Créer un utilisateur

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Créer.
4. Saisissez le prénom et le nom de l'utilisateur dans les champs correspondants. 
5. Le nom d'utilisateur sera renseigné automatiquement en fonction du format d'e-mail préféré défini. Si vous préférez un autre nom d'utilisateur que celui suggéré, vous pouvez modifier le champ Nom d'utilisateur.
6. Si vous avez ajouté plusieurs domaines dans votre organisation, vous disposez d'une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner le domaine auquel l'adresse utilisateur doit être associée.
7. Fournissez un mot de passe pour l'utilisateur. Le mot de passe doit comporter au minimum 8 caractères, avec un caractère numérique et un caractère spécial. Veillez à ce que l'utilisateur reçoive ce mot de passe, car il en aura besoin pour se connecter à son compte.
8. Cochez l'option Forcer l'utilisateur à modifier le mot de passe lors de la première connexion pour inviter l'utilisateur à modifier le mot de passe défini par l'administrateur lors de sa première connexion. Si vous activez cette option, les utilisateurs ne pourront pas accéder à leur boîte de réception avant d'avoir modifié leur mot de passe.
9. Vous avez également la possibilité de télécharger une photo de profil pour l'utilisateur.
10. Cliquez sur Afficher les champs supplémentaires pour les paramètres utilisateur avancés. Si vous ne souhaitez pas associer l'utilisateur à des groupes ou à une stratégie de messagerie, vous pouvez ignorer cette étape. Si vous souhaitez configurer de la même façon, reportez-vous à la section ci-dessous.
11. Lorsque c'est fait, cliquez sur Créer.
    

Dans la section Afficher les champs supplémentaires, vous avez la possibilité d'associer l'utilisateur à n'importe quel groupe de votre organisation, d'appliquer une stratégie de messagerie et de désactiver automatiquement l'utilisateur.

1. Cliquez sur Afficher les champs supplémentaires pour développer les paramètres utilisateur avancés.
   
2. Pour associer l'utilisateur à un groupe, procédez comme suit :
   1. Cliquez sur Sélectionner des groupes.
      
   2. Dans la fenêtre contextuelle, recherchez les groupes auxquels vous souhaitez ajouter l'utilisateur et cliquez sur Ajouter. Vous remarquerez que le groupe se déplace vers la section Groupes sélectionnés. 
      
   3. Vous pouvez ajouter l'utilisateur à plusieurs groupes. Si vous souhaitez supprimer un groupe de la section Groupes sélectionnés, cliquez sur l'icône de suppression.
   4. Après avoir ajouté tous les groupes de votre choix, cliquez sur Continuer.
      
3. Pour appliquer la stratégie de messagerie à l'utilisateur, cliquez sur la liste déroulante Stratégie de messagerie électronique à appliquer et choisissez la stratégie à laquelle vous souhaitez associer l'utilisateur.
4. Vous pouvez choisir de désactiver automatiquement un utilisateur à l'aide de l'option Désactiver automatiquement l'utilisateur. Cette option est particulièrement utile lorsque vous créez des comptes pour les employés contractuels. Pour désactiver automatiquement l'utilisateur, procédez comme suit :
   1. Cochez l'option Désactiver automatiquement l'utilisateur.
   2. Vous pouvez choisir de désactiver le compte utilisateur après un certain nombre de jours (30 à 720), ou à une date spécifique.
      

Invitez des utilisateurs

Vous pouvez demander aux utilisateurs de rejoindre votre organisation à l'aide de l'option Inviter des utilisateurs. Après avoir invité un utilisateur en saisissant son adresse e-mail, une invitation est envoyée à cette même adresse e-mail. Une fois que l'utilisateur a accepté l'invitation, il est ajouté à votre organisation. Vous pouvez également inviter les utilisateurs dont les adresses e-mail sont hébergées auprès d'un fournisseur de messagerie autre que Zoho.

Toutefois, si un utilisateur possède déjà un compte professionnel chez Zoho, il ne sera pas en mesure de rejoindre votre organisation. Dans ce cas, l'utilisateur devra supprimer l'organisation existante de son compte.

