การส่งอีเมล

หนึ่งในฟังก์ชันพื้นฐานที่สุดของบริการอีเมลคือการส่งอีเมล Zoho Mail มีตัวแก้ไข Rich Text Format เพื่อการส่งอีเมลที่มีรูปแบบถูกต้อง สามารถเลือกผู้รับอีเมลสามารถได้จากผู้ติดต่อ

Zoho Mail ถูกสร้างขึ้นเพื่อธุรกิจ ดังนั้นจึงสามารถช่วยในการส่งอีเมลธุรกิจและการติดต่อสื่อสารทั่วไปได้ อย่างไรก็ตาม นโยบาย Zoho Mail กำหนดให้ไม่สามารถส่งอีเมลจำนวนมากหรืออีเมลการตลาดไปยังผู้ส่งที่ไม่รู้จักได้

อีเมลผู้เขียน/แก้ไข

คลิกปุ่มจดหมายใหม่ในหน้าต่างด้านซ้ายเพื่อเปิดตัวเขียนจดหมาย Zoho Mail ที่มีตัวเลือกการจัดรูปแบบ Rich Text เครื่องมือเขียนข้อความจะเปิดขึ้นในแท็บ คุณสามารถเลือกโปรแกรมแก้ไขแบบอินไลน์หรือหน้าต่างใหม่เพื่อตอบกลับ/ส่งต่ออีเมลจากหน้าตั้งค่าได้ คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าเริ่มต้นของการเขียนได้จากการตั้งค่าการเขียน 

ผู้เขียนจะประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้ :

• จาก: สามารถเลือกที่อยู่ต้นทางได้จากรายการดรอปดาวน์ที่มีอีเมลหลักของบัญชี นามแฝงอีเมล และอีเมลภายนอกที่กำหนดค่าไว้ ชื่อดิสเพลย์ที่เกี่ยวข้องจะปรากฏถัดจากอีเมลที่เลือก โปรดดูกำหนดค่าที่อยู่อีเมลภายนอกเป็นแอดเดรสจากที่นี่ 
• ถึง: ระบุผู้รับอีเมลที่นี่ ที่อยู่อีเมลขององค์กรจะพร้อมใช้งานจากฟังก์ชันป้อนข้อมูลอัตโนมัติ คลิกป้ายถึงเพื่อเปิดสมุดรายชื่อและเลือกที่อยู่อีเมลจากสมุดรายชื่อ 
• สำเนาถึง (CC): ระบุผู้รับที่คัดลอกอีเมลให้ เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่อีเมลในสำเนาถึง ผู้รับคนอื่นๆจะสามารถมองเห็นที่อยู่อีเมลนั้นได้ 
• สำเนาลับถึง: (BCC): ระบุผู้รับที่คัดลอกอีเมลให้ โดยไม่เปิดเผยที่อยู่อีเมลให้ผู้อื่นเห็น ผู้รับคนอื่นๆ จะไม่สามารถมองเห็นที่อยู่อีเมลในสำเนาลับถึงได้ 
• เรื่อง: ชื่อเรื่องหรือสรุปเนื้อหาของอีเมลแบบสั้น 

เนื้อหาเมล - เมลที่มีรูปแบบถูกต้อง

Zoho Mail ให้บริการเครื่องมือแก้ไข WYSIWYG (What You See Is What You Get) ซึ่งจะให้ตัวเลือกในการส่งอีเมลที่จัดรูปแบบแล้ว พร้อมรูปภาพ ตาราง ไฮเปอร์ลิงก์ และสมายลี่ย์ ตัวเลือกการจัดรูปแบบทำให้คุณสามารถปรับเค้าโครงและอีเมลของคุณให้เป็นตามต้องการได้ เครื่องมือตรวจสอบการสะกดที่มีติดตั้งอยู่ภายในระบบจะช่วยตรวจสอบตัวสะกดในอีเมลขาออกของคุณในหลายภาษา คุณสามารถเลือกการเข้ารหัสอีเมลขาออกได้ ขอแนะนำให้คุณใช้การเข้ารหัสแบบ UTF-8 กับอีเมลขาออกเนื่องจากสามารถเข้ารหัสอักขระทั้งหมดใน Unicode ได้

