Enviar e-mails

Uma das funções mais básicas de um serviço de e-mail é o envio de e-mails. O Zoho Mail oferece editores de formato rich text para envio de e-mails formatados corretamente. Os destinatários do e-mail podem ser selecionados a partir dos contatos.

O Zoho Mail foi expressamente desenvolvido para empresas, portanto, ajuda no envio de e-mails e de correspondências comerciais regulares. No entanto, de acordo com a política, o Zoho Mail não pode ser usado para enviar e-mails em massa ou e-mails de marketing para remetentes desconhecidos.

Editor/Redator de e-mails

Clique no botão New Mail, no painel esquerdo, para abrir o Zoho Mail Composer com opções de formatação Rich Text. O Composer é aberto em uma guia. Você pode escolher o editor integrado ou a opção de nova janela para responder/encaminhar e-mails a partir das configurações. As configurações padrão do Composer podem ser personalizadas a partir de Compose Settings. 

O Composer inclui:

• From: o endereço From pode ser selecionado a partir da lista suspensa que contém o endereço de e-mail principal da sua conta, seus aliases de e-mail, e os endereços de e-mail externos configurados. O nome de exibição correspondente também será exibido ao lado do endereço de e-mail selecionado. Consulte aqui para ver as instruções sobre como configurar o e-mail externo como um From Address. 
• To: especifique aqui os destinatários diretos do e-mail. Os endereços de e-mail da organização estarão disponíveis no AutoFill. Clique em To Label para abrir o catálogo de endereços e escolher um endereço de e-mail do catálogo. 
• Cc (Com cópia): especifique os destinatários para os quais o e-mail deve ser copiado. Quando você adiciona um endereço de e-mail em Cc, outros destinatários conseguem visualizar os endereços. 
• Bcc (Com cópia oculta): especifique os destinatários para os quais o e-mail deve ser copiado, sem expor os endereços de e-mail para outras pessoas. Os outros destinatários não saberão sobre os endereços de e-mail em Cco. 
• Subject: título ou um breve resumo do conteúdo do e-mail 

Mensagem – E-mail com formatação avançada

O Zoho Mail oferece um editor WYSIWYG (What-You-See-Is-What-You-Get, o que você vê é o que você obtém), que fornece opções para enviar um e-mail com formatação avançada com imagens, tabelas, hiperlinks e até mesmo smileys. As opções de formatação permitem que você personalize o layout e o seu e-mail. O corretor ortográfico integrado ajuda você a realizar a verificação ortográfica em vários idiomas nos seu e-mails enviados. Você pode escolher a codificação dos e-mails enviados. É recomendável usar UTF-8 para e-mails enviados, pois ela consegue codificar todos os caracteres em Unicode.

• Negrito
• Itálico
• Sublinhado
• Rasurado
• Opções de tipo de fonte
• Opções de tamanho de fonte
• Opções de cor da fonte
• Cor de fundo para texto (realce de texto)
• Opções de alinhamento
• Listar opções
• Recuo para texto e listas
• Espaçamento de linha
• Sobrescrito
• Subscrito
• Direção do texto
• Cotação
• Remover formatação
• Pincel de formatação

Além das opções de formatação disponíveis, você também pode inserir as seguintes opções nos seus e-mails:

• Hiperlinks – Direcionam uma parte selecionada do texto para o URL ou endereço de e-mail vinculado.
• Imagens – Inserem imagens a partir do armazenamento em disco ou diretamente da Web.
• HTML – Fornece opções para inserção de conteúdo no formato HTML, o que será refletido na janela de redação.
• Tabelas – Insere tabelas de acordo com as personalizações fornecidas. 
• Separadores horizontais – Inserem uma linha horizontal entre textos.
• Smiley – Insere os smileys selecionados a partir da lista de opções.

Verificação ortográfica e idioma do Composer

O Zoho Mail tem um corretor ortográfico integrado para corrigir erros de ortografia em qualquer lugar. Depois de redigir o seu e-mail, clique no ícone Check spelling. A palavras com ortografia incorreta no conteúdo do e-mail serão realçadas. Clique nas palavras realçadas para ver uma lista de possíveis palavras com a ortografia mais próxima. Você também pode adicionar uma palavra ao seu dicionário personalizado para que ela não seja sinalizada na próxima vez em que você verificar a ortografia de um e-mail.

