การดูแลระบบอีเมล

การดูแลระบบอีเมล

นามแฝงอีเมล

เมื่อผู้ใช้มีที่อยู่อีเมลหลายที่อยู่สำหรับบัญชีเดียวกัน สามารถตั้งค่าที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมเป็นนามแฝงอีเมลไปยังบัญชีได้

นามแฝงอีเมลจะมีประโยชน์โดยเฉพาะสำหรับการจัดการหลายโดเมน เมื่อองค์กรมีหลายโดเมน เช่น yourdomain.com และ yourdomain.org การระบุที่อยู่อีเมลหลายที่อยู่จะกลายเป็นเรื่องง่ายโดยการเพิ่มนามแฝงไปยังบัญชี

ตัวอย่างเช่น: patricia@zillum.org, pboyle@zillum.org, patricia@zillum.com อาจเป็นที่อยู่อีเมลทั้งหมดที่บุคคลเดียวกันใช้ภายใต้บัญชีเดียวกัน นามแฝงอีเมลจะคล้ายกับที่อยู่อีเมลของบัญชีพื้นฐาน ยกเว้นตรงที่ผู้ดูแลระบบสามารถลบนามแฝงอีเมลออกและสร้างขึ้นใหม่ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนการเพิ่มนามแฝงใหม่:

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. ไปที่ส่วน รายละเอียดผู้ใช้
  3. คลิกผู้ใช้ที่คุณต้องการเพิ่มนามแฝง
  4. ไปที่ส่วน บัญชีอีเมล และคลิก เพิ่มนามแฝงใหม่
  5. ระบุนามแฝงที่คุณต้องการเพิ่มและเลือกโดเมนจากดรอปดาวน์ หากคุณมีหลายโดเมน
  6. คลิก บันทึก เพื่ออัปเดตนามแฝงอีเมลสำหรับบัญชี

การเปลี่ยนแปลงที่อยู่อีเมลเริ่มต้น (ที่อยู่กล่องจดหมาย)

เมื่อผู้ดูแลระบบสร้างบัญชีผู้ใช้และสร้างที่อยู่อีเมลสำหรับผู้ใช้ ที่อยู่อีเมลดังกล่าวจะถูกตั้งค่าเป็นที่อยู่อีเมลเริ่มต้นหรือที่อยู่กล่องจดหมายเริ่มต้นสำหรับบัญชีดังกล่าว ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดหรือความสับสนระหว่างการสร้างบัญชี จะสามารถเปลี่ยนที่อยู่อีเมลเริ่มต้นของบัญชีได้

เมื่อต้องการเปลี่ยนที่อยู่กล่องจดหมายเริ่มต้น ก่อนอื่นผู้ดูแลระบบควรสร้างนามแฝงอีเมลด้วยที่อยู่อีเมลที่ต้องการแล้วจึงตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้น

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. ไปที่ รายละเอียดผู้ใช้ และเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปลี่ยนที่อยู่อีเมลเริ่มต้น
  3. สร้างที่อยู่อีเมลที่ต้องการเป็นนามแฝงอีเมล ในกรณีที่ยังไม่มี
  4. คลิกลิงก์ เปลี่ยน ถัดจากที่อยู่อีเมลเริ่มต้นปัจจุบัน
  5. ในดรอปดาวน์ ให้เลือกนามแฝงอีเมลที่ควรเป็นที่อยู่อีเมลเริ่มต้นของบัญชี
  6. คลิก บันทึก เพื่อตั้งค่านามแฝงที่เลือกเป็นที่อยู่อีเมลเริ่มต้น

ลักษณะการทำงานของนามแฝงอีเมล:

  • เมื่อคุณเพิ่มนามแฝงอีเมล ผู้ใช้จะสามารถส่ง/รับโดยใช้นามแฝงอีเมล 
  • ระบบจะเพิ่มนามแฝงอีเมลเพิ่มเติมในดรอปดาวน์ “จาก” โดยผู้ใช้สามารถเลือกที่อยู่ “จาก” สำหรับอีเมลใดอีเมลหนึ่งได้ 
  • นามแฝงอีเมลสามารถใช้สำหรับผู้ใช้เพียงคนเดียวและไม่สามารถนำมาใช้ซ้ำได้ 
  • เมื่อเพิ่มแล้ว นามแฝงอีเมลสามารถใช้ในการเข้าสู่ระบบบัญชีได้ 
  • นามแฝงอีเมลยังสามารถใช้เพื่อกําหนดค่าไคลเอ็นต์อีเมล 
  • ตัวกรองอีเมล สามารถใช้เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่มาถึงที่นามแฝงอีเมลต่างๆ
    • ใช้ 'ถึง/ Cc' ที่มีเงื่อนไขตัวกรอง
    • ใช้การดำเนินการ ย้ายไปยังโฟลเดอร์/ นำป้ายกำกับไปใช้เพื่อแยกประเภทอีเมล

การส่งต่ออีเมลจากแผงควบคุม (โดยผู้ดูแลระบบ)

เมื่อกำหนดค่าจากแผงควบคุม การส่งต่ออีเมล จะดำเนินการเพื่อวัตถุประสงค์เพื่อการมอบสิทธิ์/ การสำรองข้อมูล เมื่อคุณกําหนดค่าการส่งต่ออีเมลจากบัญชีขององค์กรไปยังบัญชีอื่นในองค์กรเดียวกัน ให้ตั้งค่าใน Zoho Mail ไม่มีขั้นตอนการยืนยันที่จําเป็นสําหรับการดําเนินการเมื่อเริ่มต้นโดยผู้ดูแลระบบจากแผงควบคุม เมื่อมีการเริ่มต้นการส่งต่ออีเมลโดยผู้ใช้หรือที่อยู่อีเมลภายนอก จำเป็นต้องมีขั้นตอนการยืนยันเพื่อเปิดใช้งานการส่งต่ออีเมล

