10 coisas para considerar ao procurar um aplicativo de colaboração em equipe

Um software de colaboração de equipe é fundamental para ficar à frente da concorrência e aumentar a produtividade. Existem muitas opções, mas é essencial escolher e empregar a melhor ferramenta de colaboração para estimular a produtividade.

Independentemente do tamanho da sua equipe, nosso mundo atual de negócios geralmente requer um único espaço de trabalho para que todos colaborem e gerenciem projetos em vários dispositivos.

Aqui, reunimos dez coisas para considerar ao procurar um aplicativo de colaboração em equipe.

Pontos cruciais a serem considerados ao procurar um aplicativo de Colaboração em Equipe:

1. Avalie suas necessidades   

Um dos critérios mais importantes a considerar ao procurar um software de colaboração em equipe é a eficácia com que ele pode atender às suas necessidades e se alinhar aos requisitos organizacionais.

Primeiro, analise quais são as suas necessidades de negócios e identifique as lacunas que precisam ser abordadas. Depois de ter uma lista sólida do que exatamente você deseja realizar com uma ferramenta de colaboração em equipe, comece a pesquisar e comparar produtos com essa lista de necessidades. Isso dá a você uma ideia clara do que sua equipe exige e ajuda a refinar sua pesquisa.

2. Coloque a segurança em primeiro lugar 

A prioridade máxima deve ser a procura por uma ferramenta que proteja adequadamente os dados da sua organização. Verifique se a ferramenta que você está considerando o beneficia com a criptografia SSL (Secure Sockets Layer) e permite que você rastreie e gerencie como as ferramentas internas estão acessando seus dados. Especialmente no caso de software baseado em nuvem, você deve garantir que as ferramentas do local de trabalho sejam confiáveis e ofereçam segurança incontestável.

Por exemplo, recursos como autenticação de dois fatores em toda a organização, logon único para acessar vários aplicativos, criptografia de dados em trânsito e em repouso e conformidade com o GDPR são vitais quando se trata de proteger sua organização contra possíveis perdas de dados ou até mesmo o cibercrime.

3. Comece facilmente 

O fator mais característico e procurado ao considerar um novo software é a facilidade com que sua equipe pode usá-lo. A facilidade de uso pode reduzir o tempo e o esforço que seus colaboradores gastam em aprender como usar um novo software. Antes de decidir comprar uma ferramenta, é vital se inscrever para uma demonstração para ver como o produto funciona para sua organização e membros da equipe.

4. Escolha mais do que apenas um aplicativo de bate-papo   

A comunicação da equipe é crucial para atingir com eficiência seus objetivos finais. Embora existam muitas opções de software que se concentram principalmente em conversas encadeadas, chat e chats em grupo, a comunicação por si só não promove um ambiente colaborativo. Uma equipe que trabalha em conjunto para colaborar tem mais chance de criar inovações.

Boas ferramentas de colaboração em equipe ajudam a aumentar a produtividade e o envolvimento dos funcionários com recursos como:

  • Compartilhamento de tela

  • Salas de conferência virtuais

  • Lembretes

  • Assistente virtual

  • Compartilhamento de arquivos sem esforço

  • Bate-papos instantâneos em grupo

  • Conversas simplificadas

  • Automação de fluxos de trabalho e muito mais.

Otimize seu fluxo de trabalho adotando um software que permita que sua equipe permaneça conectada e aumente o ritmo.

5. Dê ao seu administrador o poder que ele precisa

Uma administração competente é a espinha dorsal de qualquer organização, e é importante certificar-se de que a ferramenta escolhida ofereça recursos ajustados para ajudar a administrar uma organização sólida e produtiva.

Os três principais recursos que um administrador deve ter em um aplicativo de colaboração em equipe são:

  • Convite e gerenciamento de usuários

  • Atribuição de funções e definição de permissões

  • Configuração de políticas para otimizar os processos internos e garantir a conformidade dos funcionários

6. Procure por tarefas robustas e gerenciamento de projetos   

O gerenciamento adequado de tarefas ajuda sua equipe a realizar seus projetos no prazo e a gerenciar cargas de trabalho de maneira eficaz. O software convencional de colaboração em equipe ajuda a melhorar seu processo de gerenciamento de tarefas, desde a criação de uma tarefa, acompanhamento do progresso, configuração de lembretes e gerenciamento de listas de tarefas importantes. Acompanhar o progresso da tarefa em um projeto incentiva a prestação de contas e motiva os colaboradores a trabalharem com senso de responsabilidade.

