Gebruikers en e-mailaccounts aanmaken

Gebruikers toevoegen aan uw bedrijf

Na domeinverificatie kunt u gebruikers aan uw bedrijf gaan toevoegen. U kunt gebruikers één voor één toevoegen of de optie CSV-bestand gebruiken om maximaal 200 gebruikers tegelijk toe te voegen. U kunt ook gebruikers importeren naar Zoho Mail vanuit Google Workspace of andere Zoho-services zoals CRM.

Let op:

Als u een Zoho One-account gebruikt, kunt u geen gebruikers toevoegen via het configuratiescherm van Zoho Mail. Ga naar het Zoho One-beheervensterom gebruikers toe te voegen. Deze pagina raadplegen voor instructies. 

Gebruiker aanmaken

  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Aanmaken
  4. Voer de voornaam en achternaam van de gebruiker in de desbetreffende velden in. 
  5. De gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld op basis van de ingestelde e-mailindeling. Als u een andere gebruikersnaam uit de suggestie wilt gebruiken, kunt u het veld Gebruikersnaam bewerken.
  6. Als u meerdere domeinen in uw bedrijf hebt toegevoegd, hebt u een vervolgkeuzelijst waarin u het domein kunt selecteren waaraan het gebruikersadres moet worden gekoppeld.
  7. Geef een wachtwoord voor de gebruiker op. Het wachtwoord moet minimaal 8 tekens met één numeriek teken en één speciaal teken bevatten. Zorg ervoor dat de gebruiker dit wachtwoord ontvangt. Het wachtwoord is namelijk vereist voor aanmelding bij het account.
  8. Schakel de optie Gebruiker dwingen het wachtwoord te wijzigen bij eerste aanmelding in om gebruikers te vragen het wachtwoord te wijzigen dat door de beheerder is ingesteld tijdens hun eerste aanmelding. Als u deze optie inschakelt, hebben gebruikers geen toegang tot hun postvak voordat ze hun wachtwoord hebben gewijzigd.
  9. U kunt ook een profielfoto voor de gebruiker uploaden.
  10. Klik opExtra velden weergeven voor geavanceerde gebruikersinstellingen. Als u de gebruiker niet wilt koppelen aan groepen of e-mailbeleid voor de gebruiker, kunt u deze stap overslaan. Als u deze wilt configureren, raadpleegt u de informatie hieronder.
  11. Als u klaar bent, klikt u op Aanmaken.

In het gedeelte Extra velden weergeven hebt u opties om de gebruiker te koppelen aan groepen in uw bedrijf, e-mailbeleid toe te passen en gebruiker automatisch uit te schakelen.

  1. Klik op Extra velden weergeven om geavanceerde gebruikersinstellingen uit te vouwen.
  2. Als u de gebruiker aan een groep wilt koppelen:
    1. Klik op Groepen selecteren.
    2. Zoek in het pop-upvenster de groepen waaraan u de gebruiker wilt toevoegen en klik op Toevoegen. U ziet dat de groep wordt verplaatst naar het gedeelte Geselecteerde groepen. 
    3. U kunt de gebruiker aan meer dan één groep toevoegen. Als u een groep uit de geselecteerde groep wilt verwijderen, klikt u op het pictogram Verwijderen.
    4. Nadat u alle gewenste groepen hebt toegevoegd, klikt u op Doorgaan.
  3. Als u het e-mailbeleid wilt toepassen op de gebruiker, klikt u op hetE-mailbeleid dat moet worden toegepast in de vervolgkeuzelijst en kiest u het beleid waaraan u de gebruiker wilt koppelen.
  4. U kunt een gebruiker automatisch uitschakelen met behulp van de optie Gebruiker automatisch uitschakelen . Deze optie is vooral handig wanneer u accounts voor contractmedewerkers aanmaakt. Gebruiker automatisch uitschakelen:
    1. Schakel de optie Gebruiker automatisch uitschakelenin.
    2. U kunt de gebruikersaccount na een bepaald aantal dagen (30 tot 720) of op een bepaalde datum uitschakelen.

Let op:

  • U kunt geen e-mailadressen als misbruik@domeinnaam.com en postmaster@domeinnaam.com gebruiken als afzonderlijke accounts of aliassen voor afzonderlijke accounts. Deze e-mailadressen worden gebruikt om spam te rapporteren. U kunt wel groepen met de naam Misbruik of Postmaster aanmaken en uzelf als lid van de groep toevoegen.
  • Wanneer u een gebruiker aanmaakt, kan hij of zij zich direct aanmelden bij zijn/haar account en e-mails verzenden. De gebruiker kan echter pas e-mails ontvangen als de MX-vermeldingen verwijzen naar de Zoho Mail-servers. De MX-records van het domein kunnen worden gecontroleerd met de MX-recordcontroletool van Zoho.

