E-mailbeheer

E-mailbeheer

E-mailaliassen

Wanneer een gebruiker meerdere e-mailadressen voor hetzelfde account heeft, kan het extra e-mailadres worden ingesteld als een e-mailalias voor het account.

E-mailaliassen zijn met name handig voor de verwerking van meerdere domeinen. Wanneer een organisatie meerdere domeinen heeft, bijvoorbeeld uwdomein.com en uwdomein.org, kunt u eenvoudig meerdere e-mailadressen opgeven door aliassen aan de accounts toe te voegen.

Bijvoorbeeld: patricia@zillum.org, pboyle@zillum.org, patricia@zillum.com kunnen allemaal e-mailadressen zijn die worden gebruikt door dezelfde persoon onder hetzelfde account. De e-mailalias is vergelijkbaar met het e-mailadres van het basisaccount. Het enige verschil is dat een e-mailalias eenvoudig door de beheerder kan worden verwijderd en opnieuw kan worden aangemaakt.

Stappen voor het toevoegen van nieuwe aliassen:

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail
  2. Ga naar het gedeelte Gebruikersgegevens.
  3. Klik op de gebruiker voor wie u een alias wilt toevoegen.
  4. Ga naar het gedeelte E-mailaccounts en klik op Nieuwe alias toevoegen
    .
  5. Geef de alias op die u wilt toevoegen, en selecteer het domein in de vervolgkeuzelijst als u meerdere domeinen hebt.
  6. Klik op Opslaan om de e-mailalias voor het account bij te werken.

Het standaard e-mailadres wijzigen (postvakadres)

Wanneer de beheerder een gebruikersaccount en een e-mailadres voor een gebruiker aanmaakt, wordt dit e-mailadres ingesteld als het standaardadres of het standaardpostvakadres voor dat account. Als er bij het aanmaken een fout is gemaakt, kan het standaard e-mailadres voor het account worden gewijzigd.

Om het standaardpostvakadres te wijzigen, moet de beheerder eerst een e-mailalias met het gewenste e-mailadres aanmaken en dit adres vervolgens als standaard instellen.

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Ga naar Gebruikersgegevens en selecteer de gebruiker voor wie u het standaard e-mailadres wilt wijzigen.
  3. Maak het gewenste e-mailadres aan als een e-mailalias als die niet aanwezig is.
  4. Klik naast het huidige standaard e-mailadres op de link Wijzigen.
  5. Selecteer in de vervolgkeuzelijst de e-mailalias die u wilt instellen als het standaard e-mailadres voor het account.
  6. Klik op Opslaan om de gekozen alias in te stellen als het standaard e-mailadres.

Werking van e-mailaliassen:

  • Wanneer u een e-mailalias toevoegt, kan de gebruiker e-mails versturen en ontvangen via de alias. 
  • De extra e-mailaliassen worden toegevoegd aan de vervolgkeuzelijst, waarin de gebruiker het adres Van voor de e-mail kan kiezen. 
  • De e-mailalias kan voor slechts één gebruiker worden gebruikt en kan niet opnieuw worden gebruikt. 
  • Nadat de e-mailalias is toegevoegd, kan deze worden gebruikt voor aanmelding bij het account. 
  • De e-mailalias kan ook worden gebruikt voor het configureren van e-mailclients. 
  • E-mailfilters kunnen worden gebruikt voor het organiseren van de e-mails die binnenkomen op verschillende e-mailaliassen.
    • Aan/Cc bevat filtervoorwaarden
    • Pas de actie Verplaatsen naar map/Label toepassen toe om e-mails te classificeren.

E-mails doorsturen via het configuratiescherm (door de beheerder)

Het doorsturen van e-mails, mits geconfigureerd in het configuratiescherm, wordt gedaan voor delegatie/back-updoeleinden. Wanneer u het doorsturen van e-mails van het ene account naar het andere account binnen dezelfde organisatie configureert in Zoho Mail, is er geen verificatie vereist voor het proces wanneer dit door de beheerder vanuit het configuratiescherm wordt gestart. Wanneer het doorsturen van e-mails wordt gestart door de gebruiker of naar een extern e-mailadres, is er wel een verificatieproces vereist om het e-mailbericht te kunnen doorsturen.

