Tạo và chỉnh sửa quan hệ phụ thuộc
Đôi khi có nhiều nhiệm vụ liên quan đến nhau và cần phải tuân theo một trình tự cụ thể. Thiết lập quan hệ phụ thuộc cho những nhiệm vụ như vậy, chỉnh sửa và xóa quan hệ phụ thuộc hoặc điều chỉnh độ trễ thời gian giữa các nhiệm vụ phụ thuộc ngay từ trình tạo sơ đồ Gantt.
Xác định nhiệm vụ quan trọng
Nhiệm vụ quan trọng trong dự án là những nhiệm vụ mà nếu bị chậm trễ sẽ làm trì hoãn toàn bộ dự án. Khi bạn có thời hạn dự án không có ngoại lệ thì sẽ không được phép để xảy ra sai sót. Xác định các nhiệm vụ quan trọng này trong phần mềm sơ đồ Gantt trực tuyến của chúng tôi để lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Đảm bảo lịch trình
Thiết lập đường cơ sở trong trình tạo sơ đồ Gantt trực tuyến để so sánh tiến độ dự án trong các khoảng thời gian khác nhau. Sai lệch thời gian kết thúc giúp bạn xác định các nhiệm vụ bị chậm trễ cần được xử lý, trong khi đó, độ chậm trễ giúp theo dõi các nhiệm vụ chưa bắt đầu nhưng đã bị lỡ mất ngày kết thúc theo đường cơ sở.
Tiết kiệm thời gian với mẫu
Tùy thuộc vào công việc bạn làm, đôi khi bạn có thể phải chạy nhiều dự án tương tự nhau. Việc thiết lập dự án lại từ đầu có thể gây nhàm chán. Tạo mẫu sơ đồ Gantt hoặc chuyển đổi dự án hiện có thành mẫu và sử dụng mẫu này trong khi tạo dự án mới.
Nắm bắt chi tiết chính xác
Từ các mốc thời gian và nhiệm vụ đến quan hệ phụ thuộc và tỷ lệ phần trăm tiến độ, mỗi chi tiết nhỏ đều được gán mã màu để bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Ngoài ra, các mục công việc quá hạn được tô đỏ và bất cứ khi nào bạn tạo sơ đồ Gantt, các ngày lễ và cuối tuần đều sẽ được đánh dấu rõ ràng cho bạn.
Tại sao cần sơ đồ Gantt?
Lập kế hoạch tốt hơn
Dù dự án của bạn đơn giản hay phức tạp, để giảm tình trạng mất kiểm soát phạm vi dự án và luôn theo dõi được lịch trình dự án, bạn cần có một kế hoạch dự án tốt. Sơ đồ Gantt giúp bạn trực quan hóa toàn bộ dự án từ một không gian duy nhất, lên kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ tốt hơn và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Nâng cao khả năng hiển thị
Một người dù có nhanh nhẹn đến mấy trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao thì khả năng xem tiến độ của toàn bộ dự án vẫn rất quan trọng. Khả năng xem nhiệm vụ được phân công cho các thành viên khác trong nhóm giúp nhóm hiểu rõ hơn cách phân chia khối lượng công việc, công việc mỗi người phụ trách và cách mỗi người có thể đóng góp để giúp dự án thành công.
Cải thiện khả năng giao tiếp
Nhờ khả năng hiển thị được tăng cường, hoạt động giao tiếp cũng trở nên hiệu quả hơn. Hầu hết lỗi trong dự án là do lỗ hổng giao tiếp xuất phát từ việc nhóm làm việc từ xa hoặc không có trưởng nhóm theo sát. Những lỗi như vậy nhẹ nhất cũng sẽ dẫn đến việc dự án bị chậm trễ. Tuy nhiên, khi tất cả các thông tin cần thiết đều nằm ngay trong sơ đồ Gantt, mọi người sẽ cùng thống nhất với nhau.
Tăng tính linh hoạt
Cho dù bạn có lịch trình dự án được tính toán tỉ mỉ đến mấy thì bạn đều phải điều chỉnh lại kế hoạch dự án khi cần thiết trước những tình huống không lường trước được hoặc tình trạng nguồn lực không có sẵn. Khi tất cả thông tin dự án đều được hiển thị và có sẵn trên một trang duy nhất, đồng thời việc sắp xếp lại nhiệm vụ thật đơn giản bằng thao tác kéo và thả, bạn sẽ không còn phải lo lắng nữa.