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Invités.
   
4. Sur la page Invités, cliquez sur Inviter un utilisateur ou sur Inviter pour continuer.
5. Dans la fenêtre contextuelle, saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Si vous souhaitez inviter plusieurs utilisateurs en une seule fois, saisissez les adresses e-mail avec une virgule de séparation.
6. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Inviter.
   

Vous pouvez vérifier le statut de votre invitation en regard de l'adresse e-mail de l'invité. Vous pouvez également annuler ou renvoyer l'invitation d'un utilisateur en survolant l'invité concerné et en cliquant sur les icônes de suppression ou de renvoi.

Si vous souhaitez renvoyer l'invitation à plusieurs invités ou supprimer les invitations de plusieurs invités, vous pouvez utiliser la case à cocher pour sélectionner les utilisateurs, puis cliquer sur Renvoyer ou Supprimer.

Importation avec un fichier CSV

Vous pouvez importer jusqu'à 200 utilisateurs à la fois à l'aide d'un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules). Vous pouvez créer un fichier CSV à l'aide de n'importe quel tableur, tel que Zoho Sheets ou Microsoft Excel. Créez une feuille de calcul et exportez-la sous forme de fichier CSV. Vous pouvez télécharger le fichier d'exemple ici.

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Importation avec un fichier CSV
   .
4. Vous serez redirigé vers la page d'importation avec un fichier CSV. Cliquez sur Démarrer l'importation​ou sur Importer.
5. Dans la liste déroulante, choisissez le domaine auquel vous souhaitez associer les utilisateurs du fichier CSV.
6. Cliquez sur Choisir un fichier pour télécharger le fichier CSV avec les détails des utilisateurs.
   
7. Tous les utilisateurs répertoriés dans votre fichier CSV s'affichent pour que vous puissiez examiner plus en détail ceux que vous souhaitez ajouter à votre organisation. Vous pouvez choisir d'importer tous les utilisateurs ou d'en sélectionner uniquement certains en fonction de vos besoins.
8. Après avoir choisi les utilisateurs, cliquez sur Continuer. 
   
9. Sur la page Démarrer l'importation, donnez un nom à votre importation pour référence ultérieure.
10. Vous pouvez également créer une adresse d'alias pour tous les utilisateurs ayant un autre domaine que vous avez ajoutés à votre organisation. Pour créer un alias de domaine pour tous les utilisateurs, dans la colonne Créer un alias pour d'autres domaines, cliquez sur l'icône  .
11. Dans la liste déroulante, choisissez la stratégie de messagerie électronique que vous souhaitez appliquer à tous les utilisateurs sélectionnés.
12. Vous pouvez également forcer les utilisateurs à modifier le mot de passe que vous avez défini lors de leur première tentative de connexion en activant cette option.
13. Après avoir configuré vos préférences d'importation, cliquez sur Démarrer l'importation.
    

L'état de l'importation en cas de réussite ou d'échec du téléchargement de l'utilisateur s'affiche. Si l'état de l'importation ne s'actualise pas automatiquement, vous pouvez cliquer sur l'icône d'actualisation. Vous pouvez commencer à utiliser d'autres parties de la console d'administration et accéder à l'état de l'importation sur la page Importation avec un fichier CSV.

Importation depuis Google Workspace

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Importer et choisissez Importer depuis Google Workspace.
   
4. Si vous ne vous êtes pas authentifié auprès de votre compte Zoho Mail pour accéder à Google Workspace, procédez comme suit :
   1. Connectez-vous à votre compte administrateur Google Workspace et suivez les informations d'authentification indiquées sur le lien de la page d'aide.
   2. Une fois l'authentification effectuée, saisissez l'adresse e-mail du super administrateur de Google Workspace et l'adresse e-mail du compte de service dans les champs correspondants. Chargez le fichier téléchargé sur votre système dans le champ fichier de clé de produit, puis cliquez sur Authentifier.
      
