A pandemia limitou as operações comerciais presenciais, mas em muitos setores a demanda do cliente permanece a mesma ou até mesmo aumentou. As empresas que conseguiram girar e se adaptar rapidamente a essas mudanças prosperaram, enquanto aquelas que não tinham as soluções tecnológicas adequadas tiveram dificuldades.
A transição necessária de escritórios físicos e a crescente aceitação do trabalho remoto mudou a maneira como as organizações operam. As empresas com culturas de trabalho mais flexíveis e adaptabilidade aos desafios econômicos têm sido mais bem-sucedidas.
Discutiremos como escolher a plataforma de colaboração de equipe certa para seu escritório virtual é crucial para manter o sucesso de sua empresa e a estrutura de trabalho remota ou híbrida dentro dela. Vamos explorar algumas das principais funções a serem observadas ao escolher um software e por que são importantes para o sucesso do negócio.
A comunicação é fundamental
A capacidade de gerenciar operações e se comunicar de forma confiável com os clientes e com a sua equipe é um fator importante para o sucesso de qualquer empresa. Isso pode ser particularmente desafiador, já que o trabalho remoto se tornou mais comum e, administrar uma equipe remota ou híbrida, reunindo ou monitorando os ciclos de vida dos projetos sem a equipe no escritório pode ser difícil.
Nesse sentido, a flexibilidade é crítica e a capacidade de se adaptar às mudanças e manter processos de negócios coesos depende de uma boa comunicação.
Então, como você pode reunir equipes e melhorar a comunicação quando sua empresa e clientes são híbridos ou remotos?
Vamos dar uma olhada em como o Zoho Cliq e o Zoho Meeting, aplicativos incluídos no conjunto Zoho Workplace, ajudarão você a se comunicar com seus colegas de maneira mais eficiente.
O Workplace é um pacote de escritório com diferentes ferramentas de comunicação integradas, cada uma construída para um propósito específico. Com discussões que variam de conversas a reuniões individuais, este blog o ajudará a entender quando usar cada um desses aplicativos de comunicação!
Simplifique a comunicação virtual: reuniões e bate-papos
Qualquer que seja o software de escritório virtual que você usar, é importante que ele tenha a capacidade de se integrar perfeitamente. O Zoho Workplace oferece e-mail, calendários, mensagens instantâneas, funções de reunião virtual e muito mais - todos integrados entre si para facilitar o compartilhamento de arquivos. O Workplace é uma ótima solução para equipes remotas porque oferece as funções necessárias para reunir os trabalhadores virtuais.
Zoho Cliq
A capacidade de enviar instantaneamente uma mensagem a um colega de trabalho é uma função muito importante para a comunicação. O sistema de mensagens está disponível em todos os aplicativos Zoho por meio do Zoho Cliq , integrado para oferecer uma experiência de escritório virtual perfeita. O Cliq não é apenas uma plataforma de mensagens, mas também oferece chamadas de áudio e vídeo para que seus funcionários possam ligar para qualquer pessoa em sua organização pela Internet. Essas opções de chamadas seguras oferecem uma experiência mais contínua enquanto você colabora. O Cliq também permite que você “bifurque” um bate-papo existente e convide outros colegas para a conversa. Com esse recurso, você pode escolher qual parte da conversa pré-existente deseja compartilhar.
O Zoho Cliq no Zoho Workplace também inclui recursos desenvolvidos para ajudar a fortalecer sua estrutura de trabalho remoto e oferecer a mesma rapidez e conexão que você obtém ao trabalhar em um escritório. Com o Cliq, os funcionários podem fazer o check-in do dia em seus departamentos e definir sua disponibilidade para reuniões e chamadas, bem como ver a disponibilidade de outras pessoas. Ao ser capaz de ver facilmente a disponibilidade atual de cada membro da equipe no Cliq e comparar os horários no Calendário, os funcionários de todos os departamentos podem aproveitar ao máximo seu tempo e garantir que as reuniões ou chamadas em grupo sejam agendadas para quando todos puderem comparecer.
Zoho Meeting
O Zoho Meeting no Zoho Workplace é outra ferramenta importante que permite às empresas organizar reuniões virtuais com facilidade para funcionários e colaboradores externos. Configurar reuniões externas é um recurso importante para escritórios virtuais, e o Meeting é fácil de usar e não requer nenhum download de software - os participantes podem entrar diretamente do link da reunião.
