วิธีสร้างอีเมลบริษัทฟรี

การสื่อสารทางอีเมลบริษัท

ทุกธุรกิจใช้ช่องทางในการสื่อสารหลายประเภท รวมถึงอีเมลด้วย ขึ้นอยู่กับประเภท และข้อความที่ต้องการสื่อสาร ซึ่งเราสามารถเลือกสื่อที่จะใช้งานได้ แม้ว่าการสื่อสารจะมีหลายรูปแบบ แต่แหล่งที่มาที่น่าเชื่อถือ และเชื่อถือได้มากที่สุดก็คืออีเมล

ในโลกของการสื่อสารทางธุรกิจ อีเมลเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากเป็นช่องทางที่เชื่อถือได้ และถูกกฎหมาย สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งการสื่อสารที่สำคัญต่อธุรกิจผ่านทางอีเมลเท่านั้น ไม่เพียงแต่เป็นหลักฐานที่ถูกต้องสำหรับการสื่อสาร แต่ยังรับประกันความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่จำเป็นของข้อมูลสำคัญที่กำลังจัดส่งอีกด้วย.

อีเมลบริษัทบางฉบับเป็นแบบกลุ่มและบางฉบับเป็นแบบตัวต่อตัว ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด สิ่งสำคัญคือต้องส่งโดยใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ ซึ่งอิงตามโดเมนของคุณ ไม่ใช่ที่อยู่อีเมลทั่วไป ซึ่งที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพประเภทนี้ที่แนบมากับโดเมนของคุณช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับข้อความ สร้างความไว้วางใจในความสัมพันธ์ และช่วยให้ลูกค้าของคุณจดจำบริษัทของคุณได้ดีขึ้น.

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมลบริษัท

โดเมนคืออะไร?

หากคุณต้องการนำเสนอธุรกิจของคุณทางอินเทอร์เน็ตหรือออนไลน์ ขั้นตอนแรกคือการมีโดเมนของคุณเอง โดยทั่วไปชื่อโดเมนจะถูกสร้างขึ้นโดยการรวมชื่อธุรกิจ/องค์กรของคุณเข้ากับส่วนต่อท้ายอินเทอร์เน็ตมาตรฐานที่เรียกว่า TLD (.com, .net, .info และอื่นๆ) ชื่อโดเมนมีลักษณะเป็น yourdomain.com หรือ yourcompany.info โดยทั่วไป ซึ่งโดเมนไม่สามารถดำเนินการใดๆ ได้ด้วยตัวเอง เมื่อคุณจดทะเบียนโดเมน นายทะเบียนจะจัดเตรียม DNS Manager ซึ่งเก็บรายละเอียดที่สำคัญ เช่น ที่อยู่ IP ของเว็บไซต์ของคุณ บันทึก MX เพื่อส่งอีเมลของคุณ และอื่นๆ

ในกรณีที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของโดเมน คุณสามา รถซื้อโดเมนใหม่ จาก Zoho และสร้างอีเมลบริษัทของคุณเองได้

เว็บไซต์คืออะไร?

เว็บไซต์คือชุดของหน้าอินเทอร์เน็ตที่ให้ข้อมูลหรือรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องใช้ตัวจัดการ DNS เพื่อจับคู่ที่อยู่ IP ของผู้ให้บริการเว็บโฮสติ้งกับโดเมนของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อใดก็ตามที่มีคนพิมพ์ www.yourdomain.com ในเบราว์เซอร์ หน้าที่ถูกต้องจากเว็บโฮสต์จะถูกแสดง และผู้อ่านจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเว็บไซต์ของคุณได้

ที่อยู่อีเมลบริษัทคืออะไร?

ที่อยู่อีเมลบริษัทคือที่อยู่อีเมลที่ใช้ชื่อโดเมนของบริษัทคุณ เช่น patricia@yourcompany.com ลูกค้าของคุณจะสามารถระบุตัวตนของคุณได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นการมีที่อยู่เช่นนี้จะช่วยสร้างเอกลักษณ์ และเพิ่มความน่าเชื่อถือ

ในการตั้งค่าอีเมลโดเมนของคุณ คุณจะต้องใช้ตัวจัดการ DNS เพื่อแมปโดเมนของคุณกับผู้ให้บริการอีเมลของคุณ โดยการอัปเดต MX records ที่แนะนำโดยผู้ให้บริการอีเมลของคุณ

ทำไมคุณถึงต้องมีที่อยู่อีเมลบริษัท?