5. Si vous vous êtes déjà connecté à votre compte Google Workspace avec Zoho Mail, la page Importer des utilisateurs s'affiche. Cliquez sur le bouton Migrer.
6. Le compte Google Workspace qui a été utilisé pour se connecter à Zoho Mail s'affiche. Cliquez sur Continuer.
7. Si plusieurs domaines sont configurés, vous serez invité à choisir les domaines de destination respectifs, où les utilisateurs doivent être créés.
8. Après avoir sélectionné les domaines de destination, cliquez sur Continuer.
   ​
9. Tous les utilisateurs de votre compte Google Workspace seront répertoriés. Cochez les cases correspondant aux utilisateurs que vous souhaitez créer dans Zoho Mail, puis cliquez sur Continuer. 
   
10. Saisissez un nom pour l'importation, pour référence.
11. Saisissez un mot de passe pour les utilisateurs que vous importez.
12. Indiquez si vous souhaitez forcer les utilisateurs à modifier leur mot de passe lors de leur première connexion (recommandé).
13. Indiquez si vous souhaitez importer des alias d'utilisateur et des numéros de téléphone, puis cliquez sur Démarrer.
    ​
14. Vous pouvez surveiller en permanence la progression de l'importation à partir de la section Aperçu.

Intégrer les utilisateurs CRM à Zoho Mail

Si votre organisation dispose d'un compte Zoho CRM ou si vous êtes un administrateur Zoho CRM et souhaitez configurer l'hébergement de la messagerie pour l'ensemble du domaine, vous pouvez associer directement les utilisateurs qui se trouvent déjà dans Zoho CRM à la suite Zoho Mail à l'aide de l'option « Importer à partir de CRM ». Cette option est particulièrement utile lorsque vous êtes déjà un utilisateur de Zoho CRM mais que vous hébergiez vos e-mails auprès d'un autre fournisseur de services.

Remarque :

• pour utiliser cette option, le Super administrateur dans CRM doit également être un Super administrateur ou un Administrateur dans Zoho Mail.
• Vous ne pouvez importer des utilisateurs depuis Zoho CRM que si l'adresse e-mail des utilisateurs repose sur le même domaine ajouté à Zoho Mail.

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Importer à partir de CRM.
4. Vous serez redirigé vers la page d'importation des utilisateurs CRM. Vous pouvez importer ou inviter des utilisateurs de Zoho CRM vers Mail.
   • Importer : les utilisateurs dont l'adresse e-mail repose sur le même domaine que celui ajouté à votre organisation Zoho Mail seront répertoriés ici. 
   • Inviter : les utilisateurs dont l'adresse e-mail repose sur un domaine différent de celui configuré pour votre organisation Zoho Mail seront répertoriés ici.

Pour importer des utilisateurs depuis CRM, procédez comme suit :

1. Sur la page d'importation CRM, cliquez sur Importer.
2. Les utilisateurs qui font partie de Zoho CRM avec la même adresse e-mail de domaine que celle que vous avez configurée dans Zoho Mail sont répertoriés ici.
3. Utilisez la case à cocher pour sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez importer de CRM vers Zoho Mail.
4. Une fois cela terminé, cliquez sur Importer.

Pour inviter des utilisateurs depuis CRM, procédez comme suit :

1. Sur la page d'importation CRM, cliquez sur Inviter.
2. Les utilisateurs qui font partie de Zoho CRM avec une adresse e-mail de domaine différente de celle que vous avez configurée dans Zoho Mail sont répertoriés ici.
3. Utilisez la case à cocher pour sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez inviter de CRM vers Zoho Mail.
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Inviter.

Ces utilisateurs recevront un lien d'invitation de Zoho Mail pour rejoindre votre organisation. Une fois l'invitation acceptée, cet utilisateur fait partie de votre organisation.

Si un utilisateur CRM qui doit être importé a déjà défini une autre organisation, une erreur s'affichera. Pour éviter cette situation, l'utilisateur doit se connecter à son compte et supprimer cette organisation afin de rejoindre la vôtre. Mais si ces utilisateurs suppriment leurs comptes et pas seulement l'organisation, leurs données seront perdues.

