Crear un usuario

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Crear.
4. Introduzca el nombre y apellido del usuario en los respectivos campos. 
5. El nombre de usuario se completará de forma automática según los ajustes de Formato de correo electrónico preferido. Si prefiere cualquier otro nombre de usuario que no sea la sugerencia, puede editar el campo Nombre de usuario.
6. Si agregó varios dominios en su organización, tendrá un menú desplegable en el que puede seleccionar el dominio para la dirección de usuario que desea asociar.
7. Ingrese una contraseña para el usuario. La contraseña debe tener un mínimo de 8 caracteres, con un carácter numérico y un carácter especial. Asegúrese de que el usuario reciba esta contraseña, ya que la necesitará para iniciar sesión en su cuenta.
8. Marque la opción Forzar al usuario a cambiar la contraseña en el primer inicio de sesión para solicitar al usuario que cambie la contraseña que estableció el administrador en su primer inicio de sesión. Si marca esta opción, los usuarios no podrán acceder a su buzón si no cambian la contraseña.
9. También tiene la opción de cargar una imagen de perfil para el usuario.
10. Haga clic en Mostrar campos adicionales para ver la configuración avanzada del usuario. Si no desea asociar al usuario con ningún grupo o política de correo electrónico para usuarios, puede omitir este paso. Si desea configurar lo mismo, consulte los pasos a continuación.
11. Una vez hecho esto, haga clic en Crear.
    

En la sección Mostrar campos adicionales, tiene opciones para asociar al usuario con cualquier grupo de la organización, aplicar una política de correo electrónico y deshabilitar al usuario de forma automática.

1. Haga clic en Mostrar campos adicionales para ampliar la configuración avanzada del usuario.
   
2. Para asociar al usuario con cualquier grupo,
   1. Haga clic en Seleccionar grupos.
      
   2. En la ventana emergente, busque los grupos a los que desea agregar el usuario y haga clic en Agregar. Notará que el grupo se mueve a la sección Grupos seleccionados. 
      
   3. Puede agregar el usuario a más de un grupo. Si desea eliminar un grupo de la sección de grupos seleccionados, haga clic en el ícono Eliminar.
   4. Después de agregar todos los grupos que desee, haga clic en Continuar.
      
3. Para aplicar la política de correo electrónico al usuario, haga clic en la lista desplegable Política de correo electrónico por aplicar y seleccione la política con la que desea asociar el usuario.
4. Puede optar por deshabilitar un usuario de forma automática con la ayuda de la opción Deshabilitar usuario de forma automática. Esta opción es particularmente útil cuando crea cuentas para empleados con contrato. Para deshabilitar el usuario de forma automática, realice los siguientes pasos:
   1. Marque la opción Deshabilitar usuario de forma automática.
   2. Puede optar por deshabilitar la cuenta del usuario después de un número determinado de días (de 30 a 720) o en una fecha específica.
      

Invitar usuarios

Puede solicitar a los usuarios que se unan a la organización con ayuda de la opción Invitar usuarios. Después de invitar a un usuario mediante el ingreso de su dirección de correo electrónico, se envía una invitación a la misma dirección de correo electrónico. Una vez que el usuario acepta la invitación, este se agrega a su organización. También puede invitar usuarios cuyas direcciones de correo electrónico pertenezcan a un proveedor de correo electrónico distinto de Zoho.

Sin embargo, si un usuario ya tiene una cuenta comercial con Zoho, no podrá unirse a su organización. En este caso, el usuario debe eliminar la organización existente de su cuenta.

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Invitados
   
4. En la página Invitados, haga clic en Invitar usuario o haga clic en Invitar para continuar.
5. En la ventana emergente, introduzca la dirección de correo electrónico del usuario que desea invitar. Si desea invitar a varios usuarios de una sola vez, ingrese las direcciones de correo electrónico separadas por una coma.
6. Una vez que haya terminado, haga clic en Invitar.
   

Puede comprobar el estado de la invitación junto a la dirección de correo electrónico del invitado. Si se posiciona sobre un invitado y hace clic en los íconos de Eliminar o Reenviar, también puede cancelar o volver a enviar la invitación de un usuario.

En caso de que desee reenviar la invitación a varios invitados o eliminar las invitaciones de varios invitados, puede utilizar la casilla de verificación para seleccionar los usuarios y, a continuación, hacer clic en Reenviar o Eliminar.

Importar mediante un archivo CSV

Puede importar hasta 200 usuarios a la vez con el archivo de valores separados por comas (CSV). Puede crear un archivo CSV con cualquier aplicación de hojas de cálculo, como Zoho Sheets o Microsoft Excel. Cree una hoja de cálculo y expórtela como archivo de “valores separados por comas”. Puede descargar el archivo de muestra aquí.

