ระบบออกตั๋วทางอีเมลคืออะไร
ระบบการออกตั๋วทางอีเมลจะช่วยคุณแปลงอีเมลของลูกค้าให้เป็นตั๋ว และรวบรวมและจัดระเบียบไว้ในที่เดียว เพื่อไม่ให้พลาดทุกข้อร้องเรียนของลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้งานของคุณเป็นอัตโนมัติ สร้างกฎเวิร์กโฟลว์และ SLA และติดตามจำนวนอีเมลที่ได้รับ และจำนวนการตอบ
คุณควรมองหาอะไรในระบบการสนับสนุนทางอีเมล
เป็นวิธีที่จะแน่ใจได้ว่าตั๋วทั้งหมดของคุณจะได้รับความใส่ใจอย่างทันท่วงที
เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นตั๋ว
การตั้งกฎการส่งต่ออีเมลจะช่วยให้คุณแน่ใจว่าอีเมลทั้งหมดของลูกค้าจะถูกแปลงเป็นตั๋วโดยอัตโนมัติในระบบแหล่งความช่วยเหลือ อีกทั้งคุณยังสามารถสร้างคุณลักษณะทำสำเนาอัตโนมัติให้กับการตอบกลับทั้งหมดที่เข้ามายังกล่องจดหมายของคุณ เพื่อให้คุณมีสำเนาของการตอบกลับพร้อมใช้งานเสมอ
มอบหมายตั๋วได้ในทันที
การคัดแยกตั๋วจำนวนมากและมอบหมายด้วยมือตามลำดับความสำคัญและความต้องการนั้นเป็นภาระที่ใหญ่หลวงในแต่ละวัน ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาคอขวด ทำให้ตั๋วถูกละเลยเป็นเวลานาน ซอฟต์แวร์สร้างตั๋ว เช่น Zoho Desk จะช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ ช่วยคุณประหยัดเวลา และตอบได้อย่างรวดเร็วและเที่ยงตรง คุณสามารถเลือกวิธีการมอบหมายตั๋วของซอฟต์แวร์ เพื่อให้ทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ
Round Robin
คือรูปแบบการมอบหมายตั๋วอัตโนมัติที่ง่ายที่สุด ระบบจะกระจายตั๋วให้แก่พนักงานอย่างเท่ากัน โดยเป็นไปตามขีดจำกัดที่คุณตั้งค่าไว้
การมอบหมายที่อิงตามเกณฑ์
คุณยังสามารถตรวจสอบว่าตั๋วจะถูกจัดการโดยตัวแทนที่เหมาะสมที่สุดในทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกฎในการมอบหมายตั๋วจากโซเชียลมีเดียให้กับผู้เชี่ยวชาญทางโซเชียลมีเดียเท่านั้นได้ เพื่อให้ลูกค้าได้รับโซลูชันที่ดีที่สุดในเวลาที่สั้นที่สุด
การคัดแยกตั๋วที่ง่าย
ซอฟต์แวร์การออกตั๋วจะช่วยตัวแทนฝ่ายบริการสนับสนุนในการตัดสินใจว่าจะแก้ปัญหาให้ตั๋วใบใดก่อน มุมมองตั๋วอัตโนมัติ เช่น โหมดการทำงาน ใน Zoho Desk จะช่วยจัดเรียงตั๋วอิงตามเวลาครบกำหนด, ลำดับความสำคัญ, สถานะของตั๋ว และอีกมาก การจัดระเบียบข้อร้องเรียนอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้ตัวแทนสามารถตอบสนองต่อตั๋วได้เร็วขึ้น และประหยัดเวลาได้มาก
วิธีที่จะช่วยให้ตัวแทนของคุณตอบกลับได้เร็วและเที่ยงตรงยิ่งขึ้น
การแนะนำคำตอบอัตโนมัติ
