Wie kan profiteren van terugkerende vergaderingen?
Het plannen van een terugkerende vergadering kan handig zijn voor mensen in elk type organisatie. Hier volgen enkele van de beste gebruiksscenario’s voor terugkerende vergaderingen:
Deel updates regelmatig
Als u regelmatig updates over uw werk deelt, beschikken de teamleden over dezelfde informatie. Maak dagelijks of wekelijks terugkerende vergaderingen zodat uw teamleden alles kunnen bijhouden wat er gebeurt en wat er nog moet gebeuren.
Voeg co-hosts toe
Plan terugkerende vergaderingen met co-hosts om ervoor te zorgen dat uw terugkerende afspraken doorgaan, zelfs wanneer u afwezig moet zijn. Uw online vergaderingen worden naadloos uitgevoerd in aanwezigheid van co-hosts.
Analyseer voortgang
Terugkerende vergaderingen vormen een belangrijk onderdeel van gemeenschappelijke strategieën die projectteams gebruiken om hun doelen te bereiken. Gebruik uw wekelijkse terugkerende vergaderingen om prestaties te analyseren en voortgang te evalueren.
Houd contact met uw team
Fysieke nabijheid is niet langer vereist voor de meeste teams om te functioneren. Houd contact met uw teamleden op afstand via terugkerende vergaderingen, zelfs als u niet op uw werk bent.
Hoe u een terugkerende vergadering plant
- 1.Schakel Terugkerende vergadering in als u een terugkerende vergadering wilt plannen. Hierdoor worden extra herhalingsopties geopend.
- 2.Vink onder Herhalingstype het herhalingspatroon aan, hoe vaak u de vergadering moet herhalen: Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks.
- 3.Geef op hoe de vergadering wordt herhaald, hoeveel keer de vergadering plaatsvindt en wanneer deze eindigt. U kunt de terugkerende vergadering op een bepaalde datum of na een bepaald aantal keer beëindigen.
- 4.Stel op meerdere tijden herinneringen in voordat uw terugkerende belvergadering begint. Op basis van deze instelling worden er e-mails met herinneringen verzonden naar deelnemers.
- 5.Vink Sessiebestanden aan om relevante PPT’s, PDF’s en videobestanden toe te voegen aan de vergadering die u plant.
- 6.Klik op Planning.
Voordelen van het plannen van terugkerende vergaderingen
Slechts één keer aanmaken
Plan uw regelmatige vergadering slechts één keer en zorg ervoor dat deze zo nodig dagelijks, wekelijks of maandelijks wordt herhaald. Geef het aantal keren op dat de vergadering moet worden herhaald of voer een einddatum in waarop u het terugkerende schema wilt beëindigen.
Herhalen op bepaalde dagen
Stel uw vergaderingen zo in dat deze op bepaalde dagen van de week worden herhaald. U kunt bijvoorbeeld terugkerende vergaderingen aanmaken voor elke maandag, of voor alle maandagen en woensdagen enzovoort.
Herinneringen voor vergaderingen
Houd de betrokkenheid voor vergaderingen en het aantal deelnemers hoog met herinneringen voor terugkerende vergaderingen. Verzend geautomatiseerde e-mails met herinneringen naar de deelnemers van de vergadering en plan wanneer u deze wilt laten verzenden.
Medische professionals
Artsen en verpleegkundigen kunnen terugkerende vergaderingen gebruiken om regelmatig op afstand contact op te nemen met hun patiënten. Zij kunnen videovergaderingen gebruiken om hun patiënten te zien en met hen te spreken via Zoho Meeting.
Meer informatieProjectteams
Plan terugkerende vergaderingen die de korte dagelijkse staande besprekingen op kantoor vervangen om op afstand met uw team te communiceren. Help uw teamleden de uitdagingen van de korte termijn te overwinnen en houd hen op het spoor van de projectdoelen.
Meer informatieOnderzoeksstudenten
Onderzoekers op tal van gebieden kunnen terugkerende vergaderingen gebruiken om hun voortgang regelmatig te communiceren met hun mentors en adviseurs. Gebruik videoconferenties, scherm delen en besturing op afstand om samen aan documenten te werken.
