Crear usuarios y cuentas de correo electrónico

Crear usuarios y cuentas de correo electrónico

Una vez que se haya verificado el dominio, puede configurar cuentas de correo de usuario; para ello, haga clic en “Agregar usuarios” o “Importar usuarios” en el panel de control. Puede elegir agregar usuarios uno a uno por dirección de correo electrónico o usar la función de carga masiva para importar hasta 200 usuarios a la vez con un archivo CSV.

Los usuarios avanzados y las grandes organizaciones pueden comunicarse con support@zohomail.com para obtener ayuda con el “Asistente de importación de Active Directory” para crear una base de usuarios desde el directorio activo. 

Habilitar el alojamiento de correo electrónico para el dominio

Una vez que se haya verificado el dominio mediante los métodos CNAME, TXT o HTML, el alojamiento de correo electrónico para el dominio se habilitará automáticamente. Para habilitar o deshabilitar el alojamiento de correo electrónico para un dominio, haga clic en el ícono de correo de ese dominio en la página de dominios. 

Si el alojamiento de correo para un dominio está habilitado, solo se creará una cuenta para el usuario cuando lo agregue. Si el alojamiento de correo está deshabilitado, el usuario se creará sin una cuenta de correo basada en el dominio. 

Cuando se desactiva el alojamiento de correo electrónico de un dominio, todos los alias basados en ese dominio se eliminarán.  

Agregar detalles del usuario

  1. Inicie sesión en el panel de control (https://mailadmin.zoho.com/) como administrador o superadministrador.
  2. Haga clic en Panel de control, luego seleccione Detalles del usuario.
  3. Haga clic en Agregar usuario en la parte superior de la página.
  4. Ingrese el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico del usuario en el cuadro de texto apropiado y luego seleccione un dominio del menú desplegable. La dirección de correo electrónico se completará automáticamente en función de las preferencias establecidas en el formato de correo electrónico preferido. También puede editarla en el campo ID de correo electrónico.
  5. Ingrese una contraseña para el usuario. Es obligatorio que la contraseña tenga un mínimo de 8 caracteres, con un carácter numérico y un carácter especial. Asegúrese de que el usuario reciba esta contraseña, ya que la necesitará para iniciar sesión en su cuenta.
      
  6. Haga clic en la opción Crear alias de correo electrónico para otros dominios si desea crear alias para este usuario en los dominios configurados con la cuenta de su organización. Seleccione los dominios para los que desea crear alias en la ventana emergente y haga clic en Aceptar.
  7. Haga clic en la casilla de verificación Forzar al usuario a cambiar la contraseña durante el primer inicio de sesión si desea que el usuario modifique la contraseña establecida cuando inicie sesión por primera vez.
  8. Haga clic en Aceptar y se creará el usuario.

Nota:

No podrá usar direcciones de correo electrónico como abuso@nombredeldominio.com o administradordecorreo@nombredeldominio.com como cuentas individuales ni alias para cuentas individuales. Estas direcciones de correo electrónico se utilizarán para informar incidentes de correo no deseado. Sin embargo, puede crear grupos llamados abuso y administrador de correo, y agregarse como miembro del grupo. Más información.

Invitar a un usuario a través de otra dirección de correo electrónico existente

Para invitar a los usuarios a unirse a la cuenta de su organización, escriba una dirección de correo electrónico aquí. Se enviará una invitación a esta dirección y, si la acepta, el usuario se agregará a la cuenta de su organización. También puede invitar a usuarios cuyas direcciones de correo electrónico pertenezcan a un proveedor de correo electrónico distinto de Zoho. 

Si un usuario ya tiene una cuenta comercial con Zoho, no podrá unirse a su organización. En este caso, el usuario deberá eliminar la organización existente de su cuenta.

Una vez que un usuario se convierte en parte de su organización, todos los datos de su cuenta de correo electrónico se manejarán como datos de la organización. Si se quita o elimina una cuenta de usuario de su organización, todos los datos asociados a esa cuenta se eliminarán de forma permanente y no se podrán recuperar.

