Criar usuários e contas de e-mail

Criar usuários e contas de e-mail

Uma vez verificado o seu domínio, você pode configurar as contas de e-mail do usuário, clicando em ‘Adicionar usuários’ ou ‘Importar usuários’, no Painel de controle. Você pode escolher entre adicionar usuários um a um, pelo endereço de e-mail, ou usar o recurso de upload em lote para importar até 200 usuários por vez, com um arquivo .csv.

Os usuários avançados e grandes organizações podem entrar em contato com support@zohomail.com para obter ajuda com o ‘Assistente de importação do Active Directory’, a fim de criar uma base de usuários de seu active directory. 

Ativar hospedagem de e-mail para o domínio

Depois de verificado o seu domínio com os métodos CNAME/ TXT ou HTML, a hospedagem de e-mail para o domínio será ativada automaticamente. Você pode ativar ou desativar a hospedagem de e-mail para um domínio clicando no ícone E-mail para o domínio, na página Domínios. 

Se a hospedagem de e-mail para um domínio estiver ativada, uma conta só será criada para o usuário quando você o adicionar. Se a hospedagem de e-mail estiver desabilitada, o usuário será criado sem uma conta de e-mail do domínio. 

Ao desativar a hospedagem de e-mail de um domínio, todos os aliases do domínio serão excluídos.  

Adicionar dados do usuário

  1. Efetue login no Painel de controle(https://mailadmin.zoho.com/) como Admin ou Super Admin.
  2. Clique em Painel de controle e selecione Detalhes do usuário.
  3. Clique em Adicionar usuário, na parte superior da página.
  4. Insira o nome sobrenome e endereço de e-mail do usuário na caixa de texto correspondente, e selecione um domínio no menu suspenso. O endereço de e-mail será automaticamente preenchido com base nas preferências definidas em Formato de e-mail preferencial. Você também pode editar o campo ID de e-mail.
  5. Forneça uma senha para o usuário. A senha deve ter um mínimo de 8 caracteres, com um caractere numérico e um caractere especial. Certifique-se de que o usuário receba a senha, pois ela será necessária para o login na conta.
      
  6. Clique em Criar aliases de e-mail , para outra opção nos domínios, se quiser criar aliases para o usuário nos domínios configurados na sua conta de organização. Selecione no pop-up os domínios para os quais deseja criar aliases, e clique em Ok.
  7. Clique na caixa de seleção 'Forçar troca de senha no primeiro login', se quiser que a senha que você definiu seja alterada pelo usuário no primeiro login.
  8. Clique em Ok, e o usuário será criado.

Nota:

Não é possível usar endereços de e-mail como abuse@nomedodomínio.com e postmaster@nomedodomínio.com, como contas individuais ou aliases para contas individuais. Esses endereços de e-mail serão usados para relatar incidentes de spam. No entanto, você pode criar grupos denominados abuse e postmaster, e adicionar a si mesmo como membro do grupo. Saiba mais.

Convidar um usuário por meio de outro e-mail existente

Você pode convidar usuários para ingressar na sua conta da organização digitando um endereço de e-mail aqui. Um convite será enviado para esse endereço e, ao aceitar o convite, o usuário será adicionado à sua conta da organização. Você também pode convidar usuários cujos endereços de e-mail estejam em outro provedor de e-mail e não no Zoho. 

Se um usuário já tem uma conta empresarial no Zoho, eles não poderão entrar em sua organização. Nesse caso, o usuário precisará remover a organização existente de sua conta.

Quando um usuário se tornar parte da sua organização, todos os dados na conta de e-mail dele serão tratados como dados da organização. Se uma conta de usuário for removida ou excluída de sua organização, todos os dados associados com aquela conta serão excluídos permanentemente e não poderão ser recuperados.

Convidar usuários evitará a perda de dados, caso o usuário já tenha outros aplicativos Zoho, como CRM, Recruit etc. vinculados à conta dele.

Nota:

Assim que você cria um usuário, ele já pode fazer login na conta e enviar e-mails imediatamente. No entanto, ele não receberá e-mails até que as entradas MX do domínio estejam apontando para os servidores do Zoho Mail. Os registros MX do domínio podem ser verificados no site www.mxtoolbox.com, uma ferramenta de terceiros usada para verificar registros de DNS de domínios.

Importar usuários de um arquivo .csv

Para configurar usuários no Zoho Mail com a importação de um arquivo .csv. 

  1. Efetue login no Painel de controle (https://mailadmin.zoho.com/) como Admin ou Super Admin.
  2. Clique em Painel de controle e selecione Detalhes do usuário.
  3. Selecione a opção Importar de CSV.
  4. Faça o download do arquivo CSV de amostra, no painel do lado direito. 
  5. No arquivo CSV de amostra, digite primeiro nome e sobrenome dos usuários nas respectivas colunas, ‘nome de usuário’ na coluna Nome, e a ‘Senha’ na coluna apropriada.
  6. As outras colunas são opcionais, e você pode fornecer os valores conforme seus requisitos. Depois de inserir todos os dados apropriados, salve o arquivo no formato .csv. 
  7. Clique em Escolher arquivo, para selecionar o arquivo a ser importado.
  8. Selecione o domínio primário, no qual as contas serão criadas.
  9. Clique na caixa de seleção 'Forçar troca de senha no primeiro login', se quiser que a senha que você definiu seja alterada pelos usuários no primeiro login.
  10. Se você tiver vários domínios e quiser definir aliases, clique em Mais, para ver e selecionar os domínios adicionais de sua organização. 

