Benutzer und E-Mail-Konten erstellen

Benutzer und E-Mail-Konten erstellen

Sobald Ihre Domäne überprüft wurde, können Sie E-Mail-Konten für Benutzer einrichten, indem Sie in der Steuerkonsole auf "Benutzer hinzufügen" oder "Benutzer importieren" klicken. Sie können Benutzer einzeln mit der E-Mail-Adresse hinzufügen oder die Bulk-Upload-Funktion nutzen, um bis zu 200 Benutzer gleichzeitig mit einer CSV-Datei zu importieren.

Erfahrene Benutzer und große Unternehmen können sich an support@zohomail.com wenden, um Hilfe für den "Active Directory Import-Assistenten" zu erhalten, damit sie einen Benutzerstamm aus Active Directory erstellen können. 

E-Mail-Hosting für Ihre Domäne aktivieren

Sobald Ihre Domäne überprüft wurde, mit der CNAME-/TXT- oder HTML-Methode, wird das E-Mail Hosting für die Domäne automatisch aktiviert. Sie können das E-Mail-Hosting für eine Domäne aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf das E-Mail-Symbol der Domäne auf der Seite "Domänen" klicken. 

Wenn das E-Mail Hosting für eine Domäne aktiviert ist, wird nur ein Konto für den Benutzer erstellt, wenn sie ihn hinzufügen. Wenn das E-Mail Hosting deaktiviert ist, wird der Benutzer ohne domänenbasiertes E-Mail-Konto erstellt. 

Wenn Sie das E-Mail Hosting einer Domäne deaktivieren, werden alle Aliase, die auf dieser Domäne basieren, gelöscht.  

Nutzerdetails hinzufügen

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole (https://mailadmin.zoho.com/) als Administrator oder Super-Admin an.
  2. Klicken Sie auf Steuerkonsole, und wählen Sie dann Nutzerdetails.
  3. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen im oberen Teil der Seite.
  4. Geben Sie den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Benutzers in das entsprechende Textfeld ein, und wählen Sie dann eine Domäne aus dem Dropdown-Menü aus. Die E-Mail-Adresse wird gemäß Ihren Präferenzen automatisch eingetragen, die Sie unter Bevorzugtes E-Mail-Format festgelegt haben. Sie können sie auch im Feld "E-Mail-ID" bearbeiten.
  5. Geben Sie ein Kennwort für den Benutzer ein. Das Kennwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen, darunter eine Zahl und ein Sonderzeichen. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer dieses Kennwort erhält, da er es benötigt, um sich bei seinem Konto anzumelden.
      
  6. Klicken Sie auf E-Mail-Aliase erstellen, um andere Optionen anzuzeigen, wenn Sie Aliase für diesen Benutzer in den Domänen erstellen möchten, die für ihr Unternehmenskonto konfiguriert wurden. Wählen Sie die Domänen aus, für die Sie Aliase aus dem Kontextmenü erstellen möchten, und klicken Sie auf "OK".
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zwingen, das Kennwort bei der ersten Anmeldung zu ändern, wenn Sie möchten, dass das Kennwort, das Sie eingestellt haben, durch die Benutzer bei der ersten Anmeldung geändert wird.
  8. Klicken Sie auf "OK", und der Benutzer wird erstellt.

Hinweis:

Sie werden nicht in der Lage sein, E-Mail-Adressen wie abuse@domainname.com und postmaster@domainname.com als einzelne Konten oder Aliase für einzelne Konten zu verwenden. Diese E-Mail-Adressen werden verwendet, um Spam zu melden. Sie können jedoch Gruppen mit dem Namen "abuse" und "postmaster" erstellen, und sich selbst als Mitglieder der Gruppe hinzufügen. Erfahren Sie mehr.