ตัวแทนฝ่ายสนับสนุนของคุณต้องพบกับคำถามซ้ำๆ กันทุกวัน การต้องคอยพิมพ์ตอบคำถามเหล่านี้จะทำให้ทีมของคุณทำงานช้าลง ระบบการออกตั๋วทางอีเมลอย่าง Zoho Desk จะดึงบทความที่เกี่ยวข้องจากฐานความรู้ของคุณ และเตรียมคำตอบไว้ให้ก่อนที่ตัวแทนของคุณจะเห็นตั๋วเสียอีก โดยพวกเขาสามารถกดส่งได้เลย ซึ่งจะช่วยให้ตอบกลับได้รวดเร็วและเที่ยงตรงอย่างสม่ำเสมอ เรียนรู้เพิ่มเติม
ทางลัดเพื่อประหยัดเวลา
Zoho Desk จะช่วยให้ตัวแทนสามารถใช้เทมเพลตและแป้นพิมพ์ลัดเพื่อลดเวลาที่ต้องพิมพ์ข้อความซ้ำๆ ตัวแทนสามารถตอบกลับลูกค้าได้รวดเร็วขึ้นมากเพียงการคลิก และลดการใช้แรงงานกับตั๋วแต่ละใบ
รับบริบทที่ดียิ่งขึ้น
ไม่ว่าจะมีทางลัดมากเท่าใด ก็แก้ปัญหาให้ลูกค้าได้ยากถ้าไม่มีบริบท ซอฟต์แวร์แปลงอีเมลเป็นตั๋วนี้จะช่วยให้ตัวแทนสามารถดูการปฏิสัมพันธ์ก่อนหน้าทั้งหมดของลูกค้าได้ในที่เดียว ซึ่งจะช่วยให้ตัวแทนเข้าใจว่าลูกค้าต้องการอะไร และจะช่วยเหลือได้อย่างไร
ทำงานร่วมกันได้ง่าย
บ่อยครั้งที่ตัวแทนฝ่ายบริการสนับสนุนของคุณต้องพึ่งพาทีมอื่นในการแก้ปัญหาให้ลูกค้า ระบบออกตั๋วทางอีเมลนั้นมาพร้อมกับคุณลักษณะการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ตัวแทนของคุณสามารถสื่อสารเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ กับทีมอื่นๆ ได้จากภายในตั๋วโดยตรง ด้วยการแสดงความเห็นแบบส่วนตัวและการแท็ก นี่ยังช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารและความซ้ำซ้อนของข้อมูล เพราะการรวมปฏิสัมพันธ์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว เรียนรู้เพิ่มเติม
ใช้มือถือ
ตัวแทนสามารถให้บริการลูกค้าได้จากทุกที่ด้วยแหล่งความช่วยเหลือบนแอปมือถือที่ทันสมัยของ Zoho Desk พวกเขาสามารถดู ตอบ ทำงานร่วมกับทีมอื่นๆ และมอบตั๋วใหม่ได้จาก แอปมือถือ Zoho Desk
วิธีวัดและติดตามการบริการลูกค้าของคุณ
คำติชมที่วัดได้
วงจรการบริการลูกค้านั้นยังไม่จบจนกว่าตัวแทนของคุณจะได้รับคำติชมของลูกค้า จะวัดความพึงพอใจของลูกค้าได้ยาก ถ้าไม่มีระบบออกตั๋ว Zoho Desk จะช่วยให้ตัวแทนสามารถแนบวิดเจ็ตคำติชมเข้ากับคำตอบ ช่วยให้ลูกค้าสามารถให้คะแนนบริการของพวกเขาได้ ผู้จัดการจะสามารถวัดคำติชมของตัวแทนได้อย่างครอบคลุม เป็นรายบุคคล หรือระดับกว้าง ซึ่งยังช่วยให้ตัวแทนรู้จักจุดเด่นของตัวเอง และจุดที่ควรปรับปรุง
วัดและติดตามประสิทธิภาพการทำงานของตัวแทน
ผู้จัดการจะสามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับองค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดของแหล่งความช่วยเหลือบนเว็บ พวกเขาจะสามารถติดตามและวิเคราะห์สิ่งต่างๆ ได้ เช่น
- โหลดตั๋วของทีมสนับสนุนของคุณ
- เวลาที่ใช้และอัตราการแก้ไขของตัวแทนแต่ละคน
- ระดับความสุขของลูกค้าโดยเฉลี่ย
