Gestion des e-mails

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Alias de messagerie

Lorsqu'un utilisateur a plusieurs adresses e-mail pour le même compte, l'adresse e-mail supplémentaire peut être configurée comme un alias pour le compte.

Les alias de messageries sont très pratiques pour traiter plusieurs domaines. Quand une organisation dispose de plusieurs domaines, yourdomain.com et yourdomain.org par exemple, fournir plusieurs adresses e-mail est simplifié par l'ajout d'alias pour les comptes.

Exemple : patricia@zillum.org, pboyle@zillum.org, patricia@zillum.com peuvent être des adresses e-mail utilisées par la même personne sous le même compte. Les alias de messagerie sont similaires à l'adresse e-mail du compte de base, mais ils peuvent être supprimés et recréés facilement par l'administrateur.

Étapes pour ajouter de nouveaux alias :

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Rendez-vous à la section User Details.
  3. Cliquez sur l'utilisateur pour lequel vous souhaitez ajouter un alias.
  4. Accédez à la section Mail Accounts, puis cliquez sur Add New Alias
  5. Indiquez l'alias que vous souhaitez ajouter et sélectionnez le domaine depuis la liste déroulante si vous avez plusieurs domaines.
  6. Cliquez sur Save pour mettre à jour les alias pour le compte.

Modifier l'adresse e-mail par défaut (adresse de la boîte aux lettres)

Lorsque l'administrateur crée un compte utilisateur et une adresse e-mail pour l'utilisateur, cette adresse e-mail est définie comme adresse e-mail par défaut ou adresse de messagerie par défaut pour ce compte. S'il y a eu erreur ou une confusion lors de la création du compte, l'adresse e-mail par défaut du compte peut être modifiée.

Pour modifier l'adresse par défaut de la boîte aux lettres, l'administrateur doit d'abord créer un alias de messagerie avec l'adresse e-mail souhaitée, puis le configurer en tant qu'adresse par défaut.

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Accédez à la section User Details et sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier l'adresse e-mail par défaut.
  3. Créez l'adresse e-mail souhaitée en tant qu'alias de messagerie, si ce n'est pas déjà le cas.
  4. Cliquez sur le lien Change, à côté de l'adresse e-mail par défaut.
  5. Dans la liste déroulante, sélectionnez l'alias de messagerie qui devrait être l'adresse e-mail par défaut du compte.
  6. Cliquez sur Save pour définir l'alias choisi en tant qu'adresse de messagerie par défaut.

Comportements des alias de messagerie :

  • Si vous ajoutez un alias de messagerie, l'utilisateur pourra envoyer / recevoir en utilisant l'alias de messagerie. 
  • Les alias de messagerie supplémentaires seront ajoutés à la liste déroulante From via laquelle l'utilisateur peut sélectionner l'adresse d'expédition pour l'e-mail spécifique. 
  • Les alias de messagerie peuvent être utilisés pour un seul utilisateur et ne peuvent pas être réutilisés. 
  • Une fois ajouté, l'alias de messagerie peut être utilisé pour se connecter au compte. 
  • Les alias de messagerie peuvent également être utilisés pour configurer les clients de messagerie. 
  • Des filtres d'e-mail peuvent être utilisés pour organiser les e-mails envoyés vers plusieurs alias de messagerie.
    • L'utilisation de « À » / « Cc » contient la condition de filtrage.
    • Appliquer l'action Move to folder / Apply label pour classer les e-mails.

Transfert d'e-mails depuis le panneau de configuration (par l'administrateur)

Le transfert d'e-mails, lorsqu'il est configuré depuis le panneau de configuration, est effectué à des fins de délégation / sauvegarde. Si vous configurez le transfert d'e-mails depuis le compte d'une organisation vers un autre compte de la même entreprise, configuré dans Zoho Mail, aucune procédure de vérification n'est requise pour le processus s'il est lancé par l'administrateur à partir du panneau de configuration. Lorsque le transfert d'e-mails est lancé par l'utilisateur ou vers une adresse e-mail externe, le processus de vérification est nécessaire pour activer le transfert d'e-mails.