Gebruikers uitnodigen

U kunt gebruikers uitnodigen om lid te worden van uw bedrijf met behulp van de optie Gebruikers uitnodigen. Nadat u een gebruiker hebt uitgenodigd door zijn of haar e-mailadres in te voeren, wordt er een uitnodiging verzonden naar hetzelfde e-mailadres. Zodra de gebruiker de uitnodiging accepteert, wordt de gebruiker toegevoegd aan uw bedrijf. U kunt ook gebruikers uitnodigen die een e-mailadres bij een andere provider dan Zoho hebben.

Als een gebruiker al een bedrijfsaccount bij Zoho heeft, kan de gebruiker geen lid worden van uw bedrijf. In dit geval moet de gebruiker het bestaande bedrijf uit het account verwijderen.

Let op:

De optie Gebruikers uitnodigen is alleen beschikbaar voor bedrijven met een betaald abonnement.

  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Genodigden
  4. Klik op de pagina Genodigden op Een gebruiker uitnodigenof klik op Uitnodigen om door te gaan.
  5. Voer in het pop-upvenster het e-mailadres in van de gebruiker die u wilt uitnodigen. Als u meerdere gebruikers in één keer wilt uitnodigen, voert u de e-mailadressen in met een komma als scheidingsteken.
  6. Als u klaar bent, klikt u op Uitnodigen.

U kunt de status van uw uitnodiging controleren naast het e-mailadres van de genodigde. U kunt de uitnodiging van een gebruiker ook annuleren of opnieuw verzenden door de muis op de desbetreffende genodigde te plaatsen en op de pictogrammen Verwijderen of Opnieuw verzenden te klikken.

Als u de uitnodiging opnieuw wilt verzenden naar meerdere genodigden of uitnodigingen van meerdere genodigden wilt verwijderen, kunt u het selectievakje gebruiken om de gebruikers te selecteren en vervolgens op Opnieuw verzenden of Verwijderenklikken.

Importeren met CSV-bestand

U kunt maximaal 200 gebruikers tegelijk importeren met behulp van het CSV-bestand (Comma-Separated Value). U kunt een CSV-bestand aanmaken met elke spreadsheet-app, bijvoorbeeld Zoho Sheets of Microsoft Excel. Maak een spreadsheet en exporteer het als een bestand met door komma's gescheiden waarden. U kunt het voorbeeldbestand hier downloaden.

Let op:

De optie Gebruikers importeren met een CSV-bestand is alleen beschikbaar voor bedrijven met een betaald abonnement.

  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Importeren met CSV-bestand
    Importeren met CSV-bestand
  4. U keert terug naar de CSV-importpagina. Klik op StartImporteren ​ofImporteren.
  5. Kies in de vervolgkeuzelijst het domein waaraan u de gebruikers in het CSV-bestand wilt koppelen.
  6. Klik op Bestand kiezenom het CSV-bestand met gebruikersgegevens te uploaden.
  7. Alle gebruikers in uw CSV-bestand worden weergegeven zodat u de gebruikers die u aan uw organisatie wilt toevoegen nader kunt onderzoeken. U kunt ervoor kiezen om alle of alleen geselecteerde gebruikers te importeren, afhankelijk van uw vereisten.
  8. Nadat u de gebruikers hebt gekozen, klikt u op Doorgaan
  9. Geef uwImport een naam op de pagina Importeren starten om in de toekomst te kunnen raadplegen.
  10. U kunt ook een alias-adres aanmaken voor alle gebruikers met elk ander domein dat u aan uw bedrijf hebt toegevoegd. Als u een domeinalias voor alle gebruikers wilt aanmaken, klikt u in de kolom Alias voor andere domeinen aanmaken op hetpictogram.
  11. Kies in de vervolgkeuzelijst het E-mailbeleid dat u op alle geselecteerde gebruikers wilt toepassen.
  12. U kunt gebruikers ook dwingen om het wachtwoord te wijzigen dat u tijdens hun eerste aanmeldpoging hebt ingesteld door die optie in te schakelen.
  13. Nadat u uw importvoorkeuren hebt geconfigureerd, klikt u op Importeren starten.

De importstatus voor het slagen of mislukken van het uploaden van gebruikers wordt weergegeven. Als de importstatus niet automatisch wordt vernieuwd, kunt u op het pictogram Vernieuwen klikken. U kunt andere delen van de Beheerconsole gaan gebruiken en de importstatus openen op de pagina Importeren met CSV-bestand.