Invitar a los usuarios evitará la pérdida de datos si el usuario ya tiene otras aplicaciones de Zoho, como CRM, Recruit, etc., vinculadas a su cuenta.

Nota:

Cuando cree un usuario, este podrá iniciar sesión en su cuenta y enviar correos electrónicos de inmediato. Sin embargo, no recibirá ningún correo electrónico hasta que las entradas de MX del dominio estén dirigidas a los servidores de Zoho Mail. Los registros de MX del dominio se pueden verificar en forma cruzada en www.mxtoolbox.com, una herramienta de terceros que se usa para verificar los registros de DNS del dominio.

Importar usuarios desde un archivo CSV

Importar usuarios desde un archivo CSV para configurarlos en Zoho Mail. 

  1. Inicie sesión en el panel de control (https://mailadmin.zoho.com/) como administrador o superadministrador.
  2. Haga clic en Panel de control, luego seleccione Detalles del usuario.
  3. Seleccione la opción Importar desde un archivo CSV.
  4. Descargue el archivo CSV de muestra desde el panel del lado derecho. 
  5. En el archivo CSV de muestra, ingrese el nombre y apellido de los usuarios en sus respectivas columnas: el nombre de usuario en la columna Nombre y la contraseña en la columna correspondiente.
  6. Las otras columnas son opcionales y puede ingresar los valores según sus necesidades. Una vez que haya ingresado todos los datos apropiados, guarde el archivo en formato CSV. 
  7. Haga clic en Elegir archivo para seleccionar el archivo que desea importar.
  8. Seleccione el dominio principal para el que se crearán las cuentas.
  9. Haga clic en la casilla de verificación Forzar al usuario a cambiar la contraseña durante el primer inicio de sesión si desea que el usuario modifique la contraseña establecida cuando inicie sesión por primera vez.
  10. Si tiene varios dominios y desea tener alias basados en el dominio, haga clic en Más para ver y seleccionar los dominios adicionales en su organización. 

Invitar a varios usuarios a través de sus otras direcciones de correo electrónico existentes:

Puede invitar a varios usuarios a crear una cuenta con Zoho Mail mediante la importación de un archivo .txt. Este archivo debe contener las direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea invitar a la organización. Ingrese las direcciones de correo electrónico separadas por comas.

Por ejemplo, si desea invitar a dos usuarios, paula@zoho.com y justinc@zoho.com, ingrese estos valores en el archivo de esta forma: paula@zoho.com, justinc@zoho.com.

Haga clic en Elegir archivo en la opción para invitar al usuario en el archivo CSV, seleccione este archivo de texto y luego haga clic en Aceptar. 

Si un usuario ya tiene una cuenta comercial con Zoho, no podrá unirse a su organización. En este caso, el usuario deberá eliminar la organización existente de su cuenta.

Una vez que un usuario se convierte en parte de su organización, todos los datos de su cuenta de correo electrónico se manejarán como datos de la organización. Si se quita o elimina una cuenta de usuario de su organización, todos los datos asociados a esa cuenta se eliminarán de forma permanente y no se podrán recuperar.

Invitar a los usuarios evitará la pérdida de datos si el usuario ya tiene otras aplicaciones de Zoho, como CRM, Recruit, etc., vinculadas a su cuenta.

Importar usuarios desde CRM

Si su organización tiene una cuenta de CRM o si usted es un administrador de Zoho CRM y desea configurar el alojamiento de correo para todo el dominio, puede asociar directamente los usuarios que ya tiene en Zoho CRM con el paquete de Zoho Mail mediante la opción “Importar desde CRM”. El superadministrador en CRM también debe ser administrador o superadministrador en Zoho Mail para utilizar esta opción. La opción “Invitar desde CRM” solo funcionará cuando un administrador de CRM inicie sesión en Zoho Mail y use la opción Importar desde CRM.

