Gebruikers en e-mailaccounts aanmaken

Gebruikers en e-mailaccounts aanmaken

Nadat het domein is geverifieerd, kunt u e-mailaccounts voor gebruikers instellen door in het configuratiescherm op Gebruikers toevoegen of Gebruikers importeren te klikken. U kunt gebruikers op basis van het e-mailadres één voor één of met behulp van een CSV-bestand tot 200 gebruikers tegelijk toevoegen.

Gevorderde gebruikers en grote organisaties kunnen contact opnemen via support@zohomail.com voor hulp bij het gebruik van de wizard Active Directory importeren om een gebruikersbasis aan te maken vanuit hun Active Directory. 

E-mailhosting inschakelen voor domein

Nadat het domein is geverifieerd met behulp van de CNAME/TXT- of HTML-methode, wordt e-mailhosting automatisch voor het domein ingeschakeld. U kunt e-mailhosting voor een domein in- of uitschakelen door op het Mail-pictogram voor het domein op de pagina Domeinen te klikken. 

Als e-mailhosting voor een domein is ingeschakeld, wordt alleen een account voor een gebruiker aangemaakt wanneer u de gebruiker toevoegt. Als e-mailhosting is uitgeschakeld, wordt de gebruiker aangemaakt zonder een op een domein gebaseerd e-mailaccount. 

Wanneer u e-mailhosting voor een domein uitschakelt, worden alle aliassen verwijderd die zijn gebaseerd op dat domein.  

Gebruikersgegevens toevoegen

  1. Meld u in het configuratiescherm (https://mailadmin.zoho.com/) aan als beheerder of hoofdbeheerder.
  2. Klik op Configuratiescherm en selecteer Gebruikersgegevens.
  3. Klik op Gebruiker toevoegen in het bovenste gedeelte van de pagina.
  4. Voer de voornaam, achternaam en het e-mailadres van de gebruiker in het desbetreffende tekstvak in en selecteer vervolgens een domein in de vervolgkeuzelijst. Het e-mailadres wordt automatisch ingevuld op basis van de voorkeuren die zijn ingesteld in de gewenste e-mailindeling. U kunt het e-mailadres ook bewerken in het veld E-mail-ID.
  5. Geef een wachtwoord voor de gebruiker op. Het wachtwoord moet minimaal 8 tekens met één numeriek teken en één speciaal teken bevatten. Zorg ervoor dat de gebruiker dit wachtwoord ontvangt. Het wachtwoord is namelijk vereist voor aanmelding bij het account.
      
  6. Klik op E-mailaliassen maken voor andere opties als u aliassen wilt aanmaken voor deze gebruiker in de domeinen die zijn geconfigureerd met uw organisatieaccount. Selecteer in het pop-upvenster de domeinen waarvoor u aliassen wilt aanmaken, en klik op OK.
  7. Schakel het selectievakje Gebruiker dwingen om wachtwoord tijdens de volgende aanmelding te wijzigen in als u wilt dat de gebruiker het wachtwoord dat u hebt ingesteld, wijzigt nadat hij zich de eerste keer heeft aangemeld.
  8. Klik op OK. De gebruiker wordt aangemaakt.

Let op:

U kunt geen e-mailadressen als misbruik@domeinnaam.com en postmaster@domeinnaam.com gebruiken als afzonderlijke accounts of aliassen voor afzonderlijke accounts. Deze e-mailadressen worden gebruikt om spam te rapporteren. U kunt wel groepen met de naam Misbruik of Postmaster aanmaken en uzelf als lid van de groep toevoegen. Meer informatie.

Een gebruiker uitnodigen via een ander bestaand e-mailadres

U kunt gebruikers uitnodigen om lid te worden van uw organisatieaccount door hier een e-mailadres in te voeren. Er wordt een uitnodiging verstuurd en zodra de ontvanger de uitnodiging accepteert, wordt hij toegevoegd aan uw organisatieaccount. U kunt ook gebruikers uitnodigen die een e-mailadres bij een andere provider dan Zoho hebben. 

Als een gebruiker al een bedrijfsaccount bij Zoho heeft, kan de gebruiker geen lid worden van uw organisatie. In dit geval moet de gebruiker de bestaande organisatie uit zijn account verwijderen.

Zodra een gebruiker deel uitmaakt van uw organisatie, worden gegevens in zijn e-mailaccount beschouwd als organisatiegegevens. Wanneer een gebruikersaccount wordt verwijderd uit uw organisatie, worden ook de gegevens van het account permanent verwijderd. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld.