แม้ว่าเหตุผลหลักคือการช่วยให้ลูกค้าของคุณระบุตัวตนของคุณได้ แต่ก็มีสาเหตุอื่นๆ อีกมากมายที่สามารถเพิ่มลงในรายการได้ ซึ่งที่อยู่อีเมลบริษัทช่วยคุณได้ดังนี้:

แสดงความเป็นมืออาชีพของคุณ

การมีที่อยู่อีเมลที่ตรงกับชื่อบริษัทของคุณแสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังจากลูกค้า เนื่องจากพวกเขามักจะเลือกและเชื่อถืออีเมลจากธุรกิจที่มีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพมากกว่าธุรกิจที่มีที่อยู่ทั่วไป

แสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือ และได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า

เมื่อคุณหรือพนักงานของคุณส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่ที่มีชื่อธุรกิจของคุณ ลูกค้าของคุณจะสามารถทราบได้อย่างแน่นอนว่าอีเมลนั้นมาจากแหล่งที่มาที่แท้จริง พวกเขาจะระบุตัวคุณก่อนที่จะเปิดอีเมล ซึ่งจะช่วยสร้างความไว้วางใจ และทำให้พวกเขามั่นใจในการตอบกลับอีเมลของคุณหรือติดต่อทีมบริการของคุณ

ช่วยโปรโมทบริษัทของคุณ

ด้วยชื่อธุรกิจของคุณในที่อยู่อีเมล คุณกำลังโปรโมทบริษัทของคุณในทุกอีเมลที่คุณส่ง ด้วยวิธีนี้คุณจะอยู่ในความทรงจำของพวกเขาไปอีกนานแน่นอน

มีความสอดคล้องกัน

เมื่อคุณสร้างที่อยู่อีเมลรายบุคคล และแบบกลุ่มด้วยโดเมนของคุณ คุณจะมั่นใจได้ว่าอีเมลทุกฉบับที่ส่งออกไปมีรูปแบบมาตรฐานเดียวกัน และมีความสอดคล้องกัน

ไม่ถูกมองว่าเป็นสแปม

เมื่อลูกค้าจดจำคุณด้วยชื่อบริษัทของคุณ พวกเขามักจะทำเครื่องหมายคุณว่าเป็นสแปมน้อยลง ซึ่งถ้าหากคุณใช้บัญชีอีเมลทั่วไป อีเมลของคุณอาจไม่ได้รับการยอมรับที่สมควรได้รับ และถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในขณะที่สร้างที่อยู่อีเมลบริษัท

มีบางสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณสร้างอีเมลบริษัทของคุณ นั่นคือ

1. ค้นหาชื่อโดเมนที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ และลูกค้าจำง่าย

2. การมีรูปแบบที่อยู่อีเมลมาตรฐานทั่วทั้งองค์กรของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพโดยใช้ first-name.last-name@yourcompany.com เป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับพนักงานทุกคน

3. สร้างที่อยู่อีเมลของกลุ่ม เช่น support@yourcompany.com ตามชื่อแผนก เพื่อให้คุณสามารถจัดการอีเมลของแผนกทั้งหมดได้จากที่เดียว

4. ตรวจสอบว่าคุณรักษาความปลอดภัยที่อยู่อีเมลบริษัทของคุณจากฟิชชิ่งและสแปมโดยการตรวจสอบสิทธิ์โดเมนของคุณด้วยการกำหนดค่า SPF และ DKIM

จะเลือกผู้ให้บริการอีเมลที่ดีที่สุดได้อย่างไร?

มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการอีเมล ปัจจัยที่สำคัญที่สุดบางประการ ได้แก่ :

ตั้งค่าง่าย 

สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาจากผู้ให้บริการอีเมลคือขั้นตอนในการตั้งค่าโดเมนของคุณนั้นต้องเรียบง่าย และไม่ซับซ้อน แม้ว่าจะทำให้กระบวนการนี้เรียบง่าย แต่อย่าลืมตรวจสอบว่าผู้ให้บริการของคุณจะต้องไม่ข้ามขั้นตอนการรับรองความถูกต้องที่จำเป็น

การถ่ายโอนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการที่คุณเลือกช่วยให้คุณสามารถถ่ายโอนข้อมูลอีเมล, ผู้ติดต่อ และข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดจากผู้ให้บริการรายเดิมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการถ่ายโอนข้อมูลจะต้องไม่มีผลกระทบหรือทำให้ข้อมูลของคุณสูญหาย

ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว

เลือกบริการที่รับประกันความปลอดภัยของข้อมูลและความเป็นส่วนตัว ควรมีการตรวจสอบ authentication หลายชั้นสำหรับบัญชีของคุณ และการเข้ารหัส encryption จากต้นทางถึงปลายทางสำหรับข้อความของคุณ ซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลที่คุณแชร์กับผู้ให้บริการควรเก็บไว้เป็นส่วนตัวเช่นกัน ดังนั้นจึงควรให้ความสำคัญสูงสุดกับการปฏิบัติตามหลักการรักษาความเป็นส่วนตัว

โดเมนแบบกำหนดเองที่ตรงกับธุรกิจของคุณ

โดเมนอีเมลของคุณควรเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าบริการอีเมลที่คุณเลือกอนุญาตให้คุณระบุโดเมนที่คุณต้องการและให้คุณใช้งานได้ ที่อยู่อีเมลโดเมนที่กำหนดเองช่ วยให้ลูกค้าของคุณระบุบริษัทของคุณได้ดีขึ้น และเพิ่มความไว้วางใจ