Para importar usuarios desde CRM:

  1. Inicie sesión en el panel de control (https://mailadmin.zoho.com/) como superadministrador de CRM.
  2. Abra el panel de control y haga clic en Detalles del usuario.
  3. Haga clic en Importar usuarios desde CRM.
  4. Los usuarios de su organización de CRM (con direcciones de correo electrónico coincidentes basadas en el dominio) se agregarán directamente al paquete de Zoho Mail.
  5. Cualquier otro usuario en su organización puede agregarse con el archivo CSV o la opción Agregar usuario.

Solo los usuarios de CRM con direcciones de correo electrónico del mismo dominio pueden importarse directamente a Zoho Mail. Los usuarios con una dirección diferente basada en el dominio se deben invitar a la organización. 

Si un usuario de CRM que necesita importarse ya configuró otra organización, se producirá un error. El usuario debe iniciar sesión en su cuenta y eliminar esa organización para unirse a la suya. Solo entonces el usuario podrá unirse a esta organización. Las instrucciones detalladas para eliminar una organización se pueden encontrar en esta página de ayuda. Esos usuarios no deben cerrar su cuenta, ya que se podrían perder los datos.

Importar usuarios desde otros servicios

Si su organización utiliza otros servicios de Zoho, los usuarios que se agregaron a tales servicios se pueden importar directamente a Zoho Mail. Siga estos pasos para importar usuarios desde otros servicios de Zoho a Zoho Mail.

  1. Inicie sesión en el panel de control de Zoho Mail.
  2. Vaya a la sección Detalles del usuario.
  3. Elija la opción Importar usuario y seleccione Desde otros servicios en la lista desplegable.
  4. Aparecerá los usuarios que tienen cuentas en otros servicios de Zoho, pero que no tienen una cuenta en Zoho Mail. 
  5. Busque los usuarios que desea importar a Zoho Mail y haga clic en la opción Importar al correo en el usuario correspondiente.
  6. Ingrese la dirección de correo electrónico que desea crear para esta cuenta y seleccione el nombre de dominio de la lista desplegable (en caso de que haya varios dominios).
  7. Haga clic en Importar este usuario al correo.
  8. Los usuarios seleccionados se agregarán a la cuenta de Zoho Mail de su organización.

Aprovisionamiento de usuarios desde Active Directory

Zoho Mail ofrece herramientas para descubrir y crear usuarios correspondientes y cuentas de correo electrónico en Zoho Mail de manera automática.

  1. Instale el asistente de aprovisionamiento de usuarios de Active Directory de Zoho Mail en su sistema.
  2. Cuando ejecute el asistente, se le solicitará que ingrese las credenciales de superadministrador.
  3. Debe ingresar el servidor en el que está instalado Active Directory.
  4. Debe tener los detalles de la consulta LDAP que se utilizará para mostrar a los usuarios de la organización.
  5. Debe asignar los atributos de Active Directory con los campos provistos para los usuarios de Zoho Mail.
  6. En función de la consulta LDAP y la selección de atributos, se mostrarán los resultados.
  7. Después de validar los resultados con los detalles de usuario de su organización, haga clic en “Finalizar” para importar a los usuarios a Zoho Mail.

Puede solicitar la herramienta LDAP para el aprovisionamiento de usuarios mediante un correo electrónico a la dirección support@zohomail.com con los detalles de su organización.

Inicio de sesión del usuario

Una vez que haya creado las cuentas de los usuarios, envíeles la información de inicio de sesión y pídales que prueben sus cuentas para asegurarse de que estén configuradas correctamente.

Instrucciones de inicio de sesión para el usuario

  1. En el navegador web, vaya a www.zoho.com/mail.
  2. Ingrese el nombre de usuario (p. ej., user@yourdomain.com).
  3. Ingrese su contraseña y haga clic en Iniciar sesión.

Ahora puede acceder a su cuenta y ver sus correos electrónicos. Puede enviar correos electrónicos de inmediato, pero, para recibirlos, la cuenta debe estar configurada para la entrega de correos electrónicos.

Lista de detalles del usuario

Puede ver una lista de todos los usuarios creados en su organización; para ello, inicie sesión en mailadmin.zoho.com y vaya a la sección Detalles del usuario. Como alternativa, también puede acceder al menú Detalles del usuario mediante este enlace.