Wanneer u gebruikers uitnodigt, voorkomt u dat gegevens verloren gaan als er al een andere Zoho-applicatie, zoals CRM of Recruit, aan hun account is gekoppeld.

Let op:

Wanneer u een gebruiker aanmaakt, kan hij zich direct aanmelden bij zijn account en e-mails verzenden. De gebruiker kan echter pas e-mails ontvangen als de MX-vermeldingen verwijzen naar de Zoho Mail-servers. De MX-records van het domein kunnen worden gecontroleerd op www.mxtoolbox.com, een tool van derden die wordt gebruikt voor het controleren van de DNS-records van een domein.

Gebruikers importeren vanuit een CSV-bestand

U kunt gebruikers instellen in Zoho Mail door gebruikers te importeren vanuit een CSV-bestand. 

  1. Meld u in het configuratiescherm (https://mailadmin.zoho.com/) aan als beheerder of hoofdbeheerder.
  2. Klik op Configuratiescherm en selecteer Gebruikersgegevens.
  3. Selecteer Importeren vanuit CSV.
  4. Download het CSV-voorbeeldbestand in het rechterdeelvenster. 
  5. Voer in dit bestand de voor- en achternaam van de gebruiker in de juiste kolommen in, voer de gebruikersnaam in de kolom Naam in en voer het wachtwoord in de desbetreffende kolom in.
  6. De overige kolommen zijn optioneel; u kunt hierin eventueel waarden invoeren. Zodra u de juiste gegevens hebt ingevoerd, slaat u het bestand op als een CSV-bestand. 
  7. Klik op Bestand kiezen om het bestand te selecteren dat u wilt importeren.
  8. Selecteer het primaire domein waarvoor de accounts worden aangemaakt.
  9. Schakel het selectievakje Gebruiker dwingen om wachtwoord tijdens de volgende aanmelding te wijzigen in als u wilt dat de gebruiker het wachtwoord dat u hebt ingesteld, wijzigt nadat hij zich de eerste keer heeft aangemeld.
  10. Als u meerdere domeinen hebt en op domein gebaseerde aliassen wilt aanmaken, klikt u op Meer en selecteert u de extra domeinen in uw organisatie. 

Meerdere gebruikers uitnodigen via hun andere bestaande e-mailadressen:

U kunt meerdere gebruikers uitnodigen om een account bij Zoho Mail aan te maken door een TXT-bestand te importeren. Dit bestand moet de e-mailadressen bevatten van de gebruikers die u uitnodigt voor de organisatie. Voer de e-mailadressen gescheiden door komma's in.

Als u bijvoorbeeld twee gebruikers wilt uitnodigen, paula@zoho.com en justinc@zoho.com, voert u deze waarden als volgt in het bestand in: paula@zoho.com, justinc@zoho.com.

Klik op Bestand kiezen bij de optie voor het uitnodigen van gebruikers onder het CSV-bestand en selecteer dit tekstbestand. Klik vervolgens op OK. 

Als een gebruiker al een bedrijfsaccount bij Zoho heeft, kan de gebruiker geen lid worden van uw organisatie. In dit geval moet de gebruiker de bestaande organisatie uit zijn account verwijderen.

Zodra een gebruiker deel uitmaakt van uw organisatie, worden gegevens in zijn e-mailaccount beschouwd als organisatiegegevens. Wanneer een gebruikersaccount wordt verwijderd uit uw organisatie, worden ook de gegevens van het account permanent verwijderd. Deze gegevens kunnen niet worden hersteld.

Wanneer u gebruikers uitnodigt, voorkomt u dat gegevens verloren gaan als er al een andere Zoho-applicatie, zoals CRM of Recruit, aan hun account is gekoppeld.

Gebruikers importeren vanuit CRM

Als uw organisatie beschikt over een CRM-account of als u een Zoho CRM-beheerder bent en e-mailhosting wilt instellen voor het hele domein, kunt u de bestaande gebruikers in Zoho CRM of de Zoho Mail-suite direct koppelen via de optie Importeren vanuit CRM. De hoofdbeheerder van CRM moet ook een beheerder of hoofdbeheerder van Zoho Mail zijn om gebruik te kunnen maken van deze optie. De optie Uitnodigen vanuit CRM werkt alleen als een CRM-beheerder zich aanmeldt bij Zoho Mail en de optie Importeren vanuit CRM gebruikt.