ขั้นตอนการกําหนดค่าการส่งต่ออีเมล:

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. เลือก รายละเอียดผู้ใช้ 
  3. เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการกําหนดค่าการส่งต่ออีเมล
  4. เลือกส่วน บัญชีอีเมล ภายใต้การดูแลระบบเมล
  5. คลิก เพิ่มการส่งต่อเมล เพื่อสร้างการส่งต่อใหม่
  6. ระบุที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการกำหนดค่าการส่งต่ออีเมล 
  7. ระบบจะเปิดใช้งานที่อยู่อีเมลภายในโดยอัตโนมัติ และบัญชีภายนอกจำเป็นต้องมีการยืนยัน 
  8. เมื่อเปิดใช้งาน อีเมลขาเข้าทั้งหมดจะถูกส่งต่อไปยังที่อยู่อีเมลที่ระบุ 

ในกรณีที่คุณต้องการส่งต่ออีเมลขาออกด้วย ​โปรดดูส่วน การส่งต่อขาออกจากนโยบายเมล ผู้ใช้จะสามารถดูการส่งต่อที่กำหนดค่าได้ คุณจําเป็นต้องกําหนดค่าการจํากัดการเข้าถึงในนโยบายเมลเพื่อซ่อนส่วน การส่งต่ออีเมล จากผู้ใช้เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ด้วยตนเอง 

การตอบกลับช่วงวันหยุด/ การตอบกลับอัตโนมัติ

ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าการตอบกลับช่วงวันหยุดหรือการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับบัญชีผู้ใช้ การดำเนินการนี้ ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติให้กับบางบัญชีที่จะยุติการใช้หรือมีเหตุผลอื่นๆ ซึ่งจำเป็นตอบกลับไปยังผู้ส่งโดยอัตโนมัติ 

ขั้นตอนการกําหนดค่าการตอบกลับช่วงวันหยุด:

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. เลือก รายละเอียดผู้ใช้ 
  3. เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าและเลือกการตั้งค่าเมล 
  4. คลิก เพิ่มการตอบกลับช่วงวันหยุด เพื่อสร้างการตอบกลับช่วงวันหยุดสำหรับผู้ใช้ 
  5. เลือกวันที่ที่คุณต้องการตั้งค่าการตอบกลับช่วงวันหยุดนี้ 
  6. เลือกช่วงเวลาที่คุณต้องการตั้งค่าสําหรับการตอบกลับช่วงวันหยุด 
  7. ระบุข้อความที่คุณต้องการเพิ่มเป็นการตอบกลับช่วงวันหยุดสําหรับผู้ใช้ 
  8. บันทึกการเปลี่ยนแปลง 

เมื่อมีการตั้งค่าการตอบกลับช่วงวันหยุดแล้ว การตอบกลับอัตโนมัติจะถูกทริกเกอร์สำหรับอีเมลที่ส่งไปยังบัญชีตามช่วงเวลาการส่งที่ตั้งค่าไว้ 

เปิดใช้งาน/ ปิดใช้งานบริการอีเมล

ผู้ดูแลระบบสามารถเปิดใช้งาน/ปิดใช้งานบริการอีเมลต่างๆ สําหรับบัญชีผู้ใช้ได้ ไปที่ส่วน บัญชีผู้ใช้ ในแผงควบคุม เลือกผู้ใช้จากรายการเพื่อเปิดหน้าบัญชีอีเมลที่เกี่ยวข้อง 

ต่อไปนี้คือบริการที่สามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานสําหรับบัญชีผู้ใช้ใดๆ ก็ได้ 

  • POP
  • IMAP
  • Active sync 
  • อีเมลขาเข้า
  • อีเมลขาออก
  • การประมวลผลสแปม 

จาก ‘รายละเอียดผู้ใช้’ ให้เลือกบัญชีและไปยังส่วนบัญชีอีเมล คุณสามารถคลิกไอคอน ‘สีเขียว’ สำหรับบริการใดๆ เพื่อปิดใช้งานบริการ บริการจะแสดงเป็นสีแดง การคลิกที่ไอคอนอีกครั้งจะเป็นการเปิดใช้งานบริการ

ลายเซ็นเฉพาะผู้ใช้

ผู้ดูแลระบบสามารถกําหนดค่าลายเซ็นเฉพาะผู้ใช้สำหรับบัญชีทั้งหมดในองค์กร

  1. เข้าสู่ระบบ แผงควบคุม Zoho Mail
  2. เลือก บัญชีอีเมล จากบานหน้าต่างด้านซ้าย
  3. เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการกําหนดค่าลายเซ็น
  4. คลิก เพิ่มลายเซ็นผู้ใช้ ในส่วนลายเซ็นผู้ใช้เพื่อสร้างลายเซ็นสําหรับผู้ใช้ 
  5. ป้อนชื่อลายเซ็นและเนื้อหาของลายเซ็น เลือกที่อยู่อีเมลที่ต้องการจากรายการเพื่อเชื่อมโยงลายเซ็นที่สร้างกับที่อยู่อีเมล
  6. บันทึกการเปลี่ยนแปลง 

ลายเซ็นจะถูกกําหนดค่าสําหรับผู้ใช้ที่เลือก คุณสามารถเลือกตำแหน่งของลายเซ็นโดยใช้ช่องทำเครื่องหมายใต้ชื่อลายเซ็น

หมายเหตุ:

ผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขหรือเชื่อมโยงลายเซ็นที่สร้างโดยผู้ดูแลระบบ

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com