Étapes pour configurer le transfert d'e-mails :

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Sélectionnez la section User Details. 
  3. Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le transfert d'e-mails.
  4. Sélectionnez la section Mail Accounts sous Mail Administration.
  5. Cliquez sur Add Mail Forward pour créer un nouveau transfert.
  6. Indiquez l'adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez configurer la redirection d'e-mails. 
  7. Une adresse e-mail interne sera immédiatement activée et un compte externe doit être confirmé. 
  8. Après activation, tous les messages entrants seront envoyés vers l'adresse e-mail indiquée. 

Si vous souhaitez également transférer les e-mails sortants, reportez-vous à Outgoing Forwarding depuis la section Mail Policy. L'utilisateur sera en mesure de visualiser le transfert configuré. Vous devez configurer Access Restrictions dans la section Mail Policy pour masquer la section Email Forwarding depuis l'utilisateur, afin d'empêcher tout changement manuel de l'utilisateur. 

Réponse automatique

Les réponses automatiques peuvent être définies par l'administrateur des comptes d'utilisateur. Ce faisant, l'administrateur peut configurer des réponses automatiques sur certains comptes, qui seraient interrompus ou pour d'autres raisons, qui nécessitent une réponse automatique envoyée à l'expéditeur. 

Étapes pour configurer une réponse automatique :

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Sélectionnez la section User Details
  3. Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres et sélectionnez Mail Accounts. 
  4. Cliquez sur Add Vacation Reply pour créer une réponse automatique pour l'utilisateur. 
  5. Sélectionnez les dates pour lesquelles vous souhaitez définir cette réponse automatique. 
  6. Sélectionnez l'intervalle pour lequel vous souhaitez définir cette réponse automatique. 
  7. Indiquez le texte que vous souhaitez ajouter en tant que réponse automatique pour l'utilisateur. 
  8. Enregistrez les modifications. 

Une fois la réponse automatique définie, des réponses automatisées seront envoyées pour les e-mails acheminés vers le compte, en fonction de l'intervalle d'envoi défini. 

Activer / Désactiver les services de messagerie

L'administrateur peut activer / désactiver les différents services de messagerie pour un compte d'utilisateur. Rendez-vous à la section Mail Accounts dans le panneau de configuration. Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour ouvrir la page du compte de messagerie concerné. 

Les services suivants peuvent être activés ou désactivés pour tout compte d'utilisateur. 

  • POP
  • IMAP
  • Synchronisation active 
  • E-mail entrant
  • E-mail sortant
  • Traitement des spams 

Depuis la section « User Detail », sélectionnez le compte et parcourez la section Mail Accounts. Vous pouvez cliquer sur l'icône « verte » de n'importe quel service pour désactiver le service. Le service sera indiqué en rouge. En cliquant une nouvelle fois dessus, vous l'activerez.

Signature spécifique à l'utilisateur

L'administrateur peut configurer des signatures spécifiques à l'utilisateur pour tous les comptes de l'organisation.

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Sélectionnez Mail Accounts dans le volet de gauche.
  3. Sélectionnez l'utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer la signature.
  4. Cliquez sur Add User Signature dans la section User Signatures pour créer une signature pour l'utilisateur. 
  5. Saisissez le nom de la signature et le contenu de la signature. Sélectionnez l'adresse e-mail depuis la liste pour associer la signature créée avec cette adresse e-mail.
  6. Enregistrez les modifications. 

La signature sera configurée pour l'utilisateur sélectionné. Vous pouvez décider de la position de la signature à l'aide de la case à cocher en dessous du nom de la signature.

Remarque :

Les utilisateurs ne seront pas en mesure de modifier ou d'associer la signature créée par l'administrateur.

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