Benutzer und E-Mail-Konten erstellen

Ihrer Organisation weitere Benutzer hinzufügen

Sobald Ihre Domäne überprüft wurde, können Sie mit dem Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer Organisation beginnen. Sie können Benutzer einzeln hinzufügen oder die CSV-Dateioption nutzen, um bis zu 200 Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen. Sie können auch Benutzer aus Google Workspace oder anderen Zoho Services wie CRM in Zoho Mail importieren.

Hinweis:

Wenn Sie ein Zoho One-Konto verwenden, können Sie keine Benutzer über die Zoho Mail-Steuerkonsole hinzufügen. Um Benutzer hinzuzufügen, rufen Sie die Zoho One Admin-Konsole auf. Anweisungen hierzu finden Sie auf dieser Seite

Benutzer erstellen

  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Erstellen
  4. Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers in die entsprechenden Felder ein. 
  5. Der Benutzername wird basierend auf dem festgelegten bevorzugten E-Mail-Format automatisch ausgefüllt. Wenn Sie einen anderen Benutzernamen aus dem Vorschlag bevorzugen, können Sie das Feld "Benutzername" bearbeiten.
  6. Wenn Sie mehrere Domänen in Ihrer Organisation hinzugefügt haben, wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie die Domäne für die Benutzeradresse auswählen können, mit der eine Verknüpfung erstellt werden soll.
  7. Geben Sie ein Kennwort für den Benutzer ein. Das Kennwort muss mindestens 8 Zeichen umfassen, darunter eine Zahl und ein Sonderzeichen. Stellen Sie sicher, dass der Benutzer dieses Kennwort erhält, da er es benötigt, um sich bei seinem Konto anzumelden.
  8. Aktivieren Sie die Option Benutzer zwingen, das Kennwort bei der ersten Anmeldung zu ändern, um den Benutzer bei seiner ersten Anmeldung dazu aufzufordern, das vom Administrator festgelegte Kennwort zu ändern. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Benutzer erst auf ihr Postfach zugreifen, wenn sie ihr Kennwort geändert haben.
  9. Sie haben auch eine Option, ein Profilbild für den Benutzer hochzuladen.
  10. Klicken Sie auf Zusätzliche Felder einblenden für erweiterte Benutzereinstellungen. Wenn Sie den Benutzer keiner Gruppe oder E-Mail-Richtlinie für den Benutzer zuordnen möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Wenn Sie diese Konfiguration vornehmen möchten, gehen Sie wie unten beschrieben vor.
  11. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.

Im Bereich Zusätzliche Felder einblenden haben Sie die Möglichkeit, den Benutzer mit beliebigen Gruppen in Ihrem Unternehmen zu verknüpfen, E-Mail-Richtlinien anzuwenden und Benutzer automatisch zu deaktivieren.

  1. Klicken Sie auf "Zusätzliche Felder einblenden" für erweiterte Benutzereinstellungen.
  2. So verknüpfen Sie den Benutzer mit einer Gruppe:
    1. Klicken Sie auf Gruppen auswählen.
    2. Suchen Sie im Popup-Fenster nach den Gruppen, denen Sie den Benutzer hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden sehen, dass die Gruppe in den Bereich "Ausgewählte Gruppen" verschoben wird. 
    3. Sie können den Benutzer zu mehr als einer Gruppe hinzufügen. Wenn Sie eine Gruppe aus dem Bereich "Ausgewählte Gruppe“ löschen möchten, klicken Sie auf das Symbol "Löschen".
    4. Nachdem Sie alle Gruppen Ihrer Wahl hinzugefügt haben, klicken Sie auf Weiter.
  3. Um die E-Mail-Richtlinie auf den Benutzer anzuwenden, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Anzuwendende E-Mail-Richtlinie und wählen Sie die Richtlinie aus, mit der sie den Benutzer verknüpfen wollen.
  4. Sie können festlegen, dass ein Benutzer automatisch mithilfe der Option Benutzer automatisch deaktivieren deaktiviert wird. Diese Option ist besonders hilfreich, wenn Sie Konten für freie Mitarbeiter:innen erstellen. So deaktivieren Sie Benutzer automatisch:
    1. Aktivieren Sie die Option Benutzer automatisch deaktivieren.
    2. Sie können das Benutzerkonto entweder nach einer bestimmten Anzahl von Tagen (30 bis 720) oder an einem bestimmten Datum deaktivieren.