Einen Benutzer über eine andere, bestehende E-Mail-Adresse einladen

Sie können Benutzer zu Ihrem Unternehmenskonto einladen, indem Sie die E-Mail-Adresse hier eingeben. Eine Einladung wird an diese Adresse geschickt und nach Annahme der Einladung wird der Benutzer zu Ihrem Unternehmenskonto hinzugefügt. Sie können auch Benutzer einladen, deren E-Mail-Adresse nicht von Zoho gehostet wird. 

Wenn ein Benutzer bereits ein Geschäftskonto mit Zoho hat, kann er nicht zu Ihrem Unternehmen hinzugefügt werden. In diesem Fall muss der Benutzer das bestehende Unternehmen von seinem Konto entfernen.

Sobald ein Benutzer Teil Ihres Unternehmens wird, werden alle Daten in seinem E-Mail-Konto als Unternehmensdaten behandelt. Wenn ein Benutzerkonto von Ihrem Unternehmen gelöscht oder entfernt wird, werden alle Daten, die mit dem Konto verknüpft sind, endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Bei der Einladung von Benutzern wird der Verlust von Daten vermieden, wenn der Benutzer bereits andere Zoho-Anwendungen nutzt, wie CRM, Recruit, usw., die mit seinem Konto verknüpft sind.

Hinweis:

Wenn Sie einen Benutzer erstellen, ist er in der Lage, sich sofort mit seinem Konto anzumelden und E-Mails zu versenden. Er empfängt jedoch erst E-Mails, wenn die MX-Einträge der Domäne auf die Zoho Mail-Server verweisen. Die MX-Einträge der Domäne können unter www.mxtoolbox.com überprüft werden, dem Tool eines Drittanbieters, das verwendet wird, um DNS-Einträge der Domäne zu prüfen.

Benutzer aus CSV-Datei importieren

So richten Sie Benutzer in Zoho Mail per Import aus einer CSV-Datei ein. 

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole (https://mailadmin.zoho.com/) als Administrator oder Super-Admin an.
  2. Klicken Sie auf Steuerkonsole, und wählen Sie dann Nutzerdetails.
  3. Wählen Sie die Option Von CSV importieren.
  4. Laden Sie die Beispiel-CSV-Datei aus dem rechten Fensterbereich herunter. 
  5. Geben Sie in der Beispiel-CSV-Datei Vorname und Nachname der Benutzer, Benutzername und Kennwort in den jeweiligen Spalten ein.
  6. Die anderen Spalten sind optional, und Sie können die Werte gemäß Ihren Anforderungen eingeben. Sobald Sie alle entsprechenden Daten eingegeben haben, speichern Sie die Datei im CSV-Format. 
  7. Klicken Sie auf Datei wählen, um die Datei für den Import auszuwählen.
  8. Wählen Sie die primäre Domäne aus, für die die Konten erstellt werden.
  9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer zwingen, das Kennwort bei der ersten Anmeldung zu ändern, wenn Sie möchten, dass das Kennwort, das Sie eingestellt haben, durch die Benutzer bei der ersten Anmeldung geändert wird.
  10. Wenn Sie mehrere Domänen haben und domänenbasierte Aliase benötigen, klicken Sie auf "Mehr", um zusätzliche Domänen in Ihrem Unternehmen anzuzeigen und auszuwählen. 

Laden Sie mehrere Benutzer über andere, bestehende E-Mail-Adressen ein:

Sie können mehrere Benutzer einladen, ein Konto mit Zoho Mail zu erstellen, indem Sie eine TXT-Datei importieren. Diese Datei sollte die E-Mail-Adressen der Benutzer umfassen, die Sie zu Ihrer Organisation einladen. Geben Sie ihre E-Mail-Adressen durch Komma getrennt ein.

Wenn Sie zum Beispiel zwei Benutzer einladen möchten, Paula@zoho.com und Justinc@zoho.com, geben Sie sie folgendermaßen ein:paula@zoho.com, justinc@zoho.com.

