E-Mail-Verwaltung

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E-Mail-Aliase

Wenn ein Benutzer mehrere E-Mail-Adressen für dasselbe Konto hat, kann die zusätzliche E-Mail-Adresse als E-Mail-Alias für das Konto eingerichtet werden.

E-Mail-Aliase sind besonders praktisch für mehrere Domänen. Wenn ein Unternehmen mehrere Domänen hat, beispielsweise yourdomain.com und yourdomain.org, können mehrere E-Mail-Adressen problemlos angegeben werden, indem E-Mail-Aliase zu den Konten hinzugefügt werden.

Beispiel: Die E-Mail-Adressen patricia@zillum.org, pboyle@zillum.org und patricia@zillum.com können von ein und derselben Person unter demselben Konto verwendet werden. Der E-Mail-Alias ähnelt der primären E-Mail-Adresse des Kontos, mit dem Unterschied, dass er vom Administrator problemlos entfernt und neu erstellt werden kann.

Schritte zum Hinzufügen neuer Aliase:

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole für Zoho Mail an.
  2. Gehen Sie zum Abschnitt Nutzerdetails.
  3. Klicken Sie auf den Benutzer, für den Sie einen Alias hinzufügen möchten.
  4. Gehen Sie zum Abschnitt E-Mail-Konten, und klicken Sie auf Neuen Alias hinzufügen
    .
  5. Geben Sie den Alias an, den Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie die Domäne aus der Dropdown-Liste aus, wenn Sie mehrere Domänen haben.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um den E-Mail-Alias für das Konto zu aktualisieren.

Standard-E-Mail-Adresse (Postfach) ändern

Wenn der Administrator ein Benutzerkonto und eine E-Mail-Adresse für den Benutzer erstellt, gilt diese Adresse als Standard-E-Mail-Adresse oder Standard-Postfach für dieses Konto. Für den Fall, dass es bei der Erstellung des Kontos zu Fehlern oder Verwechselungen gekommen ist, kann die Standard-E-Mail-Adresse des Kontos geändert werden.

Um das Standard-Postfach zu ändern, muss der Administrator zuerst einen E-Mail-Alias mit der gewünschten E-Mail-Adresse erstellen und als Standard festlegen.

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole für Zoho Mail an.
  2. Gehen Sie zu Nutzerdetails, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Standard-E-Mail-Adresse ändern möchten.
  3. Erstellen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse als E-Mail-Alias, falls er noch nicht vorhanden ist.
  4. Klicken Sie neben der aktuellen Standard-E-Mail-Adresse auf den Link Ändern.
  5. Wählen Sie im Dropdown-Menü den E-Mail-Alias aus, der die Standard-E-Mail-Adresse des Kontos werden soll.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um den ausgewählten Alias als Standard-E-Mail-Adresse festzulegen.

Verhalten von E-Mail-Alias:

  • Wenn Sie einen E-Mail-Alias hinzufügen, kann der Benutzer mit dem E-Mail-Alias E-Mails empfangen und versenden. 
  • Die zusätzlichen E-Mail-Aliase werden zur Absender-Dropdown-Liste ("Von") hinzugefügt. Danach kann der Benutzer die Empfängeradresse ("An") für diese E-Mail auswählen. 
  • Der E-Mail-Alias kann nur für einen Benutzer verwendet und nicht wiederverwendet werden. 
  • Sobald der E-Mail-Alias hinzugefügt wurde, kann er verwendet werden, um sich für das Konto anzumelden. 
  • Der E-Mail-Alias kann auch dazu verwendet werden, E-Mail-Clients zu konfigurieren. 
  • E-Mail-Filter können verwendet werden, um die E-Mails, die an verschiedene E-Mail-Aliase gesendet werden, zu organisieren.
    • "An/CC" enthält Filterbedingung
    • Um E-Mails zu klassifizieren, nutzen Sie die Optionen "In Ordner verschieben" oder "Kennzeichnung anwenden".

E-Mail-Weiterleitung von der Steuerkonsole aus (durch Administrator)

Wenn die E-Mail-Weiterleitung in der Steuerkonsole konfiguriert wird, dient dies der Delegierung bzw. des Backups. Wenn Sie die E-Mail-Weiterleitung von einem Unternehmenskonto auf ein anderes Konto innerhalb desselben Unternehmens in Zoho Mail konfigurieren, ist keine Überprüfung des Prozesses erforderlich, wenn der Prozess durch den Administrator über die Steuerkonsole initiiert wird. Wenn die E-Mail-Weiterleitung von einem Benutzer initiiert oder an eine externe E-Mail-Adresse erfolgt, ist die Überprüfung erforderlich, um die Weiterleitung zu aktivieren.