Convidar vários usuários por meio de seus outros endereços de e-mail existentes:

Você pode convidar vários usuários para criar uma conta de e-mail no Zoho Mail, importando um arquivo .txt. Esse arquivo deve conter os endereços de e-mail dos usuários que você está convidando para a organização. Insira os endereços de e-mail separados por vírgulas.

Por exemplo, se você quiser convidar dois usuários, paula@zoho.com e justinc@zoho.com, insira esses valores no arquivo deste modo: paula@zoho.com, justinc@zoho.com.

Clique em Escolher arquivo na opção de convidar usuário com arquivo CSV, e selecione esse arquivo de texto. Em seguida, clique emOk. 

Se um usuário já tem uma conta empresarial no Zoho, eles não poderão entrar em sua organização. Nesse caso, o usuário precisará remover a organização existente de sua conta.

Quando um usuário se tornar parte da sua organização, todos os dados na conta de e-mail dele serão tratados como dados da organização. Se uma conta de usuário for removida ou excluída de sua organização, todos os dados associados com aquela conta serão excluídos permanentemente e não poderão ser recuperados.

Convidar usuários evitará a perda de dados, caso o usuário já tenha outros aplicativos Zoho, como CRM, Recruit etc. vinculados à conta dele.

Importar usuários do CRM

Se a sua organização tem uma conta de CRM ou se você é um Administrador do Zoho CRM e quiser configurar a hospedagem de e-mail para todo o domínio, pode associar diretamente os usuários que já estão no Zoho CRM com o Zoho Mail Suite, usando a opção ‘Importar do CRM’. O Super Admin no CRM também deve ser um Super Admin ou Admin no Zoho Mail para utilizar essa opção. A opção ‘Convidar do CRM’ só funciona quando um administrador do CRM faz logon no Zoho Mail e usa a opção ‘Importar do CRM’.

Para importar usuários do CRM:

  1. Efetue login noPainel de controle (https://mailadmin.zoho.com/) como Super Admin do CRM.
  2. Abra o Painel de controle e clique em Detalhes do usuário.
  3. Clique em Importar usuários de CRM.
  4. Os usuários em sua organização de CRM (com os correspondentes endereços de e-mail no domínio) serão adicionados diretamente no Zoho Mail Suite.
  5. Você pode adicionar outros usuários em sua organização usando o arquivo CSV ou a opção Adicionar usuário.

Os usuários do CRM com endereços de e-mail do mesmo domínio só podem ser importados para o Zoho Mail diretamente. Os usuários com endereços em domínios diferentes têm de ser convidados para a organização. 

Se o usuário de CRM a ser importado já está configurado em outra organização, ocorrerá um erro. O usuário deve fazer login na conta dele e excluir aquela organização, para poder ingressar na sua. Só então o usuário poderá participar da sua organização. Instruções detalhadas para excluir uma organização podem ser encontradas nesta página de ajuda. Esses usuários não devem fechar sua conta, pois isso pode levar à perda de dados.

Importar usuários de outros serviços

Se a sua organização utiliza outros serviços Zoho, os usuários que foram adicionados nesses serviços podem ser importados diretamente para o Zoho Mail. Siga estas etapas para importar usuários de outros serviços Zoho para o Zoho Mail.

  1. Faça login no Painel de controle do Zoho Mail.
  2. Vá para a seção Detalhes do usuário.
  3. Escolha a opção Importar usuário opção, e selecione De outros serviços, na lista suspensa.
  4. Serão listados os usuários que possuem contas em outros serviços Zoho, mas não têm uma conta no Zoho Mail. 
  5. Localize os usuários que você deseja importar para o Zoho Mail, e clique na opção Importar para o Mail para cada usuário.
  6. Insira o endereço de e-mail a ser criado para essa conta, e selecione o nome do domínio na lista suspensa (caso haja vários domínios).
  7. Clique em Importar este usuário para o Mail.
  8. Os usuários selecionados serão adicionados à conta da organização no Zoho Mail.

Provisionamento de usuários do Active Directory

O Zoho Mail fornece ferramentas para descobrir e criar usuários e contas de e-mail correspondentes no Zoho Mail, automaticamente.

