他のシステムからZoho Booksへの移行
Zoho Booksは、ビジネスの会計業務に必要な機能をまとめて利用できるサービスです。このページでは、現在利用中の会計システムからZoho Booksへ移行する方法を説明します。Zoho Booksへスムーズに切り替えるための手順を順番に確認できます。
このページの内容
既存システムからのデータのエクスポート
Zoho Booksへの移行の最初の手順は、必要なデータを準備することです。後でZoho Booksにインポートできるように、現在利用中のシステムからデータをエクスポートする必要があります。これによりデータのバックアップも作成されるため、後で参照する際にも役立ちます。
参考情報：Zoho Booksでデータのインポートに対応しているファイル形式は、CSV、TSV、XLSのみです。そのため、システムからデータをエクスポートする際は、これらのいずれかの形式でエクスポートしてください。
組織情報の設定
インポートに必要なデータの準備ができたら、Zoho Booksの組織の設定を開始できます。Zoho Booksに登録した後、組織の詳細を入力する必要があります。手順は次のとおりです。
- Zoho Booksアカウントにログインします。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［組織］の下にある［プロフィール］を選択します。
- 組織の詳細を入力します。
- ページ下部の［保存］をクリックします。
組織情報の設定については、詳細はこちらをご参照ください。
勘定科目表のインポート
Zoho Booksには、収益、経費、資本、負債、資産などの種類に分類された既定の勘定科目表が用意されています。これらの多くは、以前のシステムの勘定科目と類似しています。そのため、重複する勘定科目の種類は省略し、追加で必要な勘定科目のみをインポートできます。
参考情報：補助科目がある場合は、インポートファイルで先に親科目を含め、その後に子科目を含めてください。
ヒント：Zoho Booksに追加する必要がある勘定科目が少数の場合は、インポートではなく、1件ずつ勘定科目を作成することもできます。
勘定科目表をZoho Booksにインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーから［会計士］タブをクリックします。
- ［勘定科目表］を選択します。
- 右上の［歯車］アイコンをクリックします。
- ［勘定科目表のインポート］を選択します。
- インポートするファイルを選択するには、［ファイルを選択］をクリックします。インポートファイルに必要な形式を確認するため、サンプルファイルをダウンロードすることをお勧めします。
- インポートファイルに応じて、必要な［文字エンコード］と［ファイル区切り文字］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［項目の関連付け］ページで、インポートファイルのヘッダーを、対応するZoho Booksの項目に関連付けます。
- ［次へ］をクリックします。
- ［プレビュー］ページでインポート内容の概要を確認します。
- ［インポート］をクリックします。
ヒント：勘定科目表をインポートしたら、銀行口座が正しくインポートされていることを確認してください。これを行わないと開始残高を入力できないため、重要です。必要に応じて、銀行口座またはクレジットカード口座を追加することもできます。
設定
Zoho Booksの設定セクションでは、ビジネス要件に合わせて組織をカスタマイズできます。［設定］にアクセスするには、ページ右上の［歯車］アイコンをクリックします。ここで、次の内容を設定してください。
必要なタブの有効化
Zoho Booksには、見積書、工数表、継続受取請求書、デビットノートなど、取引をかんたんに管理するためのさまざまなタブがあります。ビジネスに必要なタブを有効にできます。手順は次のとおりです。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［各種設定］の下にある［一般］を選択します。
- ［有効にするタブを選択］設定で、必要なタブを選択します。
Zoho Booksには、在庫を管理するための在庫調整や在庫追跡などの機能がすでに用意されています。ただし、出荷の作成や倉庫の管理が可能な高度な在庫管理機能を利用したい場合は、Zoho Inventoryアドオンを有効にできます。このアドオンのメリットについては、詳細はこちらをご参照ください。
同じページで、割引を提供する方法（必要な場合）や、取引に税金を適用する方法も選択できます。
すべての詳細を設定したら、［保存］をクリックします。
タブの設定の選択
ビジネスに必要なタブを有効にしたら、それぞれの設定を行います。各タブをビジネスのニーズに合わせてカスタマイズできます。［設定］に移動し、カスタマイズするタブを選択します。
各タブには、カスタマイズ可能な多くの設定があります。タブのカスタマイズについては、各種設定のヘルプドキュメントをご参照ください。
参考情報：以前のシステムにあった項目がZoho Booksに見つからない場合は、Zoho Booksでそれらに対応するカスタム項目を作成できます。
税金の設定