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Importar con archivo CSV
   
4. Será dirigido a la página de importación de CSV. Haga clic en Iniciar importación ​o Importar.
5. En el menú desplegable, seleccione el dominio con el que desea asociar los usuarios del archivo CSV.
6. Haga clic en Elegir archivo para cargar el archivo CSV con los detalles de los usuarios.
   
7. Se mostrarán todos los usuarios que aparecen en el archivo CSV para que examine con mayor detalle los que desea agregar a su organización. Puede optar por importar todos o solo seleccionar usuarios según sus necesidades.
8. Después de elegir los usuarios, haga clic en Continuar. 
   
9. En la página Iniciar importación, complete el Nombre de la importación para referencias futuras.
10. También puede crear una dirección de alias para todos los usuarios con cualquier otro dominio que haya agregado a la organización. Para crear un alias de dominio para todos los usuarios, en la columna Crear alias para otros dominios, haga clic en el ícono  .
11. En el menú desplegable, seleccione la Política de correo electrónico que desea aplicar a todos los usuarios seleccionados.
12. También puede forzar a los usuarios a cambiar la contraseña durante su primer intento de inicio de sesión marcando esa opción.
13. Después de configurar sus preferencias de importación, haga clic en Iniciar importación.
    

Se mostrará el estado de la importación con éxito o error de carga del usuario. Si el estado de importación no se actualiza de forma automática, puede hacer clic en el ícono de actualización. Puede comenzar a utilizar otras partes de la consola de administración y acceder al estado de importación en la página Importar con archivo CSV.

Importar desde Google Workspace

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Importar y elija la opción Importar desde Google Workspace.
   
4. Si no ha autenticado su cuenta de Zoho Mail para acceder a Google Workspace, realice los siguientes pasos:
   1. Inicie sesión en su cuenta de administrador de Google Workspace y siga los detalles de autenticación como se indica en el enlace de la página de ayuda.
   2. Una vez realizada la autenticación, ingrese la dirección de correo electrónico de superadministrador de Google Workspace y la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio en los campos correspondientes. Cargue el archivo que descargó en su sistema en el campo de archivo de clave de producto y haga clic en Autenticar.
      
5. Si ya autenticó su cuenta de Google Workspace con Zoho Mail, verá la página Importar usuarios. Haga clic en el botón Migrar.
6. Se mostrará la cuenta de Google Workspace que autenticó con Zoho Mail. Haga clic en Continuar.
7. Si tiene varios dominios configurados, se le pedirá que elija los dominios de destino respectivos, donde se deben crear los usuarios.
8. Después de seleccionar los dominios de destino, haga clic en Continuar.
   ​
9. Aparecerán todos los usuarios de la cuenta de Google Workspace. Marque las casillas correspondientes a los usuarios que desea crear en Zoho Mail y haga clic en Continuar. 
   
10. Ingrese un nombre para la importación, como referencia.
11. Ingrese una contraseña para los usuarios que importa.
12. Seleccione si desea forzar a los usuarios a cambiar sus contraseñas en el primer inicio de sesión (recomendado).
13. Seleccione si desea importar los alias y los números de teléfono de los usuarios, y haga clic en Iniciar.
    ​
14. Puede monitorear de forma continua el progreso de la importación desde la sección Descripción general

Llevar usuarios de CRM a Zoho Mail

Si su organización tiene una cuenta de Zoho CRM o si usted es un administrador de Zoho CRM y desea configurar el alojamiento de correo para todo el dominio, puede asociar los usuarios que ya tiene en Zoho CRM de forma directa con Zoho Mail Suite mediante la opción “Importar desde CRM”. Esta opción es especialmente útil cuando ya es un usuario de Zoho CRM, pero alojaba sus correos electrónicos con algún otro proveedor de servicios.

Nota:

• Para utilizar esta función, el superadministrador en CRM debe ser administrador o superadministrador en Zoho Mail.
• Solo puede importar usuarios desde Zoho CRM si la dirección de correo electrónico de los usuarios se basa en el mismo dominio que agregó a Zoho Mail.

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Importar desde CRM
4. Será dirigido a la página de importación de usuarios de CRM. Puede importar o invitar usuarios desde Zoho CRM a Mail.
   • Importar: los usuarios con dirección de correo electrónico del mismo dominio que se agregan a su organización de Zoho Mail se mostrarán aquí. 
   • Invitar: los usuarios con dirección de correo electrónico de un dominio diferente del que está configurado para su organización de Zoho Mail se mostrarán aquí.

Para importar usuarios desde CRM, realice los siguientes pasos:

1. En la página de importaciones de CRM, haga clic en Importar.
2. Los usuarios que forman parte de Zoho CRM con una dirección de correo electrónico con el mismo dominio que configuró en Zoho Mail se mostrarán aquí.
3. Utilice las casillas para seleccionar los usuarios que desea importar de CRM a Zoho Mail.
4. Una vez que haya terminado, haga clic en Importar.

