Jika perusahaan Anda mengurus biaya perjalanan dinas secara manual, mungkin fakta ini akan membuat Anda tercengang!
Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Global Business Travel Association (GBTA) menemukan bahwa untuk memproses satu laporan perjalanan, perusahaan rata-rata membutuhkan biaya $58, atau sekitar Rp870.000.
Katakanlah perusahaan Anda memiliki 10 karyawan yang sedang dalam perjalanan bisnis dan akan membuat 10 catatan keuangan dan menyerahkan 10 laporan keuangan berbeda. Secara statistik, Anda harus mengeluarkan $580 untuk memproses laporan ini.
Biaya sebesar itu seharusnya dapat dimanfaatkan dengan lebih baik untuk berinvestasi dalam aplikasi pencatatan keuangan yang mengotomatiskan proses pengeluaran Anda.
Yang dimaksud otomasi di sini berarti tidak ada lagi kertas atau spreadsheet, pengurangan pekerjaan admin, dan waktu pemrosesan lebih cepat.
Selain itu, aplikasi pencatat keuangan yang digunakan untuk mencatat seluruh pengeluaran biaya perjalanan dapat meningkatkan tingkat compliance perusahaan Anda dan mengurangi resiko penyalahgunaan anggaran yang berujung pada performa arus kas yang buruk di perusahaan.
Cara mengelola pengeluaran dengan aplikasi pencatat keuangan
Kami coba tunjukkan bagaimanacara mengotomatiskan sistem pengeluaran Anda dengan menggunakan Zoho Expense, salah satu aplikasi pencatat keuangan terbaik yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar kelas dunia.
1. Hilangkan dokumen dan laporan tertulis yang berpotensi membuat kesalahan
Karyawan yang melakukan perjalanan dinas dan membuat laporan pengeluaran secara manual akan membuat tim keuangan menumpuk kertas atau file spreadsheet yang sangat banyak.
Resiko hilangnya bukti pembayaran, atau file laporan yang tertukar akan membuat proses pengelolaan laporan perjalanan dinas makin rumit.
Otomasi pengelolaan expense menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik. Ketika Anda memiliki aplikasi pencatat keuangan, karyawan Anda dapat memfoto bukti pengeluaran menggunakan ponsel mereka dan mengunggahnya langsung ke Zoho Expense.
Setelah mereka menyusun pengeluaran dan mengirimkan laporan, tim keuangan Anda dapat langsung melihatnya dari sana, melakukan verifikasi bukti pembayaran, menyetujui, meminta revisi, atau menolak semua laporan.
Semua bisa dilakukan dengan menghemat banyak waktu dan menghilangkan resiko kesalahan.
2. Meningkatkan tingkat kepatuhan kebijakan
Menegakkan peraturan terhadap biaya perjalanan dinas akan menjadi usaha yang berat ketika Anda tidak memiliki sistem yang tepat. Ketika tim mulai banyak melakukan perjalanan dinas, banyak laporan pengeluaran yang mereka buat, tim keuangan akan kesulitan melacak dan memastikan semua transaksi sesuai dengan peraturan perusahaan.
Mereka harus memvalidasi setiap pengeluaran terhadap kebijakan biaya perjalanan secara manual.
Aplikasi pencatat keuangan yang baik akan memungkinkan perusahaan mengeset aturan sesuai dengan kebijakan perjalanan dinas mereka.
Aplikasi seperti Zoho Expense telah diprogram untuk secara otomatis mendeteksi dan menandai pengeluaran yang melanggar kebijakan perjalanan.
Pihak yang memberi persetujuan akan diberi tahu jika ada potensi pelanggaran kebijakan. Ini semakin menyederhanakan pekerjaan tim keuangan Anda karena mereka dapat memeriksa kepatuhan pengeluaran secara real time, menyetujui atau menolaknya dalam beberapa kali klik.
3. Mencegah penipuan
Penyalahgunaan biaya sangat mudah dilakukan jika laporan perjalanan dinas dibuat secara manual. Mengontrol praktik-praktik ini sulit, karena laporan manual membuat tim keuangan atau yang berwenang lainnya sulit untuk mengidentifikasi klaim yang mencurigakan dan menindaklanjutinya.