Zoho Booksでは、国別の税金、複数の税率、税グループをビジネスのニーズに応じて設定できます。新しい税金を作成した後、商品に関連付けたり、取引の作成時に適用したりできます。
新しい税率を作成するには、次の手順を実行します。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［税金とコンプライアンス］の下にある［税金］を選択します。
- ［税金］ペインの［税率］に移動します。
- 右上の［+ 新しい税金］をクリックします。
- ［税金名］と、課税される［税率（%）］を入力します。
- この税金が主となる税金に上乗せして計算される税金である場合は、［この税金は複合税です］設定を選択します。
- ［保存］をクリックします。
メモ：
税金が関連付けられた取引をインポートする際に、その税金がZoho Booksに存在しない場合、Zoho Booksは利用可能な詳細を使用して新しい税金を作成します。
複数の税金が適用された取引をインポートする際に、それらの税金がZoho Booksに存在しない場合、Zoho Booksは利用可能な詳細を使用して新しい税グループを作成します。
参考情報：税金タブは国ごとに異なるため、Zoho Booksのエディションによっても異なります。左上でZoho Booksの利用中のエディションを選択し、税金に関するヘルプドキュメントの正しいバージョンを表示していることを確認してください。
顧客と仕入先のインポート
移行プロセスの次の手順は、すべての連絡先を取り込むことです。Zoho Booksには顧客と仕入先専用のタブがあり、それぞれを個別に管理できます。
ヒント：顧客または仕入先をインポートする際、インポートファイルに開始残高を含め、Zoho Booksの対応する項目に関連付けることもできます。これにより、設定で開始残高を入力する際に、売掛金と買掛金をインポートするための別ファイルを用意する必要がありません。
顧客をインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーから［売上］タブをクリックします。
- ［顧客］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックします。
- ［顧客のインポート］を選択します。
- ポップアップで［顧客］を選択し、［続ける］をクリックします。
- インポートするファイルを選択するには、［ファイルを選択］をクリックします。インポートファイルに必要な形式を確認するため、サンプルファイルをダウンロードすることをお勧めします。
- インポートファイルに応じて、必要な［文字エンコード］と［ファイル区切り文字］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［項目の関連付け］ページで、インポートファイルのヘッダーを、対応するZoho Booksの項目に関連付けます。
- ［次へ］をクリックします。
- ［プレビュー］画面でインポート内容の概要を確認します。
- ［インポート］をクリックします。
これで、顧客がZoho Booksにインポートされます。
同様に、仕入先もインポートできます。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーから［購入］タブをクリックします。
- ［仕入先］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックします。
- ［仕入先のインポート］を選択します。
次に、顧客用のファイルをインポートしたときと同じ手順を実行します。連絡先担当者も同じ方法でインポートできます。
商品のインポート
Zoho Booksの商品とは、ビジネスで取り扱う物品やサービスのことです。Zoho Booksにインポートする前に、商品の在庫を追跡する場合は、在庫を有効にする必要があります。手順は次のとおりです。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［商品］の下にある［商品］を選択します。
- ［商品］ページの［一般］タブで、［在庫追跡を有効にする］設定を選択します。
- ［在庫開始日］を選択します。この日付は開始残高日と同じにする必要があります。
- ［保存］をクリックします。
前提条件：物品をインポートする場合は、インポートファイルに期首在庫を含めてください。これはZoho Booksでの開始残高になります。
商品をZoho Booksにインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーから［商品］タブをクリックします。
- ［商品］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックします。
- ［商品のインポート］を選択します。
ヒント：Zoho Booksにない商品の項目がある場合は、Zoho Booksでそれらに対応するカスタム項目を作成し、インポートファイル内の項目に関連付けることができます。
- インポートするファイルを選択するには、［ファイルを選択］をクリックします。インポートファイルに必要な形式を確認するため、サンプルファイルをダウンロードすることをお勧めします。
