Fleksibilitas software berbasis cloud membuat perusahaan sangat mudah menambahkan tools baru ke dalam tech stack. Namun, kemudahan inilah yang sering kali menjadi penyebab utama tech bloat. Tanpa pengelolaan yang aktif dan strategis, investasi teknologi justru sulit memberikan manfaat yang besar.
Baik perusahaan yang ingin menekan biaya IT maupun yang ingin menyederhanakan sistem kerjanya, audit dan optimasi software, terutama Software-as-a-service (SaaS) adalah langkah paling tepat untuk memulai.
Biaya Tersembunyi dari Tech Bloat
Dampak tech bloat tidak hanya pembengkakan anggaran IT. Tech stack yang tidak dikelola dengan baik dapat menimbulkan berbagai risiko serius, seperti perhitungan biaya operasional yang tidak akurat, terbentuknya sekat data antar sistem, penurunan performa aplikasi, pemborosan biaya lisensi SaaS yang jarang atau tidak digunakan, dan risiko keamanan data akibat akses yang tidak terkontrol.
Masalah ini semakin besar ketika setiap tim atau individu bebas menggunakan aplikasi tanpa persetujuan tim IT, atau yang biasa dikenal sebagai shadow IT. Aplikasi semacam ini sering kali menjadi biaya tersembunyi, sehingga perusahaan membayar software yang fungsinya tumpang tindih tanpa disadari.
Karena tidak terpantau oleh tim IT pusat, shadow IT juga meningkatkan risiko kebocoran data, pelanggaran kepatuhan, hingga potensi sanksi regulasi. Semakin banyak sistem yang digunakan, semakin besar pula risiko data disalahgunakan atau tidak terlindungi dengan baik.
Dampak Operasional dari Tech Stack yang Tidak Rapi
Tech stack yang dibangun tanpa perencanaan matang juga menciptakan inefisiensi operasional. Banyak tim akhirnya menyelesaikan masalah yang sama menggunakan tools berbeda.
Akibatnya adalah proses manual dan input data berulang meningkat, kualitas data menurun, data menjadi duplikatif dan tidak sinkron antar sistem.
Sistem yang terfragmentasi menyulitkan perusahaan mendapatkan insight yang akurat dan real-time untuk pengambilan keputusan.
Baca juga:
Begini Cara Software CRM Bantu Perusahaan Logistik dan Transportasi di Indonesia
Buat Keputusan, Bukan Asal Menebak: Alur Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Mengidentifikasi Peluang untuk IT yang Lebih Sederhana
Sebelum beralih ke solusi yang lebih kompleks, langkah paling penting adalah melakukan audit IT secara rutin dan terstruktur. Sayangnya, banyak tim IT terlalu fokus pada transformasi digital, hingga lupa bahwa efisiensi besar justru bisa ditemukan dari sistem yang sudah ada.
Mulailah dengan menganalisis berapa jumlah pengguna aktif setiap aplikasi, total biaya per tool, danriwayat login terakhir pengguna.
Akun yang tidak aktif selama satu bulan atau lebih dapat menjadi peluang untuk mengurangi jumlah lisensi atau memindahkannya ke paket yang lebih hemat. Penggunaan SaaS management platform dapat mempercepat proses audit ini dan menjadikannya bagian rutin dari evaluasi kuartalan atau tahunan.
Selain data kuantitatif, masukan dari karyawan juga sangat berharga. Survei internal dapat membantu mengidentifikasi aplikasi yang benar-benar dibutuhkan, terlalu rumit, atau tidak memberikan nilai tambah. Jika dilakukan secara anonim, survei ini bahkan bisa mengungkap seberapa luas shadow IT digunakan di dalam organisasi.
Mencegah Tech Bloat dengan Strategi yang Lebih Selaras
Audit vendor secara berkala membantu pengambil keputusan memahami ke mana anggaran teknologi dialokasikan. Dengan memetakan vendor beserta biaya bulanannya, perusahaan dapat menentukan aplikasi mana yang bisa dikonsolidasikan, solusi yang sudah tidak relevan, dan area yang masih membutuhkan penguatan teknologi.
Agar proses ini berjalan mulus, bentuk steering committee lintas fungsi yang melibatkan IT, finance, dan perwakilan pengguna. Tim ini bertugas memastikan keputusan penyederhanaan sistem tetap selaras dengan kebutuhan karyawan dan tujuan bisnis.
Jika perusahaan berencana menyatukan tech stack ke platform baru, penting untuk menyelaraskan prioritas sejak awal. Salah satu pendekatan efektif adalah melakukan reverse demo, di mana vendor justru diminta memahami sistem dan proses bisnis Anda. Dengan begitu, diskusi akan lebih fokus pada solusi nyata, bukan sekadar menambah tool baru ke dalam stack.
Membangun Tech Stack yang Lebih Sehat dan Terintegrasi
Mengatasi tech bloat bukan hanya soal penghematan biaya, tetapi juga tentang visibilitas, keamanan, dan kualitas data. Tech stack yang lebih terintegrasi membantu mengurangi risiko, duplikasi sistem, dan kompleksitas operasional.
Sebagian organisasi memilih suite software terpusat untuk menyederhanakan pengelolaan, sementara yang lain tetap menggunakan pendekatan modular dengan kontrol ketat. Apa pun pendekatannya, strategi yang jelas untuk audit proses, evaluasi vendor, dan konsolidasi IT akan sangat menentukan kesehatan sistem teknologi perusahaan dalam jangka panjang.
Kesimpulan
Tech stack yang ramping, terkelola, dan terintegrasi bukan lagi sekadar keunggulan melainkan kebutuhan. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan keamanan data, dan memastikan setiap investasi teknologi benar-benar mendukung pertumbuhan bisnis.
Jika Anda belum pernah melakukan audit SaaS secara menyeluruh, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulainya.
Comments