Gebruikers importeren vanuit CRM:

  1. Meld u in het configuratiescherm (https://mailadmin.zoho.com/) aan als CRM-hoofdbeheerder.
  2. Open het configuratiescherm en klik op Gebruikersgegevens.
  3. Klik op Gebruikers importeren vanuit CRM.
  4. De gebruikers in uw CRM-organisatie (met de bijbehorende op domein gebaseerde e-mailadressen) worden rechtstreeks toegevoegd aan de Zoho Mail Suite.
  5. Andere gebruikers in uw organisatie kunnen worden toegevoegd met behulp van het CSV-bestand of de optie Gebruiker toevoegen.

CRM-gebruikers met e-mailadressen uit hetzelfde domein kunnen alleen rechtstreeks worden geïmporteerd naar Zoho Mail. Gebruikers met een e-mailadres dat op een ander domein is gebaseerd, moeten voor de organisatie worden uitgenodigd. 

Als een CRM-gebruiker die moet worden geïmporteerd, al een andere organisatie heeft ingesteld, treedt er een fout op. De gebruiker moet zich aanmelden bij zijn account en die organisatie verwijderen om deel te kunnen nemen aan uw organisatie. Alleen dan kan de gebruiker deelnemen aan deze organisatie. Raadpleeg deze help-pagina voor gedetailleerde instructies voor het verwijderen van een organisatie. Deze gebruikers mogen hun account niet sluiten. Dit kan namelijk leiden tot gegevensverlies.

Gebruikers importeren vanuit andere services

Als uw organisatie andere Zoho-services toestaat, kunnen gebruikers die daar zijn toegevoegd, direct in Zoho Mail worden geïmporteerd. Volg deze stappen om gebruikers vanuit andere Zoho-services te importeren in Zoho Mail.

  1. Meld u aan in het configuratiescherm van Zoho Mail.
  2. Ga naar het gedeelte Gebruikersgegevens.
  3. Kies de optie Gebruiker importeren en selecteer Uit andere services in de vervolgkeuzelijst.
  4. Gebruikers die wel een account in andere Zoho-services maar nog geen account in Zoho Mail hebben, worden weergegeven. 
  5. Zoek de gebruikers die u wilt importeren in Zoho Mail, en klik op de Importeren naar Mail voor de desbetreffende gebruiker.
  6. Voer het e-mailadres in dat u voor dit account wilt aanmaken, en selecteer de domeinnaam in de vervolgkeuzelijst (indien er meerdere domeinen zijn).
  7. Klik op Deze gebruiker importeren naar Mail.
  8. De geselecteerde gebruiker wordt toegevoegd aan uw Zoho Mail-organisatieaccount.

Gebruikers inrichten vanuit Active Directory

Zoho Mail biedt hulpmiddelen om gebruikers en de bijbehorende e-mailaccounts automatisch te detecteren en aan te maken in Zoho Mail.

  1. Installeer op uw systeem de wizard 'Gebruikers inrichten vanuit Active directory van Zoho Mail'.
  2. Wanneer u de wizard uitvoert, moet u de inloggegevens van de hoofdbeheerder opgeven.
  3. U moet de server opgeven waarop de Active Directory is geïnstalleerd.
  4. U moet beschikken over de gegevens van de LDAP-query die moet worden gebruikt om de gebruikers van de organisatie weer te geven.
  5. U moet de kenmerken van de Active Directory toewijzen met de opgegeven velden voor Zoho Mail-gebruikers.
  6. De resultaten worden weergegeven, gebaseerd op de LDAP-query en het geselecteerde kenmerk.
  7. Na validatie van de resultaten aan de hand van de gebruikersgegevens van uw organisatie klikt u op Voltooien om de gebruikers in Zoho Mail in te richten.

U kunt de LDAP-tool voor gebruikersinrichting aanvragen door een e-mail te sturen naar support@zohomail.com. Vermeld daarbij uw organisatiegegevens.

Inloggegevens van gebruikers

Nadat de gebruikersaccounts zijn aangemaakt, kunt u de gebruikers hun inloggegevens sturen en hen vragen hun account te testen om te controleren of de accounts correct zijn ingesteld.

Instructies voor inloggegevens van gebruikers

  1. Ga in uw webbrowser naar www.zoho.com/mail.
  2. Geef uw gebruikersnaam op (bijvoorbeeld gebruiker@uwdomein.com).
  3. Voer uw wachtwoord in en klik op Aanmelden.

U hebt nu toegang tot uw account en e-mails. U kunt direct e-mails versturen. Om e-mails te kunnen ontvangen, moet uw account zijn geconfigureerd voor e-maillevering.