Puede buscar usuarios específicos en la barra de herramientas de búsqueda en la esquina superior derecha de la página Grupos.

Los usuarios también se pueden filtrar según la función que se les asigna mediante la opción Filtros en la esquina superior derecha de la página. Además, también puede ver la lista de usuarios asociados a un dominio en particular; para ello, seleccione el dominio correspondiente de la lista de filtros.

Opciones de listado de usuarios

Zoho Mail ofrece muchas opciones en la página de listado de grupos, lo que facilita la realización de ciertas funciones en los grupos. Puede agregar usuarios nuevos, importar usuarios, exportar detalles de usuarios, aplicar políticas de correo electrónico, asignar ubicaciones y eliminar usuarios.

Exportar usuarios:

En caso de que necesite exportar detalles del usuario, puede hacer uso de la opción Exportar usuario desde la página de listado de usuarios. Verá tres opciones en el menú de exportación.

  1. Si hace clic en la opción Exportar usuario, todos los usuarios asociados a su organización se exportarán como archivo CSV.
  2. Si seleccionó ciertos grupos con la casilla de verificación y hace clic en la opción Exportar usuario, verá la opción adicional Exportar usuarios seleccionados. De esta manera, se exportarán solo los usuarios que haya seleccionado.
  3. Si filtró grupos por dominio y luego seleccionó la opción Exportar usuario, verá la opción adicional Exportar todos los usuarios filtrados. Así se exportarán todos los usuarios creados para el dominio seleccionado.

Encriptación con contraseña

Los contactos exportados se guardan como archivo CSV. Durante la exportación, puede optar por encriptar el archivo CSV con una contraseña para proteger sus datos. Después de hacer clic en Exportar, aparecerá la ventana emergente Contraseña de encriptación. Seleccione la casilla de verificación Encriptar con contraseña en la ventana emergente para agregar protección con contraseña al archivo.

Nota:

El archivo CSV se exportará como archivo ZIP. Debe descomprimir el archivo exportado para acceder al archivo CSV.

Aplicar política:

Puede aplicar políticas de correo electrónico a los usuarios de la lista. Cuando haga clic en esta opción, se mostrarán todas las políticas configuradas. Puede seleccionar la política requerida y aplicarla a los grupos de la lista. También puede agregar una política nueva; para ello, haga clic en la opción Agregar política nueva en el listado.

Eliminar:

Puede seleccionar usuarios con la casilla de verificación correspondiente y hacer clic en la opción Eliminar del menú superior.

Cambiar ID de correo electrónico de inicio de sesión:

Puede usar cualquiera de sus direcciones de correo electrónico para iniciar sesión en su cuenta de Zoho Mail. Esto se puede configurar en la sección Detalles del usuario. 

  1. Inicie sesión en mailadmin.zoho.com
  2. Vaya a Detalles del usuarioy seleccione el usuario correspondiente.
  3. Haga clic en la pestaña Cambiar ID de correo electrónico de inicio de sesión.
  4. Se mostrarán todas las direcciones de correo electrónico que haya agregado como alias a su cuenta. 
  5. Seleccione la opción Editar en la dirección de correo electrónico requerida.
  6. En el panel derecho, la dirección de correo electrónico que haya seleccionado se mostrará en el campo ID de correo electrónico.
  7. Si desea crear esta cuenta como cuenta principal, seleccione la casilla de verificación Es principal.
  8. Ingrese la contraseña de administrador para hacer este cambio y luego haga clic en Aceptar.

Como alternativa, también puede cambiar su dirección de correo electrónico de inicio de sesión ingresando la dirección en el panel derecho. Ingrese la dirección aquí y escriba la contraseña de administrador. Podrá iniciar sesión con esta dirección solo después de que se confirme. 

En caso de que la dirección de correo electrónico que ingresó no se haya confirmado, podrá dejarla como principal solo después de que se confirme.

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Escríbenos: support@zohomail.com