• ตัวหนา
• ตัวเอียง
• ขีดเส้นใต้
• ขีดทับ
• ตัวเลือกรูปแบบตัวอักษร
• ตัวเลือกขนาดตัวอักษร
• ตัวเลือกสีตัวอักษร
• สีพื้นหลังข้อความ (ไฮไลท์ข้อความ)
• ตัวเลือกการจัดเรียง
• ตัวเลือกรายการ
• การเยื้องข้อความและรายการ
• ระยะห่างระหว่างบรรทัด
• ตัวยก
• ตัวห้อย
• ทิศทางของข้อความ
• ใบเสนอราคา
• ลบการจัดรูปแบบออก
• ตัวคัดวางรูปแบบ

นอกเหนือจากตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีอยู่แล้ว คุณยังสามารถแทรกสิ่งต่อไปนี้ลงในอีเมลของคุณได้ด้วย

• ไฮเปอร์ลิงก์ - เป็นส่วนของข้อความที่เชื่อมต่อไปยัง URL หรือที่อยู่อีเมลโดยตรง
• ภาพ - แทรกภาพจากพื้นที่จัดเก็บดิสก์หรือจากเว็บโดยตรง
• HTML - ให้ตัวเลือกในการป้อนเนื้อหาในรูปแบบ HTML ซึ่งจะปรากฏในหน้าต่างเขียนข้อความ
• ตาราง - แทรกตารางตามการกำหนดรูปแบบที่มีให้ 
• เครื่องหมายคั่นแนวนอน - แทรกเส้นแนวนอนระหว่างข้อความ
• สมายลีย์ - แทรกไอคอนหน้ายิ้มจากรายการตัวเลือก

การตรวจสอบการสะกดและภาษาโปรแกรมเขียน

Zoho Mail มีตัวตรวจสอบการสะกดคำที่สร้างขึ้นเพื่อแก้ไขการสะกดผิด หลังจากเขียนอีเมลของคุณแล้ว ให้คลิกไอคอนตรวจการสะกด คำที่สะกดผิดในเนื้อหาอีเมลของคุณจะถูกไฮไลท์ คลิกคำที่ไฮไลท์เพื่อดูรายการคำที่มีการสะกดใกล้เคียงที่สุด คุณยังสามารถเพิ่มคำลงในพจนานุกรมของตัวคุณเองเพื่อไม่ให้ถูกตั้งสถานะในครั้งถัดไปที่คุณตรวจการสะกดอีเมลได้

ถ้าคุณคลิกรายการดรอปดาวน์ถัดจากไอคอนตรวจการสะกด คุณจะเห็นรายการภาษาที่คุณสามารถเลือกได้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่จะหมายถึงภาษาที่ใช้ตรวจสอบเนื้อหาอีเมลของคุณในระหว่างการตรวจสอบการสะกด โดยไม่ได้อ้างอิงถึงภาษาที่คุณสามารถใช้เขียนอีเมลได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกภาษาอังกฤษ (US) จากรายการภาษา เนื้อหาอีเมลจะถูกตรวจสอบโดยพจนานุกรมภาษาอังกฤษแบบอเมริกันและมีคำแนะนำการสะกดที่เกี่ยวข้องให้

ภาษาที่ใช้กับอีเมลของคุณจะขึ้นอยู่กับคีย์บอร์ดที่คุณใช้และไม่ได้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของ Zoho Mail 

เมลข้อความธรรมดา

อีเมลแบบข้อความธรรมดาคืออีเมลที่มีเฉพาะเนื้อหาของอีเมลโดยไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง เป็นต้น คุณสามารถเลือกตัวเลือกข้อความธรรมดาเพื่อส่งอีเมลโดยไม่มีการจัดรูปแบบได้ คลิกเมนูดรอปดาวน์ที่มุมขวาของเครื่องมือเขียนข้อความและเลือกโหมดข้อความธรรมดา

ระบบจะขอคำยืนยันการแปลง Rich Text เป็นข้อความธรรมดา ในการยืนยัน แถบเครื่องมือการจัดรูปแบบจะซ่อนไว้และคุณจะเห็นเฉพาะไอคอนตรวจสอบการสะกดเท่านั้น การจัดรูปแบบเนื้อหาจะสูญหาย ข้อความจะถูกส่งเป็นข้อความธรรมดา เมื่อคุณเลือกข้อความธรรมดาในการเขียนจดหมาย ภาพใดๆ ที่แทรกไว้และการจัดรูปแบบทั้งหมดที่ดำเนินการกับลายเซ็นจะถูกลบออกด้วยเมื่อส่งจดหมาย