Ao considerar uma ferramenta de colaboração em equipe, procure recursos como comandos e atalhos que permitam criar tarefas e controlar seus fluxos de trabalho diretamente da ferramenta.

A conclusão bem sucedida de qualquer projeto geralmente envolve diferentes departamentos, por isso é importante procurar uma ferramenta que incentive a colaboração entre departamentos por meio de canais e bate-papos em grupo.

Por exemplo: no departamento de RH, haverá divisões, como a equipe de integração, equipe de folha de pagamento, equipe de suporte de RH e muito mais.

Os esforços de colaboração entre RH e Finanças terão um impacto significativo na satisfação dos funcionários e na estratégia financeira, portanto, neste caso, a equipe de folha de pagamento será composta por membros do departamento de RH e do departamento de Finanças.

Recursos úteis de colaboração de equipe permitem que você gerencie seus projetos, defina marcos e analise o que pode ser melhorado da próxima vez com a ajuda de relatórios detalhados.

7. Priorizar a versatilidade e a adaptabilidade   

Qualquer software de colaboração em equipe que você escolher deve ser flexível o suficiente para atender a todas as suas necessidades.

Considere um caso em que você teve que mudar do trabalho do escritório para o remoto. Seu software de colaboração deve ajudar a facilitar essa transição e garantir que você não perca as pequenas vantagens de trabalhar presencialmente.

Por exemplo, o painel de Trabalho Remoto do Zoho Cliq permite que você faça check-in e check-out, assim como a opção de status no painel que permite que você também olhe ao redor e verifique se seu colega de trabalho está disponível antes de enviar uma mensagem. Portanto, procure um software que ofereça um painel administrativo detalhado para ajudar os líderes de equipe a rastrearem o trabalho e orientarem a produtividade de qualquer lugar.

Esteja você trabalhando em um escritório ou liderando uma equipe remota, um painel de administração deve ajudá-lo a:

  • Gerenciar projetos em andamento e manter todos os membros da equipe informados

  • Manter a comunicação e o trabalho em equipe no espaço de trabalho remoto

  • Desenvolver um senso de responsabilidade e gerenciar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional de forma eficiente, mantendo o controle do tempo de trabalho diário e semanal.

8. Integrações para o aplicativo   

Dê uma olhada nos sistemas que sua equipe já possui, uma vez que eles geralmente precisam ser integrados a qualquer novo software de colaboração que você escolher.

Se atualmente você usa aplicativos de gerenciamento de tarefas como Todoist, Trello, Asana e outros, explore e certifique-se de que qualquer software que você considere ofereça suporte a essas integrações.

Algumas ferramentas vêm com uma variedade de integrações já disponíveis. Por exemplo, o Cliq oferece um mercado completo de integrações prontas.

9. Recursos simplificados 

A automação está se tornando cada vez mais comum no local de trabalho digital com o aumento de assistentes de bot e chatbots. Os chatbots ajudam você a realizar tarefas repetitivas do dia a dia e também fornecem notificações personalizadas, tornando mais fácil para você ser produtivo. Algumas ferramentas permitem que você crie seus próprios bots com poucas linhas de código para atender às suas necessidades específicas.

Redefina a forma como sua equipe trabalha, adotando uma ferramenta com recursos de automação, para que você possa se concentrar mais nas tarefas que precisam de sua atenção total.

10. Mantenha seu orçamento em mente   

Geralmente, isso nem é preciso dizer, mas ao procurar um software de colaboração em equipe, você deve sempre considerar o orçamento de sua equipe ou organização. Compare o custo de uma ferramenta de colaboração em equipe com os benefícios que você obterá a longo prazo. Certifique-se de que os benefícios e o uso valem a quantidade de dinheiro que você vai gastar.

Finalmente, antes de decidir adotar uma ferramenta de colaboração em equipe, é sempre importante executar um programa piloto para a lista final de duas ou três opções que você está considerando. Reúna o feedback do usuário final, pois isso o ajuda a entender melhor as necessidades de sua equipe e a selecionar a ferramenta que os usuários consideram mais adequada. Certifique-se de que a decisão final envolva as opiniões das pessoas que mais usarão o recurso.

Adotar uma ferramenta de colaboração em equipe é uma grande decisão que ajudará a moldar a estrutura de trabalho da sua organização, por isso é importante explorar e comparar suas opções para encontrar a melhor disponível.

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