  1. Instale em seu sistema o Assistente Zoho Mail de provisionamento de usuários do Active Directory .
  2. Ao executar o Assistente, você precisará fornecer credenciais de Super Admin.
  3. Você terá de informar o servidor em que o Active Directory está instalado.
  4. Você deve ter os detalhes da consulta LDAP a ser usada para listar os usuários da organização.
  5. Será necessário mapear os atributos do Active Directory com os campos fornecidos para os usuários do Zoho Mail.
  6. Com base na consulta LDAP e na seleção de atributos, os resultados serão exibidos.
  7. Depois de validar os resultados dos dados do usuário da organização, clique em 'Concluir' para provisionar os usuários no Zoho Mail.

Você pode solicitar a ferramenta LDAP para provisionamento de usuários, enviando um e-mail para support@zohomail.com com os dados de sua organização.

Login do usuário

Depois de ter criado as contas de usuário, envie aos usuários as informações de login e solicite a eles que testem as contas, para ter certeza de que foram configuradas corretamente.

Instruções de login do usuário

  1. Em seu navegador da web, vá para www.zoho.com/mail.
  2. Forneça o nome de usuário (por exemplo, usuario@seudominio.com).
  3. Insira a senha e clique em login.

Agora, você pode acessar a sua conta e seus e-mails. Você pode enviar e-mails imediatamente, mas, para recebê-los em sua conta, deve configurar a entrega de e-mails.

Listar dados do usuário

Você pode exibir uma lista de todos os usuários criados na sua organização, fazendo login em mailadmin.zoho.com e navegando até a seção Detalhes do usuário. Como alternativa, você também pode acessar o menu Detalhes do usuário usando este link.

Você pode pesquisar por usuários específicos usando a barra de pesquisa no canto superior direito da página Grupos.

Os usuários também podem ser filtrados pela função atribuída a eles, com a opção Filtros, no canto superior direito da página. Além disso, você também pode ver a lista de usuários associados a um domínio em particular, escolhendo o domínio na lista de Filtros.

Opções de listagem de usuários

O Zoho Mail oferece muitas opções na página de listagem de grupos, que facilitam a execução de certas funções nos grupos. Você pode adicionar novos usuários, importar usuários, exportar dados do usuário, aplicar políticas de e-mail, definir localização e excluir usuários.

Exportar usuário(s):

Caso precise exportar dados do usuário, você pode usar a opção Exportar usuário(s), na página de listagem de usuários. Você encontrará três opções no menu de exportação.

  1. Se clicar na opção Exportar usuário, todos os usuários associados à sua organização serão exportados como um arquivo .csv.
  2. Se você selecionar alguns grupos usando a caixa de seleção, e clicar na opção Exportar usuário, encontrará a opção adicional Exportar usuários selecionados. Isso irá exportar apenas os usuários que você selecionou.
  3. Se você filtrar os grupos por domínio e, em seguida, selecionar Exportar usuário, encontrará a opção adicional Exportar todos os usuários filtrados. Isso irá exportar todos os usuários criados para o domínio selecionado.

Criptografia por senha

Os contatos exportados são salvos como arquivo .csv. Durante a exportação, você pode optar por criptografar o arquivo .csv com uma senha, para a segurança de seus dados. Depois de clicar em Exportar, uma janela pop-up Criptografar senha será exibida. Marque a caixa de seleção Criptografar com senha, na janela pop-up, para adicionar uma proteção por senha para seu arquivo.

Nota:

O arquivo .csv será exportado como arquivo Zip. Você precisará descompactar o arquivo exportado para acessar o arquivo .csv.

Aplicar política:

Você pode aplicar políticas de e-mail aos usuários da listagem. Ao clicar nessa opção, todas as políticas configuradas serão listadas. Você pode selecionar a política necessária e aplicá-la aos grupos na sua lista. Você também pode adicionar uma nova política, clicando na opção Adicionar nova, na listagem.

Excluir:

Você pode selecionar usuários utilizando a respectiva caixa de seleção, e clicar na opção Excluir, no menu superior.

Alterar IDs de login do e-mail:

Você pode usar qualquer um de seus endereços de e-mail para fazer login em sua conta do Zoho Mail. Isso pode ser configurado na seção Detalhes do usuário. 

  1. Faça login em mailadmin.zoho.com
  2. Vá para Detalhes do usuárioe selecione o usuário em questão.
  3. Clique na guia Alterar IDs de login do e-mail.
  4. Todos os endereços de e-mail que você adicionou como aliases para sua conta serão listados. 
  5. Selecione a opção Editar em cada e-mail.
  6. No painel direito, o endereço de e-mail selecionado será exibido no campo ID de e-mail.
  7. Se desejar tornar essa conta como conta principal, marque a caixa de seleção Principal.
  8. Insira a senha de administrador para fazer essa alteração e, em seguida, clique emOk.

Como alternativa, você também pode alterar o endereço de e-mail de login, inserindo o endereço no painel direito. Insira o endereço aqui e forneça a senha de administrador. Você poderá fazer login com esse endereço somente depois da confirmação. 

Caso o endereço de e-mail inserido não tenha sido confirmado, você só poderá torná-lo primário depois que ele for confirmado.

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Escreva para nós: support@zohomail.com