Schritte, um die E-Mail Weiterleitung zu konfigurieren:

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole für Zoho Mail an.
  2. Wählen Sie Nutzerdetails aus. 
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die E-Mail-Weiterleitung konfigurieren möchten.
  4. Wählen Sie den Abschnitt E-Mail-Konten unter "E-Mail-Verwaltung" aus.
  5. Klicken Sie auf E-Mail-Weiterleitung, um eine neue Weiterleitung zu erstellen.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, für die die Weiterleitung konfiguriert werden soll. 
  7. Eine interne E-Mail-Adresse wird sofort aktiviert, und ein externes Konto muss bestätigt werden. 
  8. Nach Aktivierung werden alle eingehenden E-Mails an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet. 

Für den Fall, dass Sie auch ausgehende E-Mails weiterleiten möchten, finden Sie weitere Informationen unter Weiterleitung ausgehender E-Mails im Abschnitt "E-Mail-Richtlinie". Der Benutzer kann die konfigurierte Weiterleitung sehen. Sie müssen in der E-Mail-Richtlinie Zugriffsbeschränkungen festlegen, damit der Abschnitt E-Mail-Weiterleitung Benutzern nicht angezeigt wird, damit sie keine manuellen Änderungen vornehmen können. 

Abwesenheitsnachricht/Automatische Antwort

Der Administrator kann eine Abwesenheitsnachricht/automatische Antwort für die Benutzerkonten festlegen. Dadurch kann der Administrator automatische Antworten für bestimmte Konten einrichten, die beispielsweise nicht länger verwendet werden oder aus anderen Gründen, aus denen eine automatische Antwort versendet werden muss. 

Schritte zum Konfigurieren der Abwesenheitsnachricht:

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole für Zoho Mail an.
  2. Wählen Sie Nutzerdetails aus. 
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Einstellungen ändern möchten, und wählen Sie die Option "E-Mail Konten" aus. 
  4. Klicken Sie auf Abwesenheitsnachricht hinzufügen, um eine Abwesenheitsnachricht für den Benutzer zu erstellen. 
  5. Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Abwesenheitsnachricht gelten soll. 
  6. Wählen Sie das Sendeintervall aus. 
  7. Geben Sie den Text für die Abwesenheitsnachricht ein. 
  8. Speichern Sie die Änderungen. 

Sobald die Abwesenheitsnachricht festgelegt wurde, werden für eingehende E-Mails automatisierte Antworten versendet, die auf dem Sendeintervall beruhen. 

E-Mail-Services aktivieren/deaktivieren

Der Administrator kann die verschiedenen E-Mail-Services für ein Benutzerkonto aktivieren/deaktivieren. Gehen Sie zum Abschnitt E-Mail-Konten in der Steuerkonsole. Wählen Sie einen beliebigen Benutzer aus der Liste, um die Seite mit dem E-Mail-Konto zu öffnen. 

Im Folgenden sind die Services aufgeführt, die für jedes Benutzerkonto aktiviert oder deaktiviert werden können. 

  • POP
  • IMAP
  • Aktive Synchronisierung 
  • Eingehende E-Mails
  • Ausgehende E-Mails
  • Spam-Verarbeitung 

Wählen Sie unter "Nutzerdetails" das Konto aus, und gehen Sie zum Abschnitt "E-Mail-Konten". Um einen Service zu deaktivieren, klicken Sie auf das grüne Symbol. Der Service wird dann rot. Wenn Sie erneut darauf klicken, wird der Service aktiviert.

Benutzerspezifische Signatur

Der Administrator kann benutzerspezifische Signaturen für alle Konten im Unternehmen konfigurieren.

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole für Zoho Mail an.
  2. Wählen Sie die Option E-Mail Konten im linken Fensterbereich aus.
  3. Wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie diese Signatur konfigurieren möchten.
  4. Klicken Sie im Bereich "Nutzersignaturen" auf Nutzersignatur hinzufügen, um eine Signatur für den Benutzer zu erstellen. 
  5. Geben Sie den Namen für die Signatur ein. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse aus der Liste aus, um die erstellte Signatur mit der E-Mail-Adresse zu verknüpfen.
  6. Speichern Sie die Änderungen. 

Die Signatur wird für den ausgewählten Benutzer konfiguriert. Sie können die Position der Signatur auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen unterhalb der Signatur nutzen.

Hinweis:

Benutzer sind nicht in der Lage, die Signatur zu bearbeiten oder zu verknüpfen, die durch den Administrator erstellt wurde.

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