Créer des utilisateurs et des comptes de messagerie

Créer des utilisateurs et des comptes de messagerie

Une fois votre domaine vérifié, vous pouvez configurer des comptes de messagerie pour les utilisateurs en cliquant sur « Add users » ou sur Import users depuis le panneau de configuration. Vous pouvez choisir d'ajouter un utilisateur à la fois par adresse e-mail ou utiliser la fonction de téléchargement en masse pour importer jusqu'à 200 utilisateurs à la fois avec un fichier .csv.

Les utilisateurs avancés et les grandes organisations peuvent contacter support@zohomail.com pour obtenir de l'aide avec l'assistant d'importation Active Directory afin de créer une base d'utilisateurs à partir de leur Active Directory. 

Activer l'hébergement de la messagerie pour le domaine

Une fois votre domaine vérifié à l'aide des méthodes CNAME / TXT ou HTML, l'hébergement de messagerie pour le domaine sera automatiquement activé. Vous pouvez activer ou désactiver l'hébergement de la messagerie pour un domaine en cliquant sur l'icône Mail pour ce domaine sur la page Domains. 

Si l'hébergement de la messagerie pour un domaine est activé, un compte sera uniquement créé pour l'utilisateur lorsque vous l'ajoutez. Si l'hébergement de la messagerie est désactivé, l'utilisateur sera créé sans compte de messagerie basé sur domaine. 

Lorsque vous désactivez l'hébergement de messagerie d'un domaine, tous les alias basés sur ce domaine seront supprimés.  

Ajouter des informations sur l'utilisateur

  1. Connectez-vous au panneau de configuration (https://mailadmin.zoho.com/) en tant qu'Administrateur ou Super administrateur.
  2. Cliquez sur Control Panel, puis sélectionnez User Details.
  3. Cliquez sur Add User dans la partie supérieure de la page.
  4. Entrez le prénom, le nom et l'adresse e-mail de l'utilisateur dans la zone de texte appropriée, puis sélectionnez un domaine dans le menu déroulant. L'adresse e-mail sera générée automatiquement en fonction de vos préférences définies dans la section Preferred Email Format. Vous pouvez également la modifier dans le champ Email ID.
  5. Fournissez un mot de passe pour l'utilisateur. Il est obligatoire que le mot de passe se compose d'au minimum 8 caractères, avec un caractère numérique et un caractère spécial. Veillez à ce que l'utilisateur reçoive ce mot de passe, car il en aura besoin pour se connecter à son compte.
      
  6. Cliquez sur Create Email aliases pour les autres options de domaine, si vous souhaitez créer des alias pour cet utilisateur dans les domaines configurés avec le compte de votre organisation. Sélectionnez les domaines pour lesquels vous souhaitez créer des alias depuis la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur Ok.
  7. Cochez la case « Force user to change password during the first login » si vous souhaitez que le mot de passe que vous avez défini soit modifié par l'utilisateur lors de la première connexion.
  8. Cliquez sur Ok pour créer l'utilisateur.

Remarque :

Vous ne serez pas en mesure d'utiliser des adresses e-mail telles que abus@nomdomaine.com et postmaster@nomdomaine.com en tant que comptes individuels ou alias pour les comptes individuels. Ces adresses e-mail seront utilisées pour signaler les incidents de spam. Cependant, vous pouvez créer des groupes appelés « abus » et « postmaster » et vous ajouter en tant que membres du groupe. En savoir plus.

Inviter un utilisateur via une autre adresse e-mail existante

Vous pouvez inviter des utilisateurs à rejoindre le compte de votre organisation en indiquant une adresse e-mail ici. Une invitation sera envoyée vers cette adresse et, après acceptation de l'invitation, l'utilisateur sera ajouté au compte de votre organisation. Vous pouvez également inviter les utilisateurs dont les adresses e-mail sont hébergées auprès d'un fournisseur de messagerie autre que Zoho. 

Si un utilisateur possède déjà un compte professionnel chez Zoho, il ne sera pas en mesure de rejoindre votre organisation. Dans ce cas, l'utilisateur devra supprimer l'organisation existante de son compte.

Une fois qu'un utilisateur fait partie de votre organisation, toutes les données de son compte de messagerie seront traitées comme des données d'entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé ou effacé de votre organisation, les données associées à ce compte seront définitivement supprimées et ne pourront pas être récupérées.

