開始残高
他の会計ソフトや手動で行っていた会計業務をZoho Booksに切り替える際に、以前の会計情報のすべてを確実に移行する必要があります。これには、在庫水準、売上と購ン入、顧客と仕入先、損益計算書およびその他の仕訳の詳細などが含まれます。
Zoho Booksに移行した後、以前の会計ソフトのすべてのデータを漏れなく利用可能にするためには、開始残高を入力する必要があります。
メモ：
- 会計年度末にZoho Booksへ切り替える場合、前年度の決算残高はすべてZoho Booksの当年度の開始残高として入力されます。
- Zoho Booksでは、会計年度末だけでなく、任意のタイミングで移行することができます。移行の際には、試算表を作成して自社の勘定科目の借方と貸方の残高を確認することができます。
目次
開始残高を入力する前の注意点：
- すべての銀行口座とクレジットカードを登録してください。これにより、開始残高の入力時に一覧が表示され、該当する残高を入力できます。
- 自社の全商品とそれぞれの在庫を登録してください。これにより、商品を簡単にインポートして、追跡することができます。
- 入力した取引詳細や資料を後で確認できるように、移行日に試算表を作成しださい。
開始残高の入力
Zoho Booksには、初期設定としてすべての企業に共通する勘定科目のリストが用意されています。勘定科目は、「買掛金」、「売掛金」、「資産」、「費用」、「負債」、「銀行」、「資本」、「収入」のカテゴリーに分類されています。各カテゴリーの下には複数の勘定科目が存在します。
開始残高を入力するには：
- 右上の［設定］をクリックし、［開始残高］を選択してください。
- 開始残高の日付を入力してください。この日付は通常、Zoho Booksの使用を開始した日付であり、新規ビジネスと既存ビジネスの両方が対象になります。
- 売掛金や買掛金、その他の科目の残高を入力し、続行してください。
売掛金と買掛金の残高の入力
売掛金の開始残高は、顧客から受け取る金額の以前の会計システムにおける最終残高です。買掛金の開始残高は、仕入先に支払うべき金額の以前の会計システムにおける最終残高です。次のいずれかの方法で開始残高を追加できます。
顧客／仕入先の開始残高をインポート
すでに顧客／仕入先を登録している場合は、 「開始残高」 ページで残高のみのインポートが可能となります。
- 右上隅にある［設定］をクリックしてください。
- ［組織］の下の［開始残高］を選択してください。
- 開始残高の日付を入力してください。
- ［売掛金］セクションに移動し、［インポート］をクリックしてください。（または）［買掛金］セクションに移動し、［インポート］をクリックしてください。
- ［ファイルの選択］をクリックして、開始残高と関連データを含むインポートファイル（CSV、TSV、XLSのファイル形式に対応）をアップロードしてください。サンプルファイルをダウンロードして参照し、インポートファイルのデータを更新することも可能です。
- ［次へ］をクリックし、Zoho Booksの項目とインポートファイルの見出しを関連付けてください。
- 完了したら、［次へ］をクリックし、データをインポートしてください。
これにより、顧客／仕入先のすべての開始残高がインポートされ、該当する顧客／仕入先に関連付けられます。
または
顧客／仕入先とその開始残高をインポート
開始残高を入力する最も簡単な方法は、顧客／仕入先をZoho Booksへインポートする際に行うことです。顧客や仕入先を最初にインポートするにあたって、その残高をインポートデータに入れておくことで、再度入力する手間を削減することができます。
- （顧客の場合）左サイドバーの［売上］をクリックし、［顧客］を選択してください。（仕入先の場合）左サイドバーの［購入］をクリックし、［仕入先］を選択してください。
- 右上にある3点リーダーアイコンをクリックしてください。
- ［顧客のインポート］／［仕入先のインポート］をクリックし、次のページで、すべての顧客／仕入先の詳細と開始残高を含むインポートファイル（CSV、TSV、XLSのファイル形式に対応）をアップロードしてください。
- ［次へ］をクリックし、Zoho Booksの項目とインポートファイのル見出しを関連付けてください。また、開始残高の小数点以下の桁数を選択することができます。
- 完了したら、［次へ］をクリックし、データをインポートしてください。
すべての顧客／仕入先とその未決済の開始残高がZoho Booksにインポートされます。
または
顧客／仕入先の開始残高を個別に入力