ตัวชี้วัดเหล่านี้จะทำให้ผู้จัดการเห็นประสิทธิภาพในมุมมองต่างๆ และตัดสินใจได้อย่างถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม Zoho Desk ยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดกำหนดการส่งรายงานไปยังกล่องขาเข้าของพวกเขาเป็นประจำ พวกเขาจึงสามารถติดตามฟังก์ชันทั้งหมด ตรวจทานข้อมูล และทำการตัดสินใจที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เรียนรู้เพิ่มเติม
สร้าง SLA
คุณสามารถระบุเวลาการตอบกลับและเวลาที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาของตั๋วตามเกณฑ์ เช่น ลำดับความสำคัญ ช่องทาง เวลาครบกำหนด และประเภทของลูกค้าได้ด้วย SLA สัญญาจะทำให้คุณปฏิบัติตามแผนการสนับสนุนลูกค้าที่คุณตกลงไว้สำหรับเวลาที่ระบุได้ เรียนรู้เพิ่มเติม
กฎที่มีเวิร์กโฟลว์
เชื่อมโยงกฎ งาน และการแจ้งเตือนแบบหลายเงื่อนไข เพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการยังสามารถกำหนดกฎเพื่อยกระดับข้อร้องเรียนที่เลยกำหนดเวลาโดยอัตโนมัติ เพื่อรับการแจ้งเตือนโดยทันที และมอบหมายตั๋วใหม่ให้พนักงานคนอื่น
แผนภูมิข้อมูลแบบพกพา
Radar จาก Zoho Desk จะให้มุมมองที่ครอบคลุมของดัชนีชี้วัดที่สำคัญ เช่น เวลาในการแก้ปัญหาตั๋ว, ความพอใจของลูกค้า, การรับส่งข้อมูลแบบสด และสถิติของตัวแทนแต่ละคนได้จากทุกที่ ซึ่งจะช่วยบ่งชี้ถึงข้อผิดพลาด และความผิดปกติล่วงหน้า เรียนรู้เพิ่มเติม
วิธีช่วยให้ลูกค้าช่วยตนเองได้
ลูกค้าของคุณต้องการวิธีตั้งคำถามอย่างรวดเร็ว และรับคำตอบที่รวดเร็วยิ่งกว่า วิธีที่ดีที่สุดก็คือช่วยให้ลูกค้าช่วยตนเองได้ ศูนย์ช่วยเหลือที่มีฐานความรู้จะช่วยให้ลูกค้าค้นพบบทความช่วยเหลือและคำถามที่พบบ่อยได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องรอคำตอบจากตัวแทน เรียนรู้เพิ่มเติม
ถ้าลูกค้าไม่พบคำตอบจากรายการบทความของคุณ พวกเขาสามารถปรึกษากับลูกค้าคนอื่นๆ เพื่อช่วยกันแก้ปัญหา กระดานสนทนายังทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มให้บริษัทของคุณโพสต์ประกาศที่สำคัญ และมีปฏิสัมพันธ์กับฐานลูกค้าของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติม
จะเป็นอย่างไรหากคุณไม่ชอบเครื่องมือการออกตั๋วทางอีเมลหลังจากซื้อมาแล้ว
มีการจัดการตั๋วทางอีเมลมากมายให้คุณเลือก และเกือบทั้งหมดก็มีระยะเวลาทดลองใช้ฟรีให้ หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก คุณอาจพบ ซอฟต์แวร์แหล่งความช่วยเหลือแบบฟรี ที่เหมาะกับความต้องการของคุณก็ได้ ประเมิน เปรียบเทียบ แล้วเลือกแผนราคาและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม รับรองว่าคุ้มค่าความพยายามแน่นอน