Guia pratico de como utilizar workflow administrativo em seus negócios

Independentemente de seus recursos, a maioria dos softwares de CRM vem com workflow administrativo por meio dos quais uma ação do cliente, geralmente chamada de “gatilho”, gera automaticamente outro conjunto de ações.

O software de CRM combina várias ferramentas em uma, com vários departamentos que usam o software para seus propósitos. Por exemplo, uma equipe de vendas pode usar os recursos mais fundamentais de um CRM, como rastreamento de leads e registro de comunicação.

Assim, toda vez que um cliente realiza um esforço específico, sua equipe não precisa concluir todas as etapas necessárias depois disso manualmente. Em vez disso, o CRM lida com isso automaticamente.

Elaboramos este artigo com um passo a passo de como utilizar oworkflow administrativo. Boa Leitura

CRM: Guia prático de como utilizar workflow administrativo em seu negócio

Alguns CRMs incluem análises, ferramentas de gerenciamento de projetos, discadores e chatbots que simplificam tarefas essenciais de trabalho em um painel.

É fundamental ter fluxos de trabalho inteiros mapeados claramente no relacionamento com o cliente para fornecer serviços ao cliente perfeitos. Para fazer isso, primeiro você precisa ter uma ideia clara de como incorporar o gerenciamento de fluxo de trabalho em seu sistema manual. Aqui estão os passos que você precisa seguir.

1. Definir as metas e objetivos de um workflow administrativo

O primeiro passo para empregar uma boa solução de gerenciamento de fluxo de trabalho de CRM seria ter metas e objetivos específicos definidos no relacionamento com o cliente, vendas e marketing para não perder de vista os objetivos finais. Isso permite que você crie melhor as etapas necessárias para atingir esses objetivos, adicionando e designando membros da equipe sempre que necessário.

2. Descobrir workflow administrativo manuais e identificar áreas que precisam de automação

A próxima etapa é mapear os fluxos de trabalho manuais e identificar áreas redundantes, repetitivas, fúteis e demoradas para aplicar a automação e acelerar essas tarefas e melhorar a eficiência.

3.Consulte os membros da equipe de vendas e marketing

A ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho do CRM será usada pelos membros da sua equipe de vendas e marketing. Portanto, é essencial consultar os usuários finais para obter informações sobre quais áreas eles precisam ajudar, quais áreas são desafiadoras etc. Isso é para que você possa personalizar a ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho do CRM de acordo com suas preferências e facilitar o trabalho.

4. Implementar, Testar, Ajustar, Repetir

Por fim, implemente a ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho do CRM após considerar cuidadosamente as informações coletadas. Adicione e defina tarefas, planeje e organize cronogramas, defina ações, defina técnicas de pontuação de leads para verificações de qualificação de leads mais rápidas, defina KPIs, etc., e aplique a automação de forma eficaz.

Que tipos de workflow administrativo o CRM pode automatizar?

Uma vez implementado, monitore e avalie constantemente o progresso e faça alterações até que o melhor resultado seja recebido. As ferramentas corretas de automação de fluxo de trabalho de CRM permitirão que você programe fluxos de trabalho complexos com facilidade e gerencie os relacionamentos com os clientes com mais eficiência.

Assim, para obter a máxima eficiência com o gerenciamento de workflow administrativo de CRM, você precisa usar o software certo. Abaixo as principais automações para seu gerenciamento de workflow administrativo.

Boletins informativos por e-mail

Sempre que um cliente ingressa na sua lista de email, seu CRM pode configurar um fluxo de trabalho automatizado para enviar ao novo assinante um e-mail agradecendo a adesão e informando o que eles podem esperar de futuros boletins ou e-mails de sua empresa. Seu fluxo de trabalho também pode incluir medidas internas, como gerar um arquivo CRM para o cliente e pontuar adequadamente seu novo lead.

Pontuação de leads

Um sistema de pontuação de leads atribui valores a todos os seus leads em uma escala que normalmente vai de 0 a 100. Seu CRM pode configurar workflow administrativopara automatizar esse processo – no exemplo de boletim informativo por e-mail acima. Seu CRM pode pontuar seu lead após a inscrição na lista. Seu CRM também pode pontuar leads sempre que eles realizarem ações que os movem pelo funil de vendas. Ele também pode notificar sua equipe de vendas sobre oportunidades valiosas de acompanhamento de leads.

Geração de leads

Antes de embarcar em uma campanha você precisará ter leads segmentáveis. Para encontrar esses leads,  é preciso configurar fluxos de trabalho de CRM que permitam a geração de leads. Sempre que alguém segue as chamadas para ação de sua empresa, você pode acionar um fluxo de trabalho de CRM que rotula o cliente como um lead em potencial.

Gestão de contas.

Um workflow administrativo pode ser criado para alertá-lo sobre contratos de clientes que expiram em breve e, portanto, exigem renúncia ou renegociação. Estes podem ser alertas únicos ou notificações escalonadas e recorrentes. Para contratos mais simples ou assinaturas mensais, você pode enviar e-mails de renovação automaticamente.

Relatórios

A maioria dos softwares de CRM pode gerar uma grande variedade de relatórios. Muitas vezes, eles podem enviar estes relatórios automaticamente. Com o CRM certo, você poderá definir um workflow administrativo para qualquer relatório.

Registro de chamadas.

O registro automatizado de chamadas é parte integrante do CRM, e os fluxos de trabalho do CRM para registro de chamadas são a cereja do bolo. O software de CRM da Zoho pode garantir que as chamadas perdidas sejam retornadas, permitindo que os usuários configurem fluxos de trabalho que geram automaticamente tarefas de retorno de chamadas para chamadas não atendidas.

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