- インポートファイルに応じて、必要な［文字エンコード］と［ファイル区切り文字］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［項目の関連付け］ページで、インポートファイルのヘッダーを、対応するZoho Booksの項目に関連付けます。
- ［次へ］をクリックします。
- ［プレビュー］画面でインポート内容の概要を確認します。
- ［インポート］をクリックします。
これで、物品とサービスがZoho Booksで利用できるようになります。
ビジネスで商品をカスタマイズした単価で販売または購入している場合、それらの詳細を価格表としてインポートできます。Zoho Booksの価格表は、商品に対するカスタム単価のセットで、特定の顧客／仕入先に割り当てたり、取引に関連付けたりできます。まず、［設定］→［商品］→［商品］→［価格表を有効にする］から、この設定を有効にする必要があります。価格表をインポートする方法をご確認ください。
以前の会計システムに在庫調整がある場合は、それらもZoho Booksにインポートできます。そのためには、まず［設定］→［商品］→［商品］→［在庫追跡を有効にする］から在庫追跡を有効にする必要があります。調整をインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーの［商品］タブに移動します。
- ［在庫調整］を選択します。
- 右上の［その他］ボタンをクリックします。
- ［数量調整のインポート］または［金額調整のインポート］のいずれかを選択します。
その後、商品のファイルをインポートしたときと同じ手順を実行します。
銀行口座またはクレジットカード口座の追加
Zoho Booksでは、銀行口座やクレジットカード口座の詳細を追加して、それらを通じた支払いを正確に会計処理できます。勘定科目表をインポートする際に、インポートファイルにこれらの詳細を含めていた場合は、銀行タブで利用できます。含めていない場合は、手動で追加することもできます。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーから［銀行］タブをクリックします。
- 右上の［銀行口座またはクレジットカードを追加］ボタンをクリックします。
ここから、自動フィードに対応している銀行口座に接続するか、銀行口座またはクレジットカードの詳細を手動で入力できます。
開始残高の入力
開始残高とは、会計期間の開始時点、または新しい会計システムへ切り替える時点で、ビジネスの各勘定科目にある金額のことです。以前のシステムから切り替える場合は、すべての勘定科目とその残高がZoho Booksに取り込まれていることを確認する必要があります。
会計年度末にZoho Booksへ切り替える場合、前年の期末残高をZoho Booksの当年度の開始残高として入力する必要があります。会計年度の途中でZoho Booksへ切り替える場合は、移行日に試算表を作成し、各勘定科目の借方残高と貸方残高を確認できます。
Zoho Booksで開始残高を入力する前に、次のデータがインポートされていることを確認してください。
Zoho Booksで開始残高を入力するには、次の手順を実行します。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［組織］で［開始残高］を選択します。
- ［移行日］を設定します。これは、Zoho Booksへの移行のために、以前の会計システムで試算表レポートを作成した日付にしてください。
- ［インポート］をクリックして、売掛金と買掛金の残高をインポートします。
- 各銀行口座の残高を入力します。
- 資産、経費、負債などの他のカテゴリーをクリックし、借方残高と貸方残高を入力します。
- すべての残高を入力したら、［続ける］をクリックします。
- 次の画面ですべての残高を確認し、［確定］をクリックします。
ヒント：［利用可能残高］という追加の列が表示されます。この列の値は、開始残高日より前に作成した取引がある場合、その取引に基づいて入力されます。
開始残高は、［設定］→［組織］→［開始残高］で［編集］オプションをクリックすると、いつでも編集できます。詳細は、Zoho Booksの開始残高をご参照ください。
取引データのインポート
基本設定が完了し、開始残高を更新したら、必要な取引をすべてZoho Booksに取り込むことができます。取引をインポートする際は、次の順序でインポートしてください。
プロジェクトのインポート
Zoho Booksのプロジェクトは、プロジェクトで作業した時間数、プロジェクトで実施したタスク、または固定のプロジェクト料金に基づいて顧客に請求するビジネス向けの機能です。Zoho Booksでプロジェクトを作成し、そのプロジェクトの工数表をデータとして記録できます。以前のシステムにこのようなプロジェクトがある場合、Zoho Booksに簡単にインポートできます。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーの［工数管理］タブをクリックします。
- ［プロジェクト］を選択します。
- 右上の［ギア］アイコンをクリックします。
- ［プロジェクトのインポート］を選択します。