Inviter des utilisateurs permettra d'éviter la perte de données si l'utilisateur dispose déjà d'autres applications Zoho telles que CRM, Recruit, etc. liées à son compte.

Remarque :

Si vous créez un utilisateur, il sera capable de se connecter à son compte et d'envoyer des e-mails immédiatement. Cependant, il ne recevra pas d'e-mails jusqu'à ce que les entrées MX du domaine soient dirigées vers les serveurs Zoho Mail. Les enregistrements MX du domaine peuvent être contre-vérifiés sur www.mxtoolbox.com, un outil tiers utilisé pour vérifier les enregistrements DNS du domaine.

Importer des utilisateurs depuis un fichier .csv

Configurer des utilisateurs dans Zoho Mail en important un fichier .csv. 

  1. Connectez-vous au panneau de configuration (https://mailadmin.zoho.com/) en tant qu'Administrateur / Super administrateur.
  2. Cliquez sur Control Panel, puis sélectionnez User Details.
  3. Sélectionnez l'option Import from CSV.
  4. Téléchargez l'exemple de fichier CSV sur le volet de droite. 
  5. Dans le fichier CSV d'exemple, saisissez le prénom et le nom des utilisateurs dans leurs colonnes respectives, le nom d'utilisateur dans la colonne Name et le mot de passe dans la colonne appropriée.
  6. Les autres colonnes sont facultatives. Vous pouvez fournir les valeurs en fonction de vos besoins. Après avoir saisi toutes les données appropriées, enregistrez le fichier au format .csv. 
  7. Cliquez sur Choose File pour sélectionner le fichier que vous choisissez d'importer.
  8. Sélectionnez le domaine principal pour lequel les comptes seront créés.
  9. Cochez la case « Force user(s) to change password during the first login » si vous souhaitez que le mot de passe que vous avez défini soit modifié par le ou les utilisateurs lors de la première connexion.
  10. Si vous avez plusieurs domaines et souhaitez disposer d'alias basés sur le domaine, cliquez sur More pour afficher et sélectionner les domaines supplémentaires dans votre organisation. 

Inviter plusieurs utilisateurs via leurs autres adresses e-mail existantes :

Vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs à créer un compte avec Zoho Mail en important un fichier .txt. Ce fichier doit contenir les adresses e-mail des utilisateurs que vous invitez à rejoindre l'organisation. Saisissez les adresses e-mail, séparées par une virgule.

Par exemple, si vous souhaitez inviter deux utilisateurs, paula@zoho.com et justinc@zoho.com, saisissez ces valeurs dans le fichier de cette façon : paula@zoho.com, justinc@zoho.com.

Cliquez sur Choose File dans l'option de l'utilisateur sous le fichier CSV, sélectionnez ce fichier texte, puis cliquez sur Ok. 

Si un utilisateur possède déjà un compte professionnel chez Zoho, il ne sera pas en mesure de rejoindre votre organisation. Dans ce cas, l'utilisateur devra supprimer l'organisation existante de son compte.

Une fois qu'un utilisateur fait partie de votre organisation, toutes les données de son compte de messagerie seront traitées comme des données d'entreprise. Si un compte utilisateur est supprimé ou effacé de votre organisation, les données associées à ce compte seront définitivement supprimées et ne pourront pas être récupérées.

Inviter des utilisateurs permettra d'éviter la perte de données si l'utilisateur dispose déjà d'autres applications Zoho telles que CRM, Recruit, etc. liées à son compte.

Importer des utilisateurs depuis CRM

Si votre organisation dispose d'un compte CRM ou si vous êtes un administrateur Zoho CRM et souhaitez configurer l'hébergement de la messagerie pour l'ensemble du domaine, vous pouvez associer directement les utilisateurs qui se trouvent déjà dans Zoho CRM à la suite Zoho Mail à l'aide de l'option « Import from CRM ». Pour utiliser cette option, le Super administrateur dans le CRM doit également être un Super administrateur ou un Administrateur dans Zoho Mail. L'option « Invite from CRM » fonctionnera uniquement si un Administrateur CRM se connecte à Zoho Mail et utilise l'option « Import from CRM ».

