Les devises multiples dans Zoho CRM vous permettent de tout gérer, des contrats à travers le monde jusqu'aux factures, paiements et rapports, dans la monnaie privilégiée par votre organisation et vos partenaires. Vous pouvez estimer précisément la valeur des opportunités et partager des rapports pertinents sur les transactions dans la devise de votre organisation.

Disponibilité

Autorisation de profil requise : les utilisateurs ayant le profil Administrateur peuvent configurer la fonction.

Terminologies

Devise principale

Il s'agit de la devise principale que votre organisation utilise pour ses activités. Cette devise est souvent utilisée pour générer les rapports annuels et calculer les revenus de l'entreprise. La devise principale est plus pertinente pour les entreprises multinationales qui travaillent dans de multiples devises. Par exemple, une entreprise peut avoir des bureaux au Japon, en Inde et en Espagne, mais son siège social est aux États-Unis. Ainsi, les chiffres de cette entreprise sont exprimés en dollars américains. Ici, la devise principale est le dollar américain.

Devise active

Il s'agit des devises utilisées par votre organisation pour faire des affaires. Seules les devises actives peuvent être saisies dans les opportunités et autres éléments.

Devise inactive

Il s'agit des devises que votre organisation n'utilise plus. Une fois désactivées, ces devises ne sont pas supprimées. Elles restent répertoriées dans la liste des devises.

Taux de change

C'est le taux auquel une devise peut être échangée contre une autre. Dans votre compte CRM, le taux de change est utilisé pour convertir un montant présenté dans une devise vers la devise principale utilisée par votre organisation.

Devise d'enregistrement

C'est la devise de chaque enregistrement. Toutes les valeurs des devises pour un enregistrement sont basées sur la devise d'enregistrement sélectionnée.

Remarques importantes

Veuillez examiner les points suivants avant de commencer à utiliser la fonction de devises multiples.

• Seuls les utilisateurs ayant un profil Administrateur peuvent activer cette fonction et ajouter des devises.
• Une fois activée, cette fonction ne peut être désactivée.
• L'administrateur peut ajouter plusieurs devises, mais seules 10 devises peuvent être actives dans le compte CRM.
• Vous ne pouvez pas mettre à jour en masse la devise de l'enregistrement (c.-à-d. le champ Currency [Devise]) pour les enregistrements.
• La fonction de devises multiples n'est pas prise en charge dans le module Forecasts (Prévisions).

Scénario

Le siège social de l'entreprise est situé au Canada. Des bureaux de vente et de développement sont présents au Canada, au Mexique, au Japon, en Chine, en Inde, à Singapour et en Australie. Les bureaux de chaque pays ont leurs responsables des ventes respectifs, mais aussi des commerciaux qui travaillent pour des régions spécifiques et font leurs rapports à leurs supérieurs régionaux.

Le PDG et le vice-président directeur des ventes au Canada reçoivent des rapports mensuels de leurs bureaux à travers le monde. Ils génèrent des rapports en dollars canadiens (la devise principale de l'entreprise) qui leur permettent d'estimer les pertes et profits en termes de ventes. Le vice-président des ventes en Asie travaille depuis le bureau du Japon. Il consolide les données provenant des bureaux en Chine, en Inde, à Singapour et au Japon pour exécuter un rapport en dollars canadiens. De même, le vice-président en Australie et au Mexique collecte les données et les rapporte également en dollars canadiens.

Fonctions d'Administrateur

Seuls les utilisateurs ayant un profil Administrateur défini dans Zoho peuvent réaliser les opérations suivantes dans le compte CRM de l'organisation :

• Activer la fonction de devises multiples en ajoutant la devise principale.
• Ajouter des devises multiples qui peuvent être utilisées comme devise des enregistrements.
• Modifier les différentes devises ajoutées dans le compte CRM de l'organisation.
• Modifier les taux de change des devises.