เมื่อต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็นโหมด Rich Text ให้คลิกรายการดรอปดาวน์อันเดิมแล้วเลือกโหมด Rich Text ในตอนนี้ คุณจะสามารถจัดรูปแบบข้อความที่คุณได้แทรกและแทรกตาราง และอื่นๆ ได้แม้ว่าคุณจะแปลงกลับไปเป็นโหมด Rich Text การจัดรูปแบบก่อนหน้าจะไม่คืนมา

ตัวเลือกการเขียน

ขณะเขียนอีเมล คุณสามารถตั้งค่าหน้าต่างเขียนก่อนที่จะส่งอีเมลได้ด้วย คุณสามารถตั้งค่าลำดับความสำคัญของอีเมล แทรกลายเซ็น/เทมเพลต เปลี่ยนรูปแบบการเข้ารหัส และขอให้แจ้งการตอบรับที่ส่วนท้ายได้

ลำดับความสำคัญ

คุณสามารถตั้งค่าลำดับความสำคัญของอีเมลเป็นมาก/ปานกลาง/น้อยได้ ซึ่งจะช่วยผู้รับในการจัดประเภทอีเมลที่ต้องตอบรับโดยทันที และจัดลำดับความสำคัญตามความเหมาะสมได้ ในหน้าต่างเขียนอีเมล ให้คลิกไอคอนตัวเลือกที่ด้านบนของหน้าต่างและเลือกลำดับความสำคัญที่ต้องการจากรายการ 

ไอคอนนี้แสดงความสำคัญระดับมากและ ไอคอนนี้แสดงว่ามีความสำคัญระดับน้อย

อีเมลที่มีความสำคัญปานกลางจะไม่มีการระบุด้วยไอคอนใดๆ

แทรกเทมเพลต/ลายเซ็น

คุณอาจมีเทมเพลตที่บันทึกไว้ซึ่งอาจจำเป็นต้องใช้เป็นครั้งคราว คุณสามารถแทรกเทมเพลตดังกล่าวหรือลายเซ็นของคุณได้โดยตรงจากหน้าต่างเขียนข้อความ คลิกไอคอนตัวเลือกที่ด้านบนของหน้าต่างเขียนข้อความ เทมเพลต/ลายเซ็นที่คุณเพิ่มลงในบัญชีจะแสดงรายการอยู่ เลือกตัวเลือกที่ต้องการและจะเพิ่มลงในอีเมลที่คุณกำลังเขียน 

การเข้ารหัส

หากคุณต้องการส่งอีเมลโดยใช้การเข้ารหัสแบบอื่น คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่ต้องการได้จากเมนูตัวเลือก ซึ่งจะนำไปใช้กับอีเมลปัจจุบันเท่านั้น และรูปแบบการเข้ารหัสที่เลือกในการตั้งค่าจะนำไปใช้กับอีเมลอื่น หากต้องการทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการเข้ารหัส โปรดคลิกที่นี่

แจ้งการได้รับ

เมื่อคุณส่งอีเมลบางฉบับ คุณอาจต้องการข้อความแจ้งให้ทราบว่าผู้รับได้อ่านอีเมลแล้วหรือไม่ ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ขอให้แจ้งการรับทราบได้ ในเมนูตัวเลือก ให้เลือกขอให้แจ้งการรับทราบ

ตามการตั้งค่า คุณจะได้รับการแจ้งให้ทราบว่าอีเมลถูกอ่านแล้วหรือไม่ 

ถ้าผู้รับส่งการตอบรับเมื่ออ่าน การสนทนาใหม่จะถูกสร้างขึ้นในอีเมลที่เกี่ยวข้อง คลิกไอคอนแสดงตัวอย่างการสนทนาทั้งหมดเพื่อดูเวลาที่อีเมลของคุณถูกอ่าน

