Met Meerdere valuta's in Zoho CRM kunt u alles beheren, van deals over de hele wereld tot facturen, betalingen en rapporten in de valuta die uw organisatie en partners gebruiken. U kunt de waarde van kansen nauwkeurig inschatten en inzichtelijke rapporten van transacties delen in de valuta van uw organisatie.

Beschikbaarheid

Profieltoestemming vereist: gebruikers met een beheerdersprofiel kunnen de functie instellen.

Terminologieën

Eigen valuta

Het is de primaire valuta die uw organisatie gebruikt voor zaken. Dit is vaak de valuta die wordt gebruikt voor het genereren van jaarrapporten en het berekenen van de inkomsten van het bedrijf. De eigen valuta is het meest relevant voor multinationals die zaken doen in meerdere valuta's. Een bedrijf kan bijvoorbeeld kantoren hebben in Japan, India en Spanje, maar het hoofdkantoor bevindt zich in de VS. De financiële cijfers voor dit bedrijf worden dus uitgedrukt in Amerikaanse dollars. Hier is de Eigen valuta de Amerikaanse dollar.

Actieve valuta

Dit zijn de valuta's waarin uw organisatie zaken doet. Alleen actieve valuta's kunnen worden ingevoerd in verkoopmogelijkheden en andere items.

Inactieve valuta

Dit zijn de valuta's die uw organisatie niet meer gebruikt. Als ze zijn gedeactiveerd, worden de valuta's niet verwijderd. Ze worden nog steeds vermeld onder Valuta's.

Wisselkoersen

Het is de koers waarmee een valuta kan worden omgewisseld voor een andere valuta. In uw CRM-account wordt de wisselkoers gebruikt om een bedrag in één valuta om te rekenen naar de valuta die door uw organisatie wordt gebruikt.

Record valuta

Dit is de valuta voor elke record. Alle valutawaarden voor een record worden gebaseerd op de geselecteerde record valuta.

Belangrijke opmerkingen

Neem de volgende punten door voordat u de functie voor meerdere valuta's gebruikt.

• Alleen gebruikers met een beheerdersprofiel kunnen deze functie activeren en valuta's toevoegen.
• Eenmaal geactiveerd kan deze functie niet worden gedeactiveerd.
• De beheerder kan meerdere valuta's toevoegen, maar er kunnen slechts 10 valuta's actief zijn binnen het CRM-account.
• U kunt de valuta van de record niet massaal bijwerken (d.w.z. Valutaveld) voor de records.
• De functie Meerdere valuta's wordt niet ondersteund in de module Prognoses.

Scenario

Het hoofdkantoor van het bedrijf bevindt zich in Canada. Er zijn verkoop- en ontwikkelingsvestigingen in Canada, Mexico, Japan, China, India, Singapore en Australië. In elk land hebben kantoren een verkoopmanager en verkoopvertegenwoordigers die voor specifieke regio's werken en verslag uitbrengen aan hun regionale verkoopmanager.

De CEO en Senior Vice President of Sales in Canada ontvangen maandelijkse rapporten van hun kantoren over de hele wereld. Ze voeren rapporten uit in Canadese dollars (de eigen valuta van het bedrijf) waarmee ze de winst en het verlies in termen van verkoop kunnen inschatten. De Vice President of Sales in Azië werkt vanuit het kantoor in Japan. Hij consolideert gegevens van kantoren in China, India, Singapore en Japan om een rapport te genereren in Canadese dollars. De vicepresident in Australië en Mexico verzamelt de gegevens en het rapport ook in Canadese dollars.

Beheerdersfuncties

Alleen de gebruikers met het door Zoho gedefinieerde beheerdersprofiel kunnen het volgende doen in de CRM-account van de organisatie:

• De functie voor meerdere valuta's activeren door de Eigen valuta toe te voegen.
• Meerdere valuta's toevoegen die kunnen worden gebruikt als valuta van de records.
• Bewerk de verschillende valuta's die aan het CRM-account van de organisatie worden toegevoegd.
• Wijzig de wisselkoersen voor de valuta.

Meerdere valuta's activeren en een eigen valuta toevoegen

Gebruikers met een beheerdersprofiel moeten deze functie eerst activeren en vervolgens een eigen valuta toevoegen. Als deze functie eenmaal is geactiveerd, kunt u de functie voor meerdere valuta's niet meer uitschakelen. Na activering:

• Het duurt enkele minuten (op basis van het aantal records in uw account) om de eigen valuta toe te passen als de valuta van de record voor alle bestaande records in het CRM-account.
• De wisselkoersen voor de bestaande records worden ingesteld op 1.
• Er wordt een e-mail verzonden naar alle gebruikers met een door Zoho gedefinieerd beheerdersprofiel.
• Het veld Land van valuta is niet beschikbaar onder Instellingen > Algemeen > Bedrijfsgegevens.

Meerdere valuta's activeren en eigen valuta toevoegen

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Bedrijfsgegevens.
2. Ga op de pagina Bedrijfsgegevens naar het tabblad Valuta
3. Selecteer het veld Eigen valuta in de vervolgkeuzelijst.
   Houd er rekening mee dat de eigen valuta niet kan worden gewijzigd. Het formaat van de geselecteerde valuta wordt weergegeven.
   
4. Klik op Aanpassen om het volgende te wijzigen:
   • Selecteer het scheidingsteken vanduizendtallen in de vervolgkeuzelijst.
   • Selecteer de Decimaleplaatsen in de vervolgkeuzelijst.
   • Selecteer het scheidingsteken van decimalen in de vervolgkeuzelijst.
   • Klik op OK.
5. Klik op Bevestigen.

