El uso de varias divisas en Zoho CRM lo ayudará a administrar desde acuerdos alrededor del mundo hasta facturas, pagos e informes en la divisa que su organización y sus socios prefieran. Puede estimar con precisión el valor de las oportunidades y compartir informes detallados de transacciones con la divisa de su organización.

Disponibilidad

Permiso de perfil necesario: los usuarios con el perfil de administrador pueden configurar la característica.

Terminologías

Divisa local

Es la divisa principal que utiliza su organización para los negocios. A menudo, esta es la divisa que se utiliza para generar informes anuales y calcular los ingresos de la empresa. La divisa local es muy importante para las empresas multinacionales que hacen negocios en varias divisas. Por ejemplo, una empresa puede tener oficinas en Japón, India y España, pero su sede se encuentra en los Estados Unidos. Por lo tanto, las cifras financieras de esta empresa se expresan en dólares estadounidenses. Aquí, la divisa local es el dólar estadounidense.

Divisas activas

Estas son las divisas con las cuales su organización hace negocios. Solo se pueden ingresar divisas activas en oportunidades y otros elementos.

Divisas inactivas

Estas son las divisas que su organización ya no utiliza. Una vez desactivadas, estas divisas no se eliminarán. Seguirán apareciendo en la lista en Divisas.

Tasas de cambio

Esta es la tasa según la cual una divisa se puede cambiar por otra. En su cuenta de CRM, la tasa de cambio se utiliza para convertir un monto en una divisa a la divisa local que utiliza su organización.

Divisa de registro

Esta es la divisa que se utiliza para cada registro. Todos los valores de divisa de un registro se basarán en la divisa de registro seleccionada.

Notas importantes

Repase lo siguiente antes de empezar a utilizar la característica de varias divisas.

• Solo los usuarios con perfil de administrador pueden activar esta característica y agregar divisas.
• Una vez activada, esta característica no se puede desactivar.
• Un administrador puede agregar varias divisas, pero solo puede haber 10 divisas activas en la cuenta de CRM.
• No puede actualizar de forma masiva las divisas de los registros (es decir, el campo Divisa).
• La característica de varias divisas no es compatible con el módulo Proyecciones.

Escenario

La sede de una empresa está ubicada en Canadá. Tiene oficinas de ventas y desarrollo en Canadá, México, Japón, China, India, Singapur y Australia. Las oficinas en cada país tienen a sus respectivos gerentes de venta, además de representantes de ventas que trabajan para regiones específicas y están a cargo de sus respectivos representantes sénior de ventas regionales.

El gerente general y el vicepresidente sénior de ventas en Canadá reciben informes mensuales desde sus oficinas alrededor del mundo. Realizan informes en dólares canadienses (la divisa local de la empresa) que los ayuda a calcular las ganancias y pérdidas en términos de ventas. El vicepresidente de ventas en Asia trabaja desde la oficina de Japón. Él consolida datos provenientes de las oficinas en China, India, Singapur y Japón para generar un informe en dólares canadienses. Del mismo modo, los vicepresidentes en Australia y México recopilan los datos y generan también sus informes en dólares canadienses.

Funciones del administrador

Solo los usuarios con un perfil de administrador definido por Zoho pueden realizar las siguientes acciones en la cuenta de CRM de la organización:

• Activar la característica de varias divisas agregando la divisa local.
• Agregar varias divisas que se pueden utilizar como la divisa de los registros.
• Editar las diversas divisas que se agregaron a la cuenta de CRM de la organización.
• Modificar las tasas de cambio para las divisas.

Activar varias divisas y agregar la divisa local

Los usuarios con un perfil de administrador primero deben activar esta característica y luego agregar la divisa local. Tenga en cuenta que una vez activada, no puede desactivar esta característica de varias divisas. Una vez que se active:

• El sistema tardará unos minutos (según la cantidad de registros en su cuenta) en aplicar la divisa local como la divisa para todos los registros existentes en la cuenta de CRM.
• Las tasas de cambio para los registros existentes se establecerán en 1.
• Se enviará un correo electrónico a todos los usuarios con perfil de administrador definido por Zoho.
• El campo País de divisa no estará disponible cuando vaya a Configuración > General > Detalles de la empresa.

Para activar varias divisas y agregar la divisa local

1. Vaya a Configuración > General > Detalles de la empresa.
2. En la página Detalles dela empresa, vaya a la pestaña Divisas
3. Seleccione la divisa local requerida en la lista desplegable.
   Tenga en cuenta que la divisa local no se puede cambiar. Aparecerá el formato de la divisa seleccionada.
   
4. Haga clic en el enlace Personalizar para cambiar lo siguiente:
   • Seleccione el separador demiles en la lista desplegable.
   • Seleccione los espaciosdecimales en la lista desplegable.
   • Seleccione el separador decimal en la lista desplegable.
   • Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Confirmar.

Agregar varias divisas

Después de activar la característica mediante la adición de la divisa local, el administrador puede agregar otras divisas que la empresa utiliza para sus negocios. Luego, otros usuarios podrán seleccionar estas divisas para utilizarlas como divisa de registro durante la creación de clientes potenciales, contactos, candidatos, etc.