Salah satu cara mudah untuk, setidaknya, memperkecil resiko penyalahgunaan adalah dengan mengotomatiskan proses manajemen pengeluaran.
Teknologi pada aplikasi pencatat keuangan akan secara otomatis mengambil entri duplikat di mana biaya yang sama dikirimkan dua kali, dan mengirim pemberitahuan ke pengirim (dan pemberi persetujuannya) untuk menggabungkan atau menghapus biaya.
Selain itu, dengan alur kerja yang dikustom, Anda dapat memaksimalkan transparansi dengan mengaktifkan proses tinjauan ganda. Jadi, setidaknya ada satu tinjauan tambahan setelah tinjauan langsung pemberi persetujuan sebelum mengganti biaya.
4. Mempercepat persetujuan dan penggantian biaya (reimbursement)
Alur persetujuan juga kerap rumit dan memakan banyak waktu. Misalkan sekelompok karyawan baru saja kembali dari perjalanan dinas.
Di kemudian hari, tim keuangan Anda akan memiliki setumpuk amplop berisi kuitansi di meja mereka. Mereka harus memeriksa keabsahan setiap bukti pembayaran agar sesuai dengan aturan.
Jika mereka menunda pemeriksaan selama beberapa hari atau secara tidak sengaja melupakan laporan karyawan, reimbursementpun akan tertunda.
Maka itu, pilih aplikasi manajemen keuangan yang memungkinkan perusahaan untuk mengkustom alur kerja persetujuan.
Jadi, setelah pemberi persetujuan menyetujui laporan, sistem akan secara otomatis meneruskan laporan ke pemberi persetujuan berikutnya dan mereka akan diberi tahu untuk menyelesaikan tugas mereka.
Setelah semua persetujuan dikumpulkan, manajer keuangan dapat meninjau dan melakukan proses reimbursement dengan beberapa klik.
5. Meningkatkan visibilitas
Melakukan proses pengelolaan expense secara manual membatasi visibilitas pengeluaran secara real-time. Data yang Anda kumpulkan setelah mengekstrak data dari berbagai sumber bisa membutuhkan waktu beberapa minggu.
Untuk melacak kapan dan di mana dana perusahaan digunakan, tim keuangan Anda memerlukan setidaknya satu minggu untuk memeriksa catatan dan membuat laporan.
Mengelola pengeluaran Anda secara manual memengaruhi keakuratan data dan membatasi seberapa banyak visibilitas yang Anda miliki terhadap arus kas perusahaan Anda.
Dengan beberapa kali klik di aplikasi pencatat keuangan, Anda dapat menggunakan laporan pelanggaran kebijakan untuk melihat pelanggar kebijakan teratas di perusahaan Anda, atau menggunakan laporan pengeluaran berdasarkan kategori untuk melihat pola pengeluaran karyawan Anda.
Selain membuat keputusan cepat, laporan ini memungkinkan tim keuangan dan tim travel bekerja sama untuk memilih vendor maskapai penerbangan atau jaringan hotel terbaik, serta menegosiasikan penawaran dan diskon yang lebih baik dengan mereka.
Kesimpulan
Secara sederhana, proses pelaporan perjalanan dinas manual sangat menyusahkan karyawan dan tim keuangan/travel. Lagi-lagi, proses tersebut berbiaya mahal.
Selain potensi penggantian biaya yang salah, Anda harus membayar dalam jam kerja yang panjang, memprosesnya, memperbaiki kesalahan, dan belum lagi biaya terhadap penyalahgunaan anggaran perjalanan dinas.
Aplikasi pencatat keuangan yang tangguh seperti Zoho Expense meniadakan kebutuhan akan entri data dan dokumen manual, meningkatkan visibilitas pengeluaran, dan dapat membantu Anda menghemat banyak waktu dan uang, sekaligus menjaga produktivitas dan kepuasan karyawan Anda.
Coba Zoho Expense gratis sekarang untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses manajemen pengeluaran Anda.
Comments