Usando o Zoho Meeting, você também pode discar para reuniões e sessões por meio de uma chamada de voz, que permite hospedar e participar de reuniões de locais remotos com conexão de internet limitada. Para tornar a reunião mais interativa e colaborativa, o Meeting também oferece uma opção de compartilhamento de tela, que facilita o compartilhamento de uma janela de aplicativo, tela, janela inteira ou monitores conectados para fazer sua apresentação ou fornecer contexto visual.
Resumindo, Zoho Meeting é geralmente usado para conduzir reuniões mais formais que requerem gravações para referência posterior e o Zoho Cliq para bate-papos e chamadas em grupo. Zoho Cliq também é usado para mensagens / chamadas individuais e sessões rápidas de compartilhamento de tela. No geral, Cliq e Meeting são ótimas opções incluídas no Zoho Workplace.
Priorize usabilidade e segurança
As reuniões virtuais podem ser complicadas para os menos experientes em tecnologia, portanto, é fundamental escolher uma plataforma amigável! O Meeting oferece controles intuitivos de reunião online, permitindo que as pessoas compartilhem sua tela e liguem ou desliguem a câmera quando necessário.
O Zoho Meeting também oferece gravação para reuniões virtuais, o que é útil para construir uma biblioteca de referência para novos contratados ou para ajudar aqueles que estão fora do escritório a preencher as lacunas quando retornam.
Obviamente, um alto nível de segurança cibernética é vital para as soluções de tecnologia de qualquer empresa. No mundo atual de violações de dados, é importante estar atento. As empresas são tão seguras quanto seus dispositivos remotos, portanto, o trabalho virtual apresenta novos desafios de segurança para as empresas em 2021.
Os controles de segurança do Zoho Meeting permitem que os planejadores de reuniões bloqueiem chamadas e removam participantes quando necessário, garantindo que apenas as pessoas convidadas para a reunião possam comparecer. A reunião criptografa e armazena todos os dados do usuário em servidores seguros e oferece autenticação de dois fatores para manter as contas do usuário seguras.
Zoho Cliq também criptografa suas mensagens, tanto em trânsito quanto em repouso. Isso garante que suas mensagens não vazem ou sejam mal utilizadas. Além disso, Zoho Cliq permite que você converse em particular com seus colegas de equipe, desligando o histórico de bate-papo. Isso significa que as mensagens desaparecerão no momento em que você fechar a janela de bate-papo, permitindo mais discrição durante conversas delicadas.
Em essência, os aplicativos Zoho são compatíveis com GDPR e HIPAA e fornecem aos usuários os melhores protocolos de privacidade e segurança possíveis. Se você ainda não experimentou, comece sua avaliação gratuita agora!
Outra maneira de proteger os funcionários remotos enquanto sua empresa opera virtualmente é usando uma rede privada virtual (VPN). Os trabalhadores remotos devem usar uma VPN para criptografar dados e mascarar endereços IP para proteger seus históricos de navegação e compartilhamento, bem como comunicações internas e externas.
Integração Contextual
Os aplicativos Zoho Workplace são profundamente integrados uns com os outros. Por exemplo, você pode usar o recurso de chamada do Cliq a partir de uma planilha no Zoho Sheet ou outro aplicativo como o Zoho Mail. Você pode iniciar uma reunião ou adicionar um evento de reunião ao Calendário a partir do seu e-mail e muito mais. O painel exclusivo do Workplace fornece uma visão geral dos itens recentes de todos os aplicativos do Workplace em uma única janela.
Conclusão
A comunicação é a chave para administrar um negócio eficiente, seja pessoalmente ou remotamente. Felizmente, a tecnologia certa pode fazer uma grande diferença nos resultados de seus negócios. Com a concorrência feroz em quase todos os mercados, as empresas grandes e pequenas não podem se dar ao luxo de atrasos, falhas de comunicação ou perda de tempo que vêm com tecnologia desatualizada.
Existem inúmeras histórias de sucesso de empresas que prosperaram durante a pandemia porque foram capazes de se transformar perfeitamente em trabalho remoto e operações virtuais! O software de escritório virtual certo pode fechar quaisquer lacunas na comunicação e ajudar sua empresa a se manter competitiva no mundo moderno!
Experimente o Workplace e confira!
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