Um email empresarial pode mudar a forma como os seus clientes vêem o seu negócio.
Ele é uma das melhores formas de comunicação para empresas, um canal essencial para que organizações híbridas, digitais e presenciais funcionem. A partir dele, a equipe marca reuniões, fala com clientes, registra informações, fecha negócios e muito mais.
Por todas as suas funcionalidades e pela confiança que passa aos clientes, o e-mail empresarial é essencial para qualquer empresa! Tire as suas dúvidas e confira os passos para criar um.
Se você quiser saber o passo a passo sobre como configurar o seu e-mail empresarial, assista o vídeo que preparamos, em parceria com o Youtuber Darlan Evandro.
Confira aqui: https://www.youtube.com/watch?v=QQQid9PPkg0
O que é e-mail empresarial?
Primeiro, é preciso definir aqui o que é um email corporativo, empresarial ou institucional.
Esse tipo de email é aquele que tem o nome da empresa. É o canal pelo qual os departamentos podem enviar informações e entrar em contato com stakeholders ou clientes.
Ele pode levar os nomes dos colaboradores, como “contato@nomedasuaempresa.com.br”, ou do departamento, como “rh@nomedasuaempresa.com.br” ou “atendimento@nomedasuaempresa.com.br”, por exemplo. De toda forma, ele não termina com o provedor, mas sim com o endereço da empresa.
O e-mail empresarial é exclusivo da organização e pode ser organizado pelos seus diversos setores, facilitando a comunicação interna. É possível criar diversos usuários com o mesmo endereço, para atender diferentes necessidades.
Por que sua empresa precisa ter um e-mail empresarial?
O e-mail empresarial transmite credibilidade e confiança para o cliente atendido. Ele acrescenta valor à empresa, reforça o posicionamento e a identidade digital, além de ser mais seguro, podendo ser personalizado e gerar integração na equipe.
Outro motivo é que a segurança das informações é essencial para a sua empresa. Agora, o Brasil tem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e qualquer violação da privacidade dos seus clientes pode gerar multas. Saiba como se proteger.
O controle de conteúdo por parte da gestão também é facilitado. Na realidade, os próprios processos diários e a organização das informações ficam mais fáceis a partir de um e-mail empresarial.
Com ele, é sempre possível saber de qual departamento e de qual colaborador a mensagem veio, e as informações ficam armazenadas.
Dito isso, o e-mail continua em sua função, mesmo após o surgimento de outras opções mais ágeis, como o Whatsapp Business e outras redes sociais. Afinal, o contato por e-mail é mais estável e profissional. Nele, as mensagens não se perdem em conversas gigantes.
Além disso, as plataformas de e-mails empresariais costumam oferecer muitos recursos a mais, de customização e de funcionalidades.
Como fazer um e-mail empresarial em 3 passos
Chegou a hora de aprender a criar um email empresarial para o seu negócio! Você precisa seguir alguns passos, mas é um processo bem rápido e fácil. Confira as instruções:
1. Registre um domínio
Primeiro, você deve registrar um domínio.
O domínio é o endereço web que serve para localizar e visitar um site, uma marca na internet. Ele é essencial tanto para a criação de sites quanto para os e-mails corporativos.
Nele, de preferência, você deve colocar o nome da sua empresa para que a informação seja memorável, clara, de fácil identificação e bastante profissional.
Depois, você terá que selecionar uma extensão, como “.com” e “.com.br”. Depende do seu nicho, mas essas são as mais básicas no Brasil.
2. Escolha um provedor de e-mail
Todo esse registro pode ser feito em um serviço de hospedagem ou pelo seu provedor de e-mail. Existem muitas opções gratuitas ou pagas. Normalmente, o que vai mudar é a quantidade de usuários aceitos, a capacidade de armazenamento e funcionalidades extras.
Para definir o provedor, entenda quantos endereços a sua empresa precisa, quanto espaço de armazenamento e quais funções você espera poder usar. Faça uma análise das necessidades da sua empresa.
A melhor opção gratuita do mercado é o Zoho Mail, uma solução de e-mail empresarial confiável, segura, sem anúncios e personalizável. O plano gratuito é para até 5 usuários e comporta um número máximo de armazenamento, assim como hospedagem de e-mail para um único domínio.
Se você quiser ir além e aproveitar as funções dos planos pagos, eles custam a partir de U$1 por mês/usuário!
3. Configure seu e-mail empresarial
A próxima etapa é a configuração. Você deve conectar o domínio à empresa para que funcione com eficiência. Caso você tenha contratado os serviços de e-mail empresarial e domínio na mesma fornecedora, é possível que essa etapa já esteja feita de forma automática.
O próprio provedor provavelmente irá enviar as instruções para que você faça essa integração, podendo apenas solicitar uma verificação de domínio para comprovar quem é o administrador.
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Nós asseguramos vigilância de alto nível, exclusividade e personalização para o seu domínio. Um endereço empresarial dará visibilidade e a autenticidade para a sua marca.
O painel de controle do Zoho Mail tem diversas funções avançadas, com configurações variadas para se adequar às suas necessidades, gerenciamento de grupos, bem como definição de políticas para moderar o conteúdo.
Também há a opção de retenção de e-mails para cumprir padrões e combater ataques. Você terá o apoio do eDiscovery, que te ajudará a rapidamente captar esses e-mails.
As comunicações comerciais poderão ser gerenciadas através de outros dispositivos móveis, com a ajuda dos aplicativos Mail, Mail Admin e Streams. A sua equipe poderá se comunicar a qualquer momento, de qualquer lugar, com rapidez, eficiência e facilidade.
Você pode usar o Zoho Mail de forma gratuita, mas com recursos e funcionalidades limitadas. Para usufruir de todos esses benefícios e mais, confira as opções de plano a partir de U$1!
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