Pour importer des utilisateurs depuis CRM :

  1. Connectez-vous au panneau de configuration (https://mailadmin.zoho.com/) en tant que Super administrateur CRM.
  2. Ouvrez le panneau de configuration et cliquez sur User Details.
  3. Cliquez sur Import Users from CRM.
  4. Les utilisateurs qui se trouvent dans le CRM de votre organisation (avec des adresses e-mail basées sur un domaine correspondantes) seront directement ajoutés à la suite Zoho Mail.
  5. Tous les autres utilisateurs de votre organisation peuvent être ajoutés à l'aide du fichier CSV ou de l'option Add user.

Les utilisateurs CRM ayant des adresses e-mail issues du même domaine peuvent être importés directement dans Zoho Mail. Les utilisateurs ayant une adresse basée sur domaine différente doivent être invités à rejoindre l'organisation. 

Si un utilisateur CRM qui doit être importé a déjà défini une autre organisation, une erreur se produit. L'utilisateur doit se connecter à son compte et supprimer cette organisation afin de rejoindre la vôtre. Alors seulement, l'utilisateur pourra rejoindre cette organisation. Des instructions détaillées pour supprimer une organisation se trouvent sur cette page d'aide. Ces utilisateurs ne doivent pas fermer leur compte, car cela pourrait entraîner des pertes de données.

Importer des utilisateurs d'autres services

Si votre organisation a recours à d'autres services Zoho, les utilisateurs qui y ont été ajoutés peuvent être directement importés dans Zoho Mail. Suivez ces étapes pour importer des utilisateurs depuis d'autres services Zoho dans Zoho Mail.

  1. Connectez-vous au panneau de configuration Zoho Mail.
  2. Rendez-vous à la section User Details.
  3. Choisissez l'option Import User et sélectionnez From Other Services dans la liste déroulante.
  4. Les utilisateurs qui ont des comptes dans d'autres services Zoho, mais qui n'en ont pas dans Zoho Mail, seront répertoriés. 
  5. Localisez les utilisateurs que vous souhaitez importer dans Zoho Mail, puis cliquez sur l'option Import to Mail au niveau de l'utilisateur correspondant.
  6. Saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez créer pour ce compte et sélectionnez le nom de domaine dans la liste déroulante (s'il y a plusieurs domaines).
  7. Cliquez sur Import this user to Mail.
  8. L'utilisateur sélectionné est ajouté au compte Zoho Mail de votre organisation.

Approvisionnement des utilisateurs depuis Active Directory

Zoho Mail fournit des outils pour découvrir et créer automatiquement les utilisateurs et leurs comptes de messagerie correspondants dans Zoho Mail.

  1. Installez l'assistant d'approvisionnement des utilisateurs Active Directory Zoho Mail dans votre système.
  2. Lorsque vous exécutez l'assistant, il vous sera demandé de fournir les identifiants du Super administrateur.
  3. Vous devez indiquer le serveur sur lequel Active Directory est installé.
  4. Vous devez disposer des détails de la requête LDAP à utiliser pour classer les utilisateurs de l'organisation.
  5. Vous devez faire correspondre les attributs de Active Directory avec les champs prévus pour les utilisateurs Zoho Mail.
  6. Les résultats s'afficheront en fonction de la requête LDAP et de la sélection des attributs.
  7. Après validation des résultats avec les informations sur l'utilisateur de votre organisation, cliquez sur « Finish » pour approvisionner les utilisateurs dans Zoho Mail.

Vous pouvez demander l'outil LDAP pour l'approvisionnement des utilisateurs en envoyant un e-mail à support@zohomail.com contenant les détails de votre organisation.

Connexion de l'utilisateur

Après avoir créé les comptes des utilisateurs, envoyez-leur leurs informations de connexion et demandez-leur de tester leurs comptes pour vous assurer qu'ils sont correctement configurés.

Instructions de connexion de l'utilisateur

  1. Depuis votre navigateur Web, rendez-vous sur www.zoho.com/mail.
  2. Indiquez votre nom d'utilisateur (p. ex. : user@yourdomain.com).
  3. Indiquez votre mot de passe et cliquez sur Log in.

Vous pouvez désormais accéder à votre compte et à vos e-mails. Vous pouvez envoyer des e-mails tout de suite, mais pour les recevoir, votre compte doit être configuré pour l'acheminement des e-mails.