Activer les devises multiples & ajouter la devise principale

Les utilisateurs ayant un profil Administrateur doivent au préalable activer cette fonction avant d'ajouter la devise principale. Veuillez noter qu'une fois activée, la fonction de devises multiples ne peut pas être désactivée. Après l'activation :

• Le système prend quelques minutes (en fonction du nombre d'enregistrements dans votre compte) pour appliquer la devise principale comme devise des enregistrements pour tous les enregistrements existants dans le compte CRM.
• Les taux de change des enregistrements existants est défini sur 1.
• Un e-mail est envoyé à tous les utilisateurs ayant un profil Administrateur défini dans Zoho.
• Le champ Currency Locale (Devise locale) n'est pas disponible lorsque vous accédez à Setup (Configuration) > General (Général) > Company Details (Informations sur l'entreprise).

Pour activer les devises multiples & ajouter la devise principale

1. Accédez à Setup (Configuration) > General (Général) > Company Details (Informations sur l'entreprise).
2. Dans la page Company Details (Informations sur l'entreprise), accédez à l'onglet Currencies (Devises)
3. Sélectionnez la Home Currency (Devise principale) requise dans la liste déroulante.
   Notez que la devise principale ne peut pas être modifiée. Le format de la devise sélectionnée s'affiche.
   
4. Cliquez sur le lien Customize (Personnaliser) pour modifier les éléments suivants :
   • Sélectionnez le ThousandSeparator (Séparateur de milliers) dans la liste déroulante.
   • Sélectionnez les DecimalPlaces (Décimales) dans la liste déroulante.
   • Sélectionnez le Decimal Separator (Séparateur des décimales) dans la liste déroulante.
   • Cliquez sur OK.
5. Cliquez sur Confirm (Confirmer).

Ajouter des devises multiples

Après avoir activé la fonction en ajoutant la devise principale, l'administrateur peut ajouter d'autres devises que l'entreprise utilise pour ses activités. Les autres utilisateurs pourront ensuite sélectionner ces devises pour les utiliser comme devise d'enregistrement lors de la création de leads, de contacts, de clients potentiels, etc.

Pour ajouter des devises multiples

1. Accédez à Setup (Configuration) > General (Général) > Currencies 'Devises) > Add Currency (Ajouter une devise).
2. Dans la zone contextuelle Add Currency (Ajouter une devise), procédez comme suit :
   • Dans la liste déroulante, sélectionnez une Currency (Devise) qui sera définie comme la devise principale.
     En fonction de la devise sélectionnée, le Format de la devise est renseigné.
   • Cliquez sur le lien Customize (Personnaliser) pour modifier le format de la devise.
   • Sélectionnez les options Thousand Separator (Séparateur des milliers),Decimal Places (Décimales) et Decimal Separator (Séparateur des décimales).
     
   • Renseignez le champ Exchange Rate (Taux de change) pour la devise que vous ajoutez.
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).
   

Fonctions utilisateur

• Spécifiez la devise d'enregistrement lors de la création d'enregistrements.
• Créez des devis et des factures dans la devise
• Importez des enregistrements ayant une valeur dans différentes devises.

Utilisation des devises multiples dans Zoho CRM

Dans les enregistrements

Dans Zoho CRM, les enregistrements disposent d'un champ Currency (Devise) dans lequel vous pouvez sélectionner la devise disponible dans le compte CRM de votre organisation. Ce champ n'est disponible qu'après l'activation de la fonction de devises multiples. Dans un enregistrement, tous les champs de montants ont leur valeur dans la devise de l'enregistrement, suivie du montant en devise principale entre parenthèses.

Pour préciser la devise d'un enregistrement

1. Cliquez sur l'onglet [Module].
2. Cliquez sur New [Record] (Nouvel [Enregistrement]).
3. Dans la page New [Record] (Nouvel [Enregistrement]), saisissez les détails et sélectionnez la Currency (Devise) de l'enregistrement dans la liste déroulante.
   Seules les devises actives sont répertoriées dans le champ déroulant.
   