Se clicar no menu suspenso ao lado do ícone Check spelling, você verá uma lista de idiomas a partir da qual poderá escolher. Isso significa principalmente que o idioma do conteúdo do e-mail será verificado para validação durante a verificação ortográfica. Ele não faz referência ao idioma no qual você pode redigir o e-mail. Por exemplo, se você escolheu Inglês (EUA) na listagem de idiomas do Composer, o conteúdo do e-mail será verificado com um dicionário de inglês norte-american, e serão fornecidas sugestões de ortografia relevantes.

O idioma em que o e-mail foi redigido depende do teclado que você usa, e não de uma das configurações do Zoho Mail. 

E-mail com texto sem formatação

Um e-mail com texto sem formatação contém apenas o conteúdo do e-mail, sem qualquer formatação como negrito, itálico etc. Você pode escolher a opção Plain Text para enviar um e-mail sem qualquer formatação. Clique na lista suspensa no canto superior direito do Composer e escolha Plain Text mode.

O sistema solicitará a confirmação para converter de Rich Text para texto sem formatação. Após a confirmação, a barra de ferramentas de formatação será ocultada e você verá apenas o ícone de verificação ortográfica. Qualquer formatação aplicada ao conteúdo será perdida. A mensagem será enviada como uma mensagem de texto sem formatação. Quando você seleciona Plain Text para compor mensagens, todas as imagens inseridas e toda a formatação aplicada às assinaturas também serão removidas quando o e-mail for enviado.

Para reverter para o modo Rich Text, clique na mesma lista suspensa e escolha Rich Text mode. Agora, você conseguirá formatar o texto que você inseriu, incluir tabelas, etc. Mesmo se você reverter para Rich Text Mode, a formatação anterior não será restaurada.

Opções de redação

Ao compor um e-mail você também pode definir algumas preferências na janela de redação antes de enviar o e-mail. Você pode definir a prioridade do e-mail, inserir uma assinatura/modelo, alterar o formato de codificação e pedir confirmações de leitura por parte do destinatário.

Prioridade

Você pode definir a prioridade do e-mail como High/Medium/Low. Isso ajuda o destinatário a classificar os e-mails que precisam ser atendidos imediatamente e priorizá-los de forma adequada. Na janela Compose, clique no ícone Options, na parte superior da janela, e escolha a prioridade da lista. 

O ícone  indica prioridade High e o ícone  indica prioridade Low.

E-mails com prioridade Medium não são indicados com nenhum ícone.

Inserir Modelo/Assinatura

Você pode ter alguns modelos salvos que podem ser necessários de tempos em tempos. Você pode inserir esses modelos ou uma das suas assinaturas diretamente a partir da janela Compose. Clique no ícone Options, no alto da janela Compose. Os modelos/assinaturas que você adicionou à conta serão listados. Selecione a opção necessária e ela será adicionada ao e-mail que você está redigindo. 

Codificação

Se você quer que um e-mail específico seja enviado com uma codificação diferente, poderá escolher a opção necessária no menu Options. Isso será aplicado somente ao e-mail atual. O formato de codificação selecionado em Settings será aplicado somente aos outros e-mails. Para saber mais sobre as opções de codificação, clique aqui.

Pedir recibo

Ao enviar determinados e-mails, você pode precisar de uma confirmação para saber se o destinatário leu a mensagem. Nesses casos, você pode usar o recurso Ask Receipt. No menu Options, selecione Ask Receipt.

Com base nas configurações de Read Receipt do destinatário, você será notificado se o e-mail foi lido ou não. 

Se o destinatário envia uma confirmação de leitura, uma nova conversa será criada no e-mail relevante. Clique no ícone Preview whole conversation para visualizar a hora em que o e-mail foi lido.

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Você pode escolher o comportamento padrão do e-mail que solicita "Read Receipt" seguindo as etapas abaixo.

1. Faça o login no Zoho Mail
2. Clique no ícone Settings  .
3. Vá para Mail View Options.
4. Localize Read Receipt.
   • Selecione Always Sendpara sempre enviar uma confirmação de leitura para o remetente.
   • Selecione Never Send para nunca enviar uma confirmação leitura para o remetente.
   • Selecione Ask me para pedir confirmação antes de enviar uma confirmação de leitura para o remetente.

Desfazer Enviar

Você pode desfazer o envio de um e-mail ativando a configuração Undo Send

1. Faça o login no Zoho Mail
2. Clique no ícone Settings  .
3. Vá para Compose Options.
4. Em Undo Send, defina a duração para a qual você deseja que a opção para desfazer seja exibida após o envio de um e-mail.