​

คุณสามารถเลือกลักษณะการทำงานเริ่มต้นของอีเมลที่ ‘ขอให้แจ้งการตอบรับเมื่ออ่าน' ได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. เข้าสูระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า
3. ไปที่ตัวเลือกมุมมองจดหมาย
4. ค้นหาการตอบรับเมื่ออ่าน
   • เลือกส่งทุกครั้งเพื่อส่งการตอบรับเมื่ออ่านไปยังผู้ส่งเสมอ
   • เลือกไม่ส่งเพื่อไม่ให้ส่งการตอบรับเมื่ออ่านไปยังผู้ส่ง
   • เลือกถามฉันก่อนเพื่อขอให้ยืนยันก่อนที่จะส่งการตอบรับเมื่ออ่านไปยังผู้ส่ง

ยกเลิกการส่ง

คุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมลได้โดยการเปิดใช้งานการตั้งค่ายกเลิกการส่ง

1. ลงชื่อเข้าใช้ Zoho Mail
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า
3. ไปที่ตัวเลือกการเขียน
4. ใต้ส่วนยกเลิกการส่ง ให้ตั้งค่าระยะเวลาที่คุณต้องการให้แสดงตัวเลือกยกเลิกหลังจากการส่งอีเมล

​

เมื่อเปิดใช้งานการตั้งค่าแล้ว คุณจะสามารถมองเห็นตัวเลือกยกเลิกการส่งขณะส่งอีเมลได้ เมื่อคลิกส่งอีเมล คุณจะสามารถมองเห็นแถบตัวเลือกยกเลิกการส่งในระยะเวลาที่กำหนดไว้ได้ เมื่อคุณคลิกเลิกทำที่แถบ อีเมลจะไม่ถูกส่งออกไป อีเมลนี้จะถูกบันทึกเป็นแบบร่างเพื่อให้คุณแก้ไขและส่งใหม่หากต้องการ 

แก้ไขเป็นรายการใหม่

ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องการส่งอีเมลไปยังลูกค้าสองรายหรือมากกว่านั้น แต่ต้องการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาอีเมลบางส่วน ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถใช้ตัวเลือกแก้ไขเป็นรายการใหม่ได้ เปิดอีเมลที่คุณต้องการส่งไปยังผู้รับใหม่พร้อมกับแก้ไข คลิกไอคอนตัวเลือกเพิ่มเติม แล้วเลือกแก้ไขเป็นรายการใหม่จากรายการ อีเมลเดียวกันจะเปิดขึ้นในหน้าต่างเขียนอีเมล ตอนนี้คุณสามารถทำการแก้ไขที่ต้องการและส่งอีเมลได้แล้ว

​

ป้อนอัตโนมัติ/สมุดที่อยู่ในหน้าต่างเขียนข้อความ

เพิ่มรายชื่อผู้ติดต่ออัตโนมัติ 

เมื่อคุณเขียนอีเมล หากคุณเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับ/ที่อยู่อีเมลในช่องข้อมูลข้อมูลถึง/สำเนาถึง/สำเนาลับถึงแล้ว ผู้ติดต่อทั้งหมดที่ตรงกัน (รายการอีเมลขอผู้ติดต่อและรายชื่อ CRM) จะแสดงรายการในรายการดรอปดาวน์เพื่อป้อนข้อมูลอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการได้จากรายการ อีเมลผู้ติดต่อของคุณจากรายชื่อผู้ติดต่อส่วนบุคคล/กลุ่มและองค์กร จะแสดงอยู่ในรายการดรอปดาวน์ป้อนข้อมูลอัตโนมัตินี้ ผู้ติดต่อ CRM ในรายการดรอปดาวน์ป้อนข้อมูลอัตโนมัติจะมีไอคอน CRM แสดงอยู่ติดกับผู้ติดต่อ

ในทำนองเดียวกัน หากคุณเริ่มพิมพ์ชื่อหมวดหมู่ คุณสามารถเลือกหมวดหมู่ที่ตรงกันซึ่งแสดงรายการอยู่ในเมนูดรอปดาวน์การป้อนข้อมูลอัตโนมัติได้ ผู้ติดต่อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ประเภทนั้นจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับโดยอัตโนมัติ