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Dans les devis, les factures, les commandes clients et les bons de commande

Comme pour tout autre enregistrement, vous pouvez également définir le champ Currency (Devise) pour les devis et factures. Les éléments de la ligne sélectionnés s'affichent dans la devise principale. Ils sont convertis dans la devise de l'enregistrement sélectionnée pour le devis ou la facture.

Dans les rapports

Dans un rapport, la valeur s'affiche par défaut dans la Home Currency (Devise principale).

Dans l'affichage Liste

L'affichage Liste filtre et affiche les enregistrements dans un module en fonction de critères. Par exemple, vous pouvez créer un affichage Liste pour filtrer et afficher les clients potentiels qui concluent cette semaine. Même en précisant des critères, en cas d'utilisation d'un champ de devise, la valeur est indiquée uniquement dans la devise principale.

Les colonnes de ces affichages Liste peuvent être personnalisées pour ajouter les champs des devises. Consultez également Personnaliser les colonnes dans l'affichage Liste. Lorsque vous cliquez sur l'en-tête de colonne des devises dans un affichage Liste, les enregistrements ayant différentes devises sont triés par ordre croissant ou décroissant en fonction de la valeur de la devise principale.

Lors de l'importation

Dans Zoho CRM, vous pouvez facilement importer des enregistrements ayant plusieurs devises.

• Lorsqu'un champ Currency (Devise) d'un enregistrement n'est pas mappé, la devise principale est définie comme la devise.
• Lorsqu'un champ Record Currency (Devise d'enregistrement) est mappé, mais que la valeur est différente dans le fichier d'importation et dans CRM, la devise principale est définie comme la devise.

Lors de la spécification des critères

Dans des fonctions comme l'affichage Liste, les règles de workflow, les rapports, etc., vous avez la possibilité de spécifier des critères. En cas d'utilisation de devises multiples, les critères utilisant les champs de devise ne peuvent être définis que sur la devise principale.

Dans les tableaux de bord

Dans Zoho CRM, le tableau de bord est le lieu où vous pouvez ajouter des illustrations de vos rapports personnalisés, qui donne un instantané en temps réel des indicateurs clés de votre organisation. Il vous permet également de visualiser facilement les modèles et les tendances des ventes, du marketing, etc. Dans les composants du tableau de bord, le montant s'affiche en devise principale.

Pour rechercher et fusionner

Quand vous avez 2 ou 3 enregistrements semblables avec des devises différentes, vous pouvez alors utiliser la fonction Find and Merge (Rechercher et Fusionner) pour fusionner les enregistrements en double. Les valeurs des champs Exchange Rate (Taux de change) et Currency (Devise) de l'enregistrement maître sont retenus et le montant sélectionné en provenance d'autres enregistrements est converti en conséquence pour être fusionné en un seul enregistrement.

Dans les formulaires Web

L'utilisation du champ Currency (Devise) dans votre formulaire Web est possible dans deux cas :

1. Vous créez un formulaire Web avec le champ Currency (Devise). Le visiteur qui remplit le formulaire sélectionne la devise et précise le montant, qui est ajouté à l'identique dans Zoho CRM.
2. Vous créez un formulaire Web avec le champ Currency (Devise) et vous modifiez le code HTML pour masquer le champ et proposer une valeur unique pour le champ Currency (Devise). Par exemple, vous générez un formulaire Web avec un champ Currency (Devise) caché dont la valeur est spécifiée comme INR. Lorsque le formulaire est publié et qu'un visiteur remplit le formulaire, le montant est pris en compte comme INR et ajouté dans Zoho CRM.

Dans les prévisions

La prise en charge de devises multiples n'est pas disponible dans le module Forecast (Prévisions). Le montant des prévisions est énuméré en devise principale.

Dans la conversion des leads

Chaque enregistrement de lead a une devise d'enregistrement dans votre compte. Lorsqu'un lead est converti, un compte, un contact et un client potentiel sont créés. Ces nouveaux enregistrements affichent la devise du lead converti.