Qui peut bénéficier de réunions récurrentes ?
Quelle que soit votre profession, la planification d'une réunion récurrente peut être utile. Voici quelques-uns des meilleurs cas d'utilisation en matière de réunions récurrentes :
Partagez les mises à jour de façon régulière
Partagez régulièrement des mises à jour sur votre travail afin d'informer les membres de votre équipe. Créez des réunions récurrentes sur une base quotidienne ou hebdomadaire pour qu'ils puissent suivre tout ce qui se passe et ce qui reste à accomplir.
Ajouter des co-hôtes
Planifiez des réunions récurrentes avec les co-hôtes pour vous assurer que vos rendez-vous récurrents se déroulent même en votre absence. Vos réunions en ligne seront menées en toute transparence en présence de co-hôtes.
Analysez la progression
Les réunions récurrentes sont une partie importante des stratégies communes que les équipes de projet utilisent pour atteindre leurs objectifs. Profitez de vos réunions hebdomadaires récurrentes pour analyser les performances et évaluer les progrès.
Restez en contact avec votre équipe
La proximité physique n'est plus un impératif pour que la plupart des équipes fonctionnent. Restez en contact avec les membres de votre équipe distante grâce à des réunions récurrentes, même lorsque vous êtes absent.
Marche à suivre pour planifier une réunion récurrente
- 1.Cochez la case Recurring Meeting si vous souhaitez en planifier une pour afficher d'autres options de périodicité.
- 2.Sous Repeat type, sélectionnez la périodicité, en fonction de la fréquence à laquelle la réunion doit se répéter : Daily, Weekly, Monthly.
- 3.Spécifiez la manière dont votre réunion se répétera, le nombre d'occurrences et le moment où elle se terminera. Une réunion récurrente peut se terminer à une date spécifique ou après un certain nombre d'occurrences.
- 4.Définissez des rappels à plusieurs reprises avant le début de votre réunion récurrente. Des e-mails de rappel seront envoyés aux participants en fonction de ce paramètre.
- 5.Cochez la case Session Files pour joindre des fichiers PPT, PDF et vidéo pertinents à la réunion que vous planifiez.
- 6.Cliquez sur Schedule.
Avantages liés à la planification de réunions récurrentes
Planifiez-la une seule fois
Planifiez votre réunion régulière une seule fois et configurez-la pour qu'elle se répète sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle selon vos besoins. Spécifiez le nombre de répétitions ou saisissez une date à laquelle vous souhaitez que la planification récurrente se termine.
Répétez-la sur des jours spécifiques
Configurez vos réunions pour qu'elles se répètent certains jours de la semaine. Par exemple, vous pouvez créer des réunions récurrentes chaque lundi, ou tous les lundis et mercredis, etc.
Rappels de réunion
Renforcez la motivation des participants et la participation à vos réunions grâce à des rappels de réunions récurrentes. Envoyez des rappels automatisés par e-mail aux participants et planifiez leur envoi.
Professionnels de santé
Les médecins et les infirmières peuvent utiliser des réunions récurrentes pour faire régulièrement le point avec leurs patients à distance. Les réunions vidéo leur permettent de voir et de parler à leurs patients à l'aide de Zoho Meeting.
En savoir plusÉquipes de projet
Planifiez des réunions récurrentes pour remplacer les réunions habituelles au bureau et communiquer avec votre équipe distante. Aidez-la à surmonter les défis à court terme et à faire en sorte qu'elle reste alignée sur les objectifs du projet.
En savoir plusÉtudiants-chercheurs
Les chercheurs dans de nombreux domaines peuvent utiliser des réunions récurrentes pour informer régulièrement leurs mentors et conseillers de leurs progrès. Utilisez la visioconférence, le partage d'écran et le contrôle à distance pour collaborer sur des documents.
En savoir plusLes réunions récurrentes sont-elles productives ?
La productivité des réunions récurrentes peut varier en fonction de la façon dont elles sont organisées, de leur objectif et de la mesure dans laquelle elles sont axées sur la réalisation des objectifs. Des évaluations régulières et des ajustements périodiques des réunions peuvent améliorer la productivité au fil du temps.
5 conseils pour favoriser la productivité des réunions récurrentes
Objectifs clairs :
Définissez des objectifs clairs pour chaque réunion et partagez l'ordre du jour à l'avance, afin que les participants puissent s'y préparer.
Fréquence appropriée :
Ajustez la fréquence des réunions récurrentes en fonction des besoins pour qu'elles soient plus pertinentes.
Gestion du temps :
Commencez et terminez les réunions à l'heure pour respecter les emplois du temps des participants, en prévoyant des plages horaires précises dédiées aux points de l'ordre du jour.
Environnement motivant :
Encouragez la participation active de tous les participants à la réunion, en leur précisant qu'ils peuvent partager des idées et apporter des commentaires en toute confiance.
Suivi des mesures à prendre :
Prenez note des mesures que vous devez prendre lors de la réunion et suivez-les au cours des réunions suivantes pour vérifier les progrès réalisés.
Questions fréquentes
01. Qu'est-ce qu'une réunion récurrente ?
Une réunion récurrente est une réunion en ligne planifiée et régulière qui se déroule à plusieurs reprises ou de manière unique. Elle permet d'utiliser le même identifiant de réunion et les mêmes préférences pour chaque occurrence. Avec Zoho Meeting, vous pouvez facilement planifier des réunions avec plusieurs occurrences et garantissez ainsi la cohérence et la facilité d'accès pour les participants.
02. Quels sont les types de réunions récurrentes ?
Les réunions récurrentes peuvent être de différents types en fonction de l'objet et de la nature de la réunion. Voici quelques-unes des réunions récurrentes les plus courantes :
- 1. Réunions hebdomadaires relatives à l'état d'avancement d'un projet : réunions régulières visant à informer les membres de l'équipe de l'avancement d'un projet et de discuter des difficultés.
- 2. Réunions d'évaluation mensuelles : évaluations périodiques des performances globales et des problèmes et planification pour le mois à venir.
- 3. Réunions Scrum : réunions quotidiennes visant à discuter des tâches, des difficultés et des progrès dans un court laps de temps.
- 4. Séances de formation : réunions récurrentes visant à former les participants et à développer leurs compétences.
- 5. Réunions stratégiques : discussions programmées axées sur la planification à long terme, la définition des objectifs et la prise de décisions stratégiques.
03. Comment puis-je planifier des réunions récurrentes ?
Vous pouvez planifier des réunions récurrentes en cliquant sur le menu More Options et en sélectionnant l'option Repeat type lors de la planification d'une réunion en ligne.
04. Comment puis-je planifier une réunion récurrente dans Outlook ?
Lors de la création d'une réunion dans Outlook, remplissez les détails de la réunion, cochez la case Repeat et choisissez la périodicité adaptée à vos besoins (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou personnalisée). Enregistrez la réunion récurrente en cliquant sur Save.
05. Comment puis-je organiser des réunions récurrentes avec Microsoft Teams ?
Lors de la création d'une réunion Teams dans Microsoft Teams, cliquez sur le menu déroulant Recurrence défini par défaut sur « Does not repeat », puis sélectionnez la périodicité souhaitée.