Hinweis:

  • Sie werden nicht in der Lage sein, E-Mail-Adressen wie abuse@domainname.com und postmaster@domainname.com als einzelne Konten oder Aliase für einzelne Konten zu verwenden. Diese E-Mail-Adressen werden verwendet, um Spam zu melden. Sie können jedoch Gruppen mit dem Namen "E-Mail-Missbrauch" und "Postmaster" erstellen, und sich selbst als Mitglieder der Gruppe hinzufügen.
  • Wenn Sie einen Benutzer erstellen, ist er in der Lage, sich sofort mit seinem Konto anzumelden und E-Mails zu versenden. Er empfängt jedoch erst E-Mails, wenn die MX-Einträge der Domäne auf die Zoho Mail-Server verweisen. Die MX-Einträge der Domäne können mit dem Zoho Tool MX-Eintragsprüfung gegengeprüft werden.

Benutzer einladen

Mithilfe der Option Benutzer einladen können Sie Benutzer auffordern, Ihrer Organisation beizutreten. Nachdem Sie einen Benutzer durch Eingabe seiner E-Mail-Adresse eingeladen haben, wird eine Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet. Sobald der Benutzer die Einladung annimmt, wird der Benutzer zu Ihrer Organisation hinzugefügt. Sie können auch Benutzer einladen, deren E-Mail-Adresse nicht von Zoho gehostet wird.

Wenn ein Benutzer jedoch bereits ein Geschäftskonto bei Zoho hat, kann er nicht zu Ihrer Organisation hinzugefügt werden. In diesem Fall muss der Benutzer die bestehende Organisation von seinem Konto entfernen.

Hinweis:

Die Option zum Einladen von Benutzern ist nur für Organisationen mit einem kostenpflichtigen Tarif verfügbar.

  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Eingeladene
  4. Klicken Sie auf der Seite "Eingeladene" auf Benutzer einladen oder klicken Sie auf Einladen, um fortzufahren.
  5. Geben Sie im Popup-Fenster die E-Mail-Adresse des Benutzers ein, den Sie einladen möchten. Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig einladen möchten, geben Sie die E-Mail-Adressen getrennt durch ein Komma ein.
  6. Klicken Sie anschließend auf Einladen.

Sie können den Status Ihrer Einladung neben der E-Mail-Adresse des eingeladenen Benutzers überprüfen. Sie können die Einladung eines Benutzers auch aufheben oder erneut senden, indem Sie mit der Maus auf den entsprechenden Eingeladenen zeigen und auf die Symbole "Löschen" oder "Erneut senden" klicken.

Wenn Sie die Einladung erneut an mehrere Eingeladene senden oder Einladungen von mehreren Eingeladenen löschen möchten, können Sie das Kontrollkästchen verwenden, um die Benutzer auszuwählen, und dann auf Erneut senden oder Löschen klicken.

Import mit CSV-Datei

Sie können bis zu 200 Benutzer gleichzeitig mit der CSV-Datei (Comma-Separated Value) importieren. Sie können eine CSV-Datei mit jeder beliebigen Tabellenkalkulationsanwendung wie Zoho Sheets oder Microsoft Excel erstellen. Erstellen Sie eine Tabelle, und exportieren Sie diese als CSV-Datei. Sie können die Beispieldatei hier herunterladen.

Hinweis:

Die Option zum Importieren von Benutzern mit einer CSV-Datei ist nur für Organisationen mit einem kostenpflichtigen Tarif verfügbar.

