ้นและข้อความจะไม่ถูกส่ง

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com