مَن يمكنه الاستفادة من الاجتماعات المتكررة؟
يمكن أن تكون جدولة الاجتماعات المتكررة مفيدة للموظفين في أي مهنة. في ما يأتي بعض أفضل حالات استخدام الاجتماعات المتكررة:
مشاركة التحديثات بانتظام
تساعد مشاركة التحديثات الخاصة بالعمل بانتظام على إبقاء أعضاء فريقك على علم بالمستجدات. قم بإنشاء اجتماعات متكررة على أساس يومي أو أسبوعي لتمكين أعضاء فريقك من تتبع كل ما يجري وما لا يزال بحاجة إلى إنجازه.
إضافة المضيفين المشاركين
قم بجدولة اجتماعات متكررة مع مضيفين مشاركين للتأكد من أن الاجتماعات في المواعيد المتكررة تستمر حتى عندما تضطر إلى الغياب. سيتم عقد اجتماعاتك عبر الإنترنت بسلاسة في وجود المضيفين المشاركين.
تحليل التقدُّم
الاجتماعات المتكررة جزءٌ مهم من الإستراتيجيات الشائعة التي تستخدمها فِرَق المشاريع لتحقيق أهدافها. استخدم اجتماعاتك المتكررة أسبوعيًا لتحليل الأداء وتقييم التقدُّم.
ابقَ على تواصل مع فريقك
لم تَعُد هناك حاجة إلى القرب الفعلي حتى تتمكن معظم الفِرَق من العمل معًا. ابقَ على اتصال مع أعضاء فريقك عن بُعد من خلال الاجتماعات المتكررة حتى عندما تكون بعيدًا عن مكان العمل.
كيفية جدولة اجتماع متكرر
- 1.حدد اجتماع متكرر إذا كنت ترغب في جدولة اجتماع متكرر. سيؤدي ذلك إلى فتح خيارات تكرار إضافية.
- 2.ضمن نوع التكرار، حدد نمط التكرار، أي معدل التكرار الذي تريده للاجتماع: يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا.
- 3.حدد كيفية تكرار الاجتماع وعدد مرات التكرار ووقت انتهائه. يمكنك إنهاء تكرار الاجتماع في تاريخ محدد أو بعد عدد مرات تكرار معين.
- 4.قم بتعيين تذكيرات في أوقات متعددة قبل بدء مكالمة الاجتماع المتكرر. سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتذكيرات إلى المشاركين بناءً على هذا الإعداد.
- 5.حدد ملفات الجلسة لإرفاق أي ملفات PPT وPDF وملفات فيديو ذات صلة بالاجتماع الذي تقوم بجدولته.
- 6.انقر فوق جدولة.
مزايا جدولة الاجتماعات المتكررة
الإنشاء مرة واحدة فقط
قم بجدولة اجتماعك الدوري مرة واحدة فقط واجعله يتكرر يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا حسب الحاجة. حدد عدد مرات تكرار الاجتماع أو أدخِل تاريخ انتهاء تريد أن تنتهي فيه الجدولة المتكررة.
التكرار في أيام محددة
قم بتعيين اجتماعاتك لتتكرر في أيام محددة من الأسبوع. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء اجتماعات متكررة لكل يوم اثنين، أو لكل أيام الاثنين والأربعاء، وما إلى ذلك.
تذكيرات بالاجتماعات
حافظ على ارتفاع معدلات حضور الاجتماعات والمشاركة فيها باستخدام التذكيرات بالاجتماعات المتكررة. وأرسِل رسائل البريد الإلكتروني المؤتمتة بالتذكيرات إلى المشاركين في الاجتماع وقم بجدولة الوقت الذي ترغب في إرسالها فيه.
المهنيون في المجال الطبي
يمكن للأطباء والممرضين استخدام الاجتماعات المتكررة لتفقُّد مرضاهم بانتظام عن بُعد. ويمكنهم استخدام الاجتماعات عن طريق الفيديو لرؤية مرضاهم والتحدث إليهم باستخدام Zoho Meeting.
لمعرفة المزيدفِرَق المشاريع
قم بجدولة الاجتماعات المتكررة لتحل محل الاجتماعات الدورية في المكتب للتواصل مع فريقك عن بُعد. وساعد أعضاء فريقك على التغلب على التحديات قصيرة المدى وأبقِهم على اطِّلاع على المستجدات في ما يتعلق بأهداف المشروع.
لمعرفة المزيدالطلاب الباحثون
يمكن للباحثين في عدة مجالات استخدام الاجتماعات المتكررة لإبلاغ المرشدين والمستشارين بتقدمهم بانتظام. استخدم الاجتماعات عن طريق الفيديو، ومشاركة الشاشة، والتحكم عن بُعد للتعاون على تحرير المستندات.
