La administración de plantillas de correo electrónico se ha vuelto más fácil gracias a la renovación de plantillas. Existen varias nuevas características que se agregaron a la página de vista de lista y en este documento aprenderá a adaptarse a estos cambios con facilidad.

¿Qué ha cambiado?

En la imagen a continuación se resaltan los cambios realizados en las plantillas de correo electrónico, mediante la comparación de la versión anterior de las plantillas de correo electrónico con la nueva versión.

PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO: ANTES

PLANTILLAS DE CORREO ELECTRÓNICO: AHORA

1. Creación de plantillas

En la versión anterior, el botón Crear plantilla estaba en la esquina superior derecha de la página de plantillas de correo electrónico. Sin embargo, para brindar un acceso más fácil, el botón Crear plantilla se ha movido a la parte izquierda de la lista de plantillas de correo electrónico.

2. Editar y previsualizar plantillas

Anteriormente, cuando debía editar una plantilla, tenía que hacer clic en el enlace de edición, que se encontraba a la izquierda del nombre de la plantilla. Ahora, puede optar por editar la plantilla en dos instancias. Puede hacer clic en el vínculo de edición que aparece cuando coloca el puntero del mouse sobre el nombre de la plantilla o puede hacer clic en el botón de edición que está presente en la página de vista previa.

En la versión anterior, cuando debía previsualizar la plantilla, se le dirigía a la página Ver plantilla de correo electrónico. Sin embargo, era posible que quisiera previsualizar varias plantillas una tras otra para revisarlas. En la nueva versión, cuando haga clic en una plantilla para previsualizarla, podrá verla en la parte derecha de la página de vista de lista, después de lo cual podrá saber si se debe realizar alguna modificación.

3. Eliminación de plantillas

En la versión anterior, para eliminar una plantilla, debía hacer clic en el enlace de eliminación que se encontraba a la izquierda del nombre de la plantilla. Sin embargo, ahora incluso puede eliminar varias plantillas a la vez si las selecciona y hace clic en el enlace de eliminación que aparece en la parte superior de la vista de lista

4. Creación de carpetas

En la versión anterior, para crear una carpeta solo debía hacer clic en el botón Crear carpeta. Sin embargo, en la nueva versión, con el fin de hacer más fácil la administración de carpetas, puede crear una carpeta cuando cree una nueva plantilla o cuando desee mover plantillas. Esto lo ayudará a reducir la cantidad de carpetas basura creadas.

5. Uso compartido de carpetas

En la versión anterior, para compartir la carpeta de la plantilla, debía hacer clic en el enlace de edición que aparecía al lado del nombre de la carpeta y realizar los cambios adecuados. Sin embargo, ahora puede compartir la carpeta si hace clic en el botón Más que aparece al lado del nombre de la carpeta de la plantilla en la lista, hacer clic en Compartir y realizar los cambios adecuados.

6. Eliminación de carpetas

Para eliminar la carpeta, esta debe estar vacía. Por lo tanto, antes de eliminar la carpeta, se deben mover o eliminar las plantillas de la carpeta. En la versión anterior, para eliminar una carpeta, debía hacer clic en el enlace de eliminación que se encontraba a la izquierda del nombre de la carpeta. En la nueva versión, para eliminar la carpeta, haga clic en el botón Más al lado del nombre de la carpeta en la lista de carpetas y haga clic en Eliminar.

7. Selección de plantillas con facilidad

Anteriormente, debía seleccionar la plantilla en la lista desplegable antes de enviarla.

La selección de plantillas ahora es más fácil. En la actualidad, puede buscar plantillas antes de seleccionarlas, gracias a lo cual le será más fácil encontrar plantillas en particular. Con la opción de vista previa, puede comprobar si la plantilla se encuentra tal como lo desea. También puede obtener una vista consolidada de las estadísticas de la plantilla directamente en el recuadro emergente de selección. También puede marcar plantillas como favoritas aquí si lo desea.

8. Nombre y asunto

En la versión anterior, el nombre y el asunto de la plantilla se debían ingresar junto con el resto de los detalles al principio de la página de nueva plantilla de correo electrónico. En la nueva versión, debe ingresar el nombre y el asunto de la plantilla en la esquina superior izquierda de la página de creación de plantillas.

9. Campo de combinación

Ahora, contará con Firma y Función de usuario como campos de combinación. Esto le permitirá agregarlos cada vez que lo desee en lugar de tenerlos siempre al final.

10. No más pies de página

No tiene que preocuparse de configurar su pie de página de manera separada. Ahora, solo debe agregar la información que desee directamente en el cuerpo de la plantilla.

Novedades

La siguiente es una lista de las nuevas características que se agregaron a las plantillas de correo electrónico para que su experiencia sea mucho mejor.

Correo electrónico de la organización

Cuando desee enviar correos electrónicos en representación de su organización, puede utilizar la dirección de correo electrónico de la organización. Por ejemplo, cuando un miembro del equipo de ventas desee enviar correos electrónicos, es posible que prefiera enviarlos con direcciones de correo electrónico que representen a su organización en vez de a sí mismo. La opción de seleccionar el correo electrónico de la organización para enviar y recibir respuestas permitirá que el proceso de administrar sus plantillas de correo electrónico sea más fácil y lo ayudará a enviar plantillas mediante direcciones de correo electrónico pertinentes.

De y Responder a

Es posible que no quiera enviar las plantillas desde la misma dirección de correo electrónico en todas las instancias. Para lograr que el proceso de enviar plantillas sea más fácil, ahora puede especificar los campos De y Responder a direcciones de correo electrónico en los lugares en los que seleccione las plantillas y enviarlas en lugar de mencionarlas durante la creación de la plantilla.

Mantener actualizada

Anteriormente, solo podía ver detalles básicos sobre la plantilla. Ahora, puede realizar un seguimiento de quién modificó la plantilla directamente en la página de vistas de lista. También puede ver plantillas según su última fecha de uso para obtener información sobre cuáles son las plantillas más utilizadas.

Marcar como favorita

Anteriormente, las plantillas se clasificaban automáticamente por orden alfabético después de su creación. Ahora, puede marcar plantillas como favoritas si hace que aparezcan en la parte superior de la lista en instancias en que seleccione la plantilla para enviarla, de modo que obtenga un acceso fácil a las plantillas que utiliza con más frecuencia.

Filtrar y ordenar

Anteriormente, el orden era alfabético de manera predeterminada. Ahora, tiene la opción de ordenar sus plantillas según la última fecha de uso y la última fecha de modificación, lo que logra que le sea más fácil acceder a su plantilla según sus necesidades.
No solo puede clasificar plantillas, sino que también puede filtrarlas en función de los módulos, lo que logra que le sea más fácil ver las plantillas creadas para dicho módulo en particular.

Visualización de elementos asociados

A veces, cuando desee eliminar o modificar una plantilla, es posible que no sepa que está asociada con otras funciones de CRM como las de flujo de trabajo, escalamiento de casos o macros. Para estos fines, en las plantillas asociadas ahora se encuentra un ícono que indica que están asociadas con otras funciones y, cuando haga clic en dicho ícono, obtendrá los detalles sobre la asociación.

Administración de carpetas más fácil

Para lograr que le sea más fácil acceder a plantillas en carpetas, ahora tiene la opción de reordenar carpetas que haya creado. Esto le permitirá llevar las carpetas importantes a la parte superior y acceder fácilmente a dichas plantillas.
También cuenta con carpetas predeterminadas que lograrán que le sea más fácil encontrar plantillas.