- ［ファイルを選択］をクリックして、インポートするファイルを選択します。インポートファイルに必要な形式を確認するため、サンプルファイルをダウンロードすることをおすすめします。
- インポートファイルに応じて、必要な［文字エンコード］と［ファイル区切り文字］を選択します。
- ［次へ］をクリックします。
- ［項目の関連付け］ページで、インポートファイル内の見出しを、対応するZoho Booksの項目に関連付けます。
- ［次へ］をクリックします。
- ［プレビュー］画面でインポート内容の概要を確認します。
- ［インポート］をクリックします。
プロジェクトをインポートしたら、同様の手順でタスクと工数表をインポートできます。Zoho Booksでのプロジェクトと工数表の仕組みについて詳しくご確認ください。
購入取引のインポート
Zoho Booksには、経費、受取請求書、発注書、支払いなど、さまざまな購入取引用の専用タブがあります。ビジネスに必要なタブだけをインポートできます。
Zoho Booksに受取請求書をインポートする方法を見てみましょう。
- 左サイドバーの［購入］タブをクリックします。
- ［受取請求書］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックします。
- ［受取請求書のインポート］を選択します。
その後、前のセクションで説明した手順と同様にファイルをインポートします（受取請求書のインポートについて詳しくはこちら）。同様に、他の購入取引をインポートし、その後、仕入先への支払いをインポートできます。
売上取引のインポート
Zoho Booksには、見積書、請求書、前受金請求書、受注書、入金など、さまざまな売上取引用の個別タブも用意されています。ビジネスに必要なタブだけをインポートできます。
Zoho Booksに請求書をインポートする方法を見てみましょう。
- 左サイドバーの［売上］タブをクリックします。
- ［請求書］を選択します。
- 右上の［その他］アイコンをクリックします。
- ［請求書のインポート］を選択します。
その後、前のセクションで説明した手順と同様にファイルをインポートします（請求書のインポートについて詳しくはこちら）。同様に、他の売上取引をインポートし、その後、顧客からの入金をインポートできます。
手動仕訳のインポート
手動仕訳がある場合は、それらもZoho Booksにインポートできます。Zoho Booksは複式簿記システムのため、仕訳の借方合計額と貸方合計額が一致していることを確認してください。
手動仕訳をインポートするには、次の手順を実行します。
- 左サイドバーの［会計士］タブをクリックします。
- ［手動仕訳］を選択します。
- 右上の［ギア］アイコンをクリックします。
- ［仕訳帳のインポート］を選択します。
次に、前のセクションで説明した手順と同様にファイルをインポートします。
取引データの同期
必要な取引をすべてインポートしたら、それらが開始残高と正しく同期されているかを確認することが重要です。これにより、試算表レポートで正確な勘定科目の金額を取得できます。
移行日以前の日付の取引をインポートした場合は、Zoho Booksの開始残高と手動で同期する必要があります。手順は次のとおりです。
- ページ右上の［設定］に移動します。
- ［組織］で［開始残高］を選択します。
- ここに、過去日付の取引数が表示されます。
- ［同期］をクリックします。
この最後の手順で移行処理は完了し、Zoho Booksが提供するその他の機能を使い始めることができます。
移行後にできること
Zoho Booksへの移行が正常に完了したら、組織をさらにカスタマイズできます。決済サービスを設定してオンライン決済を受け付けたり、Zoho CRMやZoho Analyticsなどのその他のアプリと連携したりできます。
Zoho Booksには、会計業務の効率化に役立つ多くの機能もあります。はじめに利用できる機能の例を以下に示します。
メモ：移行処理について問題や不明点がある場合は、support@zohobooks.comまでお問い合わせください。喜んでサポートいたします。
移行時に覚えておくべきポイント
- 既存の会計システムからの預金、資金移動などのインポートは直接サポートしていません。ただし、すべての勘定科目が一致するように、Zoho Booksで該当する入力または更新を行う必要があります。
- ファイルをインポートする際は、項目を正しく関連付け、不要なカンマ、空白の列、アポストロフィやアスタリスクなどの特殊文字を削除してください。
- すべての請求書または受取請求書をインポートした場合は、移行後も適切なステータスが維持されていることを確認してください。
- Zoho Booksにファイルをインポートする際、項目の値はZoho Booksでサポートされているデータ型と一致している必要があります。インポートファイルには、Zoho Booksの項目に関連付けられていない未関連付けの項目が含まれている場合があります。そのため、これらの項目をインポートする場合は、列見出しを正しく関連付ける必要があります。
- Zoho Books組織のデータのバックアップファイルを、新しいZoho Books組織にインポートすることはできません。