لمعرفة المزيدهل تتميز الاجتماعات المتكررة بالإنتاجية؟
يمكن أن تختلف إنتاجية الاجتماعات المتكررة بناءً على كيفية عقدها والغرض منها ومدى تركيزها على تحقيق الأهداف. ويمكن أن يؤدي إجراء التقييمات المنتظمة والتعديلات الدورية على الاجتماعات إلى زيادة تعزيز الإنتاجية بمرور الوقت.
5 نصائح لعقد اجتماعات متكررة تحقق الإنتاجية
الأهداف الواضحة:
حدد أهدافًا واضحة لكل اجتماع وشارِك جدول الأعمال مقدمًا للسماح للمشاركين بالاستعداد عند حضور الاجتماع.
معدل التكرار المناسب:
اضبط معدل تكرار الاجتماعات المتكررة حسب الضرورة لتجنب الاجتماعات غير الضرورية للقوى العاملة لديك.
إدارة الوقت:
ابدأ الاجتماعات وأنهِها في الوقت المحدد لمراعاة جداول المشاركين، مع تخصيص أوقات محددة لعناصر جدول الأعمال.
بيئة تشجع على المشاركة:
شجِّع كل المشاركين في الاجتماع على المشاركة الفعَّالة، لجعلهم يشعرون بالارتياح عند تبادل الأفكار وتقديم الملاحظات.
متابعة عناصر الإجراءات:
دوِّن عناصر الإجراءات خلال الاجتماع، وتابعها في الاجتماعات اللاحقة لضمان إحراز التقدُّم فيها.
الأسئلة المتداولة
01. ما معنى الاجتماع المتكرر؟
الاجتماع المتكرر هو اجتماع عبر الإنترنت مُخطَّط له سابقًا وتتم جدولته بشكل منتظم ويُعقد إمَّا في مناسبات متعددة وإما مرة واحدة. كما أنه يوفر سهولة استخدام معرِّف الاجتماع نفسه والتفضيلات نفسها لكل مرة يُعقد فيه. باستخدام Zoho Meeting، يمكنك جدولة الاجتماعات بدون عناء وتكرار عقدها عدة مرات، ما يضمن الاتساق وسهولة وصول المشاركين.
02. ما أنواع الاجتماعات المتكررة؟
يمكن أن تختلف أنواع الاجتماعات المتكررة بناءً على الغرض من الاجتماع وطبيعته. تتضمن بعض الأنواع الأكثر شيوعًا من الاجتماعات المتكررة ما يأتي:
- 1. اجتماعات أسبوعية بشأن الحالة: اجتماعات دورية لإطلاع أعضاء الفريق على آخر التطورات بشأن التقدُّم المحرز في المشروع ومناقشة أي تحديات.
- 2. اجتماعات شهرية للمراجعة: مراجعات دورية لتقييم الأداء العام، ومعالجة المشكلات، والتخطيط للشهر المقبل.
- 3. اجتماعات Scrum: اجتماعات قصيرة يومية في مجال التطوير لمناقشة المهام والتحديات والتقدُّم المحرز خلال فترة زمنية قصيرة.
- 4. جلسات تدريبية: جلسات اجتماعات متكررة تهدف إلى تثقيف المشاركين وتنمية مهاراتهم.
- 5. اجتماعات إستراتيجية: مناقشات مجدولة تركِّز على التخطيط طويل المدى، وتحديد الأهداف، واتخاذ القرارات الإستراتيجية.
03. كيف تتم جدولة مكالمات الاجتماعات المتكررة؟
يمكنك جدولة الاجتماعات المتكررة بالنقر فوق قائمة مزيد من الخيارات وتحديد نوع التكرار أثناء جدولة اجتماع عبر الإنترنت.
04. كيف تتم جدولة اجتماع متكرر في Outlook؟
أثناء إنشاء اجتماع جديد في Outlook، قم بملء تفاصيل الاجتماع، وحدد تكرار ثم اختر نمط التكرار الذي يناسب احتياجاتك (يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو مخصصًا). واحفظ الاجتماع المتكرر بالنقر فوق حفظ.
05. كيف يمكن إعداد اجتماعات متكررة باستخدام Microsoft Teams؟
عند إنشاء اجتماع للفريق في Microsoft Teams، انقر فوق القائمة المنسدلة للتكرار التي تكون معيَّنة إلى "عدم التكرار" بشكل افتراضي، وحدد نمط التكرار المطلوب.