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Depois que a configuração estiver ativada, você conseguirá visualizar a opção Undo Send quando enviar e-mails. Ao clicar para enviar um e-mail, você será capaz de visualizar a opção Undo Send como um banner pelo período selecionado. Depois que você clicar em Undo no banner, o e-mail não será enviado. Este e-mail será salvo como um rascunho para você editar e reenviar, se necessário. 

Editar como novo

Em certas circunstâncias, você pode precisar enviar um e-mail para dois ou mais clientes, mas com algumas alterações no conteúdo do e-mail. Nesses casos, você pode usar a opção Edit as new. Abra o e-mail editado que você deseja enviar a um novo destinatário, clique no ícone More option e selecioneEdit as new, na lista. O mesmo e-mail será aberto na janela do Composer. Agora você pode fazer as edições essenciais e enviar o e-mail.

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Preenchimento automático/Catálogo de endereços no Compose

Preenchimento automático de contatos 

Ao compor um e-mail, se você começar a digitar o nome/endereço de e-mail do destinatário nos campos To/Cc/Bcc, todos os contatos correspondentes (contatos de e-mail e do CRM) serão listados na lista suspensa Autofill. É possível selecionar os contatos correspondentes na lista. Os endereços de e-mail dos seus contatos pessoais/do grupo/da organização serão listados nessa lista suspensa Autofill. Os contatos do CRM na lista suspensa de preenchimento automático são indicados com o ícone do CRM  ao lado deles.

Da mesma forma, se você começar a digitar uma determinada categoria, é possível selecionar entre as categorias correspondentes listadas na lista suspensa de preenchimento automático. Todos os contatos associados a categoria serão automaticamente adicionados como destinatários.

Catálogo de endereços

Adicionar destinatário na composição

Além disso, para visualizar e selecionar os contatos do catálogo de endereços, clique nos links To/Cc/Bcc nos respectivos campos. O pop-up "Address Book" é exibido com seus detalhes de contato. Você pode selecionar diretamente a partir dos contatos da lista, ou use a opção "Search contact" para pesquisar e selecionar os destinatários correspondentes no catálogo de endereços. Clique nos contatos relevantes para adicioná-los como destinatários. 

Usando a lista suspensa no canto superior esquerdo do "Catálogo de endereços", você pode optar por exibir "Todos os Contatos" ou contatos associados a qualquer uma das categorias de contatos pessoaisou da organização. Você pode selecionar os contatos escolhidos a partir da lista ou use a caixa de seleção "Select All" para adicionar todos os contatos da categoria como destinatários.

Os contatos selecionados serão exibidos abaixo do catálogo de endereços. Você pode removê-los a partir desse ponto, se necessário. Finalmente, selecione a opção Insert para inserir os contatos selecionados no campo correspondente.  

Sugestões de contatos

Você receberá o prompt "Contact Suggestions" na tela quando o mesmo conjunto de destinatários for repetido em vários e-mails. Se você adicionar mais de dois destinatários no campo "TO" de um e-mail enviado, na próxima vez que redigir um e-mail com qualquer um desses dois contatos, uma barra de sugestão de contatos será exibida. A barra lista os contatos que recebem e-mails com frequência em conjunto com os contatos inseridos. Você pode clicar no contatos individuais para adicioná-los como destinatários ou clicar na opção Add All para incluir todas as sugestões de como destinatários.

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Você também pode visualizar os seus CRM contacts a partir do catálogo de endereços e adicioná-los como destinatários. Clique na lista suspensa "All Contacts" e role até a parte inferior. Clique na opção CRM. Você pode pesquisar aqui os seus contatos do CRM. 

Criação de categorias

É possível criar categorias de contatos diretamente do catálogo de endereços. Dessa forma, você pode facilmente adicionar um grupo de contatos como destinatários. 

1. Abra o Address book a partir da janela Compose. 
2. Selecione no mínimo quatro contatos da lista.
3. Clique na opção Create category que aparece abaixo da lista selecionada.
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4. Insira o nome que deseja para a categoria e clique no sinal de verificação ao lado do nome.

Uma categoria de contato com os detalhes inseridos foi criada.

Contatos por @menção

Ao redigir um e-mail, @mencione diretamente os usuários no conteúdo do e-mail para adicioná-los automaticamente à lista de destinatários. Você pode compor um novo e-mail ou pode @mencionar os usuários nas respostas ou encaminhamentos para adicioná-los automaticamente à lista de destinatários.