Khi bạn đã thêm tổ chức và miền của tổ chức đó, bạn có thể nhanh chóng hoàn tất thiết lập lưu trữ email cho tổ chức, nếu bạn có Thông tin chi tiết đăng nhập DNS của miền. Các bước để hoàn tất quá trình thiết lập là

Xác minh tên miền

Bước đầu tiên để thiết lập tổ chức khách hàng là xác minh tên miền. Khi đã thêm tổ chức và chưa xác minh tên miền đầu tiên, bạn có thể tìm thấy liên kết Xác minh trong trang Quản lý. Hãy nhấp vào liên kết để tiếp tục Xác minh tên miền. Quản trị viên cấp cao cũng có thể đăng nhập và tiến hành quy trình xác minh cũng như các quy trình thiết lập khác.

Điều kiện tiên quyết: Bạn cần lấy thông tin đăng nhập DNS của miền từ khách hàng để hoàn thành bước này.

Thêm người dùng

Khi đã xác minh tên miền, bạn có thể tiến hành thiết lập tài khoản email của tổ chức. Bạn có thể thêm tài khoản trong Tổ chức bằng cách sử dụng tùy chọn Thêm người dùng hoặc Nhập người dùng. Tham khảo ở đây để xem các hướng dẫn chi tiết.

Điều kiện tiên quyết:Bạn cần lấy danh sách tài khoản email người dùng từ khách hàng và sắp xếp lại danh sách để khớp với mẫu nhập người dùng do Zoho Mail cung cấp. Cũng cần lấy danh sách các bí danh email khác nhau được yêu cầu cho mỗi tài khoản người dùng.

Tạo nhóm

Ngoài tài khoản người dùng, bạn cũng có thể thiết lập địa chỉ email Nhóm. Các địa chỉ email này có thể được sử dụng trong trường hợp nhiều người dùng cần nhận email được gửi đến một địa chỉ email (Địa chỉ email hỗ trợ). Khi tất cả các tài khoản người dùng được thiết lập, hãy tạo các tài khoản nhóm khác nhau và thêm các thành viên tương ứng vào mỗi nhóm. Tìm hiểu thêm về Nhóm.

Điều kiện tiên quyết:Cần có danh sách địa chỉ email của các nhóm khác nhau, cài đặt quyền cho từng nhóm, thông tin chi tiết về thành viên của nhóm cùng với thông tin chi tiết về vai trò người kiểm duyệt để thiết lập các loại nhóm và thành viên khác nhau.

Định cấu hình gửi email

Bước quan trọng và cần thiết nhất trong thiết lập email cho một tổ chức là định cấu hình gửi email. Việc gửi email cho bất kỳ miền nào sẽ dựa trên Các hồ sơ MX được thêm vào Trình quản lý DNS của miền. Tham khảo tại đây để tìm hiểu thêm về cách gửi email và hồ sơ MX.

Điều kiện tiên quyết:Bạn cần có các thông tin đăng nhập DNS của miền từ khách hàng để hoàn tất cấu hình. Ngoài ra, bạn nên thảo luận với khách hàng và quyết định một ngày cụ thể để chuyển đổi. Tất cả quản trị viên và người dùng của miền phải được biết về sự thay đổi trong nhà cung cấp email. Mọi cấu hình ứng dụng email đều phải được cập nhật để phù hợp với cấu hình POP hoặc IMAP của Zoho Mail.