開始残高を個別に入力したい場合は、顧客／仕入先の作成または編集中に入力することができます。
新規の顧客やベンダーの開始残高を入力するには：
- （顧客の場合）左サイドバーの［売上］をクリックし、［顧客］を選択してください。（仕入先の場合）左サイドバーの［購入］をクリックし、［仕入先］を選択してください。
- 新しい顧客／仕入先を作成するには、［+ New］をクリックしてください。
- 必要な情報を入力し、［その他の詳細］セクションに開始残高を入力してください。
- ［保存］をクリックしてください。
未払い開始残高は、顧客／仕入先詳細セクションの［概要］タブで確認することができます。
利用中の顧客／仕入先の開始残高を入力するには：
- （顧客の場合）左サイドバーの［売上］をクリックし、［顧客］を選択してください。（仕入先の場合）左サイドバーの［購入］をクリックし、［仕入先］を選択してください。
- 残高を追加する対象の顧客／仕入先を選択してください。
- 顧客の概要ページの［売掛金の残高］セクション、または仕入先の概要ページの［買掛金の残高］セクションに移動してください。
ヒント： 顧客の概要ページの売掛金残高には、（作成された請求書に対して） 顧客が支払うべき金額の合計と、最初に追加した未決済の開始残高が含まれています。
ヒント： 仕入先の概要ページの［支払残高］には、（作成された請求書に対して） 仕入先へ支払うべき金額の合計と、最初に追加した未決済の開始残高が含まれています。
- ［開始残高］をクリックしてください。
- 開始残高を入力して、［更新］をクリックしてください。 入力済みの開始残高を更新する場合も同様に、［開始残高］をクリックし、更新された開始残高を入力して、［更新］をクリックしてください。
ヒント： ［未払い開始残高］は、Zoho Booksで顧客に対して発生した販売取引による金額を除いて顧客が支払うべき残高です。支払いを計上するたびに（Zoho Booksで発行した請求書の支払いは除く）、未払い開始残高が減少します。
アドバイス: Zoho Booksの既存ユーザーで、すでに買掛金の開始残高を入力している場合、仕入先の残高をインポートすることができません。この機能を利用するには、買掛金残高をゼロに設定し、ページを更新して、仕入先の残高をインポートするリンクを取得してください。
その他の勘定科目の開始残高の入力
その他の勘定科目は、資産、負債、収入、支出、銀行、資本のカテゴリーに属する科目です。これらを入力するには、以下の手順に従ってください。
- 右上隅にある［設定］をクリックしてください。
- ［組織］の下の［開始残高］を選択してください。
- 開始残高の下の各カテゴリーに移動してください。
- 対象の勘定科目の借方残高と貸方残高を入力してください。
- 勘定の既存の残高を把握するために、利用可能残高を参照してください。利用可能残高は、開始残高日以前に作成、またはインポートした取引や仕訳に基づいて計算されます。
- 新しい勘定を作成するには、［+ 新しく作成］をクリックしてください。詳細を入力し、［保存］をクリックしてください。
- すべての残高を入力して、［続ける］をクリックしてください。借方と貸方の差額は、［開始残高の調整］に計上されます。
- 次の画面ですべての残高を確認し、［認証］をクリックしてください。
すべての残高を更新した後でも、同期オプションを使用して、開始残高日前に取引を作成することができます。
シナリオ： たとえば、残高の開始日が2019年2月6日で、それより前の2018年12月1日に請求書を記録し忘れたとします。その場合は、請求書ページですぐに取引詳細を記録することができます。開始残高ページにおける同期オプションは、開始残高日以前に作成されたすべてのデータを同期し、それに合わせて残高を調整します。
また、以前に計上した取引に変更を加えたり、取引を削除したりする場合も、残高を同期することが可能です。
新しい勘定科目の作成
自社のビジネスで、初期設定にはない勘定科目を扱う場合は、新規に作成できます。新しい勘定科目を作成するには、以下の手順に従ってください。
- ［開始残高］ページで［+ 新しく作成］オプションをクリックしてください。
- ［勘定の種類］をドロップダウンから選択してください。
- ［勘定名］と［勘定コード］を入力してください。
ヒント: 勘定コードは、勘定科目に割り振られた一意の番号の組み合わせであり、勘定科目の識別に役立ちます。
- ［ダッシュボードに注目リストを追加］のボックスにチェックを入れると、勘定科目とその残高がダッシュボードのウィジェットとして表示されます。
- 必要に応じて［詳細］を入力し、［保存］をクリックしてください。