  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Import mit CSV-Datei
    Import mit CSV-Datei
  4. Sie kehren zurück zur CSV-Importseite. Klicken Sie auf Importstarten oder Import.
  5. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Domäne aus, mit der die Benutzer in der CSV-Datei verknüpft werden sollen.
  6. Klicken Sie auf Datei wählen, um die CSV-Datei mit Benutzerdetails hochzuladen.
  7. Alle in Ihrer CSV-Datei aufgeführten Benutzer werden angezeigt, damit Sie die Benutzer, die Sie Ihrer Organisation hinzufügen möchten, genauer überprüfen können. Sie können je nach Ihren Anforderungen auswählen, ob Sie alle oder nur ausgewählte Benutzer importieren möchten.
  8. Klicken Sie nach Auswahl der Benutzer auf Weiter
  9. Geben Sie auf der Seite "Import starten“ einen Namen für den Import als künftige Referenz ein.
  10. Sie können auch eine Alias-Adresse für alle Benutzer mit einer beliebigen anderen Domäne erstellen, die Sie Ihrer Organisation hinzugefügt haben. Um einen Domänen-Alias für alle Anwender zu erstellen, klicken Sie in der Spalte Alias für andere Domänen erstellen auf das Symbol  .
  11. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus dem Dropdown-Menü aus, die Sie auf alle ausgewählten Benutzer anwenden möchten.
  12. Sie können auch erzwingen, dass Benutzer das von Ihnen festgelegte Kennwort bei ihrer ersten Anmeldung ändern, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.
  13. Klicken Sie nach dem Konfigurieren der Importeinstellungen auf Import starten.

Der Importstatus bei erfolgreichem und gescheitertem Hochladen der Benutzer wird angezeigt. Wenn der Importstatus nicht automatisch aktualisiert wird, können Sie auf das Aktualisierungssymbol klicken. Sie können mit der Verwendung anderer Teile der Admin-Konsole beginnen und auf den Importstatus auf der Seite Import mit CSV-Datei zugreifen.

Aus Google Workspace importieren

Hinweis:

  • Die Funktion "Benutzer aus Google Workspace importieren" ist nur für Organisationen mit einem kostenpflichtigen Tarif verfügbar. 
  • Die Google Workspace-Autorisierung ist ein einmaliger Prozess und muss nicht wiederholt werden, wenn sie bereits erfolgt ist.
  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Import und wählen Sie die Option Aus Google Workspace importieren.
    Aus Google Workspace importieren
  4. Wenn Sie Ihr Zoho Mail-Konto nicht für den Zugriff auf Google Workspace authentifiziert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
    1. Melden Sie sich bei Ihrem Google Workspace-Administratorkonto an, und befolgen Sie die Authentifizierungsdetails, die Sie unter dem Hilfeseiten-Link finden.
    2. Wenn die Authentifizierung abgeschlossen ist, geben Sie die E-Mail-Adresse des Google Workspace Super-Admins und die E-Mail-Adresse des Service-Kontos in die entsprechenden Felder ein. Laden Sie die Datei hoch, die im Feld Produktschlüsseldatei auf Ihr System heruntergeladen wurde, und klicken Sie auf Authentifizieren.​
      Google-Konto authentifizieren
  5. Wenn Sie Ihr Google Workspace-Konto bereits mit Zoho Mail authentifiziert haben, wird die Seite "Benutzer importieren" angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Migrieren.
  6. Das Google Workspace-Konto, das mit Zoho Mail authentifiziert wurde, wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wenn Sie mehrere Domänen konfiguriert haben, werden Sie aufgefordert, die entsprechenden Zieldomänen auszuwählen, in denen die Benutzer erstellt werden müssen.
  8. Klicken Sie nach der Auswahl der Zieldomänen auf Weiter.
    Domänenverknüpfung
  9. Alle Benutzer Ihres Google Workspace-Kontos werden aufgeführt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die jeweiligen Benutzer, die Sie in Zoho Mail erstellen möchten, und klicken Sie auf Weiter. 
    Benutzer wählen
  10. Geben Sie einen Namen für den Import als Referenz ein.
  11. Geben Sie ein Kennwort für die Benutzer ein, die Sie importieren.
  12. Wählen Sie aus, ob Benutzer gezwungen werden sollen, ihre Passwörter während der ersten Anmeldung zu ändern (empfohlen).
  13. Wählen Sie aus, ob Sie Aliase und Telefonnummern von Benutzern importieren möchten, und klicken Sie auf Start.
    Import starten
  14. Sie können den Fortschritt des Imports im Bereich Übersicht kontinuierlich überwachen