Fiche sur les informations de l'utilisateur

Vous pouvez consulter une liste reprenant tous les utilisateurs créés dans votre organisation en vous connectant à mailadmin.zoho.com et en accédant à la section User Details. Vous pouvez également accéder au menu User Details à l'aide de ce lien.

Vous pouvez rechercher des utilisateurs spécifiques à l'aide de la barre d'outils de recherche dans le coin supérieur droit de la page Groups.

Vous pouvez également filtrer les utilisateurs en fonction du rôle qui leur est attribué à l'aide de l'option Filters dans le coin supérieur droit de la page. En outre, vous pouvez consulter la liste des utilisateurs associés à un domaine particulier en choisissant le domaine correspondant depuis la liste Filters.

Options des listes d'utilisateurs

Zoho Mail propose plusieurs options sur la page Group listing, ce qui permet d'exécuter facilement certaines fonctions de groupe. Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, importer des utilisateurs, exporter des informations sur l'utilisateur, appliquer les politiques de messagerie, attribuer l'emplacement et supprimer des utilisateurs.

Exporter un ou plusieurs utilisateurs :

Si vous devez exporter des informations sur l'utilisateur, vous pouvez utiliser l'option Export User(s) depuis la page Users listing. Vous trouverez trois options dans le menu d'exportation.

  1. Si vous cliquez sur l'option Export User, tous les utilisateurs associés à votre organisation seront exportés au format de fichier .csv.
  2. Si vous avez sélectionné certains groupes en cochant la case et cliqué sur l'option Export User, une option Export selected Users supplémentaire s'affichera. Cela permettra d'exporter uniquement les utilisateurs que vous avez sélectionnés.
  3. Si vous avez filtré les groupes par domaine et sélectionné l'option Export User, une option Export all filtered Users supplémentaire s'affichera. Cela permettra d'exporter tous les utilisateurs créés pour le domaine sélectionné.

Chiffrement par mot de passe

Les contacts exportés sont enregistrés au format .csv. Lors de l'exportation, vous pouvez choisir de chiffrer le fichier .csv avec un mot de passe pour la sécurité de vos données. Lorsque vous cliquez sur Export, une fenêtre contextuelle Encrypt Password apparaîtra. Cochez la case Encrypt with Password dans la fenêtre contextuelle pour ajouter une protection par mot de passe à votre fichier.

Remarque :

Le fichier .csv sera exporté en tant que fichier Zip. Vous devez dézipper le fichier exporté afin d'accéder au fichier .csv.

Appliquer la politique :

Vous pouvez appliquer des politiques de messagerie aux utilisateurs de la liste. Si vous cliquez sur cette option, toutes les politiques configurées seront répertoriées. Vous pouvez sélectionner la politique requise et l'appliquer aux groupes de votre liste. Vous pouvez également ajouter une nouvelle politique en cliquant sur le bouton Add New dans la liste.

Supprimer :

Vous pouvez sélectionner les utilisateurs en cochant la case respective et cliquer sur l'option Delete dans le menu supérieur.

Modifier les identifiants de connexion de messagerie :

Vous pouvez utiliser l'une de vos adresses e-mail pour vous connecter à votre compte Zoho Mail. Cette configuration est possible depuis la section User Details. 

  1. Connectez-vous à mailadmin.zoho.com.
  2. Accédez à la section User Detailspuis sélectionnez l'utilisateur.
  3. Cliquez sur l'onglet Change Login Email IDs .
  4. Toutes les adresses e-mail que vous avez ajoutées comme alias pour votre compte seront répertoriées. 
  5. Sélectionnez l'option Edit au niveau de l'adresse e-mail requise.
  6. Dans le volet de droite, l'adresse électronique que vous avez sélectionnée s'affichera dans le champ Email ID.
  7. Si vous souhaitez définir ce compte comme compte principal, cochez la case Is Primary.
  8. Saisissez le mot de passe Administrateur pour effectuer cette modification, puis cliquez sur Ok.

Vous pouvez également modifier votre adresse e-mail de connexion en saisissant l'adresse dans le volet de droite. Saisissez l'adresse ici et indiquez le mot de passe Administrateur. Vous pourrez vous connecter à l'aide de cette adresse uniquement après confirmation. 

Si l'adresse e-mail que vous avez saisie n'a pas été confirmée, vous ne pourrez la définir comme adresse principale qu'une fois celle-ci confirmée.

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Écrivez-nous: support@zohomail.com