Importer à partir d'autres services Zoho

Si vous utilisez d'autres services Zoho comme Zoho People, vous pouvez facilement importer des utilisateurs ajoutés à d'autres produits dans Zoho Mail.

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur Importer à partir d'autres services Zoho.
4. Sur la page d'importation, tous les utilisateurs qui ne font pas encore partie de Zoho Mail mais qui font partie d'autres services Zoho sont répertoriés.
5. Cliquez sur Importer. Utilisez la case à cocher pour sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez importer.
6. Cliquez sur Importer.

Approvisionnement des utilisateurs depuis Active Directory

Zoho Mail fournit des outils pour découvrir et créer automatiquement les utilisateurs et leurs comptes de messagerie correspondants dans Zoho Mail.

1. Installez l'assistant d'approvisionnement des utilisateurs Active Directory Zoho Mail dans votre système.
2. Lorsque vous exécutez l'assistant, il vous sera demandé de fournir les identifiants du Super administrateur.
3. Vous devez indiquer le serveur sur lequel Active Directory est installé.
4. Vous devez disposer des détails de la requête LDAP à utiliser pour classer les utilisateurs de l'organisation.
5. Vous devez faire correspondre les attributs de Active Directory avec les champs prévus pour les utilisateurs Zoho Mail.
6. Les résultats s'afficheront en fonction de la requête LDAP et de la sélection des attributs.
7. Après validation des résultats avec les informations sur l'utilisateur de votre organisation, cliquez sur « Finish » pour approvisionner les utilisateurs dans Zoho Mail.
8. Vous pouvez demander l'outil LDAP pour l'approvisionnement des utilisateurs en envoyant un e-mail à support@zohomail.comcontenant les détails de votre organisation.

Dépannage de l'ajout d'utilisateurs

Lors de l'ajout d'utilisateurs à votre organisation, l'erreur suivante peut s'afficher :

Cette erreur se produit lorsque l'adresse e-mail que vous essayez de créer existe déjà dans le compte de votre organisation. Vous pouvez suivre l'une des étapes suivantes pour résoudre ce problème :

• Si vous avez accès au compte existant avec la même adresse que celle que vous créez, vous pouvez vous connecter à Zoho Accounts à l'aide de cette adresse e-mail et fermer le compte.
• Si vous n'avez pas accès au compte
  1. Connectez-vous au compte Super administrateur de votre organisation et créez un compte « fourre-tout » pour l'adresse e-mail.
  2. Après avoir créé un compte « fourre-tout », déconnectez-vous du compte Super administrateur.
  3. Accédez à Zoho Mail, saisissez l'adresse e-mail existante et cliquez sur Mot de passe oublié. Vous recevrez le lien de réinitialisation du mot de passe dans le compte « fourre-tout ». Vous pouvez réinitialiser le mot de passe à l'aide du lien et fermer le compte, ou accepter une invitation à être ajouté à l'organisation.

Supprimer des utilisateurs

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur existant de votre organisation ou supprimer plusieurs utilisateurs en bloc, vous pouvez le faire de plusieurs façons.

Supprimer des utilisateurs de la liste des utilisateurs

Pour supprimer un seul utilisateur, vous pouvez passer le curseur sur le nom de l'utilisateur concerné et cliquer sur l'icône de suppression  .

Pour supprimer un certain nombre d'utilisateurs de la liste, sélectionnez-les, puis cliquez sur le bouton  Supprimer.

Suppression groupée d'utilisateurs via un fichier CSV

Si vous souhaitez nettoyer les utilisateurs de votre organisation et en supprimer un certain nombre en même temps, vous pouvez le faire à l'aide d'un fichier CSV. Pour supprimer des utilisateurs à l'aide d'un fichier CSV, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à la console d'administration Zoho Mail.
2. Accédez à Utilisateurs dans le volet gauche.
3. Sur la page de liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton  Supprimer et sélectionnez Supprimer via CSV.
   
4. Dans la fenêtre contextuelle, chargez votre fichier CSV, puis cliquez sur Supprimer.