Klicken Sie auf Datei auswählen in der Option zum Einladen von Benutzern unter der CSV-Datei, wählen Sie diese Textdatei aus, und klicken Sie dann auf OK. 

Wenn ein Benutzer bereits ein Geschäftskonto mit Zoho hat, kann er nicht zu Ihrem Unternehmen hinzugefügt werden. In diesem Fall muss der Benutzer das bestehende Unternehmen von seinem Konto entfernen.

Sobald ein Benutzer Teil Ihres Unternehmens wird, werden alle Daten in seinem E-Mail-Konto als Unternehmensdaten behandelt. Wenn ein Benutzerkonto von Ihrem Unternehmen gelöscht oder entfernt wird, werden alle Daten, die mit dem Konto verknüpft sind, endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Bei der Einladung von Benutzern wird der Verlust von Daten vermieden, wenn der Benutzer bereits andere Zoho-Anwendungen nutzt, wie CRM, Recruit, usw., die mit seinem Konto verknüpft sind.

Benutzer aus CRM importieren

Wenn Ihr Unternehmen über ein CRM-Konto verfügt oder Sie ein Zoho CRM-Administrator sind und E-Mail Hosting für die gesamte Domäne einrichten möchten, können Sie die Benutzer, die Sie bereits in Zoho CRM haben, mit der Zoho Mail Suite verknüpfen, indem Sie die Option "Aus CRM importieren" nutzen. Der Super-Admin in CRM muss entweder ein Administrator oder Super-Admin in Zoho Mail sein, um diese Option zu nutzen. Die Option "Aus CRM einladen" funktioniert nur, wenn sich ein CRM-Admin bei Zoho Mail anmeldet und die Option "Aus CRM importieren" nutzt.

So importieren Sie Benutzer aus CRM:

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole (https://mailadmin.zoho.com/) als CRM Super-Admin an.
  2. Öffnen Sie die Steuerkonsole, und klicken Sie auf Nutzerdetails.
  3. Klicken Sie auf Benutzer aus CRM importieren.
  4. Die Benutzer aus Ihrer CRM-Organisation (mit passenden, domänenbasierten E-Mail-Adressen) werden direkt zur Zoho Mail Suite hinzugefügt.
  5. Alle anderen Benutzer in Ihrer Organisation können mit der CSV-Datei oder der Option "Benutzer hinzufügen" hinzugefügt werden.

CRM-Benutzer mit einer E-Mail-Adresse derselben Domäne können nur direkt in Zoho Mail importiert werden. Benutzer mit einer anderen, domänenbasierten Adresse müssen zur Organisation eingeladen werden. 

Wenn ein CRM-Benutzer, der importiert werden muss, bereits eine andere Organisation eingerichtet hat, tritt ein Fehler auf. Der Benutzer muss sich bei seinem Konto anmelden und diese Organisation löschen, um Ihrer Organisation beizutreten. Nur dann kann der Benutzer dieser Organisation beitreten. Detaillierte Anweisungen zum Löschen einer Organisation finden Sie auf dieser Hilfeseite. Solche Benutzer sollten ihr Konto nicht schließen, da dies zu Datenverlust führen könnte.

Benutzer aus anderen Services importieren

Wenn Ihr Unternehmen weitere Zoho-Services nutzt, können Benutzer, die dort hinzugefügt wurden, direkt in Zoho Mail importiert werden. Führen Sie diese Schritte aus, um Benutzer aus anderen Zoho-Services in Zoho Mail zu importieren.

