Hướng dẫn từng bước tạo sơ đồ Gantt trong Excel so với Zoho Projects
Bước 01: Tạo một bảng với tên nhiệm vụ, ngày bắt đầu và thời hạn của nhiệm vụ trong trang tính MS Excel.
Bước 02: Nhấp vào Chèn rồi nhấp vào Sơ đồ. Chọn sơ đồ thanh xếp chồng 2D. Vùng sơ đồ trống sẽ xuất hiện trên màn hình.
Bước 03: Bấm chuột phải vào vùng sơ đồ trống và trong menu bật lên, bấm vào Chọn dữ liệu.
Bước 04: Hộp thoại có tiêu đề Chọn nguồn dữ liệu sẽ mở ra. Bên dưới chuỗi chú thích, nhấp vào Thêm.
Bước 05: Hộp thoại Chỉnh sửa chuỗi sẽ xuất hiện. Nhấp vào Tên chuỗi và chọn ô đầu tiên của cột Ngày bắt đầu như được hiển thị.
Bước 06: Trong hộp thoại, xóa giá trị mặc định cho Giá trị chuỗi và chọn dữ liệu dưới cột Ngày bắt đầu. Nhấp vào OK.
Bước 07: Bạn sẽ quay lại hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu. Nhấp vào OK.
Bước 08: Ở bước này, điền vùng sơ đồ bằng các thanh. Di chuyển sơ đồ để không chặn dữ liệu trong trang tính.
Bước 09: Bấm chuột phải vào khoảng trống trong sơ đồ và bấm vào Chọn dữ liệu trong menu ngữ cảnh.
Bước 10: Trong hộp thoại Select Data Source (Chọn nguồn dữ liệu), trong Legend Entries (Series) (Mục nhập chú thích (chuỗi)), bấm vào Add (Thêm).
Bước 11: Hộp thoại Chỉnh sửa chuỗi xuất hiện. Bấm vào Tên chuỗi rồi chọn ô Ngày cần hoàn tất như được hiển thị.
Bước 12: Xóa giá trị mặc định trong mục Giá trị chuỗi và chọn dữ liệu trong cột Ngày cần hoàn thành. Nhấp vào OK.
Bước 13: Bạn sẽ quay lại hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu. Dưới Nhãn trục ngang, bấm vào Chỉnh sửa.
Bước 14: Trong hộp thoại Nhãn trục, bấm vào Phạm vi nhãn trục và chọn các ô có tên của nhiệm vụ. Nhấp vào OK.
Bước 15: Trở lại hộp thoại chọn Nguồn dữ liệu, bấm OK. Bây giờ chúng ta đã chọn tất cả dữ liệu cần thiết để làm sơ đồ Gantt Excel.
Bước 16: Để đảo ngược thứ tự của nhiệm vụ để trông giống như sơ đồ Gantt, bấm vào tên nhiệm vụ trên sơ đồ, bấm chuột phải và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Định dạng trục.
Bước 17: Ngăn Định dạng trục sẽ mở ra. Bấm vào hộp kiểm Thể loại theo thứ tự ngược lại. Và đóng ngăn định dạng trục.
Bước 18: Tiếp theo, loại bỏ các thanh được tạo với dữ liệu ngày bắt đầu (trong ảnh chụp màn hình là những thanh màu xanh dương). Để thực hiện, bấm chuột phải vào các thanh như được hiển thị và chọn Định dạng chuỗi dữ liệu.
Bước 19: Ngăn Định dạng chuỗi dữ liệu sẽ mở ra. Tại đây, chọn biểu tượng thùng sơn.
Bước 20: Nhấp vào tùy chọn Không đổ màu nền. Sơ đồ Gantt Excel của bạn hiện đã hoàn thành.
Bước 01: Đăng ký tài khoản miễn phí và đăng nhập vào Zoho Projects
Bước 02: Bấm vào nút + trên thanh trên cùng, tạo một dự án mới - nhập tên của dự án, bấm Add (Thêm)
Bước 03: Sau khi đã vào bên trong dự án, bấm nút + lần nữa
Bước 04: Bấm vào Task (Nhiệm vụ) và nhập chi tiết,
Bấm vào Nhiệm vụ và nhập chi tiết,
Người sở hữu - là người sẽ xử lý nhiệm vụ
Ngày - ngày/giờ đóng và mở nhiệm vụ theo ngày
Bước 05: Bấm vào nút Add more (Thêm nhiều hơn) sau khi nhập chi tiết nhiệm vụ để thêm nhiều nhiệm vụ và chi tiết
Bước 06: Sau khi nhập tất cả nhiệm vụ và chi tiết nhiệm vụ, hãy đi đến Gantt& Reports (Gantt & Báo cáo)
Bước 07: Chọn Gantt charts (Sơ đồ Gantt) - Sơ đồ Gantt của bạn đã sẵn sàng. In, chia sẻ và bắt đầu sử dụng!
