Dalam dunia bisnis yang serba cepat dan selalu berubah seperti sekarang, kolaborasi antar tim sangat penting untuk mencapai kesuksesan bisnis. Kehadiran software kolaborasi dapat membantu semua bisnis, baik bisnis kecil maupun level enterprise meningkatkan komunikasi, produktivitas, dan efisiensi mereka.
Apa itu software kolaborasi?
Software kolaborasi adalah satu jenis perangkat lunak yang membantu tim bekerja sama dengan lebih efektif dan meningkatkan produktivitas kerja dengan menggabungkan beberapa tools penting yang dibutuhkan dalam melakukan pekarjaan sehari-hari.
Tools penting itu mencakup tools membuat file-file penting seperti pengolah kata, pembuat slides, dan spreadsheet; tools berbagi file serta dokumen; tools mengelola proyek serta tugas, hingga tools untuk mengelola email bisnis.
Manfaat software kolaborasi
Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan software kolaborasi dalam perusahaan Anda:
1. Komunikasi tingkat lanjut
Kehadiran software kolaborasi dapat membantu tim berkomunikasi lebih efektif dengan menyediakan tools perpesanan instan semacam Zoho Cliq.
Fungsi perpesanan instan akan makin optimal jika diintegrasikan dengan platform seperti Zoho Workdrive yang menjadi lokasi terpusat untuk berbagi file, dokumen, dan ide.
Baca juga:
Dengan cara ini, karyawan tidak lagi memerlukan email untuk sekadar mengirim file penting yang, nyatanya, membuat rekan kerja sering melewatkannya.
2. Peningkatan produktivitas
Tim menjadi lebih produktif dengan menggunakan tools untuk mengelola proyek, tugas, dan tenggat waktu. Ini dapat membantu memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama dan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran.
3. Peningkatan efisiensi
Software kolaborasi dapat membantu merampingkan alur kerja dengan menyediakan satu platform untuk kolaborasi. Ini dapat membantu mengurangi duplikasi upaya dan meningkatkan efisiensi tim secara keseluruhan.
Bayangkan jika perusahaan Anda menggunakan software yang berbeda untuk beragam kebutuhan. Misalnya, menggunakan Slack untuk komunikasi antar karyawan, Google Drive untuk berbagi file, dan Zoom untuk mengelola meeting.
Anggaran yang dibutuhkan tentu akan berlipat. Karyawan juga harus keluar-masuk akun berbeda untuk setiap kebutuhan. Padahal, praktik ini memiliki resiko keamanan yang besar.
Software kolaborasi terbaik dapat menggabungkan semua kebutuhan itu dalam satu akun. Baik dari sisi anggaran maupun proses kerja tentu akan lebih efisien menggunakan platform semacam itu.
4. Meningkatkan semangat kerja
Software kolaborasi dapat membantu meningkatkan semangat kerja dengan menciptakan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan inklusif.
Ini bisa sangat bermanfaat bagi tim yang bekerja secara remote, karena dapat membantu menumbuhkan rasa kebersamaan dan rasa memiliki.
Cara memilih software kolaborasi
Setelah mengetahui manfaat software kolaborasi untuk bisnis, sekarang saatnya menimbang software apa yang paling cocok untuk bisnis Anda.
Saat ini, banyak jenis software di pasaran. Kami coba memberikan beberapa pertimbangan dalam memilih software kolaborasi yang terbaik.
1. Ukuran tim Anda
Jika Anda memiliki tim kecil, Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur yang dibutuhkan tim besar seperti tools khusus untuk mengelola proyek, atau aplikasi meeting online yang berkapasitas besar.
Maka itu, penting untuk memilih software kolaborasi yang dapat ditingkatkan kapan pun tanpa mereset data, membuat akun baru, atau justru memulainya dari nol.
Software kolaborasi Zoho Workplace menyediakan fitur minim untuk tim kecil, misalnya paket email yang hanya menyediakan layanan email bisnis untuk mengelola email Anda dan tugas-tugas kecil tim.
Begitu bisnis Anda berkembang, Anda dapat beralih ke paket Standar atau paket yang tertinggi, yaitu Professional.
Di paket tertinggi ini, tim mendapatkan akses ke tempat penyimpanan cloud Zoho, aplikasi perpesanan instan, hingga media sosial internal perusahaan untuk membangun kedekatan antar karyawan.
2. Jenis pekerjaan
Jika tim Anda mengerjakan proyek yang membutuhkan banyak kolaborasi, Anda memerlukan software yang memiliki fitur kolaborasi yang terintegrasi.
Misalkan begini, sebagai Direktur, Anda ingin membuat anggaran tahun depan. Anda mulai dengan membuat satu dokumen spreadsheet online, tempat tiap tim mengisi rencana anggarannya.
Setelah itu, Anda dapat membagikannya ke seluruh manager untuk diisi. Alih-alih membagikannya lewat email, yang kerap terselip, tiap manager akan langsung mendapatkan notifikasi di aplikasi perpesanan instan mereka. Ini akan mengurangi resiko manager melewatkan tugasnya.
Begitu semua anggaran selesai, tibalah waktunya untuk presentasi. Anda dapat langsung membuat jadwal presentasi di Zoho Cliq, langsung melakukan video call, menayangkan spreadsheet yang telah dibuat, hingga mengoreksi isinyadi tempat yang sama secara real time.
3. Anggaran
Ini tentunya hal paling penting. Menggunakan software yang berbeda untuk tiap kebutuhan cenderung membutuhkan budget yang lebih banyak. Alih-alih melakukan efisiensi, perusahaan malah dipaksa untuk membuang duit yang tidak perlu.
4. Keamanan data
Pastikan bahwa Anda memilih software kolaborasi yang berkomitmen menjaga data perusahaan dan karyawan Anda.
Pernah memakai software gratisan yang dipenuhi iklan? Atau jangan-jangan Anda pernah menggunakan software bisnis yang berbayar tapi data perusahaan justru bocor?
Di Zoho, privasi pengguna adalah suci dan kami menjamin bahwa data Anda tidak akan kami jual untuk kebutuhan iklan pihak lain, bahkan saat Anda menggunakan versi gratis sekali pun.
Penutup
Software kolaborasi Zoho Workplace adalah sebuah hidden gem di dunia kerja. Jika Anda memprioritaskan fungsi, anggaran, dan tentunya, keamanan, maka Zoho Workplace adalah pilihan yang paling cocok untuk bisnis Anda.
Coba gratis sekarang!
Comments