  1. Melden Sie sich bei der Steuerkonsole von Zoho Mail an.
  2. Gehen Sie zum Abschnitt Nutzerdetails.
  3. Wählen Sie die Option Benutzer importieren aus, und wählen Sie dann die Option Aus anderen Services aus der Dropdown-Liste aus.
  4. Benutzer, die Konten bei anderen Zoho-Services haben, aber kein Konto in Zoho Mail, werden aufgeführt. 
  5. Suchen Sie nach den Benutzern, die Sie in Zoho Mail importieren möchten, und klicken Sie neben dem jeweiligen Benutzer auf In Mail importieren.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie für dieses Konto erstellen möchten, und wählen Sie den Domänennamen aus der Dropdown-Liste aus (falls es mehrere Domänen gibt).
  7. Klicken Sie auf Diesen Benutzer in Mail importieren.
  8. Der ausgewählte Benutzer wird zum Zoho Mail-Konto Ihrer Organisation hinzugefügt.

Die Bereitstellung von Benutzern über Active Directory

Zoho Mail bietet Tools zum automatischen Auffinden und Erstellen von Benutzern und E-Mail-Konten in Zoho Mail.

  1. Installieren Sie den Assistenten zum Bereitstellen von Benutzern über Active Directory in Zoho Mail.
  2. Wenn Sie den Assistenten ausführen, werden Sie aufgefordert, die Anmeldedaten des Super-Admins einzugeben.
  3. Sie müssen den Server angeben, in dem Active Directory installiert ist.
  4. Sie sollten die Details der zu verwendenden LDAP-Abfrage vorliegen haben, um die Benutzer Ihrer Organisation aufzuführen.
  5. Sie müssen die Attribute des Active Directory mit den Feldern für Zoho Mail-Benutzer verknüpfen.
  6. Auf der Basis der LDAP-Abfrage und der Attributauswahl werden die Ergebnisse angezeigt.
  7. Nach der Validierung der Ergebnisse mit den Benutzerdetails Ihrer Organisation klicken Sie auf "Fertigstellen", damit die Benutzer in Zoho Mail bereitgestellt werden.

Sie können das LDAP-Tool für die Bereitstellung der Benutzer beantragen, indem Sie eine E-Mail mit den Angaben zu Ihrer Organisation an support@zohomail.com senden.

Anmeldung von Benutzern

Sobald Sie die Benutzerkonten erstellt haben, senden Sie den Benutzern ihre Anmeldedaten und bitten sie, sich anzumelden, um sicherzustellen, dass die Konten ordnungsgemäß erstellt wurden.

Anweisungen zur Benutzer-Anmeldung

  1. Rufen Sie in Ihrem Browser www.zoho.com/mail auf.
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein (z. B. user@yourdomain.com).
  3. Geben Sie das Kennwort ein, und klicken Sie auf "Anmelden".

Jetzt können Sie auf Ihr Konto und Ihre E-Mails zugreifen. Sie können sofort E-Mails versenden, doch um auch E-Mails zu empfangen, muss Ihr Konto für die Zustellung von E-Mails konfiguriert werden.

Nutzerdetails auflisten

Sie können eine Liste aller Benutzer anzeigen, die in Ihrem Unternehmen erstellt wurden, indem Sie sich bei mailadmin.zoho.com anmelden und zum Abschnitt Nutzerdetails gehen. Alternativ können Sie auch über diesen Link auf das Menü für Nutzerdetails zugreifen.

Sie können über die Suchleiste oben rechts auf der Seite "Gruppen" nach bestimmten Benutzern suchen.

Benutzer können auch durch die Rolle gefiltert werden, die ihnen zugewiesen wurde. Nutzen Sie dazu die Option "Filter" in der rechten oberen Ecke der Seite. Zudem können Sie auch die Liste der Benutzer, die einer bestimmten Domäne zugewiesen wurden, anzeigen, indem Sie die entsprechende Domäne aus der Filterliste auswählen.

Optionen für die Auflistung von Benutzern

Zoho Mail bietet auf der Seite "Gruppenliste" viele Optionen, die es leicht machen, bestimmte Funktionen für Gruppen durchzuführen. Sie können neue Benutzer hinzufügen, Benutzer importieren, Benutzerdaten exportieren, E-Mail-Richtlinien anwenden, Standorte zuweisen und Benutzer löschen.

