Warehouse Management System (WMS) adalah software yang menyederhanakan bisnis, mulai dari mengelola, melacak proses, dan mengawasi operasional gudang.
Tugas utama dari WMS adalah mengawasi inventaris dari lokasi mana pun, merekomendasikan tata letak, pengaturan inventaris, mengelola pesanan yang masuk dan keluar, dan memeriksa kinerja gudang.
Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Bisa jadi ada software yang cocok digunakan di gudang tertentu, tapi belum tentu sesuai untuk kebutuhan gudang Anda.
Dalam blog ini, kita akan membahas tips ketika memilih Warehouse Management System (WMS) yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Simak selengkapnya!
Fitur Penting yang Harus Ada di Warehouse Management System (WMS)
a. Warehouse layout
Bisnis yang menangani banyak produk dari beberapa Stock Keeping Unit (SKU) sering kesulitan menentukan lokasi penyimpanan atau saat mengambil barang pesanan. Inilah peran dari WMS, yaitu melacak posisi pasti setiap produk di gudang.
Beberapa sistem bahkan bisa menghitung rute tercepat dan termudah untuk mengambil barang, ini sangat membantu karena bisa menghemat banyak waktu.
b. Receiving dan putaway
Proses penerimaan dan penyimpanan barang yang cepat sangat penting bagi gudang yang ingin beroperasi dengan efisien.
Sebaiknya WMS gudang Anda bisa membantu mengidentifikasi dan mengelompokkan stok yang masuk berdasarkan jenis produk atau cara penyimpanan agar proses penempatannya akurat.
WMS akan semakin baik jika bisa mencocokkan barang yang duterima dengan purchase order (PO) secara otomatis dan melakukan rekonsiliasi. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu dokumen kertas dan mengurangi risiko kesalahan.
c. Pelacakan inventaris
Inventory Management System terbaik biasanya sudah dilengkapi dengan fitur pelacakan seperti AIDC (Automatic Identification and Data Capture), RFID (Radio Frequency Identification), dan pemindai barcode. Dengan teknologi ini sistem bisa:
- Mengawasi nomor seri, tanggal kadaluwarsa, dan data penting lainnya
- Memberikan notifikasi berdasarkan prediksi permintaan dan pembaruan stok secara real-time untuk setiap produk di gudang Anda
- Membantu menggunakan ruang gudang secara efisien
d. Manajemen tenaga kerja
Sebagian besar gudang dioperasikan oleh banyak orang, sehingga sulit untuk mengawasi kinerja dari setiap orang.
WMS yang memiliki fitur manajemen tenaga kerja memungkinkan untuk mendapatkan pembaruan seacra langsung tentang aktivitas mereka, memantau produktivitas karyawan, dan mengelola tim dengan lebih efektif.
Anda juga bisa menggunakan KPI (Key Performance Indicator) untuk melihat siapa saja yang bekerja di atas atau di bawah standar tertentu.
e. Integrasi
Semakin besar gudang Anda, semakin rumit juga cara pengelolaannya. Dalam kondisi seperti ini, fitur integrasi akan sangat membantu.
Integrasikan gudang utama dengan gudang lainnya, online shop, marketplace, mitra pengiriman, dan penyedia 3PL (Third-Party Logistics), Anda bisa memantau transaksi penjualan dan pembelian, jumlah stok, status pengiriman, dan lainnya dalam satu platform.
Baca juga:
5 Tips Memilih Warehouse Manajemen System (WMS) yang Tepat
1. Pilih WMS yang bisa menangani banyak data
Bagi Anda yang sudah menggunakan WMS tetapi masih mengalami kendala seperti:
- Sistem menjadi lambat ketika data menumpuk
- Sering terlambat hingga proses masuk dan keluar barang jadi terganggu
- Sering eror hingga harus di re-start kembali
Inilah waktunya untuk mempertimbangkan mengganti WMS yang Anda gunakan. Pilihlah WMS yang bisa mendukung otomatisasi dan integrasi lintas platform supaya bisa menangani banyak data.
2. Periksa seberapa akurat proses pesanan
Penting bagi WMS untuk bisa memproses pesanan secara efisien dan memenuhinya secara akurat. Jika produk yang tepat belum dipilih atau label pengiriman yang relevan belum dilampirkan, maka pelanggan tidak menerima pesanan yang benar. Jika hal ini terus terjadi, tentu saja dapat memengaruhi profitabilitas.
3. Pertimbangkan sistem yang menghemat biaya
Sebelum beralih ke sistem yang baru, pertimbangkan terlebih dulu apakah sistem tersebut mampu menghemat biaya.
Pilihlah WMS yang bisa melacak stok, berapa jumlah setiap produk yang tersedia dan di mana posisinya di gudang. Dengan begitu, Anda bisa menghindari:
- Kekurangan stok, yang menyebabkan pesanan tertunda atau bahkan dibatalkan
- Kelebihan stok, produk menumpuk terlalu lama dan memakan ruang penyimpanan
Tentunya Anda tidak ingin mengeluarkan biaya tambahan setelah memilih WMS yang baru. Ingatlah bahwa tujuan pembaruan sistem ini untuk menghemat biaya, bukan menambah beban.
4. Pilih WMS yang anti lambat
Sebelum menentukan WMS, ada baiknya Anda untuk melakukan free trial yang kerap ditawarkan oleh vendor. Hal ini untuk melihat bagaimana WMS tersebut beroperasi, apakah cepat untuk digunakan atau malah terlalu lambat.
Cepat atau lambatnya operasional WMS ini bisa dipengaruhi banyak hal. Sebaiknya Anda memilih WMS yang cepat sehingga tidak mengganggu produktivitas di gudang.
5. Keamanan data yang perlu dipertimbangkan
Warehouse Management System (WMS) memiliki risiko masalah keamanan dan privasi data. Ancaman ini bisa saja mengganggu privasi data, bahkan menyebabkan kehilangan data sementara atau permanen.
Karena WMS biasanya menyimpan data bisnis yang bersifat rahasia, tentunya menjaga keamanan data adalah hal yang sangat penting.
Pertimbangkan vendor yang menawarkan WMS dilengkapi keamanan data dan coba langsung ketika free trial. Ini saatnya Anda menggunakan solusi yang aman dan modern.
Wareouse Management System (WMS) layaknya sebuah investasi. Jika Anda memilih WMS yang tepat sesuai kebutuhan, bisa saja akan membawa profit lebih bagi bisnis.
Sebagai langkah awal untuk memilih WMS, analisis dulu bisnis dan alur kerjanya dan tentukan kebutuhan utama Anda. Setelah itu, seleksi beberapa kandidat WMS dengan mempertimbangkan 5 tips di atas.
Zoho Inventory adalah Warehouse Management System (WMS) berbasis cloud yang membantu Anda mengelola beberapa gudang, pesanan pelangan, dan transfer barang antar gudang.
Anda juga bisa mendapatkan data inventaris secara real time dan laporan terkini tentang performa gudang untuk meningkatkan efisiensi operasional.
Ingin tahu lebih lanjut tentang bagaimana Zoho Inventory bisa membantu bisnis Anda? Coba langsung dengan uji coba gratis!
Comments