メール管理

メール管理

メールエイリアス

ユーザーが同じアカウントのメールアドレスを複数持っている場合、追加のメールアドレスをアカウントのメールエイリアスとして設定できます。

メールエイリアスは、複数のドメインを扱う場合に特に便利です。yourdomain.comやyourdomain.orgなど、組織に複数のドメインがある場合、アカウントにエイリアスを追加することで、複数のメールアドレスをかんたんに提供できます。

例:patricia@zillum.org、pboyle@zillum.org、patricia@zillum.comのすべてを、同じアカウントで同じユーザーが使用するアドレスにすることができます。メールエイリアスは基本アカウントのメールアドレスに似ていますが、管理者がかんたんに削除、再作成できる点が異なります。

新しいエイリアスを追加する手順:

  1. Zoho Mailコントロールパネルにログインしてください。
  2. [ユーザー詳細]セクションに移動してください。
  3. エイリアスを追加するユーザーをクリックしてください。
  4. [メールアカウント]セクションに移動し、[新しいエイリアスを追加]をクリックしてください。
  5. 追加するエイリアスを入力し、複数のドメインがある場合はドロップダウンからドメインを選択してください。
  6. [保存]をクリックし、アカウントのメールエイリアスを更新します。

デフォルトのメールアドレス(メールボックスアドレス)の変更

管理者がユーザーアカウントとメールアドレスを作成すると、そのメールアドレスがアカウントのデフォルトのメールアドレスまたはデフォルトのメールボックスアドレスとして設定されます。アカウントの作成中にエラーや混乱が生じた場合は、アカウントのデフォルトのメールアドレスを変更できます。

デフォルトのメールボックスアドレスを変更するには、管理者はまず、目的のメールアドレスでメールエイリアスを作成し、デフォルトに設定する必要があります。

  1. Zoho Mailコントロールパネルにログインしてください。
  2. [ユーザー詳細]に移動し、デフォルトのメールアドレスを変更するユーザーを選択してください。
  3. メールエイリアスとして目的のメールアドレスが存在しない場合は、作成してください。
  4. 現在のデフォルトのメールアドレスの横にある、[変更]リンクをクリックしてください。
  5. ドロップダウンで、アカウントのデフォルトのメールアドレスにするメールエイリアスを選択してください。
  6. [保存]をクリックし、選択したエイリアスをデフォルトのメールアドレスに設定してください。

メールエイリアスの動作:

  • メールエイリアスを追加すると、ユーザーはメールエイリアスを使用して送受信できるようになります。 
  • メールエイリアスは、ドロップダウンから追加できます。このドロップダウンを使用して、特定のメールの差出人アドレスを選択できます。 
  • メールエイリアスを使用できるのは1ユーザーに限られ、再使用できません。 
  • 追加されたメールエイリアスは、アカウントへのログインに使用できます。 
  • メールエイリアスは、メールクライアントの設定にも使用できます。 
  • メールフィルターを使用して、異なるメールエイリアスに届くメールを整理できます。
    • To/Ccを含むフィルター条件を使用する
    • 「フォルダーへ移動」アクションや「ラベルを適用」アクションでメールを分類する

コントロールパネルからのメール転送(管理者が実行)

メール転送は、コントロールパネルから設定する場合、委任/バックアップ目的で行われます。組織のアカウントから同じ組織内の別のアカウントへメール転送を設定する場合、Zoho Mailで設定すると、コントロールパネルから管理者が開始する際、認証プロセスが不要になります。ユーザーまたは外部メールアドレスによってメール転送が開始される場合、メール転送を有効にするには認証プロセスが必要です。

メール転送を設定する手順:

  1. Zoho Mailコントロールパネルにログインしてください。
  2. [ユーザー詳細]を選択してください。 
  3. メール転送を設定するユーザーを選択してください。
  4. [メール管理]の[メールアカウント]セクションを選択してください。
  5. [メール転送を追加]をクリックし、新しい転送を作成してください。
  6. メール転送を設定するメールアドレスを指定してください。 
  7. 内部メールアドレスはすぐに有効化されますが、外部アカウントの確認が必要となります。 
  8. 有効になると、指定したメールアドレスにすべての受信メールが転送されます。 

送信メールも転送する場合は、[メールポリシー]セクションの送信転送を参照してください。ユーザーは、設定された転送を表示できます。ユーザーが手動で変更しないよう[メール転送]セクションを非表示にするには、[メールポリシー]でアクセス制限を設定する必要があります。 

不在通知/自動応答

不在通知や自動応答は、管理者がユーザーアカウントに対して設定できます。これにより、管理者は特定のアカウントへの自動応答を設定できます。これは、廃止やその他の理由で送信者への自動応答が必要な場合に使用できます。 

不在通知を設定する手順:

  1. Zoho Mailコントロールパネルにログインしてください。
  2. [ユーザー詳細]を選択してください。 
  3. 設定を変更するユーザーを選択し、メールアカウントを選択してください。 
  4. [不在通知の追加]をクリックし、ユーザーの不在通知を作成してください。 
  5. この不在通知を設定する日付を選択してください。 
  6. この不在通知を設定する間隔を選択してください。 
  7. ユーザーの不在通知として追加するテキストを入力してください。 
  8. 変更を保存してください。 

不在通知が設定されると、送信間隔設定に基づき、そのアカウントに送信されたメールに対して自動応答が送信されます。 

メールサービスの有効化/無効化

管理者は、ユーザーアカウントに対してさまざまなメールサービスを有効化/無効化できます。コントロールパネルの[メールアカウント]セクションに移動してください。リストからユーザーを選択し、該当するメールアカウントページを開いてください。 

全ユーザーアカウントに対して有効化/無効化できるサービスは以下のとおりです。 

  • POP
  • IMAP
  • アクティブ同期 
  • 受信メール
  • 送信メール
  • スパム処理 

[ユーザー詳細]で、アカウントを選択して[メールアカウント]セクションに移動してください。サービスを無効化するには、サービスの緑色のアイコンをクリックしてください。サービスが赤色で表示されます。もう一度クリックすると、サービスが有効化されます。

ユーザー固有の署名

管理者は、組織の全アカウントに対してユーザー固有の署名を設定できます。

  1. Zoho Mailコントロールパネルにログインしてください。
  2. 左枠から[メールアカウント]を選択してください。
  3. 署名を設定するユーザーを選択してください。
  4. [ユーザー署名]セクションで[ユーザー署名を追加]をクリックし、ユーザーの署名を作成してください。 
  5. 署名の名前と内容を入力してください。リストから目的のメールアドレスを選択し、作成した署名をそのメールアドレスに関連付けてください。
  6. 変更を保存してください。 

選択したユーザーに署名が設定されます。署名の名前の下にあるチェックボックスを使用して、署名の位置を決定できます。

注:

ユーザーは、管理者が作成した署名の編集や関連付けをすることはできません。

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