Neste artigo, você entenderá como fazer conferências com o Meeting e dicas de como usá-lo facilmente em seus negócios.
Todo mundo está falando sobre ferramentas de colaboração online e comunicação remota pela Internet, e como elas são importantes para as equipes de vendas. Mas quando se trata de iniciar conversas de áudio e vídeo com clientes ou funcionários, sempre parece haver alguma dificuldade.
Sejamos sinceros: você realmente sabe como fazer conferências de forma ágil sem perder muito tempo reunindo participantes e “ensinando” como entrar na conversa?
Hoje, com cada vez mais pessoas trabalhando em casa e empresas em contato constante com funcionários localizados em outros locais (muitas vezes até em outros países), é fundamental entender como realizar videoconferências de alta qualidade sem perder tempo.
Afinal, as videoconferências são criadas para facilitar o trabalho em equipe, não para criar ruído nas comunicações empresariais!
Dicas para fazer conferência via web
A qualidade da imagem é muito importante
Um bom plano de fundo, boa iluminação e enquadramento adequado são essenciais para uma boa videoconferência - principalmente quando se trata de reuniões de negócios. Lembre-se sempre de verificar o cenário atrás de você e priorizar ambientes com menos informações.
Além disso, nunca se esqueça de certificar-se de que a luz está em seu rosto. Se for fazer conferências durante o dia, você pode aproveitar a luz natural das janelas. Agora, se acontecer à noite, use um abajur ou abajur de mesa – esses itens podem fazer toda a diferença.
Tente enquadrar o vídeo para que você possa ver todo o seu rosto, mas tente não se aproximar muito da câmera. Um bom enquadramento pode fazer uma grande diferença ao interagir com outras pessoas em seu vídeo.
Fazer conferências precisa de áudio de qualidade
Durante uma videoconferência móvel, os palestrantes devem ser ouvidos, incluindo você e outros participantes. Portanto, certifique-se de que seu ambiente seja silencioso para que você possa ouvir e ser ouvido sem distrações ou ruídos extras. Tente desligar a TV e fazer conferências em um ambiente longe do seu quintal para evitar o ruído do tráfego.
Aprenda a usar o mute
Ninguém merece uma videoconferência barulhenta por telefone, certo? Se estiver falando com mais de uma pessoa, tente silenciar o microfone quando não estiver falando e peça a outras pessoas que façam o mesmo. O resultado é uma videoconferência ininterrupta e, portanto, mais dinâmica.
Sendo assim, ao fazer conferências, todos os microfones devem permanecer desligados enquanto o instrutor estiver explicando - uma questão de etiqueta para colaborar para ter uma ligação tranquila.
Utilize o chat para fazer conferências
É claro que a videoconferência nem sempre se limita ao vídeo. Assim, quando necessário, você pode usar o recurso de bate-papo no aplicativo de chamada para enviar a outros participantes um link para um tópico de comentários, uma imagem ou até mesmo um arquivo. Essa dica também se aplica a pessoas que não têm acesso a um microfone, mas ainda querem falar.
Evite utilizar muitos aplicativos em dispositivos móveis
Para manter suas videoconferências funcionando sem problemas, evite usar muitos aplicativos em seu smartphone ao mesmo tempo, especialmente aplicativos de streaming de vídeo. Atualize também: certifique-se de que nada aconteça quando você ligar.
Jogos online também devem ser evitados durante esse período, pois podem "sobrecarregar" sua rede, fazendo com que o vídeo congele.
Como fazer conferências utilizando a ferramenta certa
Juntamente com uma variedade de recursos extras, a ferramenta Zoho Meeting oferece videoconferência mais estável, imagem e som de maior qualidade e algumas opções de planos pagos gratuitos e outros mais robustos.
Você pode participar com áudio, vídeo, controle de outros dispositivos e compartilhamento de tela em tempo real de qualquer lugar. Também é possível enviar um convite por e-mail aos participantes com todas as informações necessárias. Veja abaixo algumas das diversas vantagens do Meeting para fazer conferências.
Vantagens do Zoho Meeting
Agende e inicie reuniões em seu dispositivo móvel: não importa onde você esteja, você pode planejar e agendar reuniões em seu dispositivo móvel com o aplicativo móvel Zoho Meeting. Crie agendas, decida horários e adicione participantes às suas reuniões a partir do seu dispositivo móvel. Inicie uma reunião no seu telefone, mesmo que você não esteja em sua mesa quando a reunião começar.
Reuniões regulares: muitas equipes realizam reuniões online regulares diariamente, semanalmente ou mensalmente. Reuniões regulares mantêm os membros da equipe atualizados sobre as metas e o progresso em diferentes projetos. Agora você pode agendar suas reuniões regulares do Zoho Meeting usando o recurso de reunião recorrente.
Histórico de bate-papo: durante a reunião, muitas informações úteis foram compartilhadas por meio de mensagens de bate-papo. Manter cópias dessas mensagens é útil para revisar discussões e reutilizar quaisquer links compartilhados durante a reunião. Agora você pode baixar mensagens de bate-papo como transcrições de relatórios de reuniões.
Pesquisar, classificar e filtrar: o recurso Pesquisar, classificar e filtrar permite pesquisar reuniões, classificar a lista de reuniões, filtrar os participantes da reunião e pesquisar ou classificar a lista de participantes com base em diferentes critérios. Eles são úteis quando você precisa encontrar reuniões específicas criadas a partir de sua conta, verificar quem entrou na reunião e visualizar as próximas reuniões na ordem que desejar.
Controles do organizador: os organizadores da reunião agora podem desativar o compartilhamento de tela para os participantes da reunião, se desejar. Eles também podem controlar quem fala na reunião, eliminando a capacidade dos participantes de silenciar seus microfones. Por padrão, todos os participantes que ingressam na reunião também são silenciados. Isso evita que suas vozes sejam ouvidas se eles não estiverem prontos para falar.
Comece hoje mesmo a fazer conferências com o Zoho Meeting!
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