Importeren vanuit Google Workspace

Let op:

  • De functie Gebruikers importeren vanuit Google Workspace is alleen beschikbaar voor bedrijven met een betaald abonnement. 
  • De autorisatie van Google Workspace is een eenmalig proces en hoeft niet te worden herhaald als dit al is gedaan.
  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Importerenen kies de optie Importeren vanuit Google Workspace.
    Importeren vanuit Google Workspace
  4. Als u uw Zoho Mail-account niet hebt geverifieerd voor toegang tot Google Workspace, volgt u de onderstaande stappen:
    1. Meld u aan bij uw Google Workspace-beheerdersaccount en volg de verificatiegegevens zoals vermeld op de link naar de Help-pagina.
    2. Zodra de verificatie is voltooid, voert u het e-mailadres van de hoofdbeheerder van Google Workspace en het e-mailadres van het serviceaccountin de desbetreffende velden in. Upload het gedownloade bestand naar uw systeem in het veld met het productsleutelbestanden klik op Verifiëren.​
      Google-account verifiëren
  5. Als u uw Google Workspace-account al hebt geverifieerd bij Zoho Mail, ziet u de pagina Gebruikers importeren. Klik op de knop Migreren.
  6. Het Google Workspace-account dat is geverifieerd bij Zoho Mail wordt weergegeven. Klik op Doorgaan.
  7. Als u meerdere domeinen hebt geconfigureerd, wordt u gevraagd de respectievelijke doeldomeinen te kiezen waar de gebruikers moeten worden aangemaakt.
  8. Nadat u de doeldomeinen hebt geselecteerd, klikt u opDoorgaan.
    Domeintoewijzing
  9. Alle gebruikers in uw Google Workspace-account worden hier weergegeven. Schakel de selectievakjes in voor de gebruikers die u in Zoho Mail wilt aanmaken en klik opDoorgaan. 
    gebruikers selecteren
  10. Voer ter referentie een naam in voor de import.
  11. Voer een wachtwoord in voor de gebruikers die u importeert.
  12. Selecteer of u gebruikers wilt dwingen hun wachtwoord te wijzigen tijdens hun eerste aanmelding (aanbevolen).
  13. Selecteer of u gebruikersaliassen en telefoonnummers wilt importeren en klik op Start.
    importeren starten
  14. U kunt de voortgang van de import continu controleren in het gedeelte Overzicht

Breng CRM-gebruikers naar Zoho Mail

Als uw organisatie beschikt over een Zoho CRM-account of als u een Zoho CRM-beheerder bent en e-mailhosting wilt instellen voor het hele domein, kunt u de bestaande gebruikers in Zoho CRM of Zoho Mail Suite direct koppelen via de optie ‘Importeren vanuit CRM’. Deze optie is vooral handig wanneer u al een Zoho CRM-gebruiker bent, maar uw e-mails bij een andere serviceprovider hostte.

Let op:

  • De hoofdbeheerder van CRM moet een beheerder of hoofdbeheerder van Zoho Mail zijn om van deze optie gebruik te kunnen maken.
  • U kunt alleen gebruikers importeren vanuit Zoho CRM als het e-mailadres van de gebruikers is gebaseerd op hetzelfde domein dat aan Zoho Mail is toegevoegd.
  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Importeren vanuit CRM
  4. U gaat naar de pagina CRM-gebruikers importeren. U kunt gebruikers importeren of uitnodigen vanuit Zoho CRM naar Mail.
    • Importeren - de gebruikers met hun e-mailadres op basis van hetzelfde domein dat aan uw Zoho Mail-organisatie is toegevoegd, worden hier vermeld. 
    • Uitnodigen - de gebruikers met hun e-mailadres op basis van een ander domein dan het domein dat is geconfigureerd voor uw Zoho Mail-organisatie, worden hier vermeld.

Gebruikers importeren vanuit CRM:

  1. Klik op de pagina CRM importeren op Importeren.
  2. De gebruikers die deel uitmaken van Zoho CRM met hetzelfde domein-e-mailadres als u hebt geconfigureerd in Zoho Mail, worden hier vermeld.
  3. Gebruik het selectievakje om de gebruikers te selecteren die u vanuit CRM naar Zoho Mail wilt importeren.
  4. Klik als u klaar bent op Importeren.

Gebruikers uitnodigen vanuit CRM:

  1. Klik op de pagina CRM importeren op Uitnodigen.
  2. De gebruikers die deel uitmaken van Zoho CRM met een ander domein-e-mailadres als u hebt geconfigureerd in Zoho Mail, worden hier vermeld.
  3. Gebruik het selectievakje om de gebruikers te selecteren die u vanuit CRM wilt uitnodigen voor Zoho Mail.
  4. Als u klaar bent, klikt u op Uitnodigen.

Deze gebruikers ontvangen een uitnodigingslink van Zoho Mail om lid van uw bedrijf te worden. Zodra de gebruiker de uitnodiging heeft geaccepteerd, maakt deze deel uit van uw organisatie.