สมุดที่อยู่

การเพิ่มผู้รับในการเขียน

นอกจากนี้ เมื่อต้องการดูและเลือกผู้ติดต่อจากสมุดรายชื่อให้คลิกลิงก์ถึง/สำเนาถึง/สำเนาลับถึงในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ‘สมุดรายชื่อ’ จะปรากฏขึ้นพร้อมกับรายละเอียดผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถเลือกผู้ติดต่อในรายชื่อได้โดยตรง หรือใช้ตัวเลือก ‘ค้นหาผู้ติดต่อ’ เพื่อค้นหาและเลือกผู้รับที่ต้องการจากสมุดที่อยู่ คลิกผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มเป็นผู้รับ 

เมื่อใช้รายการดรอปดาวน์ที่มุมบนซ้ายของ ‘สมุดรายชื่อ’ คุณจะสามารถเลือกดู “ผู้ติดต่อทั้งหมด” หรือผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ผู้ติดต่อส่วนบุคคลหรือขององค์กรได้ คุณสามารถเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการจากรายการที่เลือกหรือใช้ช่องทำเครื่องหมวด ‘เลือกทั้งหมด’ เพื่อเพิ่มผู้ติดต่อทั้งหมดในหมวดหมู่นั้นเป็นผู้รับ

ผู้ติดต่อที่เลือกจะปรากฏที่ด้านล่างของสมุดที่อยู่ คุณสามารถลบออกจากตำแหน่งดังกล่าวได้ถ้าต้องการ สุดท้ายเลือกตัวเลือกแทรกเพื่อแทรกผู้ติดต่อที่เลือกในช่องข้อมูลที่สอดคล้องกัน  

การเสนอแนะผู้ติดต่อ

การเสนอแนะผู้ติดต่อจะแสดงขึ้นมาเมื่อมีผู้รับรายการเดียวกันซ้ำในหลายอีเมล หากคุณเพิ่มผู้รับมากกว่าสองคนในช่อง ‘ถึง’ ของอีเมลขาออกครั้งถัดไปที่คุณเขียนอีเมลที่มีผู้ติดต่อเหล่านั้น แถบเสนอแนะผู้ติดต่อจะปรากฏขึ้น แถบนี้จะแสดงรายชื่อที่มักเป็นผู้รับอีเมลไปพร้อมกับรายชื่อที่ป้อนเข้ามา คุณสามารถคลิกที่ผู้ติดต่อแต่ละรายเพื่อเพิ่มพวกเขาเป็นผู้รับ หรือคลิกที่ตัวเลือกเพิ่มทั้งหมดเพื่อเพิ่มผู้ติดต่อที่เสนอแนะทั้งหมดเป็นผู้รับได้

​

คุณยังสามารถดูผู้ติดต่อ CRM ของคุณจากสมุดรายชื่อและเพิ่มผู้ติดต่อเป็นผู้รับได้อีกด้วย คลิกที่เมนูดรอดาวน์ผู้ติดต่อทั้งหมดและเลื่อนลงไปด้านล่าง คลิกตัวเลือก CRM คุณสามารถค้นหาผู้ติดต่อ CRM ของคุณได้ที่นี่ 

การสร้างหมวดหมู่

คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ผู้ติดต่อได้โดยตรงจากสมุดที่อยู่ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถเพิ่มกลุ่มผู้ติดต่อเป็นผู้รับได้อย่างง่ายดาย 

1. เปิดสมุดรายชื่อผู้ติดต่อจากหน้าต่างการเขียนอีเมล 
2. เลือกอย่างน้อย 4 รายชื่อจากรายการ
3. คลิกที่ตัวเลือกสร้างหมวดหมู่ที่ปรากฏด้านล่างรายการที่เลือก
   ​
4. ป้อนชื่อหมวดหมู่ที่ต้องการ แล้วคลิกเครื่องหมายถูกข้างหมวดหมู่นั้น

ประเภทผู้ติดต่อพร้อมรายละเอียดที่ป้อนไว้จะถูกสร้างขึ้น

@Mention ผู้ติดต่อ

เมื่อคุณเขียนอีเมลให้ @Mention ผู้ใช้ในเนื้อหาของอีเมลโดยตรงเพื่อเพิ่มผู้ใช้ลงในรายชื่อผู้รับโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเขียนอีเมลใหม่หรือ @Mention ผู้ใช้ในการตอบกลับหรือส่งต่อ เพื่อเพิ่มผู้ใช้ไปยังรายการผู้รับโดยอัตโนมัติได้