¿Quién puede beneficiarse de las reuniones recurrentes?
Programar una reunión recurrente puede ser útil para personas de cualquier profesión. Estos son algunos de los mejores casos en los que pueden implementarse:
Compartir novedades sobre el trabajo con regularidad ayuda a que los miembros del equipo estén en sintonía. Crea reuniones recurrentes diarias o semanales para permitirles realizar un seguimiento de lo que sucede y de las tareas que quedan por hacer.
Programa reuniones recurrentes con coanfitriones para asegurarte de que tus citas recurrentes ocurran incluso cuando debas estar ausente. Las reuniones en línea se llevarán a cabo sin problemas en presencia de los coanfitriones.
Las reuniones recurrentes son una parte importante de las estrategias frecuentes que los equipos de proyectos utilizan para lograr sus objetivos. Emplea las reuniones recurrentes semanales para analizar el desempeño y para evaluar el progreso.
La mayoría de los equipos no necesitan estar cerca para desempeñar sus actividades. Mantente en contacto con los miembros de tu equipo remoto a través de reuniones recurrentes incluso cuando estés fuera del trabajo.
Programa una reunión regular una sola vez y configura una recurrencia diaria, semanal o mensual según lo necesites. Especifica la cantidad de veces que deseas que se repita o introduce una fecha de finalización en la que quieres que termine la programación recurrente.
Fija la recurrencia de las reuniones en días específicos de la semana. Por ejemplo, puedes crear reuniones recurrentes para todos los lunes, o para todos los lunes y miércoles, y así sucesivamente.
Mantén altas las tasas de participación y asistencia en las reuniones con recordatorios de reuniones recurrentes. Envía correos electrónicos automatizados de recordatorio a los participantes de la reunión y programa cuándo quieres que se envíen.
Programar una reunión recurrente puede ser útil para personas de cualquier profesión. Estos son algunos de los mejores casos en los que pueden implementarse:
Los médicos y los enfermeros pueden utilizar las reuniones recurrentes para comunicarse regularmente con los pacientes de forma remota. Pueden usar las reuniones por video para ver a los pacientes y hablar con ellos mediante Zoho Meeting.
Más informaciónPrograma reuniones recurrentes para reemplazar las reuniones regulares en la oficina para comunicarte con tu equipo remoto. Ayuda a los miembros de tu equipo a superar los desafíos de corto plazo y a mantenerlos encaminados hacia los objetivos del proyecto.
Más informaciónLos investigadores de diversos campos pueden utilizar las reuniones recurrentes para comunicar regularmente el progreso a sus mentores y asesores. Usa las videoconferencias, el uso compartido de pantalla y el control remoto para colaborar en documentos.
Más informaciónSu productividad puede variar según cómo se llevan a cabo, su propósito y cuán enfocadas están en el logro de los objetivos. Las evaluaciones frecuentes y los ajustes periódicos de las reuniones pueden aumentar aún más la productividad con el transcurso del tiempo.
Define objetivos claros para cada reunión y comparte el programa con antelación; así, los participantes asistirán preparados.
Modifica la frecuencia de las reuniones recurrentes según lo que necesites a fin de evitar que el personal asista a reuniones innecesarias.
Inicia y finaliza las reuniones con puntualidad para respetar los horarios de los participantes, y asigna intervalos específicos para tratar los temas del programa.
Fomenta la participación activa de todos los participantes de la reunión al hacerlos sentir a gusto cuando comparten ideas y al brindarles retroalimentación.
Toma nota de los temas de acción durante la reunión y hazles un seguimiento en reuniones posteriores para garantizar el progreso.
Es una reunión en línea preplanificada y programada con regularidad que se realiza varias veces o en una sola instancia. Ofrece la conveniencia de usar la misma ID de reunión y preferencias en cada instancia. Con Zoho Meeting, puedes programar reuniones sin esfuerzo con varias instancias; esto garantiza que los participantes tengan consistencia y puedan acceder con facilidad.
Las reuniones recurrentes pueden ser de diferentes tipos según el propósito y la naturaleza de la reunión. Estos son algunos de los tipos más comunes:
Puedes programarlas si haces clic en el menú “Más opciones” y seleccionas el “Tipo de repetición” cuando programas una reunión en línea.
Cuando creas una reunión nueva en Outlook, completa la información de la reunión, marca “Repetir” y elige el patrón de recurrencia que se adapte a tus necesidades (diaria, semanal, mensual o personalizada). Guarda la reunión recurrente haciendo clic en “Guardar”.
Cuando creas una reunión de Teams en Microsoft Teams, haz clic en el menú desplegable de recurrencia, cuya configuración predeterminada es “No se repite”, y selecciona el patrón de recurrencia deseado.