Stappen voor het configureren van het doorsturen van e-mails:

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Selecteer Gebruikersgegevens. 
  3. Selecteer de gebruiker voor wie u wilt het doorsturen van e-mails wilt configureren.
  4. Selecteer het gedeelte E-mailaccounts onder E-mailbeheer.
  5. Klik op Doorsturen van e-mail toevoegen.
  6. Geef het e-mailadres op waarnaar e-mails moeten worden doorgestuurd. 
  7. Een intern e-mailadres wordt direct ingeschakeld. Voor een extern account is bevestiging nodig. 
  8. Eenmaal ingeschakeld worden alle binnenkomende e-mails doorgestuurd naar het opgegeven e-mailadres. 

Raadpleeg Uitgaande e-mails doorsturen in het gedeelte E-mailbeleid als u uitgaande e-mails ook wilt doorsturen. De gebruiker kan de configuratie voor het doorsturen bekijken. U moet toegangsbeperkingen configureren in E-mailbeleid om het gedeelte E-mails doorsturen voor de gebruiker te verbergen om te voorkomen dat gebruikers handmatig wijzigingen kunnen aanbrengen. 

Antwoord bij afwezigheid/Automatisch antwoord

Een antwoord bij afwezigheid of een automatisch antwoord kan door de beheerder worden ingesteld voor gebruikersaccounts. De beheerder kan automatische antwoorden instellen voor bepaalde accounts, bijvoorbeeld voor accounts die zijn beëindigd, om een automatisch antwoord aan de afzender te versturen. 

Stappen voor het configureren van een antwoord bij afwezigheid:

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Selecteer Gebruikersgegevens
  3. Selecteer de gebruiker voor wie u de instellingen wilt wijzigen, en selecteer E-mailaccounts. 
  4. Klik op Antwoord bij afwezigheid toevoegen om een antwoord bij afwezigheid voor de gebruiker toe te voegen. 
  5. Selecteer de datums waarvoor u dit antwoord wilt instellen. 
  6. Selecteer het interval dat u wilt instellen voor het antwoord bij afwezigheid. 
  7. Voer de tekst in als antwoord bij afwezigheid voor de gebruiker. 
  8. Sla de wijzigingen op. 

Als het antwoord bij afwezigheid is ingesteld, worden automatische antwoorden geactiveerd voor de e-mails die bij het account worden afgeleverd op basis van het ingestelde interval. 

E-mailservices in-/uitschakelen

De beheerder kan de verschillende e-mailservices voor een gebruikersaccount in- of uitschakelen. Ga naar het gedeelte E-mailaccounts in het configuratiescherm. Selecteer een gebruiker in de lijst om pagina voor het betreffende e-mailaccount te openen. 

U kunt de volgende services in- of uitschakelen voor een gebruikersaccount: 

  • POP
  • IMAP
  • Active Sync 
  • Inkomende e-mail
  • Uitgaande e-mail
  • Verwerking van ongewenste e-mail 

Selecteer in het gedeelte Gebruikersgegevens het account en ga naar het gedeelte E-mailaccounts. Klik op het groene pictogram bij een service om de service uit te schakelen. De service wordt rood weergegeven. Als u nogmaals op de service klikt, wordt deze weer ingeschakeld.

Gebruikersspecifieke handtekeningen

De beheerder kan gebruikersspecifieke handtekeningen configureren voor alle accounts in de organisatie.

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Selecteer E-mailaccounts in het linkerdeelvenster.
  3. Selecteer de gebruiker voor wie u de handtekening wilt configureren.
  4. Klik op Gebruikershandtekening toevoegen in het gedeelte Gebruikershandtekeningen om een handtekening voor de gebruiker aan te maken. 
  5. Voer de naam en de inhoud van de handtekening in. Selecteer het e-mailadres in de lijst waaraan u de handtekening wilt koppelen.
  6. Sla de wijzigingen op. 

De handtekening wordt geconfigureerd voor de geselecteerde gebruiker. U kunt de positie van de handtekening bepalen met het selectievakje onder de naam van de handtekening.

Let op:

Gebruikers kunnen de handtekening die door de beheerder is gemaakt, niet wijzigen of koppelen.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com