CRM-Benutzer zu Zoho Mail bringen

Wenn Ihr Unternehmen über ein Zoho CRM-Konto verfügt oder Sie ein Zoho CRM-Administrator sind und E-Mail Hosting für die gesamte Domäne einrichten möchten, können Sie die Benutzer, die Sie bereits in Zoho CRM haben, mit der Zoho Mail Suite verknüpfen, indem Sie die Option "Aus CRM importieren“ nutzen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie bereits Zoho CRM-Benutzer sind, Ihre E-Mails jedoch bei einem anderen Dienstanbieter gehostet werden.

Hinweis:

  • Der Super-Admin in CRM muss entweder ein Administrator oder Super-Admin in Zoho Mail sein, um diese Funktion zu nutzen.
  • Sie können Benutzer nur aus Zoho CRM importieren, wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers auf derselben Domäne basiert, die zu Zoho Mail hinzugefügt wurde.
  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Aus CRM-Datei importieren
  4. Sie werden zur CRM-Benutzerimportseite weitergeleitet. Sie können Benutzer aus Zoho CRM in Mail importieren oder einladen.
    • Importieren – hier werden die Benutzer mit ihrer E-Mail-Adresse basierend auf derselben Domäne, die zu Ihrer Zoho Mail-Organisation hinzugefügt wurde, aufgeführt. 
    • Einladen – hier werden die Benutzer mit ihrer E-Mail-Adresse basierend auf einer anderen Domäne als der, die für Ihre Zoho Mail-Organisation konfiguriert ist, aufgeführt.

So importieren Sie Benutzer aus CRM:

  1. Klicken Sie auf der Seite "CRM-Import" auf Importieren.
  2. Hier werden die Benutzer aufgelistet, die Teil von Zoho CRM sind und dieselbe Domain-E-Mail-Adresse haben, die Sie in Zoho Mail konfiguriert haben.
  3. Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um die Benutzer auszuwählen, die Sie aus CRM in Zoho Mail importieren möchten.
  4. Klicken Sie anschließend auf Import.

So laden Sie Benutzer aus CRM ein:

  1. Klicken Sie auf der Seite "CRM-Import" auf Einladen.
  2. Hier werden die Benutzer aufgelistet, die Teil von Zoho CRM mit einer anderen Domänen-E-Mail-Adresse sind, als Sie in Zoho Mail konfiguriert haben.
  3. Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um die Benutzer auszuwählen, die Sie aus CRM in Zoho Mail einladen möchten.
  4. Klicken Sie anschließend auf Einladen.

Diesen Benutzern wird von Zoho Mail ein Einladungslink zum Beitritt zu Ihrer Organisation gesendet. Sobald der Benutzer die Einladung annimmt, wird dieser Benutzer Teil Ihrer Organisation.

Wenn ein CRM-Benutzer, der importiert werden muss, bereits eine andere Organisation eingerichtet hat, wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt. Um dies zu vermeiden, muss sich der Benutzer bei seinem Konto anmelden und diese Organisation löschen, um Ihrer Organisation beizutreten. Wenn diese Benutzer jedoch ihre Konten und nicht nur die Organisation löschen, gehen ihre Daten verloren.

Aus anderen Zoho Services importieren

Wenn Sie andere Zoho Services wie Zoho People nutzen, können Sie Benutzer, die anderen Produkten hinzugefügt wurden, einfach in Zoho Mail importieren.

  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf Aus anderen Zoho Services importieren
  4. Auf der Importseite werden alle Benutzer aufgeführt, die noch nicht Teil von Zoho Mail, aber Teil anderer Zoho Services sind.
  5. Klicken Sie auf Import. Verwenden Sie das Kontrollkästchen, um die Benutzer auszuwählen, die Sie importieren möchten.
  6. Klicken Sie auf Import.

Bereitstellung von Benutzern über Active Directory

Zoho Mail bietet Tools zum automatischen Auffinden und Erstellen von Benutzern und E-Mail-Konten in Zoho Mail.