Meerdere valuta's toevoegen

Nadat de functie is geactiveerd door de eigen valuta toe te voegen, kan de beheerder andere valuta's toevoegen die door het bedrijf worden gebruikt om zaken te doen. Andere gebruikers kunnen deze valuta's vervolgens selecteren om ze te gebruiken als de valuta van records bij het creëren van Leads, Contactpersonen, Prospects, etc.

Meerdere valuta's toevoegen

1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Valuta > Valuta toevoegen.
2. Doe het volgende in het pop-upvenster Valuta toevoegen:
   • Selecteer een Valuta in de vervolgkeuzelijst die wordt ingesteld als de eigen valuta.
     Op basis van de valuta die u selecteert, wordt de valutanotatie ingevuld.
   • Klik op Aanpassen om de valutanotatie te wijzigen.
   • Selecteer Scheidingsteken van duizendtallen,Decimale plaatsen en een Decimaal scheidingsteken.
     
   • Voer de wisselkoers in voor de valuta die u toevoegt.
3. Klik op Opslaan.
   

Gebruikersfuncties

• Recordvaluta opgeven bij het creëren van records.
• Offertes en facturen creëren in de valuta
• Records met waardes in verschillende valuta's importeren.

Gebruik van meerdere valuta's in Zoho CRM

In Records

Records in Zoho CRM hebben een veld valuta waarin u de valuta kunt selecteren die beschikbaar is in het CRM-account van uw organisatie. Dit veld is alleen beschikbaar als de functie voor meerdere valuta's is ingeschakeld. Alle velden voor bedragen in een record hebben de waarde in de valuta van de record, gevolgd door het bedrag in de basisvaluta tussen haakjes.

De valuta van een record opgeven

1. Klik op het tabblad [Module].
2. Klik op Nieuwe [Record].
3. Voer de gegevens in op de pagina Nieuwe [Record] en selecteer de valuta van de record in de vervolgkeuzelijst.
   Alleen actieve valuta's worden weergegeven in de vervolgkeuzelijst.
   
4. Klik op Opslaan.

In Offertes, Facturen, Verkooporders en Inkooporders

Net als alle andere records kunt u het veld Valuta ook voor offertes en facturen instellen. De geselecteerde regelitems worden weergegeven in de eigen valuta. Ze worden naar de valuta van de record geconverteerd die is geselecteerd voor de offerte of factuur.

In Rapporten

Standaard wordt de waarde in een rapport weergegeven in de basisvaluta.

Een lijstweergave maken

In de lijstweergave worden records in een module gefilterd en weergegeven op basis van criteria. U kunt bijvoorbeeld een lijstweergave maken om prospects die deze week eindigen te filteren en te bekijken. Tijdens het opgeven van criteria in een valutaveld kan de waarde alleen worden opgegeven in de eigen valuta.

De kolommen in deze lijstweergave kunnen worden aangepast om de valutavelden toe te voegen. Zie ook Kolommen aanpassen in lijstweergave. Als u in een lijstweergave op de kop van de valuta klikt, worden de records met verschillende valuta in oplopende of aflopende volgorde gesorteerd op basis van de waarde van de basisvaluta.

Tijdens importeren

U kunt eenvoudig records met meerdere valuta's naar Zoho CRM importeren.

• Als het valutaveld van een record niet is toegewezen, wordt de basisvaluta ingesteld als de valuta.
• Als een valutaveld van een record is toegewezen en de waarde in het importbestand en CRM verschillen, wordt de Eigen valuta ingesteld als de Valuta.

Tijdens het opgeven van criteria

In functies zoals Lijstweergave, Workflowregels, Rapporten, etc. kunt u de criteria opgeven. Als u meerdere valuta's gebruikt, kan de criteria van valutavelden alleen in de basisvaluta worden ingesteld.

In dashboards

U kunt visuele weergaven van uw aangepaste rapporten toevoegen in het Dashboard van Zoho CRM zodat u in realtime een overzicht krijgt van de belangrijkste meetwaarden van uw organisatie. Het helpt u ook om de patronen en trends in verkoop, marketing, etc. eenvoudig te visualiseren. Het bedrag in de dashboardonderdelen wordt weergegeven in de eigen valuta.

Voor zoeken en samenvoegen

Als u 2 of 3 vergelijkbare records met verschillende valuta's hebt, kunt u de functie Zoeken en samenvoegen gebruiken om de dubbele records samen te voegen. De veldwaarden voor Wisselkoers en Valuta van de hoofdrecord worden overgenomen en het geselecteerde bedrag uit andere records wordt geconverteerd om alles in een record samen te voegen.

In webformulieren

Er zijn twee gevallen waar u het veld Valuta in uw webformulier voor kunt gebruiken:

1. U maakt een webformulier met het veld Valuta. De bezoeker die het formulier invult, selecteert de valuta en geeft het bedrag op. Hetzelfde bedrag wordt toegevoegd in Zoho CRM.
2. U maakt een webformulier met het veld Valuta en wijzigt de HTML-code om het veld te verbergen en een enkele waarde op te geven voor het veld Valuta. U genereert bijvoorbeeld een webformulier met een verborgen Valutaveld waarvan de waarde is opgegeven als INR. Als het formulier is gepubliceerd en een bezoeker het formulier invult, wordt het bedrag als INR beschouwd en aan Zoho CRM toegevoegd.

In prognoses

support voor meerdere valuta's is niet beschikbaar in de module Prognose. Het bedrag in prognoses wordt weergegeven in de eigen valuta.

In conversie van leads

Elke leadrecord heeft een record valuta in uw account. Wanneer een lead wordt geconverteerd, wordt er een account, een contactpersoon en een prospect gecreëerd. Deze nieuwe records hebben de valuta van de omgezette lead.