Meer informatieZijn terugkerende vergaderingen productief?
De productiviteit van terugkerende vergaderingen kan variëren afhankelijk van hoe ze worden gehouden, het doel hiervan en hoe gericht de vergaderingen zijn op het bereiken van doelstellingen. Regelmatige evaluaties en periodieke aanpassingen van de vergaderingen kunnen de productiviteit in de loop van de tijd verder verhogen.
Vijf tips voor productieve terugkerende vergaderingen
Duidelijke doelstellingen:
Definieer duidelijke doelstellingen voor elke vergadering en deel de agenda van tevoren, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden.
Geschikte frequentie:
Pas de frequentie van terugkerende vergaderingen naar behoefte aan om onnodige vergaderingen voor uw personeel te voorkomen.
Tijdmanagement:
Begin en beëindig vergaderingen op tijd om werkverplichtingen van deelnemers te respecteren, met specifieke tijdperioden voor agendapunten.
Aantrekkelijke omgeving:
Moedig actieve deelname van alle deelnemers van de vergadering aan, zodat zij zich op hun gemak voelen bij het delen van ideeën en het geven van feedback.
Follow-up van actiepunten:
Neem nota van de actiepunten tijdens de vergadering en zorg voor follow-up hiervan in volgende vergaderingen om vooruitgang te boeken.
Veelgestelde vragen
01. Wat is de betekenis van een terugkerende vergadering?
Een terugkerende vergadering is een vooraf geplande en regelmatig geplande online vergadering die meerdere keren of als een eenmalige gebeurtenis plaatsvindt. Gebruik van dezelfde vergadering-ID en voorkeuren voor elke keer dat de vergadering wordt gehouden, maakt de voorbereiding gemakkelijker. Met Zoho Meeting kunt u moeiteloos vergaderingen plannen die meerdere keren worden gehouden, zodat deelnemers consistent en gemakkelijk toegang hebben.
02. Wat zijn de soorten terugkerende vergaderingen?
Er zijn verschillende soorten terugkerende vergaderingen, afhankelijk van het doel en de aard van de bijeenkomst. Enkele van de meest voorkomende terugkerende vergaderingen zijn:
- 1. Wekelijkse statusvergaderingen: regelmatige bijeenkomsten om teamleden op de hoogte te houden van de voortgang van het project en uitdagingen te bespreken.
- 2. Maandelijkse beoordelingsbijeenkomsten: periodieke beoordelingen om de algehele prestaties te beoordelen, problemen aan te pakken, en planningen te maken voor de komende maand.
- 3. Korte besprekingen: dagelijkse staande vergaderingen om binnen korte tijd ten aanzien van ontwikkelingen de lopende taken, uitdagingen en vooruitgang te bespreken.
- 4. Trainingssessies: terugkerende vergadersessies die zijn gericht op het trainen en ontwikkelen van vaardigheden onder de deelnemers.
- 5. Strategiebijeenkomsten: geplande besprekingen die zijn gericht op langetermijnplanning, formulering van doelstellingen en strategische besluitvorming.
03. Hoe worden terugkerende belvergaderingen gepland?
U kunt terugkerende vergaderingen plannen door tijdens het plannen van een online vergadering op het menu Meer opties te klikken en het Herhalingstype te selecteren .
04. Hoe plan ik een terugkerende vergadering in Outlook?
Vul, terwijl u een nieuwe vergadering aanmaakt in Outlook, de gegevens van de vergadering in, vink Herhalen aan en kies het herhalingspatroon dat aan uw behoeften voldoet (dagelijks, wekelijks, maandelijks of op maat). Sla de terugkerende vergadering op door op Opslaan te klikken.
05. Hoe stel ik terugkerende vergaderingen met Microsoft Teams in?
Klik, wanneer u een Teams-vergadering aanmaakt in Microsoft Teams, op het vervolgkeuzemenu van herhalingen dat standaard is ingesteld op ‘Wordt niet herhaald’ en selecteer het gewenste herhalingspatroon.