  1. Installieren Sie den Assistenten zum Bereitstellen von Benutzern über Active Directory in Zoho Mail.
  2. Wenn Sie den Assistenten ausführen, werden Sie aufgefordert, die Anmeldedaten des Super-Admins einzugeben.
  3. Sie müssen den Server angeben, in dem Active Directory installiert ist.
  4. Sie sollten die Details der zu verwendenden LDAP-Abfrage vorliegen haben, um die Benutzer Ihrer Organisation aufzuführen.
  5. Sie müssen die Attribute des Active Directory mit den Feldern für Zoho Mail-Benutzer verknüpfen.
  6. Auf der Basis der LDAP-Abfrage und der Attributauswahl werden die Ergebnisse angezeigt.
  7. Nach der Validierung der Ergebnisse mit den Benutzerdetails Ihrer Organisation klicken Sie auf "Fertigstellen", damit die Benutzer in Zoho Mail bereitgestellt werden.
  8. Sie können das LDAP-Tool für die Bereitstellung der Benutzer beantragen, indem Sie eine E-Mail mit den Angaben zu Ihrer Organisation an support@zohomail.comsenden.

Fehlerbehebung beim Hinzufügen von Benutzern

Beim Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer Organisation kann es zu folgendem Fehler kommen:

AA101: Hoppla! Da ist etwas schief gelaufen. Versuchen Sie es später erneut. 

Dieser Fehler tritt auf, wenn die E-Mail-Adresse, die Sie erstellen möchten, bereits im Konto Ihrer Organisation vorhanden ist. Sie können dieses Problem mit einem der folgenden Schritte beheben.

  • Wenn Sie Zugriff auf das vorhandene Konto mit derselben Adresse, wie das, das Sie erstellen, haben, können Sie sich mit dieser E-Mail-Adresse bei Zoho Accounts anmelden und das Konto schließen.
  • Falls Sie keinen Zugriff auf das Konto haben
    1. Anmeldung beim Super-Admin-Konto Ihrer Organisation und erstellen Sie ein Catch-All-Konto für die E-Mail-Adresse.
    2. Nachdem Sie ein Catch-All-Konto erstellt haben, melden Sie sich vom Super-Admin-Konto ab.
    3. Navigieren Sie zu Zoho Mail, geben Sie die bereits vorhandene E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf "Kennwort vergessen". Sie erhalten den Link zum Zurücksetzen des Kennwortes im Catch-All-Konto. Sie können das Kennwort über den Link zurücksetzen und das Konto schließen oder eine Einladung annehmen, der Organisation hinzugefügt zu werden.

Benutzer löschen

Wenn Sie einen vorhandenen Benutzer aus Ihrer Organisation löschen oder mehrere Benutzer gleichzeitig entfernen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Benutzer aus Benutzerliste löschen

Um einen einzelnen Benutzer zu löschen, können Sie den Mauszeiger über den Namen des betreffenden Benutzers bewegen und auf das Löschsymbol   klicken.

Um eine Reihe von Benutzern aus der Benutzerliste zu löschen, wählen Sie die Benutzer aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.

Mehrere Benutzer gleichzeitig mit einer .CSV-Datei löschen

Wenn Sie die Benutzer Ihrer Organisation bereinigen und mehrere Benutzer gleichzeitig löschen möchten, können Sie dies mithilfe einer .CSV-Datei. So löschen Sie Benutzer mit einer CSV-Datei:

  1. Melden Sie sich bei der Zoho Mail Admin-Konsole an
  2. Navigieren Sie im linken Fensterbereich zu Benutzer.
  3. Klicken Sie auf der Benutzerlistenseite auf die Schaltfläche Löschen, und wählen Sie Über CSV löschen aus.
  4. Laden Sie im Popup-Fenster Ihre CSV-Datei hoch und klicken Sie dann auf Löschen.

Hinweis:

Die Option zum Löschen von Benutzern über CSV ist nur für Organisationen verfügbar, die einen unserer kostenpflichtigen Tarife verwenden.

Share this post : FacebookTwitter

Finden Sie immer noch nicht, wonach Sie suchen?

Schreib uns: support@zohomail.com