Lijst van gebruikers

U kunt een lijst weergeven van alle gebruikers die zijn aangemaakt in uw organisatie, door u aan te melden bij mailadmin.zoho.com en naar het gedeelte Gebruikersgegevens te gaan. U kunt het menu Gebruikersgegevens ook openen via deze link.

Met de zoekwerkbalk rechtsboven op de pagina Groepen kunt u specifiek naar gebruikers zoeken.

Gebruikers kunnen ook met de optie Filters rechtsboven op de pagina worden gefilterd op de rol die aan hen is toegewezen. Ook kunt u de gebruikers weergeven die aan een bepaald domein zijn gekoppeld, door het relevante domein te kiezen in de lijst met filters.

Opties voor gebruikers

De pagina Groepen weergeven bevat veel opties waarmee u eenvoudig bepaalde functies kunt uitvoeren voor groepen. U kunt nieuwe gebruikers toevoegen, gebruikers importeren, gebruikersgegevens exporteren, e-mailbeleid toepassen, locaties toewijzen en gebruikers verwijderen.

Gebruiker(s) exporteren:

Met de optie 'Gebruiker(s) exporteren' op de pagina Gebruikers kunt u gebruikers exporteren. In het menu Exporteren staan drie opties.

  1. Als u op Gebruiker exporteren klikt, worden alle gebruikers die aan uw organisatie zijn gekoppeld, als CSV-bestand geëxporteerd.
  2. Als u met het selectievakje bepaalde groepen hebt geselecteerd en vervolgens op Gebruiker exporteren klikt, verschijnt de extra optie Geselecteerde gebruikers exporteren. Hiermee worden alleen de gebruikers geëxporteerd die u hebt geselecteerd.
  3. Als u groepen op domein hebt gefilterd en vervolgens de optie Gebruiker exporteren gebruikt, verschijnt de extra optie Alle gefilterde gebruikers exporteren. Hiermee exporteert u alle gebruikers die voor het geselecteerde domein zijn aangemaakt.

Wachtwoordversleuteling

De geëxporteerde contactpersonen worden opgeslagen als een CSV-bestand. Bij het exporteren kunt u het CSV-bestand versleutelen met een wachtwoord om uw gegevens te beveiligen. Als u op Exporteren hebt geklikt, verschijnt het pop-upvenster Wachtwoord versleutelen. Selecteer het selectievakje Versleutelen met wachtwoord in het pop-upvenster om het bestand met een wachtwoord te versleutelen.

Let op:

Het CSV-bestand wordt geëxporteerd als een zipbestand. U moet het geëxporteerde bestand uitpakken om het CSV-bestand te openen.

Beleid toepassen:

U kunt e-mailbeleid toepassen op gebruikers in de lijst. Als u deze optie selecteert, worden alle geconfigureerde beleidsregels weergegeven. Selecteer het gewenste beleid en pas het toe op de gebruikers in de lijst. U kunt ook een nieuw beleid toevoegen door te klikken op Nieuw toevoegen in de lijst.

Verwijderen:

U kunt gebruikers selecteren met behulp van het desbetreffende selectievakje en vervolgens op Verwijderen in het bovenste menu klikken.

E-mail-ID's voor aanmelding wijzigen:

U kunt een van uw e-mailadressen gebruiken om u aan te melden bij uw Zoho Mail-account. Dit e-mailadres kan worden geconfigureerd in het gedeelte Gebruikersgegevens. 

  1. Aanmelden bij mailadmin.zoho.com
  2. Ga naar Gebruikersgegevens en selecteer de desbetreffende gebruiker.
  3. Klik op het tabblad E-mail-ID's voor aanmelding wijzigen.
  4. Alle e-mailadressen die u hebt toegevoegd als aliassen voor uw account, worden weergegeven. 
  5. Selecteer Bewerken naast het vereiste e-mailadres.
  6. In het rechterdeelvenster worden de e-mailadressen die u hebt geselecteerd, weergegeven in het veld E-mail-ID.
  7. Als u dit account wilt instellen als uw primaire account, selecteert u het selectievakje Is primair.
  8. Voer het beheerderswachtwoord in om deze wijziging door te voeren en klik vervolgens op OK.

U kunt uw e-mailadres voor aanmelding ook wijzigen door het adres in het rechterdeelvenster in te voeren. Voer het adres in en geef het beheerderswachtwoord op. Na bevestiging kunt u dit e-mailadres gebruiken voor aanmelding. 

Als het e-mailadres dat u hebt ingevoerd, nog niet is bevestigd, kunt u dit e-mailadres alleen als primair adres instellen nadat het e-mailadres is bevestigd.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com