Siapa yang mendapatkan manfaat dari rapat berulang?
Menjadwalkan rapat berulang dapat berguna bagi segala macam profesi. Ini beberapa kasus penggunaan terbaik rapat berulang:
Bagikan kabar terbaru secara berkala
Rutin berbagi kabar terbaru tentang pekerjaan membuat anggota tim Anda selalu memiliki pemahaman yang sama. Buat rapat berulang harian atau mingguan agar anggota tim Anda dapat mengetahui segala hal yang terjadi dan yang perlu diselesaikan.
Menambah rekan host
Jadwalkan rapat berulang bersama rekan host agar janji temu berulang Anda tetap berlangsung bahkan ketika Anda tidak hadir. Rapat online Anda akan berlangsung lancar dengan kehadiran rekan host.
Analisis kemajuan
Rapat berulang adalah bagian penting dari strategi umum yang digunakan tim proyek untuk mencapai tujuan. Manfaatkan rapat berulang mingguan untuk menganalisis kinerja dan mengevaluasi kemajuan.
Tetap terhubung dengan tim Anda
Kedekatan fisik bukan lagi hal yang mendesak bagi kebanyakan tim. Tetap terhubung dengan anggota tim jarak jauh melalui rapat berulang bahkan ketika Anda jauh dari pekerjaan.
Cara menjadwalkan rapat berulang
- 1.Centang Recurring Meeting jika Anda ingin menjadwalkan rapat berulang. Ini akan membuka opsi pengulangan.
- 2.Di bawah Repeat type, pilih pola pengulangan, yaitu seberapa sering rapat akan diadakan: Daily, Weekly, Monthly.
- 3.Tentukan bagaimana rapat Anda akan diulang, yaitu jumlah pengulangan dan kapan rapat akan berakhir Anda dapat mengakhiri rapat berulang pada tanggal tertentu atau setelah rapat tersebut diadakan sekian kali.
- 4.Atur sejumlah pengingat menjelang rapat panggilan berulang. Email pengingat akan dikirim ke peserta berdasarkan pengaturan ini.
- 5.Centang Session Files untuk melampirkan file PPT, PDF, dan video yang relevan dengan rapat.
- 6.Klik Schedule.
Keunggulan penjadwalan rapat berulang
Cukup buat satu kali
Jadwalkan rapat rutin Anda satu kali saja dan ulangi per hari, minggu, atau bulan sesuai kebutuhan. Tentukan berapa kali rapat ingin diulangi atau masukkan tanggal rapat berulang terakhir.
Ulangi pada hari tertentu
Atur rapat Anda agar berulang pada hari tertentu dalam seminggu. Misalnya, Anda dapat mengadakan rapat berulang setiap Senin atau setiap Senin-Rabu.
Pengingat rapat
Jaga tingkat keterlibatan dan kehadiran rapat Anda dengan pengingat rapat berulang. Kirim email pengingat otomatis ke peserta rapat dan jadwalkan kapan pengingat tersebut akan dikirimkan.
Tenaga medis
Dokter dan perawat dapat memanfaatkan rapat berulang sebagai jadwal pemeriksaan rutin pasien jarak jauh. Mereka dapat melihat dan berbicara dengan pasien melalui rapat video Zoho Meeting.
Pelajari selengkapnyaTim proyek
Jadwalkan rapat berulang untuk berkomunikasi dengan tim jarak jauh dan menggantikan rapat rutin di kantor. Bantu anggota tim Anda mengatasi tantangan jangka pendek dan pastikan mereka tidak melenceng dari target proyek.
Pelajari selengkapnyaMahasiswa riset
Peneliti di berbagai bidang dapat memanfaatkan rapat berulang sebagai wadah rutin menemui mentor dan penasihat untuk mengomunikasikan kemajuan penelitian. Gunakan konferensi video, berbagi layar, dan kontrol jarak jauh untuk berkolaborasi pada suatu dokumen.
Pelajari selengkapnyaApakah rapat berulang produktif?
Produktivitas rapat berulang dapat berbeda-beda tergantung pada pelaksanaan rapat, tujuan rapat, dan tingkat fokus rapat dalam mencapai tujuan. Evaluasi dan penyesuaian rutin dapat makin meningkatkan produktivitasnya seiring waktu.
5 kiat mengadakan rapat berulang yang produktif
Tujuan yang jelas:
Tentukan tujuan yang jelas untuk setiap rapat dan bagikan agenda sebelum rapat dimulai agar peserta dapat bersiap-siap.
Frekuensi yang sesuai:
Tentukan frekuensi rapat berulang sesuai kebutuhan agar tidak ada rapat yang sia-sia.
Pengelolaan waktu:
Mulai dan akhiri rapat tepat waktu untuk menghargai kesibukan peserta, dengan slot waktu tertentu disediakan untuk item agenda.
Keterlibatan tinggi:
Dorong partisipasi aktif dari semua peserta rapat sehingga mereka merasa nyaman untuk berbagi ide dan memberikan umpan balik.
Tindak lanjuti item tindakan:
Catat item tindakan selama rapat dan tindak lanjuti pada rapat berikutnya untuk memastikan kemajuan.
Pertanyaan Umum
01. Apa itu rapat berulang?
Rapat berulang adalah rapat online yang dijadwalkan secara rutin, baik itu dalam sehari atau beberapa kali selama periode waktu tertentu. Jenis rapat ini lebih praktis karena ID dan preferensi rapatnya selalu sama. Dengan Zoho Meeting, Anda dapat menjadwalkan rapat yang diadakan beberapa kali, yang menciptakan konsistensi dan memudahkan akses peserta.
02. Apa saja jenis-jenis rapat berulang?
Rapat berulang dapat berbeda-beda tergantung pada tujuan dan sifat rapatnya. Jenis-jenis rapat berulang yang paling umum adalah:
- 1. Rapat kemajuan mingguan: Pertemuan rutin untuk membagikan kemajuan proyek dan mendiskusikan setiap tantangan.
- 2. Pertemuan tinjauan bulanan: Tinjauan berkala untuk menilai kinerja keseluruhan, mengatasi masalah, dan merencanakan bulan yang akan datang.
- 3. Rapat kilat: Rapat status harian berdurasi singkat untuk mendiskusikan tugas, tantangan, dan kemajuan.
- 4. Sesi pelatihan: Sesi rapat berulang untuk mengedukasi dan mengembangkan keahlian para peserta.
- 5. Pertemuan strategi: Diskusi terjadwal yang fokus pada perencanaan jangka panjang, penetapan sasaran, dan pengambilan keputusan strategis.
03. Bagaimana cara menjadwalkan rapat panggilan berulang?
Anda dapat menjadwalkan rapat berulang dengan mengklik menu More Options dan memilih Repeat type saat menjadwalkan rapat online.
04. Bagaimana cara menjadwalkan rapat berulang di Outlook?
Saat membuat rapat baru di Outlook, isi detail rapat, centang Repeat, dan pilih pola pengulangan sesuai kebutuhan (harian, mingguan, bulanan, atau kustom). Simpan rapat berulang dengan mengklik Save.
05. Bagaimana cara menjadwalkan rapat berulang dengan Microsoft Teams?
Saat menjadwalkan rapat di Microsoft Teams, klik menu drop-down pengulangan—secara default diatur ke "Does not repeat"—dan pilih pola pengulangan yang Anda inginkan.