Para invitar usuarios desde CRM, realice los siguientes pasos:

1. En la página de importación de CRM, haga clic en Invitar.
2. Los usuarios que forman parte de Zoho CRM con dirección de correo electrónico con un dominio diferente al que configuró en Zoho Mail se mostrarán en aquí.
3. Utilice la casilla de verificación para seleccionar los usuarios que desea invitar de CRM a Zoho Mail.
4. Una vez que haya terminado, haga clic en Invitar.

Estos usuarios recibirán un enlace de invitación de Zoho Mail para unirse a su organización. Una vez que acepte la invitación, ese usuario será parte de su organización.

Si un usuario de CRM que necesita importarse ya configuró otra organización, aparecerá un error. Para evitar esto, el usuario debe iniciar sesión en su cuenta y eliminar esa organización para unirse a la suya. Pero si los usuarios eliminan sus cuentas y no solo la organización, sus datos se perderán.

Importar desde otros servicios de Zoho

Si utiliza otros servicios de Zoho, como Zoho People, puede importar los usuarios agregados en otros productos a Zoho Mail con facilidad.

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en Importar desde otros servicios de Zoho
4. En la página de importación, se mostrarán todos los usuarios que aún no forman parte de Zoho Mail, pero que forman parte de otros servicios de Zoho.
5. Haga clic en Importar. Utilice las casillas para seleccionar los usuarios que desea importar.
6. Haga clic en Importar.

Aprovisionamiento de usuarios desde Active Directory

Zoho Mail ofrece herramientas para descubrir y crear usuarios correspondientes y cuentas de correo electrónico en Zoho Mail de manera automática.

1. Instale el asistente de aprovisionamiento de usuarios de Active Directory de Zoho Mail en su sistema.
2. Cuando ejecute el asistente, se le solicitará que ingrese las credenciales de superadministrador.
3. Debe ingresar el servidor en el que está instalado Active Directory.
4. Debe tener los detalles de la consulta LDAP que se utilizará para mostrar los usuarios de la organización.
5. Debe asignar los atributos de Active Directory con los campos provistos para los usuarios de Zoho Mail.
6. En función de la consulta LDAP y la selección de atributos, se mostrarán los resultados.
7. Después de validar los resultados con los detalles de usuario de su organización, haga clic en “Finalizar” para importar a los usuarios a Zoho Mail.
8. Puede solicitar la herramienta LDAP para el aprovisionamiento de usuarios mediante un correo electrónico a la dirección support@zohomail.comcon los detalles de su organización.

Solución de problemas de adición de usuarios

Cuando agregue usuarios a su organización, podría aparecer el siguiente error:

Este error se produce cuando la dirección de correo electrónico que intenta crear ya existe en la cuenta de su organización. Puede utilizar uno de los siguientes pasos para resolver este problema:

• Si tiene acceso a la cuenta existente con la misma dirección que la que intenta crear, puede iniciar sesión en Zoho Accounts con esa dirección de correo electrónico y cerrar la cuenta.
• Si no tiene acceso a la cuenta
  1. Inicie sesión en la cuenta de superadministrador de su organización y cree una cuenta de recepción general para la dirección de correo electrónico.
  2. Después de crear una cuenta de recepción general, cierre sesión en la cuenta de superadministrador.
  3. Vaya a Zoho Mail, introduzca la dirección de correo electrónico existente y haga clic en “Olvidé la contraseña”. Recibirá el enlace de restablecimiento de contraseña en la cuenta de recepción general. Puede restablecer la contraseña con el enlace y cerrar la cuenta o aceptar una invitación para agregarla a la organización.

Eliminación de usuarios

En caso de que desee eliminar un usuario existente de su organización o eliminar varios usuarios en masa, puede hacerlo de varias maneras.

Eliminar usuarios de la lista de usuarios

Para eliminar un solo usuario, puede desplazar el cursor sobre el nombre del usuario respectivo y hacer clic en el ícono de eliminación  .

Para eliminar varios usuarios de la lista de usuarios, seleccione los usuarios y, a continuación, haga clic en el botón Eliminar.

Eliminar usuarios de forma masiva mediante un archivo .CSV

En caso de que desee realizar una limpieza de los usuarios de su organización y eliminar una cantidad de usuarios a la vez, puede hacerlo con la ayuda de un archivo .CSV. Para eliminar usuarios con un archivo CSV, realice los siguientes pasos:

1. Inicie sesión en la consola de administración de Zoho Mail
2. Vaya a Usuarios en el panel izquierdo.
3. En la página de lista de usuarios, haga clic en el botón Eliminar y seleccione Eliminar mediante CSV.
   
4. En la ventana emergente, cargue el archivo CSV y, a continuación, haga clic en Eliminar.