แผงการควบคุมที่แข็งแกร่ง

เลือกผู้ให้บริการที่มีแผงควบคุมที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถควบคุมการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับโดเมนทั้งหมด จัดการที่อยู่อีเมลทั้งเดี่ยว และกลุ่ม ตั้งค่าข้อจำกัดและนโยบายสแปม และทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น ซึ่งบริการนี้ควรรับประกันเปอร์เซ็นต์ความน่าเชื่อถือของระบบด้วย

การทำงานร่วมกัน และเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ

จะเป็นการดีที่สุดหากผู้ให้บริการมีวิธีการทำงานร่วมกันเป็นทีมภายในองค์กร และมีเครื่องมือในตัว เช่น ปฏิทิน, โน้ต, การจัดการข้อมูลติดต่อ ฯลฯ

เหตุใดจึงควรเลือกสร้างอีเมลบริษัทของคุณกับ Zoho

Zoho Mail เป็นแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย เป็นส่วนตัว และไม่มีโฆษณาสำหรับโฮสต์อีเมลโดเมนแบบกำหนดเองของคุณ และมอบสิ่งที่ดีที่สุดให้กับคุณจากปัจจัยทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น โดย Zoho Mail มีแผนการใช้งานที่ปรับแต่งได้ พร้อมแผนการใช้งานฟรีสำหรับบริษัทขนาดเล็ก

ฟีเจอร์ในแผนการใช้งานฟรีของ Zoho Mail มีดังนี้:

• 5 บัญชีผู้ใช้งาน

• พื้นที่เก็บข้อมูล 5GB/ผู้ใช้งาน

• ไฟล์แนบอีเมลสูงสุด 25MB

• โฮสติ้งอีเมลสำหรับโดเมนเดียว

• Two-factor authentication

เลือกแผนการใช้งานที่คุณต้องการ และลงทะเบียนเพื่อใช้งานอีเมลบริษัท นอกจากนี้คุณยังสามารถดูคู่มือการใช้งานของเรา เพื่อดูภาพรวมของขั้นตอนต่างๆ ได้อีกด้วย

การสร้างที่อยู่อีเมลบริษัทด้วย Zoho Mail

หากคุณมีโดเมนของคุณเองอยู่แล้ว:

1. หลังจากที่คุณเลือกแผนการใช้งานเรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องตั้งค่าบัญชีของคุณ เลือก ลงทะเบียนด้วยโดเมนที่ฉันเป็นเจ้าของอยู่แล้ว.

2. ป้อนโดเมนของคุณ แล้วคลิกเพิ่ม.

   

3. กรอกรายละเอียดการลงทะเบียนตามต้องการ คลิกดำเนินการต่อ.

4. ตรวจสอบว่ากรอกรายละเอียดทั้งหมดของคุณถูกต้องแล้วคลิกลงทะเบียน และกรอกข้อมูลของคุณในแบบฟอร์มลงทะเบียน

เมื่อคุณเพิ่มโดเมนแล้ว คุณจะต้องยืนยันโดเมนของคุณ จากนั้นคุณสามารถเพิ่มผู้ใช้งาน และสร้างบัญชีอีเมลให้พวกเขาได้ เมื่อเสร็จแล้ว ให้ตั้งค่าระเบียน MX เพื่อให้ส่งอีเมลทั้งหมดของคุณไปยังบัญชี Zoho Mail ของคุณ หากคุณกำลังย้ายจากผู้ให้บริการรายอื่น ให้ย้ายอีเมลของคุณไปที่ Zoho Mail ผ่านโปรโตคอล POP หรือ IMAP สุดท้าย กำหนดค่า SPF และ DKIM ให้เสร็จสมบูรณ์ อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าเหล่านี้

หากคุณมีบัญชีกับ Zoho อยู่แล้ว ให้ไปที่ Zoho Mail แล้วคลิกเปิดใช้งานการโฮสต์อีเมลจากด้านบนของหน้าเพจ แล้วทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อตั้งค่าโดเมนของคุณ

หากคุณต้องการซื้อโดเมนใหม่:

หากคุณไม่มีโดเมนเป็นของตัวเอง คุณสามารถซื้อได้ในขณะที่ลงชื่อสมัครใช้ เลือกซื้อโดเมนใหม่สำหรับธุรกิจของฉัน แล้วป้อนชื่อโดเมนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและตรวจสอบว่าใช้งานได้หรือไม่ หากใช้งานได้ คุณสามารถลงทะเบียน Zoho และซื้อโดเมนได้ เมื่อคุณจดทะเบียนโดเมนกับ Zoho Mail การตั้งค่า DNS ของคุณจะได้รับการ pre-configured สำหรับการส่งอีเมล อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อโดเมนใหม่