Para agregar varias divisas

1. Vaya a Configuración > General > Divisas > Agregar divisa.
2. En la casilla emergente Agregar divisa, haga lo siguiente:
   • Seleccione una divisa en la lista desplegable, la cual se establecerá como la divisa local.
     Según la divisa que seleccione, se llenará el formato de divisa.
   • Haga clic en el enlace Personalizar para cambiar el formato de divisa.
   • Seleccione el separador de miles,los espacios decimales y el separadordecimal.
     
   • Ingrese la tasa de cambio para la divisa que está agregando.
3. Haga clic en Guardar.
   

Funciones del usuario

• Especificar la divisa de registro durante la creación de registros.
• Crear presupuestos y facturas que utilicen la divisa
• Importar registros que tengan valores en divisas distintas.

Uso de varias múltiples en Zoho CRM

En los registros

Los registros en Zoho CRM tendrán un campo Divisa, en el cual puede seleccionar la divisa disponible en la cuenta de CRM de su organización. Este campo solo estará disponible después de activar la característica de varias divisas. Todos los campos de montos en un registro tendrán su valor en la divisa de registro, seguido por el monto en divisa local en paréntesis.

Para especificar una divisa de registro

1. Haga clic en la pestaña [Módulo].
2. Haga clic en Nuevo [registro].
3. En la página Nuevo [registro], ingrese los detalles y seleccione la divisa del registro en la lista desplegable.
   Solo se enumerarán divisas activas en el campo desplegable.
   
4. Haga clic en Guardar.

En cotizaciones, facturas, pedidos de venta y pedidos de compra

Al igual que con cualquier otro registro, puede establecer el campo Divisa para presupuestos y facturas. Los elementos de línea que seleccione aparecerán en la divisa local. Se convertirán a la divisa del registro que está seleccionado para la cotización o factura.

En informes

De forma predeterminada, los valores en un informe se mostrarán en la divisa local.

En la vista de lista

La vista de lista filtra y muestra los registros en un módulo según criterios. Por ejemplo, puede crear una vista de lista para filtrar y ver a los candidatos que cierran esta semana. Mientras se especifican criterios, cuando se utiliza un campo de divisa, el valor solo puede especificarse en la divisa local.

Las columnas en estas vistas de lista se pueden personalizar para agregar los campos de divisa. Consulte también Personalizar columnas en la vista de lista. Cuando haga clic en el encabezado de la columna de divisa en una vista de lista, los registros con diferentes divisas se ordenarán en orden ascendente o descendente, según el valor en divisa local.

Durante una importación

En Zoho CRM, puede importar fácilmente registros con varias divisas.

• Cuando el campo Divisa de un registro no está asignado, se establecerá la divisa local como divisa en uso.
• Cuando el campo Divisa de un registro está asignado, pero su valor es distinto en el archivo importado y en CRM, entonces se establecerá la divisa local como divisa en uso.

Mientras se especifican criterios

En las características como Vista de lista, Reglas de flujo de trabajo, Informes, etc., tiene la opción de especificar los criterios. Mientras utiliza varias divisas, los criterios que utilizan los campos de divisa solo se pueden establecer en la divisa local.

En los paneles

En el panel en Zoho CRM, puede agregar representaciones gráficas de sus informes personalizados, lo cual brinda una visión global y en tiempo real de las métricas clave de su organización. También lo ayudará a visualizar fácilmente los patrones y las tendencias en ventas, marketing, etc. El monto en los componentes del panel se mostrará en la divisa local.

Para buscar y combinar

Cuando tenga 2 o 3 registros similares con divisas distintas, entonces puede utilizar la característica Buscar y combinar para combinar los registros duplicados. Se tomarán los valores en los campos Tasa de cambio y Divisa del registro maestro y se convertirán, según corresponda, los montos seleccionados de otros registros para combinarlos en un único registro.

En formularios web

Existen dos casos para utilizar el campo Divisa en su formulario web:

1. Usted crea un formulario web con el campo Divisa. Un visitante que completa el formulario seleccionará la divisa y especificará la cantidad; esto mismo se agregará a Zoho CRM.
2. Usted crea un formulario web con el campo Divisa y modifica el código HTML para ocultar el campo y proporcionar un valor único para el campo Divisa. Por ejemplo, puede generar un formulario web con un campo oculto de Divisa, cuyo valor se especifica como INR. Cuando el formulario se publica y un visitante rellena el formulario, la cantidad se considerará como INR y se agregará a Zoho CRM.

En proyecciones

El módulo Proyecciones no tiene compatibilidad con la característica de varias divisas. Los montos de las proyecciones aparecerán en divisa local.

En conversión de clientes potenciales

Cada registro de cliente potencial tendrá una divisa de registro en su cuenta. Cuando se convierte un cliente potencial, se crean una cuenta, un contacto y un potencial. Estos nuevos registros tendrán la divisa del cliente potencial convertido.