Benutzer exportieren:

Für den Fall, dass Sie Benutzerdetails exportieren müssen, können Sie die Option "Benutzer exportieren" auf der Seite "Benutzerliste" verwenden. Sie finden drei Optionen im Export-Menü.

  1. Wenn Sie auf die Option Benutzer exportieren klicken, werden alle Benutzer, die Ihrem Unternehmen zugeordnet sind, als CSV-Datei exportiert.
  2. Wenn Sie bestimmte Gruppen über das Kontrollkästchen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Option Benutzer exportieren. Dann wird die zusätzliche Option Ausgewählte Benutzer exportieren angezeigt. So werden nur die Benutzer exportiert, die Sie ausgewählt haben.
  3. Wenn Sie Gruppen nach Domäne gefiltert und dann die Option Benutzer exportieren ausgewählt haben, wird die zusätzliche Option Alle gefilterten Benutzer exportieren angezeigt. Dadurch werden alle Benutzer exportiert, die für die ausgewählte Domäne erstellt wurden.

Kennwort-Verschlüsselung

Die exportierten Kontakte werden als CSV-Datei gespeichert. Beim Export können Sie die CSV-Datei mit einem Kennwort verschlüsseln, um Ihre Daten zu schützen. Nachdem Sie auf "Export" geklickt haben, wird das Popup-Fenster Mit Kennwort verschlüsseln angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit Kennwort verschlüsseln im Popup-Fenster, um Ihre Datei durch ein Kennwort zu schützen.

Hinweis:

Die CSV-Datei wird als ZIP-Datei exportiert. Sie müssen die exportierte Datei entpacken, um auf die CSV-Datei zuzugreifen.

Richtlinie anwenden:

Sie können E-Mail-Richtlinien auf Benutzer aus der Liste anwenden. Wenn Sie auf diese Option klicken, werden alle konfigurierten Richtlinien aufgeführt. Sie können die erforderliche Richtlinie auswählen und sie auf die Gruppen in Ihrer Liste anwenden. Sie können auch eine neue Richtlinie hinzufügen, indem Sie auf die Option Neue hinzufügen in der Liste klicken.

Löschen:

Sie können Benutzer auswählen, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Klicken Sie dann im Menü oben auf die Option Löschen.

E-Mail-ID für die Anmeldung ändern:

Sie können jede Ihrer E-Mail-Adressen verwenden, um sich bei Ihrem Zoho Mail-Konto anzumelden. Die Konfiguration erfolgt im Abschnitt "Nutzerdetails". 

  1. Melden Sie sich unter mailadmin.zoho.com an.
  2. Gehen Sie zu Nutzerdetails, und wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Mail-ID für die Anmeldung ändern.
  4. Alle E-Mail-Adressen, die Sie als Aliase zu Ihrem Konto hinzugefügt haben, werden aufgeführt. 
  5. Wählen Sie die Option Bearbeiten neben der erforderlichen E-Mail-Adresse.
  6. Im rechten Fensterbereich wird die E-Mail-Adresse, die Sie ausgewählt haben, im Feld "E-Mail-ID" angezeigt.
  7. Wenn Sie dieses Konto als primäres Konto festlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Primär.
  8. Geben Sie das Administrator-Kennwort ein, um diese Änderung vorzunehmen, und klicken Sie dann auf OK.

Alternativ können Sie auch Ihre E-Mail-Adresse für die Anmeldung ändern, indem Sie die Adresse im rechten Fensterbereich eingeben. Geben Sie die Adresse hier ein, und geben Sie das Administrator-Kennwort ein. Sie können sich mit dieser Adresse erst anmelden, nachdem sie bestätigt wurde. 

Für den Fall, dass die E-Mail-Adresse, die Sie eingegeben haben, noch nicht bestätigt wurde, können Sie sie nur als primäre Adresse festlegen, nachdem sie bestätigt worden ist.

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Schreib uns: support@zohomail.com