Giới hạn tạo sơ đồ Gantt trong Excel
- Phù hợp cho dự án nhỏ với số lượng nhiệm vụ ít. Điều chỉnh biểu đồ trong một màn hình có thể khó khăn đối với các dự án lớn.
- Sơ đồ Gantt Excel có các quan hệ phụ thuộc rất khó trình bày trong biểu đồ. Sơ đồ này thậm chí còn phức tạp hơn nếu thực hiện các thay đổi đặc biệt đối với ngày trong khi lập kế hoạch.
- Thành viên dự án không thể làm việc đồng thời để nhập nhiệm vụ vào trang tính.
- Bạn bị hạn chế ở một dạng xem với sơ đồ Gantt trên Excel.
Tại sao Zoho Projects là trình tạo sơ đồ Gantt tốt nhất?
Cùng lên kế hoạch
Một trong những điều tuyệt vời nhất khi tạo sơ đồ Gantt trên Zoho Projects là bạn có thể cùng nhau lên kế hoạch theo thời gian thực. Vì vậy, ngay cả khi sếp của bạn muốn thay đổi mốc thời gian trong một cuộc họp, bạn có thể thay đổi trong vài giây và xem kết quả ngay lập tức. Bạn thậm chí có thể @ nhắc đến đồng nghiệp của mình trong Zoho Projects. Đồng thời có cả tính năng trò chuyện tích hợp.
Ngữ cảnh động
Không chỉ là một dạng biểu diễn trực quan trong công cụ tạo sơ đồ Gantt của Zoho. Tính năng này còn linh động và thích ứng. Bạn nắm được nhiều ngữ cảnh hơn - xem ai đang làm việc trên đó và mọi việc đã làm được đến đâu. Với hệ thống mã hóa màu trực quan trên phần mềm sơ đồ Gantt của chúng tôi, bạn sẽ thấy nhiệm vụ nào đã hoàn tất, nhiệm vụ nào đang tiến hành hay nhiệm vụ nào đã quá hạn. Bấm vào một nhiệm vụ, bạn sẽ thấy nhiều chi tiết hơn, đồng thời cũng có thể để lại chú thích ở ngay đó bên trong ngăn chi tiết.
Liên kết nhiệm vụ với quan hệ phụ thuộc
Các nhiệm vụ SSome được kết nối. Một số nhiệm vụ cần phải thực hiện cùng với một nhiệm vụ khác. Một số nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước một nhiệm vụ khác và một số nhiệm vụ sau đó. Ánh xạ trực quan tất cả nhiệm vụ với quan hệ phụ thuộc có sẵn trong phần mềm Sơ đồ Gantt của chúng tôi. Zoho Projects cung cấp bốn loại quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ. Bấm, kéo và xong.
Phân tích và điều chỉnh
Đường cơ sở cung cấp cho bạn “chế độ xem mong đợi so với thực tế” về dòng thời gian của bạn. Đường găng cho biết chính xác những nhiệm vụ nào cần ưu tiên để hoàn thành dự án. Slack cho biết lượng thời gian nghỉ bạn có trong dòng thời gian của mình. Với những công cụ này, bạn có thể xem lại kế hoạch dự án của mình, phân bổ tài nguyên hiệu quả và này sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong quá trình.
Dễ sử dụng
Tất cả các tùy chọn và công cụ đều trong tầm tay của bạn. Không còn phải lục tung các menu để tìm nút ẩn. Trong Zoho Projects, bạn sẽ lấy được những gì bạn thấy. Và tất nhiên là luôn được trợ giúp với dịch vụ hỗ trợ trực tiếp 24/5 ngay từ bên trong phần mềm. Bạn cũng có thể dễ dàng nhập hàng loạt các nhiệm vụ xls và xem sơ đồ Gantt của mình ngay lập tức!
- 01 - Cùng lập kế hoạch
- 02 - Ngữ cảnh động
- 03 - Liên kết nhiệm vụ với quan hệ phụ thuộc
- 04 - Phân tích và điều chỉnh
- 05 - Dễ sử dụng
Hơn 3 triệu người
trên toàn cầu tin tưởng chúng tôi. Và bạn cũng nên như thế.