Als een CRM-gebruiker die moet worden geïmporteerd, al een ander bedrijf heeft ingesteld, treedt er een fout op. Om dit te voorkomen, moet de gebruiker zich aanmelden bij zijn account en die organisatie verwijderen om lid van uw bedrijf te worden. Maar als deze gebruikers hun accounts en niet alleen maar het bedrijf verwijderen, gaan hun gegevens verloren.

Importeren vanuit andere Zoho-services

Als u andere Zoho-services zoals Zoho People gebruikt, kunt u eenvoudig gebruikers importeren die in andere producten aan Zoho Mail zijn toegevoegd.

  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op Importeren vanuit andere Zoho-services
  4. Op de pagina Importeren worden alle gebruikers vermeld die nog geen deel uitmaken van Zoho Mail, maar wel deel uitmaken van andere Zoho-services.
  5. Klik op Importeren. Gebruik het selectievakje om de gebruikers te selecteren die u wilt importeren.
  6. Klik op Importeren.

Gebruikers inrichten vanuit Active Directory

Zoho Mail biedt tools om gebruikers en de bijbehorende e-mailaccounts automatisch te detecteren en aan te maken in Zoho Mail.

  1. Installeer op uw systeem de wizard 'Gebruikers inrichten vanuit Active Directory van Zoho Mail'.
  2. Wanneer u de wizard uitvoert, moet u de inloggegevens van de hoofdbeheerder opgeven.
  3. U moet de server opgeven waarop de Active Directory is geïnstalleerd.
  4. U moet beschikken over de gegevens van de LDAP-query die moet worden gebruikt om de gebruikers van de organisatie weer te geven.
  5. U moet de kenmerken van de Active Directory toewijzen met de opgegeven velden voor Zoho Mail-gebruikers.
  6. De resultaten worden weergegeven, gebaseerd op de LDAP-query en het geselecteerde kenmerk.
  7. Na validatie van de resultaten aan de hand van de gebruikersgegevens van uw organisatie klikt u op Voltooien om de gebruikers in Zoho Mail in te richten.
  8. U kunt de LDAP-tool voor gebruikersinrichting aanvragen door een e-mail te sturen naarsupport@zohomail.com. Vermeld daarbij uw organisatiegegevens.

Problemen met gebruikers toevoegen oplossen

Tijdens het toevoegen van gebruikers aan uw bedrijf kan de volgende fout optreden:

AA101: Oeps! Er is iets misgegaan. Probeer het later opnieuw. 

Deze fout treedt op wanneer het e-mailadres dat u probeert aan te maken al in het account van uw bedrijf bestaat. U kunt een van de volgende stappen uitvoeren om dit probleem op te lossen:

  • Als u toegang hebt tot het bestaande account met hetzelfde adres als het account dat u aanmaakt, kunt u zich aanmelden bij Zoho Accounts met dat e-mailadres en het account sluiten.
  • Als u geen toegang hebt tot het account
    1. Aanmelden bij het hoofdbeheerder-account van uw bedrijf en een Catch-All-account voor het e-mailadres aanmaken.
    2. Nadat u een Catch-All-account hebt aangemaakt, meldt u zich af bij het hoofdbeheerder-account.
    3. Ga naar Zoho Mail, voer het bestaande e-mailadres in en klik op Wachtwoord vergeten. U ontvangt de link voor het opnieuw instellen van uw wachtwoord in het Catch-All-account. U kunt het wachtwoord opnieuw instellen via de link en het account sluiten of een uitnodiging accepteren om aan de organisatie te worden toegevoegd.

Gebruikers verwijderen

Als u een bestaande gebruiker uit uw organisatie wilt verwijderen of meerdere gebruikers tegelijk wilt verwijderen, kunt u dit op meerdere manieren doen.

Gebruikers verwijderen vanuit de gebruikerslijst

Als u één gebruiker wilt verwijderen, kunt u de muis op de naam van de desbetreffende gebruiker plaatsen en op het pictogram Verwijderen klikken.

Als u een aantal gebruikers uit de gebruikerslijst wilt verwijderen, selecteert u de gebruikers en klikt u op de knopVerwijderen.

Gebruikers in bulk verwijderen via CSV-bestand

Als u de gebruikers van uw organisatie wilt opschonen en een aantal gebruikers tegelijk wilt verwijderen, kunt u dat doen met behulp van een CSV-bestand. Gebruikers verwijderen met behulp van een CSV-bestand:

  1. Aanmelden bij de Zoho Mail-beheerconsole
  2. Ga naarGebruikersin het linkerdeelvenster.
  3. Klik op de pagina met de gebruikerslijst op de knop Verwijderen en selecteer Verwijderen via CSV.
  4. Upload uw CSV-bestand in het pop-upvenster en klik daarna op Verwijderen.

Let op:

Gebruikers verwijderen via de CSV-optie is alleen beschikbaar voor bedrijven die een van onze betaalde abonnementen gebruiken.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com